Entrega de Folhas de Férias Guia do Utilizador Versão 4.0 Agosto/ 2014
Índice 1. Introdução 2. Criar/ Validar Folhas de Férias 3. Acesso à funcionalidade 4. Inserir/ Consultar Folhas de Férias 5. Comprovativo de entrega 6. Mensagens de erro do sistema 7. Questões mais frequentes (FAQs) 2
1. Introdução A entrada em vigor da Portaria 256/2011, 05/07, resulta num conjunto de novos procedimentos para o envio das remunerações dos trabalhadores seguros nas apólices do seguro obrigatório de Acidentes de Trabalho. Os tomadores de seguro deverão agora comunicar as remunerações mensalmente em ficheiro de formato normalizado e em suporte digital. Este novo modelo simplifica e uniformiza a recolha das declarações de remuneração e de outros valores a segurar, permitindo a sua correcta identificação, mitigando eventuais problemas com verbas não transferidas. A informação remetida no novo formato possibilita ainda, existindo um sinistro na apólice, agilizar todo o processo de sinistro, resultando num processamento das indemnizações e reembolsos de despesas mais rápidos. Este guia pretende auxiliá-lo na utilização da nova funcionalidade de Envio de Folhas de Férias disponibilizada pela na sua página institucional e a ultrapassar os obstáculos funcionais e técnicos mais frequentes na implementação deste novo procedimento. Caso necessite de esclarecimentos adicionais contacte o seu mediador/corretor, a Direcção de Tecnologia e Informação, através do e-mail: suporteff@acoreana.pt ou ainda o nosso Contact Center, através do número 707 20 12 48. 3
2. Criar/ Validar Folhas de Férias Para criar o ficheiro de folhas de férias para que este contenha a informação obrigatória no formato recomendado, o Cliente poderá: 1. Solicitar o ficheiro normalizado junto da sua empresa fornecedora de software de gestão de recursos humanos; 2. No caso de desenvolvimento interno, criar o ficheiro com base nas Características Técnicas disponibilizadas no site da ; 3. Utilizar os aplicativos disponibilizados pela Associação Portuguesa de Seguradores (APS) na página Folhas de Férias para as Seguradoras para validar e corrigir o ficheiro gerado pelo seu sistema informático, ou para criar de raiz o ficheiro electrónico de forma simples e rápida: Aceda a estes aplicativos na página web da APS https://www.apseguradores.pt/site/aps.aspx e clique na área FICHEIROS DE FOLHAS DE FÉRIAS Valide aqui (localizada na coluna de banners do lado direito da janela). Fig. 1: Página de entrada para o aplicativo da APS Botão de acesso à página dos aplicativos Folhas de Férias para seguradoras Fig. 2: Página do aplicativo 4
2. Criar/ Validar Folhas de Férias Na página Folhas de Férias para as seguradoras da APS deve escolher o aplicativo mais adequado às suas necessidades: Ficheiro para a Seguradora - Para clientes que disponham de aplicações de gestão de Recursos Humanos que já gerem ficheiros de Folhas de Férias. O cliente poderá realizar as seguinte operações abrir, validar, consultar, alterar e criar um novo ficheiro para a com base noutro ficheiro. De notar que a disponibiliza na sua página institucional o ficheiro de Características Técnicas que permite aos fornecedores de software e departamentos de informática normalizar correctamente os ficheiros de folhas de férias a enviar à seguradora. Fig. 3: Página dos aplicativos Seleccione o aplicativo mais adequado Botão de acesso à página para Envio de Folhas de Férias Criar ficheiro com base num ficheiro da Segurança Social - Permite criar um ficheiro de Folhas de Férias normalizado a partir do ficheiro que envia para a Segurança Social (Modelo RC4008, versão 01), bastando acrescentar a informação adicional. Criar novo ficheiro para a seguradora - Permite criar um ficheiro de folhas de férias normalizado de raiz. 5
