Como fazer uma apresentação

Como fazer uma apresentação

Etapas para fazer uma apresentação Definição dos 1 objectivos da apresentação de acordo com as necessidades e o perfil da audiência Preparação de uma linha de trabalho de um script e de um storyboard 2 3 Utilização de um programa para elaboração dos slides que sustentam o (Powerpoint) Preparar o 2

Etapa 1 Definição dos objectivos da apresentação de acordo com as necessidades e o perfil da audiência 1 Objectivos A primeira coisa a fazer para planear é definir o objectivo principal, na forma duma frase simples. Isto é muito importante, pois a escolha de vários objectivos não leva a nada, acabando por não se concretizar nenhum deles. A chave é focar-se no objectivo escolhido, porque se quem apresenta não se focar nele, a audiência muito menos. Audiência O seguinte passo é identificar a audiência para que, com base nos seus objectivos e necessidades, seja possível personalizar a apresentação. O ideal é conseguir convencer as pessoas para quem se está a falar de que a solução que se está apresentar é aquela com a qual irão atingir os seus objectivos. Deste modo são igualmente atingidos os de quem apresenta. 3

Etapa 2 Preparação de uma linha de trabalho de um script e de um storyboard 2 Storyboard Colecção de pequenos croquis que servem de guia para o desenvolvimento dos seus diapositivos finais, preparando uma linha de trabalho (outline): Enriquecer as mensagens formuladas com factos, figuras, gráficos e notas. Estabelecer prioridades e sequência para os elementos da apresentação. Desenvolver um fluxo de informação, como uma história. Script Utilize o seu estilo pessoal. O melhor caminho para preparar um não é escrever um texto utilize um gravador, para gravar o que pretende dizer e escreva o seu script. Mostre o seu script a outras pessoas.

Etapa 3 Utilização de um programa para elaboração dos slides que sustentam o (Powerpoint) Layouts Coerência no design o Títulos o Cores 3 o Tipo e tamanho de letras o Bullets o Posicionamento dos vários elementos Não abreviar palavras Tentar associar uma imagem ao assunto do slide - uma imagem vale mais que mil palavras Conteúdos Um título (e no máximo um sub-título) e um conceito por slide Utilizar separadores entre os diversos assuntos Não usar demasiada informação num só slide (apenas tópicos) Fontes Mínimo tamanho 20 Utilizar tipos de letras mais comuns (Arial, Times New Roman,Trebuchet, Verdana) se fizer a apresentação noutra computador que não o seu Cores Utilizar o mesmo esquema de cores em todos os slides Usar contraste entre o fundo e o texto Conte com um factor incerto: a qualidade do projector 5

Etapa Preparar o 3. Apresentar a estrutura Se o apresentador indicar a forma como vai abordar/apresentar o tema, a audiência já tem antecipadamente uma ideia mais concreta sobre o que se vai passar. Esta situação pode ajudar a estabelecer o tema e, em último caso... assegurar que há um fim.. Estabelecer a comunicação Se o apresentador captar a atenção da audiência nos primeiros momentos, esta estará atenta até ao fim. É pois necessário que ele estabeleça desde o início a forma como se vai apresentar frente ao público: como amigo, como perito, como colega,... O início Existem elementos principais no planeamento do começo de uma apresentação: 1. Captar a atenção da audiência Os primeiros minutos das apresentações são geralmente perdidos porque as pessoas levam um certo período de tempo a estabilizar (acabam a conversa com o colega do lado, acabam de digerir o café, etc). Como o tempo do apresentador é limitado, cada minuto é precioso: há que captar a atenção do público desde o início. 2. Estabelecer o tema É necessário que a audiência comece desde o início a pensar no assunto da apresentação, e isso pode ser feito indicando qual o objectivo principal. As pessoas terão certamente opiniões sobre o assunto ou experiências já passadas nesse campo que convém serem trazidas à memória. Torna-se muito mais fácil abordar um tema quando já existem referências ou bases sobre ele. 6

