Proposto por: Equipe da Divisão de Classificação Contábil (DICLA) Analisado por: Diretor do Departamento Contábil (DECON) Aprovado por: Diretor Geral da Diretoria Geral de Planejamento, Coordenação e Finanças (DGPCF) 1 OBJETIVO Estabelecer critérios e procedimentos para o registro contábil da movimentação em almoxarifado dos materiais de consumo e permanentes do Tribunal de Justiça do Estado do Rio de Janeiro (TJERJ). 2 CAMPO DE APLICAÇÃO E VIGÊNCIA Esta Rotina Administrativa (RAD) se aplica à Divisão de Classificação Contábil, da Diretoria Geral de Planejamento, Coordenação e Finanças (DGPCF/DICLA) e passa a vigorar a partir de 06 / 09 / 2013. 3 DEFINIÇÕES TERMO Atestado de Recebimento de Material (ARM) Liquidação da Despesa Nota de Empenho (NE) Nota de Lançamento (NL) Sistema de Gestão Fiscal (SIGFIS) Sistema Integrado de Administração Financeira para Estados e Municípios OBJETO Documento oficial no âmbito do Estado do Rio de Janeiro onde se atesta o recebimento de materiais, verificando-se a conformidade com as especificações, com as quantidades solicitadas e o valor empenhado. Verificação do direito adquirido pelo credor, tendo por base os títulos e documentos comprobatórios do respectivo crédito, sendo esta a segunda fase da despesa pública. Documento, emitido pelo Sistema Integrado de Administração Financeira de Estados e Municípios (SIAFEM/RJ), comprobatório da formalização da dedução do valor da despesa no saldo disponível da dotação orçamentária, no âmbito da Administração Pública Estadual. Documento destinado ao registro contábil no SIAFEM/RJ, de direitos e deveres da Administração Pública Estadual. Sistema de Gestão Fiscal gerido pelo Tribunal de Contas do Estados do Rio de Janeiro (TCE/RJ). Sistema gerido pela Contadoria Geral do Estado (CGE), órgão vinculado à Secretaria de Estado de Finanças do Rio de Janeiro (SEF) pelo qual efetiva-se o registro contábil dos atos e fatos ocorridos no âmbito da Administração Pública Estadual. Ato Executivo 2.950/2003 RAD-DGPCF-004 06 1 de 6
(SIAFEM) TERMO CONTABILIZAR ENTRADA E SAÍDA DE MATERIAIS EM OBJETO Sistema Integrado de Gestão Administrativo -Financeira (SIGAF) Tabela de Eventos Unidade Gestora (UG) Sistema gerido e utilizado pelo Tribunal de Justiça do Estado do Rio de Janeiro (TJERJ) para controle interno. Relação de eventos que apresenta os roteiros contábeis utilizados para o registro no SIAFEM dos atos e fatos administrativos. Denominação dada no SIAFEM de uma unidade orçamentária vinculada à respectiva Unidade Administrativa, usuária do sistema. 4 REFERÊNCIAS Lei Federal nº 4320/64 Estatui Normas Gerais de Direito Financeiro para elaboração e contrôle dos orçamentos e balanços da União, dos Estados, dos Municípios e do Distrito Federal. Lei Complementar nº 101/2000 Estabelece normas de finanças públicas voltadas para a responsabilidade na gestão fiscal e dá outras providências. Lei Estadual nº 287/79 Aprova o Código de Administração Financeira e Contabilidade Pública do Estado do Rio de Janeiro e dá outras providências Lei Estadual nº 3506/00 - Altera dispositivos da lei nº 287, de 04 de dezembro de 1979, e dá outras providências. Manual de Orientação do Gestor Público da Contadoria Geral do Estado. 5 RESPONSABILIDADES GERAIS FUNÇÃO Diretor do Departamento Contábil (DGPCF/DECON) Diretor da Divisão de Classificaçãoo Contábil (DGPCF/DICLA) RESPONSABILIDADE Autorizar todos os registros no SIAFEM inerentes à contabilização das entradas e saídas dos materiais em almoxarifado do TJERJ. Supervisionar as atividades relativas à contabilização das entradas e saídas dos materiais em almoxarifado do TJERJ. Ato Executivo 2.950/2003 RAD-DGPCF-004 06 2 de 6
FUNÇÃO RESPONSABILIDADE Chefe do Serviço de Contabilização de Bens Patrimoniais (DGPCF/SEPAT) Coordenar, controlar e avaliar a realização e o desempenho das atividades de classificação e contabilização das entradas e saídas dos materiais em almoxarifado do TJERJ; elaborar relatório gerencial mensal. 6 CONDIÇÕES GERAIS 6.1 As NE e NL emitidas evidenciam um evento constante da Tabela de Eventos do SIAFEM, cujo roteiro contábil está previsto no Manual de Orientação do Gestor Público, sendo este roteiro prévia e continuamente analisado pelos Diretores do DECON para a sua correta aplicabilidade. 6.2 O SIAFEM atribui a cada emissão de NE e NL uma numeração seqüencial por UG. 6.3 As NE e NL são registradas no SIGAF. 