3. Acesso à funcionalidade A entrega de Folhas de Férias deve ser efectuada através da página institucional da, www.acoreanaseguros.pt. Aceda à ÁREA DE CLIENTE (localizada na barra horizontal de menus) e clique na opção Folha de Férias. Pode também aceder à ENTREGA DE FOLHAS DE FÉRIAS, na área de INFORMAÇÕES ÚTEIS do produto Acidente de Trabalho, que se encontra na área OFERTA EMPRESAS. Ambas opções dão acesso à página de registo Envio de Folhas de Férias, onde deve inserir o N.º de Apólice e o N.º de Cliente. Fig. 4: Página de entrada Fig. 5: Página do produto 6
3. Acesso à funcionalidade Acesso ao ficheiro de Características Técnicas que permite normalizar as Folhas de Férias. Botão de acesso ao Guia do Utilizador Número da para contacto. Para Inserir/ Consultar as folhas de férias introduza o N.º de Apólice (1), o N.º de Cliente (2) e seleccione o botão Entrar. (1) O campo N.º de Apólice é composto pela identificação do Ramo e pelo n.º da apólice. A folha de férias a submeter deve corresponder à apólice cujo número vai indicar no registo. (2) O N.º Cliente deve corresponder ao n.º de apólice introduzido e tem o objectivo de validar os dados introduzidos. Fig. 6: Página de registo para acesso à funcionalidade de Envio de Folhas de Férias O n.º de apólice, ramo e n.º de cliente podem ser consultados no Aviso Factura/Recibo enviado pela Açoreana Seguros. 7
4. Inserir/ Consultar as Folhas de Férias Após efectuar o registo inicial acede a uma janela onde pode inserir novas Folhas de Férias e consultar os documentos já entregues. 1. Para inserir uma nova Folha de Férias, deve começar por indicar o Ano e seleccionar o Mês a que corresponde o ficheiro (Caso introduza, por lapso, uma folha incorrecta deve contactar os serviços da ). 2. Deve indicar o nome do ficheiro que pretende obter ou utilizar o botão Procurar para pesquisar o ficheiro no seu computador. Fig. 7: Janela para inserir/ consultar as Folhas de Férias O nome do ficheiro Folha de Férias normalizado deve ser composto por: 1001(código da ) + Nº de apólice (20 posições e formato com os zeros à esquerda 12 posições para o Ramo, 8 posições para nº da apólice) + Data (MMAA) + extensão.eur. Exemplo: Nº de Apólice: 10-12345 Data: Abril de 2012 Nome do Ficheiro: 1001000000000010000123450412.EUR Indicação do mês a que corresponde a Folha de Férias carregada. Indicação que o ficheiro cumpre as novas regras para a entrega de Folhas de Férias. Documentos Normalizados são apenas aceites devidamente preenchidos de acordo com as Características Técnicas. 3. Para inserir o ficheiro deve seleccionar o botão SUBMETER. Em caso de engano, antes de submeter, deve clicar no botão LIMPAR para apagar o ficheiro. Os campos NOME do FICHEIRO, CARREGADO EM e COMPROVATIVO ENTREGA (veja na próxima página a fig. 5) indicam que os ficheiros entregues foram aceites. 4. Após submissão do documento, a aceitação do mesmo pode ser confirmada pela sua visualização na tabela de FICHEIROS ENTREGUES. 8
5. Comprovativo de entrega Após a submissão das Folhas de Férias através do aplicativo da, os ficheiros são sujeitos a um processo de validação e, cumprindo as características técnicas, serão aceites pela Seguradora. A aceitação do ficheiro de Folha de Férias gera um novo ficheiro de extensão PDF que poderá ser guardado ou impresso e que corresponde ao comprovativo de entrega. Fig. 8: Comprovativo de entrega de Folhas de Férias 9
