SGI MÓDULO DE PASSAGENS AÉREAS O processo de gerenciamento das solicitações de passagens aéreas tem por objetivo: - controlar e acompanhar as etapas das requisições de Passagens Aéreas para viajantes não participantes do Sistema de Concessão de Diárias e Passagens SCDP; - monitorar o andamento das requisições para garantir que cobranças estejam de acordo com as autorizações e que valores não utilizados sejam efetivamente reutilizados ou devolvidos (reembolso ou crédito); - reduzir a impressão de documentação e sua tramitação; - auxiliar no cumprimento das regras legais para aquisição de passagens aéreas; - gerar relatórios gerenciais para tomada de decisões. 1
A aplicação está baseada em permissões validadas pelas senhas de acesso ao Banco de Dados e permissões por tipo de autorizadores(solicitante de Passagem Aérea, Gestor de Passagem Aérea e Ordenador de Passagem Aérea). Cadastros anteriores à digitação da requisição de Passagens Aéreas: 1.1 - GS2200 - Parâmetros Este cadastro está localizado no menu Gerenciador Parâmetros. Neste cadastro estão registrados os parâmetros dos sistemas. O sistema de Passagens Aéreas tem os seguintes parâmetros: AEROPORTO_PASSAGEM local do embarque do requisitante de passagem aérea; CONTRATO_PASSAGEM - contrato do inmetro com o estabelecimento da passagem aérea; DIR_GRAVA_REQUISICAO diretório onde serão gravadas as requisições de passagens(ex.:. EMAIL_DESTINO_PASSAGEM_AEREA e-mail de destino do funcionário da empresa que atende ao Inmetro; EMPRESA_PASSAGEM empresa que fornece as passagens aéreas; FONTE_PAGADORA_PASSAGEM fonte pagadora da passagem aérea; PRAZO_MINIMO_REQ prazo minimo para a solicitação de passagens; A informática é responsável pela manutenção do cadastro de parâmetros. 2
1.2 - PA2010 Requisição de Passagem Aérea: O cadastro de requisição de Passagem Aérea possui as seguintes fases: - Cadastramento da solicitação com informações da viagem; - Inclusão da imagem da Cotação da passagem com detalhamento dos trechos e valores da viagem e demais anexos; - Autorização, pelo ordenador de despesas (tipo de autorizador: ordenador de passagens aéreas), da solicitação para a aquisição dos bilhetes; - Monitoramento das situações dos trechos e da requisição conforme andamento da mesma. As informações e status devem ser modificados de acordo com as peculiaridades de cada solicitação, por exemplo: Inclusão de valores de diferença, reembolso, crédito, multa e etc. Nesta tela será efetuada a solicitação de passagem aérea pelo solicitante autorizado. Definição dos campos da transação PA2010 Requisição de Passagem Aérea: 1- Requisição(Número/Ano/Data): Campos de geração automática. Após o gestor responsável preencher todos os campos, ao gravar <F10> será gerado um número seqüencial por ano que identificará o número da solicitação e registrada a data da inclusão. 2- Status da REQUISIÇÃO: Campo de geração automática. Após o solicitante preencher todos os campos, ao gravar <F10> será gerado o status da solicitação de conteúdo Aberta. Quando o responsável pressionar o botão Enviar E-mail, o status será alterado para Fechada, Em Cotação ou permanecerá Aberta. Quando o solicitante não for gestor de passagens aéreas, será permitido apenas a criação da requisição sem inclusão dos trechos e, 3
caso a data da viagem seja inferior ao prazo mínimo(10 dias) a situação ficará Aberta aguardando o aceite da justificativa por parte do ordenador. Se não houver problema de prazo ficará Em Cotação, aguardando o seguimento por parte do gestor de passagens aéreas. A situação Fechada sinaliza que a requisição está aguardando a aprovação do autorizador e o responsável já finalizou toda a digitação da solicitação. Outro status existente é o status Cancelada. O responsável pela aprovação é o único que pode cancelar uma requisição. Requisições que necessitem de correção podem ainda passar para a situação Devolvida. A ação do ordenador, aprovando a requisição, passa a mesma para Autorizada disponibilizando-a para envia a agência de viagens. 