6.4 Após o fechamento contábil mensal efetivado no SIAFEM, são realizadas as seguintes atividades: análise do Balancete Contábil por Unidades Gestoras do TJERJ; elaboração dos demonstrativos de conciliação das contas de almoxarifados; elaboração de notas técnicas. informação nos processos recebidos referentes à Doação, Adiantamento, Furto ou Extravio e Inservibilidade. 7 CONTABILIZAR ENTRADA E SAÍDA DE MATERIAIS EM ALMOXARIFADO 7.1 O SEPAT recebe da Divisão de Almoxarifado da Diretoria Geral de Logística (DGLOG/DIALM) o processo administrativo com o demonstrativo mensal das operações em almoxarifado (DMO) até o 1º dia útil subsequente ao do fechamento, para atender Decreto n.º 44.040 de 21 de Janeiro de 2013. Ato Executivo 2.950/2003 RAD-DGPCF-004 06 3 de 6
7.2 Confronta a entrada de material de consumo e permanente em almoxarifado conforme descrito no DMO com o relatório de ARM emitido através do SOF, com a finalidade de atestar o ingresso do material no estoque através de compras. 7.2.1 Havendo divergência, providencia regularização junto à DIALM. 7.3 Não havendo divergência, verifica se as contas contábeis do grupo almoxarifados foram transferidas da UG do FETJ para a UG do TJERJ. 7.4 Caso não tenham sido transferidas, registra no SIAFEM a NL de contabilização de transferência de saldos da UG do FETJ para a UG do TJERJ. 7.5 Identifica no DMO a existência de outras entradas de materiais, tais como: adquiridos pela gráfica, entradas por devolução, entradas por ajuste etc. 7.6 Registra no SIAFEM as NL correspondentes à movimentação de entradas em almoxarifado dos materiais de consumo e permanentes. 7.7 Identifica no DMO as saídas dos materiais de consumo e permanentes do almoxarifado. 7.8 Registra no SIAFEM as NL correspondentes à movimentação das saídas em almoxarifado dos materiais de consumo e permanentes. 7.9 Arquiva as NL no setor. 7.10 Confronta os saldos contábeis do SIAFEM com os saldos apontados no DMO. 7.11 Identifica os ARM, cujas respectivas despesas não foram liquidadas em tempo hábil do fechamento contábil mensal. 7.12 Elabora nota explicativa. 7.13 Verifica se os saldos do DMO e SIAFEM estão em paridade. Ato Executivo 2.950/2003 RAD-DGPCF-004 06 4 de 6
7.14 Caso apresentem divergência registra no SIAFEM as NL correspondentes às paridades entre os saldos dos materiais de consumo e permanentes do DMO e SIAFEM pelas trocas ocorridas entre subelementos conforme descrição da Despesa constante no Relatório de Saldo Detalhado por Despesas do DMO 7.15 Arquiva as NL no setor. 7.16 Encaminha o processo administrativo concluído ao DECON para ciência. 7.17 Recebe processo administrativo do DECON e arquiva no setor. 8 GESTÃO DE REGISTROS 8.1 O registro deste processo de trabalho é gerido pela UO e mantido em seu arquivo corrente, de acordo com a tabela de gestão de registros apresentada a seguir: IDENTIFICAÇÃO CÓDIGO CCD* RESPON- SÁVEL ARMAZE- NAMENTO RECUPE- RAÇÃO PROTEÇÃO RETENÇÃO (ARQUIVO CORRENTE - PRAZO DE GUARDA NA UO**) DISPOSIÇÃO Nota de Lançamento 0-5-2-1 a DICLA Caixa-Arquivo Data e Assunto Condições apropriadas 5 anos Eliminação na UO Legenda: *CCD = Código de Classificação de Documentos. **UO = Unidade Organizacional. ***DGJUR/DEGEA = Departamento de Gestão de Acervos Arquivísticos, da Diretoria Geral de Apoio aos Órgãos Jurisdicionais. Notas: a) Eliminação na UO - procedimentos da RAD-DGCON-020 - Eliminar Documentos nas Unidades Organizacionais. b) DGJUR/DEGEA procedimentos da RAD-DGCON-002 Arquivar e Desarquivar Documentos no DEGEA; procedimentos da RAD- DGCON-017 - Avaliar, Selecionar e Eliminar Documentos do Arquivo Intermediário e procedimentos da RAD-DGCON-021 Gerir Arquivo Permanente. c) Os registros lançados no Sistema Corporativo são realizados por pessoas autorizadas e recuperados na UO. O armazenamento, a proteção e o descarte desses registros cabem à DGTEC, conforme RAD-DGTEC-021 Elaborar e Manter Rotinas de Armazenamento de Segurança dos Bancos de Dados e Servidores de Aplicação 9 ANEXO Anexo Fluxograma do processo de trabalho Contabilizar Entrada e Saída de Materiais em Almoxarifado do TJERJ. ========== Ato Executivo 2.950/2003 RAD-DGPCF-004 06 5 de 6
ANEXO FLUXOGRAMA DO PROCESSO DE TRABALHO CONTABILIZAR ENTRADA E SAÍDA DE MATERIAIS EM Ato Executivo 2.950/2003 RAD-DGPCF-004 06 6 de 6