6. Mensagens de erro do sistema A Mensagem de Erro resulta de uma falha encontrada na formatação do ficheiro submetido. Para solucionar este constrangimento deve contactar a empresa de software que lhe forneceu o ficheiro ou, no caso de se tratar de um aplicativo de gestão de Recursos Humanos desenvolvido internamente pela empresa, deve consultar as Características Técnicas a que o ficheiro deve obedecer. Tem ainda disponível os aplicativos da APS que permitem criar, corrigir e validar os ficheiro de folhas de férias, como explicado no Capítulo 2 deste Guia. Fig. 9: Janela ilustrativa da mensagem de erro A tabela seguinte contém algumas mensagens de erro que pode encontrar aquando da submissão do ficheiro de Folha de Férias. Mensagem de erro "Formato Ficheiro Inválido - O ficheiro não começa por R0FOLHAF (primeiros oito caracteres)." "Formato Ficheiro Inválido - A linha em análise contém mais que 124 Caracteres. "Formato Ficheiro Inválido - O ficheiro contém mais que um registo R0, este só deverá conter um único registo R0." "Formato Ficheiro Inválido - O número de registos R2 não é igual ao total reportado no registo R3." "Formato Ficheiro Inválido - O somatório do VALREM dos registos R2 não é igual ao somatório do campo TOTREM dos registos R3. "Formato Ficheiro Inválido - Um registo R2 contém uma natureza inválida (desconhecida)." "A data para o qual submeteu a folha de férias é diferente da contida no registo R0, estas deverão coincidir." "A data para o qual submeteu a folha de férias é diferente da contida no registo R3, estas deverão coincidir." "O número da apólice no registo R0 é incoerente com a apólice seleccionada." "O código da Seguradora no registo R0 é diferente de 1001 que representa a." "O número da apólice no(s) registo(s) R1 é incoerente com a apólice do registo R0." Fig. 10: Tabela de possíveis mensagens de erro do sistema 10
7. Questões mais frequentes (FAQs) É obrigatório adoptar o novo formato para envio da informação de Folhas de Férias estabelecido na legislação em vigor recentemente emitida? A Portaria nº 256/11, de 05/07, que aprova a nova apólice uniforme do seguro obrigatório de acidentes de trabalho, define que o Tomador do Seguro deve obrigatoriamente remeter à sua Seguradora a "cópia das declarações de remunerações do seu pessoal remetidas à segurança social, recorrendo, para este efeito, a meio informático que deverá ser em suporte digital ou correio electrónico. Reconhecendo as vantagens quer para a Seguradora, quer para os seus Clientes, a maioria das empresas de seguros existentes na actividade Seguradora adoptou os seus sistemas informáticos a este novo modelo, estando a aconselhar a sua utilização. Quais as vantagens da adopção deste novo modelo de entrega de Folhas de Férias nas Seguradoras? O novo modelo tem como objectivo a simplificação e uniformização da recolha das declarações de remunerações e, também, de outros valores a segurar. A informação remetida através do novo formato possibilita, existindo sinistro na apólice, agilizar todo o processo de sinistro, resultando num processamento das indemnizações e reembolso de despesas mais rápido, com as naturais vantagens tanto para a empresa, como para o sinistrado de acidentes de trabalho. Permitirá, igualmente, apontar a identificação correcta dos vários valores a segurar, mitigando, dessa forma, quaisquer problemas que possam ocorrer com verbas não transferidas. Como poderá a minha empresa ter acesso a este novo formato de entrega de Folhas de Férias? A desenvolveu no seu site institucional - www.acoreanaseguros.pt - uma funcionalidade específica para a inserção/consulta das Folhas de Férias dos seus Clientes. No espaço destinado ao Envio de Folhas de Férias encontrará ainda um ficheiro excel designado Características Técnicas, que contém todas as especificações técnicas necessárias para a adaptação da informação. Adicionalmente, a APS disponibiliza no seu site - https://www.apseguradores.pt/site/aps.aspx - 3 aplicativos que, para além de validar ficheiros normalizados, permitem criar um Ficheiro de Folhas de Férias a partir do ficheiro enviado para Segurança Social (Modelo RC008, Versão 01) e criar um ficheiro de raiz de forma simples e rápida. Ver Capítulo 2 deste Guia. 11
