ANEXO XI ESPECIFICAÇÕES TÉCNICAS REFERENTE AO EDITAL DE PREGÃO PARA REGISTRO DE PREÇOS Nº 008/2011 OBJETO Prestação de serviços de organização arquivística, guarda física, digitalização e gerenciamento de documentos da DMED. DESCRIÇÃO DETALHADA DOS SERVIÇOS POR ITEM ITEM 1 IMPLANTAÇÃO Consiste na elaboração do Plano Geral de Arquivo e da Tabela de Temporalidade Documental, considerando que: A empresa CONTRATADA, juntamente com funcionários da DMED, deverá efetuar um levantamento e diagnóstico detalhado do acervo documental do arquivo, definindo o tratamento adequado aos documentos, de acordo com os procedimentos estabelecidos, elaborando um Plano Geral de Arquivo e uma Tabela de Temporalidade Documental de forma a padronizar e normatizar a Gestão Documental; A empresa CONTRATADA deverá elaborar um plano de ação que subsidiará a execução dos trabalhos e também levantará os dados necessários para a elaboração da Tabela de Temporalidade Documental, que deverá conter as seguintes informações: o Área; o Tipo do Documento; o Forma de Indexação; o Prazo de Guarda Permanente; o Forma de Transferência Corrente/ Permanente/ Destinação. ITEM 2 ORGANIZAÇÃO ARQUIVÍSTICA Consiste de: Triagem: De acordo com a Tabela de Temporalidade Documental, os documentos serão separados e os tidos como desnecessários serão relacionadas em um Termo de Eliminação (descarte), que deverá ser submetido ao Gestor do Contrato para posterior aprovação Página 1 de 6
possibilitando a eliminação do material. Os documentos tidos como necessários serão organizados, inventariados e acondicionados em embalagens adequadas. Todo o processo de gestão documental deverá ser gerenciado por um profissional em arquivologia. Organização e preparação dos documentos: submeter toda a documentação não descartada, a processos de higienização, limpeza, análise seletiva e indexação, objetivando a preservação de todo o acervo. A preparação inclui também outras atividades, como: o Desdobrar e planificar os documentos; o Eliminar ou marcar as duplicatas e outros materiais que não devem ser digitalizados; o Retirar clipes, grampos e outros prendedores; o Desencadernar itens com margem interna muito apertada; o Remover poeira, mofo, fitas adesivas e outras sujeiras que podem obscurecer o conteúdo informativo dos documentos; o Acondicionamento em caixas tipo Box; Obs,: O custo com materiais para organização, indexação e acondicionamento dos documentos dentro das caixas-box deverá ser incluído no valor dos serviços. Transporte: A contratada executará o transporte dos documentos, conforme o Plano de Transferência de Acervo, para o ambiente de armazenagem e gerenciamento por meio de veículos apropriados que garantam segurança e integridade dos documentos transportados. Treinamento: A contratada executará o treinamento das pessoas envolvidas nos processos de organização e arquivamento dos documentos. ITEM 3 DIGITALIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS Após os documentos terem sido devidamente organizados e cadastrados no sistema de captura, serão separados por tipo e agrupados em lotes para digitalização. A contratada deverá prezar pela qualidade da digitalização. Documentos que depois de digitalizados permanecerem ilegíveis deverão ser novamente digitalizados, sem ônus para a CONTRATANTE. A digitalização dos documentos deverá ser executada em conformidade com as especificações abaixo: Coloração: Preto e branco (bitonal) ou escala de cinza (conforme critério definido pela Contratante para cada tipo de documento); Resolução: 200 DPI a 300 DPI. Formato do Arquivo de Imagem: TIFF ou PDF; Definições automáticas de brilho e contraste da imagem; Remoção de linhas horizontais e verticais; Reparo de caracteres; Eliminação/ limpeza de bordas pretas; Página 2 de 6
