Procedimento Interno Manual para pagamento de Fornecedores
Sumário 1. Objetivo... 3 2. Abrangência... 3 3. Recebimento de documentos... 3 4. Data limite de recebimento... 3 5. Lançando no sistema... 4 6. Solicitação de liberação... 8 7. Envio para pagamento... 9 8. Atualização na planilha de controle... 9 9. Anexos... 10 10. Fluxograma... 13
1. Objetivo A finalidade deste documento é Instruir o usuário com relação ao processo de pagamento de fornecedores. 2. Abrangência A Política em questão tem abrangência para todas as empresas do Grupo Multilaser, são confidencias e não poderão ser divulgadas. 3. Recebimento de documentos Os documentos são recebidos por meio de fatura via Correios e por e-mail. Os fornecedores Claro e Tim, também disponibilizam os documentos por meio do portal do usuário. 4. Data limite de recebimento FORNECEDOR TIPO DE SERVIÇO PRESTADO DATA LIMITE DATA LIMITE PGTO. ALPHA QUATTRO INFORMÁTICA LTDA MANUTENÇÃO INFRAESTRUTURA 20 30 AMERICA NET LTDA SERV. DE COMUNICAÇÃO - LINK DE VOZ - - 0800 7 17 AMERICA NET LTDA GIGA ON FLAI ON NET 102400K (LINK) 7 17 AMERICA NET LTDA BACK UP - 1TB +8TB STORAGE 6 16 AZ TELECOM COMÉRCIO E SERVIÇOS LTDA ME AZ TELECOM COMÉRCIO E SERVIÇOS LTDA ME SUPORTE CENTRAL DE TELECOM - MG 10 20 SUPORTE CENTRAL DE TELECOM - SP 10 20 AZIX - LEMON PROCESSAMENTO ELETRÔNICO DE DADOS 10 20 BRASILINE INFORMÁTICA LTDA ME MANUTENÇÃO FIREWALL - MG 30 10 BRASILINE INFORMÁTICA LTDA ME MANUTENÇÃO FIREWALL - SP 30 10 CLARO S/A PLANO TELEFONIA MÓVEL - CLARO 30 10 COPIA 3 LTDA - ME ALUGUEL DE MAQ / IMPRESSOES / CÓPIAS - SP 6 20 COPIA 3 LTDA - ME ALUGUEL DE MAQ / IMPRESSOES / CÓPIAS - MG 6 20 DELL COMPUTADORES DO BRASILLTDA. SERVIÇO COM TECNICO NO LOCAL PARA EQUIPAMENTOS FORA DA GARANTIA - - DUALTEC INFORMATICA LTDA CLOUD SERVER - EXCHANGE/FTP/WEB 15 25 ELECTRODATA DO BRASIL LTDA EMPRESA BRASILEIRA DE TELECOMUNICAÇÕES S/A. (TELEFONIA) EQUIPA MAQUINAS E UTENSILIOS PARA ESCRITORIOS LTDA MONITORAMENTO E CONFIGURAÇÃO DE EQUIPAMENTO DE REDES DDD 21 / LIGAÇÕES A COBRAR UTILIZADO NOS TELEFONES DE EXTREMA - MG - - 5 15 CONSERTO IMPRESSORAS - -
FLUTI TECNOLOGIA EM INFO LTDA ME MANUTENÇÃO E REPAROS EM NOTEBOOKS - - GLAKSON LUIZ DE SOUZA 26094537874 PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS / MANUTENÇÃO - - GLOBAL VILLAGE TELECOM LTDA - GVT PRESTAÇÃO DE SERVIÇO DE TELECOMUNICAÇÃO (CONTA - TELEFONE / SP) 20 1 GLOBAL VILLAGE TELECOM LTDA - GVT LINK DE INTERNET 2 12 NET SÃO PAULO NET LINK - LINK INTERNET 5 15 NETSI (STONE TELECOMUNICAÇÕES) LINK DEDICADO 30 10 NGSI - NOVA GERACAO SERVICOS DE INFORMATICA LTDA ME NUCLEO DE INFORMAÇÃO E COORDENAÇÃO DO PONTO BR-NI.BR REDENILF SERVIÇOS DE TELECOMUNICAÇÕES LTDA SETA CONSULTORIA EM TELECOMINICAÇÕES LTDA ME TELEMAR NORTE LESTE S/A - OI / CONTA TELEONE TECNOLOGIA TELECOMUNICAÇÕES LTDA ME PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS NOS PROJETOS E DESENVOLVIMENTOS DO RH 10 20 REGISTRO DE DOMÍNIO - MANUTENÇÃO - - ACESSO A REDE - LINK (EXTREMA) 30 10 CONSULTORIA TELECOM 5 15 LIGAÇÕES - LOCAIS/LDN/CELULAR E INTERNACIONAL (EXTREMA) 001-3530 25 5 MANUTENÇÃO CENTRAL PABX 30 10 TIM CELULAR S/A. TELEFONIA MÓVEL 5 15 TOTVS S.A MANUTENÇÃO SMS - MENSAL 18 28 TOTVS S.A BANCO DE HORAS 10 20 5. Lançando no sistema Seleção de filial O ambiente deve ser selecionado de acordo com o tipo de documento enviado pelo fornecedor (Fatura, NF ou ND).