7. Questões mais frequentes (FAQs) Este novo formato obriga a ter um programa informático especial e a adquirir um novo software? O formato de envio de Folhas de Férias às Seguradoras tem uma arquitectura muito semelhante àquele que é actualmente utilizado pelas empresas para remeterem, via Internet, as declarações de remunerações dos seus colaboradores aos serviços da Segurança Social. Os aplicativos disponibilizado pela APS, no site https://www.apseguradores.pt/site/aps.aspx, permitem a criação de um ficheiro de Folhas de Férias a partir do ficheiro enviado para Segurança Social (Modelo RC008, Versão 01). Ver Capítulo 2 deste Guia. O que deve a minha empresa fazer para se adaptar ao novo modelo de entrega das Folhas de Férias na Açoreana Seguros? As empresas devem contactar com os seus serviços e/ou os seus prestadores/consultores regulares para a área do software, que conhecem bem este novo modelo e poderão aconselhá-las quanto ao formato e formulário normalizado para entrega das Folhas de Férias. Poderão utilizar os aplicativos disponibilizados pela APS - https://www.apseguradores.pt/site/aps.aspx que permitem validar, adaptar e criar o ficheiro normalizado a entregar na. Ver Capítulo 2 deste Guia. A empresa pode remeter para a Seguradora o ficheiro remetido à Segurança Social? Não. O formato adoptado pelas Seguradoras contém novos campos que se destinam à informação relativa ao número da apólice, ao código da Seguradora, ao código de profissão do trabalhador e ao código de subsídio de refeição, pelo que o ficheiro remetido à Segurança Social não pode ser utilizado. No entanto, os aplicativos disponibilizados pela APS, no seu site https://www.apseguradores.pt/site/aps.aspx, permitem a criação de um Ficheiro de Folhas de Férias a partir do ficheiro enviado para Segurança Social (Modelo RC008, Versão 01). Ver Capítulo 2 deste Guia. 12
7. Questões mais frequentes (FAQs) O nome do ficheiro obedece a alguma estrutura própria? O nome do ficheiro a remeter à Seguradora deve observar composição seguinte: Código + Número de Apólice (Ramo e Número) + Data da FF (MMAA) +.EUR Este nome deve respeitar um número de caracteres específicos, não podendo conter caracteres especiais tais como: \ / : *.? < >: - 4 algarismos para o código da Seguradora; - 20 algarismos para o número de apólice (formato com os zeros à esquerda 12 posições para o Ramo + 8 posições para o Número da Apólice); - 4 algarismos para o mês e dia; - 3 posições para a extensão.eur Exemplo: 1001000000000010000123450412.EUR A que se referem com o código da Seguradora a incluir no ficheiro? Cada Seguradora tem um código oficial único atribuído pelo Instituto de Seguros de Portugal (ISP), o qual deve ser associado a todas as apólices por ela geridas. Este código é composto por 4 dígitos e integra a posição inicial do nome dado ao ficheiro de folha de férias. No caso da este código é o número 1001. O R1, onde está o n.º de apólice e o código da Seguradora, aparece tantas as vezes quanto os diferentes estabelecimentos e taxas constantes da apólice em questão. Podem existir colaboradores na mesma empresa com apólices diferentes? Sim. No entanto, uma vez que o ficheiro de Folha de Férias refere uma única apólice os colaboradores em diferentes apólices não poderão ser enviados no mesmo ficheiros. 13