Etapa Preparar o Mensagens figuradas Usar metáforas e analogias para entregar uma mensagem é uma boa maneira de torná-la memorizável, uma vez que o cérebro humano está habituado a trabalhar com imagens. As piadas O apresentador deve ter consciência de que há piadas sem piada. Os momentos humorísticos são sempre bem-vindos porque não só ajudam a audiência a estar atenta (se estes momentos humorísticos forem humorísticos!) como também ajudam a criar um ambiente de descontracção. Técnicas de Causar boa impressão A audiência é composta por pessoas geralmente muito ocupadas, com problemas diversos para resolver. Por mais concentradas e dispostas a escutar que estejam, na sua cabeça estarão sempre outros pensamentos: é preciso fazer algo para chamar a sua atenção e deixar uma lembrança positiva e duradoura. Uma ideia é planear o, isolando as partes mais importantes e depois arranjar um método eficaz de as fazer "colar". 007: Ordem para Repetir A audiência é composta por pessoas geralmente muito ocupadas, com problemas diversos para resolver, o que significa que há uma certa probabilidade de estarem distraídas durante a parte mais importante da mensagem. A solução dada é... repetir. Esta repetição da parte principal da mensagem deve ser feita de variadas maneiras e através de explicações diferentes. 7

Etapa Preparar o Técnicas de Uma boa história Transmitir uma mensagem usando uma história é sempre uma boa ideia, porque as pessoas gostam e são óptimos veículos para transmitir mensagens e fazê-las durar. A Descontracção Há duas maneiras de controlar o nervosismo que surge antes do começo da apresentação: ou controlando a respiração ou aceitando de bom grado toda a adrenalina extra! Sem descontracção os pensamentos não se tornam fluídos e objectivos, a voz treme e não transmite tanta confiança, etc. O Ensaio É essencial! Seja feito onde for, quer numa sala vazia ou em frente a um espelho, o corpo e a voz devem ser treinados para que o apresentador se habitue à sua própria imagem, ou seja, que esteja à vontade com a sua maneira de estar "em palco". Apesar de tudo, deve tentar sempre não cair no vício da sistematização. Uma vez conseguido esse "à vontade", é muito mais fácil libertar-se de factores negativos para a apresentação, como o nervosismo e a timidez. 8

Etapa Preparar o Conclusão E isto é como se faz uma boa apresentação... Como Acabar Tal como ao começar, é preciso captar a atenção. A última impressão que se dá à audiência, é aquilo de que se vão lembrar melhor. Portanto vale a pena despender mais algum tempo para planear as últimas frases com cuidado, pois são elas que irão ficar na cabeça dos ouvintes. Um grande erro, que normalmente se comete, é acabar com uma conclusão dando a entender à audiência que se está a acabar. A partir desse momento a audiência simplesmente "desliga. Deve tentar-se acabar, deixando uma frase importante no ar, criando alguma expectativa e deixando as pessoas a pensar no assunto. 9

Está farto das apresentações em Powerpoint? O PowerPoint tem sido utilizado como a principal ferramenta para realizar apresentações nos últimos anos. As apresentações PowerPoint são fáceis de criar e podem ter um bom efeito visual. Mas porque não levar as suas apresentações até ao próximo nível, transformando-as em apresentações multimédia interactivas? Maximize o impacto das suas apresentações em congressos, seminários, palestras, reuniões de ciclo, reuniões internacionais ou mesmo reuniões internas, utilizando as nossas apresentações elaboradas à medida para si, em Flash. Numa apresentação multimédia poderá conjugar animação 2D e 3D, vídeo, áudio e navegação estilo web, num resultado que irá impactar a sua audiência. 10

Obrigado Central Park Rua Alexandre Herculano, Edf. 1 - ºC 2795-20 Linda-a-Velha Portugal tel. 21 389 060/ fax 21 389 065 rcm@rcmpharma.com