AULA 01: Dicas de Formatação no Word PROFESSORA: Wanessa Gomes Lopes 1.1 O QUE É O WORD? É definido como um software processador de textos, porém suas características permitem a execução de um número muito maior de ações exclusivas. É possível confeccionar tabelas, inserir e editar elementos gráficos, aplicar efeitos especiais, ornamentar os textos com a adição de gráficos, manipular arquivos e muito mais. 1.2 TIPOS DE ALINHAMENTOS DE TEXTO Alinhamento à esquerda Centralizado Alinhamento à direita Justificar 1.3 MARGENS E RECUOS A margem pode ser definida como a distância aplicada entre a borda da folha e o texto. Vamos executar os seguintes procedimentos para a aplicação de novas medidas para as margens do texto que iremos digitar: Com o Word aberto, abra a guia Layout da Página; Clique sobre o comando Margens / Margens Personalizadas, será mostrada a seguinte figura, digite os valores abaixo em cada caixa de entrada conforme mostrado abaixo: Clique em OK.
Para determinação rápida dos recuos, através das próprias réguas exibidas na tela do aplicativo, obtendo imediata visualização do documento: Ícone de recuo à esquerda Ícone de recuo à esquerda Ícone de recuo à esquerda 1.4 ESPAÇO ENTRE PARÁGRAFOS E LINHAS O documento pode conter suas linhas espaçadas seguindo os atributos do espaçamento entre linhas. Os procedimentos a seguir mostram como aplicar este atributo a todo o conteúdo do documento: Com um texto que você digitou selecionado; Abra a guia Início e clique no comando Espaçamento entre linhas conforme mostrado na figura ao lado; Abra o comando Espaçamento entre linhas / Opções de Espaçamento de linha e selecione a opção Primeira linha clicando sobre ela e digite na caixa Por o valor 2 cm; Abra o menu Entre linhas e selecione o valor 1,5 linha. O valor será atribuído de acordo com o tamanho da fonte utilizada. Deve ficar igual, como mostrado na figura abaixo; Clique em OK para aplicar as alterações. 1.5 INSERINDO NOTAS Notas explicativas podem ser adicionadas como suplemento adicional de informações a trechos ou frases no documento; e podem ser lidas quando o documento for impresso: Posicione o cursor no final da palavra a ser notificada; Abra a guia Referência e clique sobre o comando Inserir Nota de Rodapé como mostra afigura ao lado; As opções disponíveis são: - Nota de rodapé: inserção da nota no final da página atual - Nota de fim: desloca todas as notas inseridas para a última página do documento.
1.6 INSERIR NUMERAÇÃO APENAS NAS PÁGINAS DESEJADAS Um recurso muito interessante do Word é a possibilidade de colocar numeração automática nas páginas do arquivo. Para isso, basta ir em: Inserir / Número de páginas e executar a configuração desejada. No entanto, com este recurso, a numeração será feita em todas as páginas do documento. Em alguns casos, pode ser que você queira que a numeração apareça em determinadas páginas e em outras não. 1.7 QUEBRA DE SEÇÃO Existe um recurso no Word chamado "Quebra de seção". Ele faz com que seja possível dividir o documento em partes, tal como se existisse mais de um arquivo dentro do mesmo documento. É através da Quebra de seção que é possível colocar numeração em determinadas páginas e em outras não. E não é só numeração. Você pode colocar rodapé ou cabeçalhos diferentes num mesmo documento. Usando a ferramenta de Quebra de Seção. Primeiramente insira a numeração normalmente. Com o cursor colocado na última linha da última página que não é para ser numerada, vá na guia Layout da Página, e pegue em QUEBRAS. Clicando em "Próxima página". Agora o trabalho tem duas seções independentes. Mas ainda é preciso quebrar o vínculo existente entre as duas seções. Para isso, abra a guia Inserir clique no comando Cabeçalho e pegue a primeira opção Em branco. Clique no comando Número de Página e pegue a opção Início da Página e escolha uma das opções.