7. Questões mais frequentes (FAQs) Como devo configurar os elementos que vou incluir no ficheiro das Características Técnicas? Deve consultar as normas de preenchimento que fazem parte do ficheiro de Características Técnicas disponível no site institucional da, espaço destinado à inserção/consulta de Folha de Férias. Como proceder se, após confirmar que a apólice está no estado "Activo", ao inserir o n.º da apólice e o n.º de cliente o aplicativo não permite avançar no processo? Deve verificar-se se os n.ºs de apólice (composto pelo Ramo e nº. Apólice) e o n.º de cliente introduzidos estão correctos. Se depois desta confirmação a mensagem persistir deve contactar-se os serviços da.. Qual a periodicidade do envio de Folhas de Férias à Seguradora? Conforme se encontra estabelecido nas Condições Gerais da apólice uniforme de acidentes de trabalho, a informação relativa ao mês anterior, deve ser remetida à Seguradora com uma periodicidade mensal e até ao dia 15 de cada mês. Não se registou, com a adoptação deste novo modelo de tratamento de Folhas de Férias, quaisquer alterações no que respeita aos seus prazos de envio. A minha empresa pode fazer a entrega de Folhas de Férias respeitante a meses anteriores? Sim. As empresas podem remeter em determinado mês as Folhas de Férias dos meses que não tenham sido ainda entregues, devendo no entanto, sempre que possível respeitar a entrega em tempo útil. 14
7. Questões mais frequentes (FAQs) Poder-se-á correr o risco de duplicar a entrega de Folhas de Férias de um mesmo mês? Não. O modelo informático agora adoptado efectua uma validação à informação constante dos campos do ficheiro remetido, rejeitando de forma automática informação duplicada. Se se registar um lapso no preenchimento, como proceder para o corrigir? Nesta situação os serviços da devem ser contactados de imediato, identificando qual o lapso. Existe limite para o número de ficheiros a inserir no aplicativo? Sim. Os ficheiros são limitados ao ficheiro correspondente à folha de férias de cada mês. Os colaboradores de uma mesma empresa têm de pertencer à mesma seguradora e à mesma apólice? É frequente as grandes empresas terem tantas apólices quanto as suas unidades de negócio, atendendo à função da actividade ou local onde estão estabelecidos. Logo terá de ser preparado um ficheiro para cada apólice. Onde pode ser obtido o código de profissão do trabalhador a incluir no ficheiro? O código de profissão do trabalhador pode ser obtido a partir de consulta à tabela de Classificação Portuguesa das Profissões (CPP) disponível no site - www.ine.pt - do Instituto Nacional de Estatística. 15
7. Questões mais frequentes (FAQs) Quais os tipos de Remuneração do colaborador da empresa que devem ser incluídos nos ficheiro de Folhas de Férias? CÓD A B C F M N O P R S T X SR DESIGNAÇÃO Ajudas de Custo Prémios, Bónus e outras prestações de carácter mensal Comissões Subsídios de férias Subsídio de carácter regular mensal Subsídio de Natal Prémios, Bónus e outras prestações de carácter mensal Remuneração base Subsídio de refeição Trabalho suplementar Trabalho nocturno Subsídios de carácter regular não mensal Subsídio de refeição não sujeito a Segurança Social A estrutura do ficheiro é validada? Os ficheiros de Folhas de Férias que se encontram normalizados são sujeitos a um processo de validação automática e cumprindo as características técnicas facultadas anteriormente serão aceites pela. Como se confirma que o ficheiro foi validado? Após ter submetido o ficheiro de folha de férias as colunas Nome do Ficheiro ; Carregado em e Comprovativo da tabela de Ficheiros Entregues ficará preenchida. Quem devo contactar se tiver dúvidas? Para obter qualquer outro esclarecimento adicional pode contactar o Contact Center da através do número 707 20 12 48, nos dias úteis, entre as 08h30m e as 18h00m ou a Direcção de Tecnologia e Informação através do e- mail: suporteff@acoreana.pt 16
www.acoreanaseguros.pt 17