Projeto de modernização do sistema de automação das bibliotecas da Universidade Federal Fluminense: uma questão de oportunidade... 1 INTRODUÇÃO Sandra Lopes Coelho (UFF. SDC. Coordenadora de Bibliotecas) O processo de automação das rotinas e serviços nas bibliotecas da Universidade Federal Fluminense (UFF) teve início no final da década de 90, com a adoção do software Biblioteca Argonauta, que além da sistematização do processamento técnico, propiciou ao sistema a implantação de um catálogo único do acervo; a formação de um cadastro de usuários unificado e o controle global dos empréstimos realizados. O ciclo de vida de um sistema informatizado é relativamente breve e as mudanças, tanto no ambiente quanto na tecnologia, contribuem para a deterioração e a substituição dos sistemas. Nos últimos anos, surgiram diversos softwares para uso em unidades de informação, incentivando a livre concorrência e disponibilizando no mercado sistemas com qualidade e suporte cada vez mais eficientes (SILVA, 2005). 2 MOTIVAÇÃO Em junho de 2011, recebemos um questionamento da área técnica da Superintendência de Tecnologia da Informação (STI) da UFF sobre a possibilidade de adotarmos o Gnuteca (um software livre) para gestão dos nossos processos de trabalho. Para estudar a questão foi formado um Grupo de Trabalho, formado por três bibliotecárias e um analista de sistemas. Dentro desse contexto o estudo para modernização do processo de automação do Sistema de Bibliotecas da UFF considerou duas possibilidades: a adoção de um software livre e a aquisição de um software proprietário. 3 METODOLOGIA Os projetos ligados à introdução ou substituição de sistemas devem, em geral, fazer um estudo formal a fim de investigar a natureza e o potencial dos novos sistemas disponíveis, bem como a elaboração de documentação específica para subsidiar o processo de aquisição propriamente dito. (ROWLEY, 2002, p.132).
softwares: O processo de avaliação foi dividido em três etapas e foram avaliados 5 Gnuteca - desenvolvido pela Solis Cooperativa de Soluções Livres Aleph - desenvolvido pela Ex-Libris BNWeb - desenvolvido pela Contempory Pergamum - desenvolvido pela PUC-PR Sophia - desenvolvido pela Prima Informática 1. Levantamento dos produtos existentes no mercado através de: revisão da literatura; visitas a outras bibliotecas; demonstração de sistemas, etc. 2. Delineamento dos requisitos relacionados aos módulos do sistema de gerenciamento, de acordo com nossas necessidades. 3. Avaliação técnica e comercial dos prováveis fornecedores de software. 3.1 AVALIAÇÃO TÉCNICA E COMERCIAL DOS SOFTWARES Para a avaliação técnica o Grupo de Trabalho elaborou uma planilha em Excel onde foram relacionados 111 requisitos necessários para cada módulo do sistema. O quadro abaixo apresenta os módulos de avaliação e o número de critérios contidos em cada uma deles: Quadro 1 Requisitos por módulo do Sistema MÓDULOS DO SISTEMA N ₒ DE REQUISITOS Aquisição/Inventário 5 Tratamento da Informação 22 Catálogo Eletrônico 23 DSI 3 Circulação 28 Plataforma Tecnológica 21 Relatórios Gerenciais e Estatísticos 9 TOTAL 111 Estas planilhas foram enviadas por e-mail para que todos os fornecedores fizessem uma auto-avaliação do seu produto, preenchendo cada requisito com 1 (um) (se o software apresentasse o requisito) ou 0 (zero) (se o software não apresentasse).