Seleção de ambiente NF: Lançada em ambiente 02 (Compras) - Fatura e ND: Lançada em ambiente 06 (Financeiro) Seleção Menus Compras
DATA DE EMISSÃO: Preencher de acordo com a data do documento - FORNECEDOR: Buscar pelo CNPJ - COND. DE PAGAMENTO: De acordo com o informado no documento. Em caso de pagamento parcelado, confirmar com responsável pelo contrato - PRODUTO: De acordo com ANEXO I - QUANTIDADE: 01 - TIPO COMPRA: 001 - PRC UNITARIO: Valor bruto do documento - CENTRO DE CUSTO: De acordo com ANEXO II - CONFIRMAR Financeiro
PREFIXO: TI NO. TITULO: Número do documento a ser lançado TIPO: De acordo com o documento a ser lançado (FT Fatura, ND Nota de débito e NF Nota Fiscal) FORNECEDOR: Buscar pelo CNPJ do fornecedor VLR TITULO: Valor bruto do documento NATUREZA: De acordo com o tipo de serviço tomado DT EMISSÃO: Data do documento VENCIMENTO: De acordo com o vencimento do documento HISTORICO: A que se refere o documento HISTORICO 2: Complemento do histórico C. CUSTO DEB: ANEXO II MODO PGTO: 20 TIPO PGTO: 20 - CONFIRMA 6. Solicitação de liberação Valores < = R$ 2.000,00 são liberados apenas pelo Mauro. Valores > R$ 2.000,00 são liberados pelo Mauro e pela Rita. Observação Deve ser informado o histórico dos três pagamentos anteriores, além do valor atual, para valores variáveis. Deve ser informado o histórico do último pagamento, além do valor atual, para valores fixos. Modelo de solicitação VALORES VARIÁVEIS MÓDULO DE LANÇAMENTO: RAZÃO SOCIAL DO FORNECEDOR /(FILIAL DE LANÇAMENTO) VALOR DO LANÇAMENTO. Nº do título PREFIXO + NO. TITULO (Dados retirados do lançamento financeiro) Fornecedor CÓDIGO DO FORNECEDOR
Histórico de pagamentos anteriores: EMPRESA MÊS VALOR NOME FORNECEDOR E FILIAL DE LANÇAMENTO R$ R$ R$ VALORES FIXOS LOCAL FILIAL DE LANÇAMENTO N FORNECEDOR CÓD. FORNECEDOR PEDIDO VALOR N. PEDIDO VLR. MÊS ANTERIOR R$ R$ DESCRIÇÃO TIPO DE PAGAMENTO - DESCRIÇÃO DO SERVIÇO - FORNECEDOR 7. Envio para pagamento NF é enviada para o Fabio (departamento Fiscal SP) no caso de o documento ter seu lançamento na filial 01 Matriz e para Flávia (departamento Fiscal MG) no caso de o documento ter seu lançamento na filial 06 Extrema. Fatura e ND é enviada para Financeiro independente da filial em que foi lançada. Obs.: As notas lançadas na filial 06 Extrema devem ser enviadas por e-mail para o departamento fiscal de Extrema. 8. Atualização na planilha de controle Completado as etapas anteriores, as informações pertinentes aos lançamentos devem ser imputadas na planilha Controle Multilaser_Compras.