Observem que o ícone "Vincular ao anterior", está marcada. Desmarque esse ícone, que assim você estará separando o arquivo em dois independentes. Agora é só apagar a numeração das páginas que não deveriam ser numeradas, clicando duas vezes sobre o número no cabeçalho e deletando o caractere. Observe que com Quebra de Seção você está justamente transformando um arquivo em dois arquivos, sem a necessidade de separar o mesmo. Vale salientar que é possível fazer quantas seções você quiser com essa ferramenta. Clique em Formatar números de página (ver imagem abaixo) para alternar o número de início ou a formatação do número. Clique em OK. Observe agora que na seção anterior, as páginas não receberam numeração. Assim, se por exemplo, você criou um documento com capa e sobrecapa onde estas não devem receber numeração, crie uma seção a partir da terceira página e realize estes procedimentos. Lembrando, este recurso funciona também em textos de cabeçalho ou rodapé. DICA: 1. Agora, vamos supor que você tem um arquivo com todas as páginas já numeradas, mas algumas não devem ter número (por exemplo, a primeira página de um capítulo). Para cada página sem numeração, você deve criar um quebra de seção no final da página anterior e uma quebra de seção no começo da página posterior. Por exemplo, num determinado documento com 10 páginas, a página 4 não deve ser numerada. Clique após o último caractere da página 3 e insira uma quebra. Em seguida, clique antes do primeiro caractere da página 5 e novamente insira uma quebra. A página 4 ficou isolada e o documento dividido em 3 seções (primeira seção páginas de 1 a 3, segunda seção página 4 e terceira seção páginas de 5 a 10).
Clique na página a ficar sem numeração, clique no Cabeçalho ou Rodapé. Selecione o local onde o número está (se no cabeçalho ou no rodapé) e desmarque a opção Mesmo que a seção anterior. Vá à seção seguinte e faça o mesmo. Agora volte à página em questão, vá onde esta o número da página e o apague. Repare agora que a numeração não existe mais nesta página, mas continua existindo nas páginas anteriores e posteriores. Como pode ser vista na visualização (menu Arquivo / Visualizar Impressão) do arquivo no Word da imagem abaixo, a página 4 não possui número. Como foi possível ver, a inserção personalizada de números de páginas no Word é um tanto quanto trabalhosa. O principal macete é dominar os recursos de Quebra de seção. Assim, você conseguirá fazer numerações ou cabeçalhos/rodapés mais sofisticados. E se algo der errado e a numeração virar uma verdadeira bagunça, pare tudo, descanse e comece novamente. Certamente você aprenderá com os erros e logo não mais os cometerá. Mas existe mais uma dica importante na hora de inserir numeração em apenas algumas páginas do Word: Clique em Layout da Página / Margens. Clique em Margens Personalzadas. Em seguida, vá na guia Layout e em Aplicar: e escolha No documento inteiro. Vá agora em Início da seção: escolha a opção Nova página. Seguindo estes passos, a configuração de numeração que você montar em seu arquivo seguirá uma seqüência correta e ajuda a evitar erros comuns nestes casos, como de duas páginas com o mesmo número. Essa configuração é vista na figura abaixo.
1.8 ESTILOS DE FORMATAÇÃO Estilo é uma combinação de formatações de espaçamento, de fontes, dentre outros, que é definida para que possa ser aplicada automaticamente quando necessário. Em determinados momentos podemos nos aproveitar de estilos existentes para fazermos determinadas modificações. Para acessar um estilo pré-definido, basta estar na guia Início e selecionar Estilos e formatação. Tal como a imagem a seguir. Em Estilo, você poderá visualizar os estilos utilizados pelo Word até este momento no seu documento. Para que você possa visualizar todos os estilos pré-definidos basta acessar Todos os Estilos clicando na seta, tal como na figura acima. Perceba, que ao colocar o cursor em cima do estilo Normal, é mostrado abaixo a visualização de parágrafos com a formatação do estilo Normal. Em Descrição, você poderá verificar a formatação utilizada como padrão para o estilo Normal. Na imagem apresentada como exemplo a seguir, o padrão de Normal é: Calibri, tamanho 11 e assim por diante. Verifique os padrões para os estilos existentes em seu Word. Em determinados momentos podemos nos aproveitar de estilos existentes para fazermos determinadas modificações. Para modificar um estilo existente no Word basta clicar com o direito em cima do título e clicar no botão Modificar, depois de selecionado o estilo. Ao clicar em Modificar, você encontrará uma tela semelhante a apresentada na imagem a seguir, onde desejamos modificar o estilo Título 1.
