Gerência de Portfólio de Projetos com IBM Rational Portfolio Manager
Sumário Sumário O problema O desafio IBM Rational Portfolio Manager
O problema Cenário atual 84% das organizações ou não montam o business case de seus projetos de TI ou só o fazem para poucos projetos chave. 83% das organizações são incapazes de ajustar ou alinhar seus orçamentos com os objetivos do negócio mais que uma ou duas vezes ao ano. 89% das organizações estão voando às cegas, virtualmente sem métricas que não as financeiras, algo como pilotar um avião apenas com o marcador de combustível. Fonte: Meta Group:The Business of IT Portfolio Management: Balancing Risks, Innovation and ROI. Janeiro/2002
O problema Principais problemas 1. Falta de visibilidade Desconhecimento das iniciativas em andamento. Falta de mecanismos que auxiliem a rápida e bem fundamentada tomada de decisão. Iniciativas duplicadas ou conflitantes. 2. Falta de alinhamento com os objetivos do negócio Investimentos em projetos não estratégicos. Falta de foco atirar para todos os lados.
O problema Informações descentralizadas Sua organização se parece com isto? planilhas documentos eletrônicos sistemas legados bases de dados diretórios compartilhados caixas de e-mail relatório?
O desafio O que é um portfólio? Portfólio: Formado por uma coleção de componentes (projetos, programas, e operações); Estes componentes podem ser agrupados de acordo com alguma característica em comum; O agrupamento destes componentes visa facilitar a gerência do todo; É nos portfólios que são feitas priorizações, investimentos e alocação de recursos. A saúde do portfólio é dada pelo desempenho de todos os seus componentes. TI Alinhado com o negócio? Manutenção Suporte Desenvolvimento Telecom Evolução do Sistema X Implantação do novo help-desk Help-desk Sistema Y Sistema Z Atualização da infra-estrutura Fonte: PMI Portfolio Management Standards (Draft)
O desafio Gerência de portfólio de projetos (PPM) Portfolio management is the centralized management of one or more portfolios, and involves identifying, prioritizing, authorizing, managing, and controlling projects, programs, and other related work, to achieve specific strategic business objectives. Fonte: PMI Portfolio Management Standards (Draft)
O desafio Domínios envolvidos Alinhamento entre negócio (estratégia), iniciativas (projetos) e recursos (pessoas). Gerência Sênior Gerentes de projetos e programas Equipes de projetos Balancear portfólios, priorizar investimentos Alinhar recursos com os objetivos estratégicos da organização Tomar decisões no momento certo e tendo como base dados precisos dos projetos Garantir que boas práticas sejam repetidas Apontar horas e despesas Fazer uso das boas práticas e processos da organização Repositório centralizado e ferramentas Prover dados precisos para auxiliar a tomada de decisão Disponibilizar ferramentas
O desafio Atividades envolvidas em PPM (1) 1. Seleção de oportunidades Quais oportunidades são estratégicas para a organização? Considerando a capacidade e ocupação atual, temos como atender a oportunidade? A organização está capacitada tecnicamente para atender a oportunidade ou é necessário sub-contratar??????? 2. Priorização e cancelamento de projetos Quais projetos merecem os recursos mais experientes? Existem esforços redundantes ou conflitantes? O projeto continua alinhado com os objetivos de negócio?
O desafio Atividades envolvidas em PPM (2) 3. Balanceamento Risco x Retorno; Portfólios formado por projetos mais arriscados (mas de alto retorno) e projetos que ofereçam menos riscos (retorno garantido). 4. Governança Transparência; Prestação de contas; Estruturação dos processos operacionais de gestão de TI; Alinhamento com os objetivos do negócio.
Visão geral Alinhe investimentos com os objetivos do negócio. Adquira visibilidade em tempo real para tomar decisões de forma rápida e bem informada. Aumente o nível de colaboração entre a gerência as equipes de projetos. Operacionalize boas práticas. Monitore e controle riscos, questões e finanças entre todos os portfólios. Gerencie a demanda, capacidade e utilização dos recursos da organização.