Reconhecimento ótico de caracteres (OCR); Descarte de imagens indesejáveis, tais como páginas separadoras e versos em branco. Após a digitalização, os documentos deverão ser submetidos a uma etapa de controle de qualidade, que consistirá na checagem dos resultados obtidos na etapa de digitalização dos documentos, avaliando a qualidade da imagem capturada, bem como a seqüência e integridade dos documentos digitalizados. Na identificação de imagem fora dos padrões mínimos de qualidade, deverá ser feita uma nova digitalização em substituição à imagem de baixa qualidade. Após a etapa de controle de qualidade, a cada imagem será associado um registro em banco de dados relacional, contendo informações descritivas do documento. Cada grupo de documento será indexado respeitando os seguintes limites de chaves de busca: Área Tipo de Documento Campo de indexação 01 Campo de indexação 02 Campo de indexação 03 Obs. O nome/tipo de cada campo acima será definido por tipo de documento; Os documentos digitalizados deverão ser disponibilizados através de processo de exportação para o servidor da CONTRATANTE, conforme software específico instalado, ou através de gravação de mídias. As imagens e a indexação deverão ser disponibilizadas em formato de domínio público. Todas as imagens e índices gerados durante a vigência do contrato serão de propriedade exclusiva da CONTRATANTE, devendo a contratada fornecer em sua plenitude as imagens e dados gerados ao longo do contrato. ITEM 4 DESCARTE DE DOCUMENTOS Consiste de descarte de documentos relacionados em Termo de Eliminação, considerando no mínimo: Utilização de fragmentadora para destruição do documento; Envio para reciclagem. A quantidade a descartar será medida e aprovada pelo representante da CONTRATANTE e entregue em caixas-box padrão cheias. ITEM 5 GUARDA FÍSICA DOS DOCUMENTOS Todas as caixas geradas deverão ser alocadas em área e mobiliário especializado situada em local livre de riscos e inundações. Tal ambiente deverá contar com os seguintes recursos: Área adequada para tratamento e guarda de documentos; Estrutura com estantes de metal; Página 3 de 6
Estantes proporcionais ao peso da documentação; Equipamentos/ mobiliários compatíveis com o serviço; Vigilância Eletrônica; Extintores de incêndio em quantidade, localização e especificação adequada segundo normas específicas; Manutenção periódica, com a realização dos reparos necessários ao bom andamento dos serviços e preservação do acervo; Higienização; Desinsetização contra insetos rasteiros e voadores; Desratização; Descupinização; Situada em local livre de riscos de alagamento e inundações; Área que circunda o local de armazenamento devidamente protegida (murada/cercada). ITEM 6 MOVIMENTAÇÃO DE DOCUMENTOS As movimentações das caixas de documentos serão realizadas mediante solicitações da DMED e deverão ser disponibilizadas mediante protocolo, de acordo com os prazos pré-estabelecidos. Solicitação normal (entrega em até 24h) Solicitação emergencial (entrega em até 6h) ITEM 7 TRANSPORTE DE DOCUMENTOS Os transportes de documentos poderão englobar uma ou mais movimentações e deverão ser acompanhadas de seus respectivos protocolos, respeitando os prazos conforme item 6. TABELA SERVIÇOS, QUANTITATIVOS ESTIMADOS E PERCENTUAIS PARA A EQUALIZAÇÃO DO VALOR FINAL DA PROPOSTA COMERCIAL, A SER CONSIDERADO PELA ADMINISTRAÇÃO Serviço Qtde. estimada Variação de percentual a ser pago Implantação 1 De 2 a 11% Organização Arquivística 10.000 caixas-box De 35 a 45% Página 4 de 6
Digitalização de Documentos A4 e Ofício 999.999 páginas De 28 a 30% Digitalização de Documentos A3 5.000 páginas Até 6% Digitalização de Documentos A0 e A1 1.000 páginas Até 3% Descarte de Documentos 4.000 caixas-box De 2 a 9% Armazenagem 8.000 caixas-box/ mês De 10 a 15% Movimentação normal 15 caixas-box/mês Até 1% Movimentação emergencial 5 caixas-box/mês Até 1% Transporte (Envio ou Retorno) 10 remessas/mês Até 1% Caixa-Box Padrão 4.000 caixas-box Até 3% CRONOGRAMA O cronograma para execução dos serviços será divido em etapas de acordo com as diversas áreas da DMED, a saber: Área Implantação Secretariado / Gerência de Geração / DCH / Gerência de Distribuição Supervisão de Suprimentos / Licitações / Cadastro Assessoria Jurídica Assessoria de Meio Ambiente Assessoria de Comunicação Assessoria de Planejamento Técnico Superintendência Gerência Financeira Tempo Estimado 50 dias 60 dias 14 dias Página 5 de 6
Gerência de Tecnologia da Informação Contabilidade Comercial Laboratório Recursos Humanos Total 20 dias 306 dias Marcelo dos Reis Gerência de Tecnologia da Informação Página 6 de 6