Verifique a tela. Olhe os detalhes. O estilo Titulo 1, normalmente é aplicado quando estamos escrevendo um documento e queremos destacar alguns itens de um texto, por exemplo: a Introdução, metodologia, Conclusões, Bibliografia,... No Titulo 2 podemos aplicar para subitens de um dos itens citados anteriormente. Vamos Modificar o estilo Titulo 1, apresentada anteriormente. Vamos fazer as seguintes modificações conforme mostrado na figura abaixo: Fonte: Arial 14, negrito e entre linhas 1,5. Não se esqueça de clicar no botão de ok, ao final das modificações, para que a mudança no estilo Titulo 1 seja efetivada. 1.9 APLICANDO ESTILOS EXISTENTES Veja que o Word já pré-definiu alguns estilos e deu nomes a eles. Toda vez que o Word é inicializado, o estilo padrão é o "Normal". A menos que selecionemos outro estilo, ele estará sempre disponível.
1.10 ELABORANDO ÍNDICES NO WORD Sempre que alguém vai fazer um trabalho, relatório, monografia e etc, a hora de fazer o sumário é uma dor de cabeça. Espaçamento, ficar alinhado, número de páginas que precisa constantemente ser atualizado. Iremos aprender como gerar índices no Word, assim, o espaçamento fica perfeito e atualizamos o numero de páginas de forma automática. Para gerar um índice automaticamente no Word, é necessário que os tópicos que deverão aparecer neste índice sejam marcados com estilos, como Titulo 1 e Titulo 2 por exemplo como vistos anteriormente. Os tópicos principais devem estar marcados como Titulo 1, os subtópicos desses tópicos devem estar marcados com Titulo 2, e os demais tópicos devem estar marcados com Titulo 3 e assim por diante. Quando o documento todo estiver marcado, posicione na página onde quer inserir o Sumário, vá na guia Referências e clique em Índices, escolha a segunda opção. Como mostra a imagem abaixo: Desta forma, surgirá automática seu Sumário. Se precisar de um índice de figuras, o mais indicado é o índice de ilustrações, insira a imagem e logo abaixo da mesma clique em na guia Referências, aparecerá o número referente a figura coloque um hífen e dê nome
a imagem. Agora abaixo do sumário, construção seu índice de ilustrações clicando no botão. Você pode notar que o Word colocou automaticamente as paginas dos tópicos. E uma das maiores vantagens desse recurso do Word é a atualização automática das páginas. Por exemplo, você acabou a sua monografia e gerou o índice, o seu orientador mandou você fazer muitas alterações, as páginas com certeza foram modificadas. Para atualizar automaticamente o índice, clique com o botão direito do mouse em cima do índice e selecione a opção "Atualizar campo", aparecera uma tela, como mostra a imagemabaixo. Se você escolher a opção "Atualizar apenas os números de páginas", ele irá corrigir automaticamente as paginas que foram mudadas no índice, por exemplo, a Introdução foi da pagina 2 para a pagina 3. A opção "Atualizar o índice inteiro" serve quando você muda algum tópico: acrescentou, retirou ou renomeou algum tópico. Ele também irá adicionar, retirar ou renomear automaticamente. Mas, é importante frisar que na segunda opção ele limpa a formatação que fizemos: Arial, 14, entre linhas 1,5. Tem que formatar de novo. 1.11. EDITOR DE TEXTOS - CONTROLANDO ALTERAÇÕES As ferramentas de revisão do Word 2007 servem justamente para que o ambiente colaborativo seja aperfeiçoado, no sentindo de que as pessoas façam alterações em documentos, sem mexer no original, sob a aprovação ou não do autor às mudanças sugeridas, para que sejam feitos comentários a respeito da redação do documento e, finalmente, o texto seja publicado de maneira condizente. O autor poderá também revisar seu próprio texto e modificar o documento utilizando o controle de alterações, para que elas fiquem em destaque e, desta forma, sejam vistas facilmente. É possível fazer e exibir alterações controladas e comentários enquanto você trabalha em um documento. Por padrão, o Microsoft Office Word usa balões para exibir exclusões, comentários, alterações de formatação e conteúdo que tenha sido movido ou acrescentado. Se deseja ver todas as suas alterações online, é possível alterar as configurações para que as alterações controladas e os comentários sejam exibidos de acordo com sua preferência. Para ativar o recurso Controle de Alterações no Word, clique na guia Revisão, no grupo Controle e clique em Controlar Alterações, como mostra a imagem.