9. Anexos ANEXO I EMPRESA DIV DESCRIÇÃO ALPHA QUATTRO INFORMÁTICA LTDA SE4050006 SERVICOS DE INFORMATICA / APOIO DE SERVIDORES AMERICA NET LTDA SE4050007 TELECOM AMERICA NET LTDA SE4050008 INTERNET AMERICA NET LTDA SE4050006 BACK UP AZ TELECOM COMÉRCIO E SERVIÇOS LTDA ME AZ TELECOM COMÉRCIO E SERVIÇOS LTDA ME SE4050010 SE4050010 MANUTENÇÃO DO PABX MANUTENÇÃO DO PABX AZIX - LEMON SE4050006 SERVIÇOS DE INFORMATICA BRASILINE INFORMÁTICA LTDA ME SE4050010 MANUTENÇÃO DO FIREWALL BRASILINE INFORMÁTICA LTDA ME SE4050010 MANUTENÇÃO DO FIREWALL CLARO S/A SE4050007 TELECOM COPIA 3 LTDA - ME SE4050011 LOCAÇÃO DE IMPRESSORAS E TONER DELL COMPUTADORES DO BRASILLTDA. SE4050010 MANUTENÇÃO DE EQUIPAMENTOS DELL DUALTEC INFORMATICA LTDA SE4050006 DATA CENTER ELECTRODATA DO BRASIL LTDA SE4050006 SERVIÇOS DE MANUTEÇÃO DE REDE EMPRESA BRASILEIRA DE TELECOMUNICAÇÕES S/A. (TELEFONIA) EQUIPA MAQUINAS E UTENSILIOS PARA ESCRITORIOS LTDA SE4050007 SE4050010 TELECOM MANUTENÇÃO DE IMPRESSORAS FLUTI TECNOLOGIA EM INFO LTDA ME SE4050010 MANUTENÇÃO NOTEBOOKS GLAKSON LUIZ DE SOUZA 26094537874 SE4050010 MANUTENÇÃO GLOBAL VILLAGE TELECOM LTDA - GVT SE4050007 TELECOM GLOBAL VILLAGE TELECOM LTDA - GVT SE4050008 INTERNET NET SÃO PAULO SE4050008 INTERNET NETSI (STONE TELECOMUNICAÇÕES) SE4050008 INTERNET NGSI - NOVA GERACAO SERVICOS DE INFORMATICA LTDA ME NUCLEO DE INFORMAÇÃO E COORDENAÇÃO DO PONTO BR-NI.BR REDENILF SERVIÇOS DE TELECOMUNICAÇÕES LTDA SETA CONSULTORIA EM TELECOMINICAÇÕES LTDA ME SE4050006 SE4050008 SE4050008 SE4050009 SETTI SERVIÇOS ESP. EM TELEC E TI LTDA. ME SE4050008 SERVIÇOS DE INFORMATICA INTERNET INTERNET SERVIÇOS DE CONFERENCIA DA CONTA TELEFÔNICA INTERNET TELEMAR NORTE LESTE S/A - OI / CONTA SE4050007 TELECOM TELEMAR NORTE LESTE S/A. - OI / LINK SE4050008 INTERNET TELEMAR NORTE LESTE S/A. - OI / LINK SE4050008 INTERNET TELEONE TECNOLOGIA TELECOMUNICAÇÕES LTDA ME SE4050010 TIM CELULAR S/A. SE4050007 TELECOM TOTVS S.A SE4050005 PROTHEUS TOTVS S.A SE4050005 PROTHEUS TRAY - E-COMMERCE SERVICES TECNOLOGIA LTDA SE4050012 MANUTENÇÃO DE PABX TREINAMENTO GOL
ANEXO II Cód Descrição 30 CENTROS MATRIZ 30100 CENTROS ADMINISTRATIVOS 30101 Diretoria 30102 Auditoria Interna 30110 Contabilidade 30111 Custos e Orçamento 30112 Fiscal 30120 Tesouraria 30121 Contas a pagar 30122 Contas a receber 30123 Crédito 30130 Recursos Humanos 30140 Tecnologia da Informação 30141 TI-Sistemas 30142 TI-Infra 30321 Comex Comercio e Desenvolvimento 30322 Comex Comercio e Desenv. Brinquedos 31140 Recursos Humanos - Extrema 30200 CENTROS COMERCIAIS 30201 Diretoria de Vendas 30202 Administrativo de vendas 30203 Fullfilment 30210 Vendas Governo 30220 Vendas Coorporativo 30230 Vendas Insumos 30231 Vendas Brinquedos 30240 Televendas 30250 MAC 30260 Revenda 30261 E-comerce 30270 MKT Trade MKT Digital 30271 MKT Trade Marketing 30272 MKT Merchadising 30273 MKT Comunicação 30280 SAC SP 30281 SAC MG 30290 Garantia-MG 30291 Garantia-SP 31121 Engenharia de P&D 31133 Expedição 31134 Transportes
31136 Operações Distribuidoras 31137 Faturamento 31161 Assistec - Garantia 31162 Assistec - SAC 30300 CENTROS OPERACIONAIS 30310 Compras Nacionais 30320 Comex Operações 31141 Segurança do Trabalho 31142 Segurança Patrimonial 31143 Ambulatório 31144 Restaurante 31 CENTROS FILIAL EXTREMA 31100 CENTROS INDUSTRIAIS AUXILIARES 31101 Administração de Fábrica 31110 Administração de Produção 31111 PCP 31120 Engenharia de Fábrica 31122 Engenharia de Processos 31126 Qualidade 31130 Administração de Materiais 31131 Recebimento 31132 Armazenagem 31135 Armazenagem Produção 31150 Manutenção de Fábrica 31160 Assistência Técnica 31200 CENTROS INDUSTRIAIS DE PRODUÇÃO 31206 SMD 31207 Montagem 1 31208 Montagem 2 31209 Montagem 3 31210 Qualidade Produção 31211 Assistência Técnica Produção
10. Fluxograma ENTRADA DE DOCUMENTOS PARA PAGAMENTO LANÇAMENTO NO SISTEMA SOLICITAÇÃO DE LIBERAÇÃO ENVIO PARA PAGAMENTO CONSOLIDAÇÃO DE PAGAMENTOS LANÇADOS