Para consolidação dos resultados desta auto-avaliação foram estabelecidos três pesos para cada requisito: Indispensável coeficiente (1). Este peso foi atribuído a um critério imprescindível. Importante coeficiente (2). Este peso é atribuído a um critério que pode ser interessante para a biblioteca. Dispensável coeficiente (3). Este peso é atribuído a um critério que é considerado desnecessário para a biblioteca. Quadro 2 - Consolidação das auto-avaliações MÓDULO GNUTECA SOPHIA PERGAMUM BNWEB ALEPH Aquisição 4 6 6 6 6 Tratamento I 21 24 25 24 25 Circulação 27 28 29 28 29 Catálogo E 22 26 24 24 28 DSI 3 3 3 3 3 Plataforma T 27 34 34 25 31 Relatórios 11 11 8 11 11 TOTAL 115 132 129 121 133 A avaliação comercial foi baseada em propostas enviadas pelos fornecedores com dados relativos aos custos de cada etapa a ser realizada para implantação efetiva do software, desde a licença até o suporte. Quadro 3 Avaliação comercial dos softwares SERVIÇO GNUTECA SOPHIA PERGAMUM BNWEB ALEPH Licença 0 44.742 70.000 73.333 179.834 Implantação 2.000 44.742 73.333 5.400 Capacitação 10.000 44.742 73.333 9.000 Suporte 6.000 93.600 18.000 137.280 75.744 Total 18.000 227.826 88.000 357.279 269.978
4 CONCLUSÃO Café, Santos e Macedo (2001, p.71) alertam É preciso tomar cuidado com decisões baseadas em ideologias, modismos e expectativas pessoais ou ainda em argumentos feitos de acordo com situações específicas, sem observar a biblioteca como um todo. Para tanto, devem ser privilegiadas as análises sistemáticas de fatos reais baseadas em métodos comparativos. Neste sentido o Grupo de Trabalho procurou construir um instrumento simples, de fácil utilização e ao mesmo tempo o mais completo possível, sem perder de vista as necessidades do Sistema de Bibliotecas da UFF. Para Grossi (2013) o software livre é uma alternativa aos softwares proprietários para a realidade das bibliotecas universitárias federais brasileiras pois além da motivação financeira para se utilizar um software livre e gratuito, é grande o estímulo ao processo de criação e a possibilidade de adaptação do programa às necessidades de cada biblioteca. No entanto, o embora seja uma alternativa ao mercado comercial, não é sinônimo de facilidades, mas de liberdade de uso. Requer investimento de tempo e treinamento no domínio das operações, manutenção e aprimoramento. Baseado no resultado consolidado da auto-avaliação realizada pelos fornecedores e na avaliação comercial, o Grupo de Trabalho concluiu que: para a UFF a opção pelo Gnuteca daria maior flexibilidade no atendimento às demandas específicas da Instituição, entretanto as dificuldades de formar equipe especializada com dedicação exclusiva para a customização de um software livre, o desenvolvimento e a manutenção evolutiva, preventiva e corretiva do sistema, de certa forma contribuiriam para inviabilizar sua continuidade. A adoção de um software comercial, de certo modo, garantiria a atualização permanente do Sistema, acompanhando os avanços tecnológicos, sem acarretar prejuízos à base de dados disponíveis e aos recursos já previstos.
REFERÊNCIAS CAFÉ, Lígia; SANTOS, Christophe dos; MACEDO, Flávia. Proposta de um método para escolha de software de automação de bibliotecas. Ciência da Informação, Brasília, v.30, n.2, p. 70-79, maio/ago. 2001. GROSSI, Márcia Gorett Ribeiro. Estudo das características de software e implementação de um software livre para o sistema de gerenciamento de bibliotecas universitárias federais brasileiras. Perspectivas em Ciência da Informação, Belo Horizonte, v. 13, n. 2, Aug. 2008. Disponível em <http://www.scielo.br/scielo.php?script=sci_arttext&pid=s1413-99362008000200015&lng=en&nrm=iso>. Acesso em 02 jun. 2012 ROWLEY, Jennifer. A biblioteca eletrônica. Brasília: Briquet de Lemos/ Livros, 2002. SILVA, COUTO, Fabiano; FAVARETTO, Betanea. Uso de softwares para o gerenciamento de bibliotecas: um estudo de caso da migração do sistema Aleph para o sistema Pergamum na Universidade de Santa Cruz do Sul. Ciência da Informação, Brasília, v. 34, n. 2, p. 105-111, maio/ago. 2005.