Para adicionar um indicador de alterações na barra de status, clique com o botão direito do mouse na barra de status e clique em Controlar Alterações. Clique no indicador Controlar Alterações na barra de status para ativar ou desativar o controle de alterações. Dica: ou Se o comando Controlar Alterações estiver indisponível, pode ser necessário desativar a proteção do documento. Na guia Revisar, no grupo Proteger, clique em Proteger Documento e, em seguida, clique em Parar Proteção, na parte inferior do painel de tarefas Proteger Documento. (Pode ser necessário saber a senha do documento.) Quando você desativa o controle de alterações, pode revisar o documento sem marcar as alterações. A desativação do recurso Controle de Alterações não remove as alterações já controladas. IMPORTANTE: Para remover alterações controladas, use os comandos Aceitar e Rejeitar na guia Revisar, no grupo Alterações. Ao ativar essa função, o programa vai inserir marcas coloridas que mostram onde você excluiu e inseriu texto, ou mesmo onde foram feitas mudanças no layout do documento. Perceba que, quando você clicou no botão para ativar a ferramenta, o fundo do botão mudou de cor. Isto significa que aquela função está ativa e, portanto, todas as alterações feitas a partir daquele ponto, serão monitoradas e marcadas. Se você clicar novamente no comando mencionado, o Word desligará o controle de alterações e qualquer texto inserido ou apagado não será mais marcado. Além de poder marcar as alterações com cores e formatações, você pode fazer com que elas fiquem em uma área específica, que são os chamados balões. Clique no botão Balões e no menu que se abre, clique na opção Mostrar Revisões no Balões. Assim, você fará com que tudo o que for excluído do texto fique ao lado do documento. Caso você precise explicar melhor os detalhes e motivos da sua revisão, é possível inserir comentários em qualquer região do documento, clicando no botão Novo Comentário, que fica no grupo Comentários, à esquerda do botão Controlar Alterações. Sua utilização é muito simples: basta selecionar o texto que você vai comentar e clicar no botão Novo Comentário. Será inserida uma marca colorida que identificará a região onde o comentário foi feito. Para uma maior organização do documento, está disponível o Painel de Revisão. Para ativá-lo, clique no botão correspondente, dentro do grupo Controle. Todas as alterações feitas utilizando o controle de alterações estarão nesse painel, divididos em categorias, para uma referência fácil e rápida. É possível visualizar cada revisão no documento, clicando em cada um dos itens mostrados no painel.
Qualquer uma das pessoas que editar o programa poderá rejeitar ou aceitar alterações. O processo é fácil: basta clicar no botão Aceitar, para que o Word 2007 incorpore ou exclua o texto do documento, retire a marca de alteração e passe para a próxima. Os botões Anterior e Próximo possibilitam que você navegue rapidamente pelas alterações marcadas no documento.