Histórico A solução PMOffice,considerada a primeira ferramenta a estar alinhada com o PMBOK, é desenvolvida e mantida pela Systemcorp. IBM adota e implanta a ferramenta em suas unidades ao redor do mundo. IBM identifica a área de PPM como uma grande oportunidade. No final de 2004, após avaliar as opções do mercado, a IBM adquire a empresa Systemcorp com o objetivo de incluir o PMOffice na sua carta de produtos. Em 2005 é lançada a versão 6.1 do produto IBM Rational Portfolio Manager.
Posicionamento Para o Gartner, um líder......está indo bem atualmente......tem uma clara visão do direcionamento do mercado......está realizando esforços suficientes para manter sua liderança no mercado. 2004 2005 Systemcorp adquirida pela IBM Fonte: Gartner Research, Magic Quadrant for IT Project and Portfolio Management ; IBM
Organização com PPM Scope Management Proposal Management Portfolio Management Resource Management Project Management Work Management Time & Expense Tracking Exception Management Service Request Management Issues Management
Participação no ciclo de vida Operacionalização da estratégia. Da identificação da oportunidade à execução e encerramento dos projetos.
Gerência de escopo O que será entregue? Integração entre a WBS e o cronograma. Repositório centralizado coleta de métricas facilitada.
Alocação de recursos Solicitação Sugestão Alocação. Busca e alocação por perfil. Melhor início.
Acompanhamento do esforço realizado Apontamento de horas nas atividades do cronograma. Horas realizadas são aprovadas pelo gerente do projeto (ou de recursos). Essencial para montar uma base de estimativas da organização. Qual a média de esforço necessário para realizar um caso de uso complexo? Qual o desvio entre o planejamento dos gerentes e o efetivamente realizado?
Gerência de exceções Como registrar e controlar o que não foi previsto? Riscos, defeitos, solicitações de mudança,... Colaboração todos participam na identificação e tratamento das exceções. Repositório central facilidade na coleta de métricas.
Demanda, capacidade e utilização Quais as habilidades e competências existentes na organização? Nivelamento de recursos considera todos os projetos. Os recursos estratégicos estão alocados em projetos estratégicos? Temos capacidade para atender novos projetos?
Análise de portfólio Ferramentas de análise: Mapas de investimentos; Scorecards; Pivôs OLAP; Relatórios; Análise de hipóteses. Todas as ferramentas são facilmente adaptáveis às necessidades da organização. De quanto tempo você precisaria para gerar o relatório abaixo? Quantos documentos precisaria consultar?
Análise de portfólio Quais são e como andam os projetos estratégicos? Quais as oportunidades mais alinhadas com os objetivos do negócio? Como anda nossa demanda, capacidade e utilização? Estamos no caminho certo?
Arquitetura Cliente Cliente leve Aplicação Java ou plugin para browser Aplicação IBM WebSphere Application Server Apache Tomcat BEA WebLogic Server Oracle Application Server Dados DB2 Oracle Obs.: consultar configurações recomendadas ("Architecture Overview")
Licenças Deve existir uma licença para cada usuário que irá acessar o sistema. Configuração flexível, de acordo com as necessidades dos usuários. Tipos de licença: Portfolio Manager: gerentes de portfólio e gerentes de recursos. Console: gerentes de projetos. Time & Expense: integrantes das equipes de projeto. IBM Rational Portfolio Manager Components Portfolio Dashboard Capacity & Resource Management Resource Leveling & Scheduling Project Collaboration Reusable Artifacts & Templates Issue & Change Management Issue & Risk Management Time & Expense Management Portfolio Manager Console Time and Expense
Maiores informações Site oficial do produto: http://www-306.ibm.com/software/awdtools/portfolio/index.html Demonstração on-line (em Flash): http://www3.software.ibm.com/ibmdl/pub/software/rational/web/demos/viewlets/rpm/ Datasheet: ftp://ftp.software.ibm.com/software/rational/web/datasheets/gc34-2476-00_portfmgr_ds.pdf Case de implantação na própria IBM: http://www-306.ibm.com/software/success/cssdb.nsf/cs/wjbn-6c9pyl?opendocument&site=software Posicionamento no mercado (quadrante mágico): http://www-306.ibm.com/software/swnews/swnews.nsf/n/pmcs6dupyu?opendocument&site=software Using project portfolio management to improve business value : http://www-106.ibm.com/developerworks/rational/library/apr05/ciibert/index.html
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