3- Status do TRECHO: Campo dependente da situação da Requisição. Após a inclusão da imagem da cotação e digitação dos dados dos trechos, o status inicia como Reservado sendo modificado conforme andamento da requisição. Enquanto a requisição estiver ABERTA o trecho somente poderá estar Cancelado ou Reservado. O status do trecho deve respeitar as seguintes restrições: O trecho RESERVADO da passagem aérea somente pode passar para Emitido ou Cancelado '; O trecho RESERVADO da passagem aérea somente pode passar para Emitido após a autorização da requisição; O trecho EMITIDO da passagem aérea somente pode passar para Crédito ou Reembolso ; Ao passar um trecho para CRÉDITO, o valor do trecho emitido para a companhia aérea e para o passageiro será acrescentado ao saldo. O valor do saldo poderá ser utilizado em outro trecho para o mesmo passageiro e companhia, marcando o check box Sdo ; O trecho CRÉDITO da passagem aérea somente pode passar para Reembolso ; trecho já reembolsado(status reembolso e valor reembolso preenchido) não pode mudar para outro status; O trecho CANCELADO da passagem aérea somente pode passar para Reservado ou Emitido ; 4. Enquanto a requisição estiver Aberta os campos de valores do trecho estarão disponíveis para inclusão e eventuais modificações. Após estar Fechada ou Autorizada somente campos de controle, tais como: Status e valor reembolso, poderão ser modificados. Demais campos poderão ser modificados mediante a Devolução da requisição pelo autorizador e respeitadas as restrições de status. 5. Quando a requisição estiver completa, o responsável através do botão Enviar E-mail, passa o status para Fechada e um aviso é enviado via email para o autorizador. 6. A inclusão de Locais de Origem e Destino ou novas Companhias Aéreas podem ser realizadas acionando os botões correspondentes em Novos Cadastros. 4
1.3 - PA6010 Autorização de Passagem Aérea em Lote: O autorizador indicado na requisição de Passagem Aérea deve aprovar ou devolver as mesmas marcando a Ação desejada e pressionando o botão Aprovar/Devolver nesta tela. Para cada requisição aprovada ou devolvida um aviso é enviado ao endereço de email do gestor de passagens, permitindo a geração e envio para a agência ou a correção e reencaminhamento para aprovação. 5
1.4 - PA6020 Envio da requisição de Passagem Aérea em Lote: As passagens autorizadas ficarão disponíveis para o gestor responsável nesta tela. Para cada requisição aprovada deve ser gerado o formulário de requisição, posicionando o cursor na requisição desejada e acionando o botão Gera Requisição. Para cada requisição visualizada em PDF, será gravado no diretório O:\passagens\( ou outro parametrizado para o sistema de passagens) em uma pasta correspondente ao ano da requisição um arquivo nomeado conforme exemplo: 75-2009.pdf, onde 75 é o código da requisição e 2009 é o ano da mesma. Após isto o check box pdf ficará preenchido, indicando que poderá ser enviada para a agência de viagens. As requisições geradas devem ser enviadas para a agência de viagens contratada procedendo da seguinte forma: Marcar as requisições no check box @ e acionar o botão Envia E-mail fazendo com que um email, contendo como anexo as requisições indicadas, seja enviado ao destinatário responsável pelo atendimento na agência ( parametrizado em EMAIL_DESTINO_PASSAGEM_AEREA). Para as requisições enviadas, caso o status de trecho estiver como Reservado, o sistema atualizará estes status para Emitido. 6
1.5 - PA2040 Conferência de Requisições de Passagens Aéreas: Para facilitar a conferência da utilização, inserir valor de reembolso e faturamento pode-se utilizar esta tela. Após definir os critérios de pesquisa e acionar o botão pesquisar pode-se, para trechos que foram passados para reembolso, digitar o valor efetivamente recebido como reembolso. Para indicar que os comprovantes da viagem foram recebidos, pelo departamento responsável pela conferência, deve-se marcar o check box Conferido e para indicar que o faturamento do trecho foi efetuado o check box Faturado" 7
1.6 - PA6030 Passagens Aéreas Pendentes: Tela que permite ao ordenador da passagem ACEITAR a justificativa para solicitação de passagem com prazo inferior ao estabelecido(10 dias ou conforme parâmetro) ou ao solicitante acompanhar a situação da requisição até ser encaminhada ao autorizador. 8
1.7 - PA5020/PA3020 Relatório de Conferência das Passagens Aéreas: Para facilitar a conferência de passagens aéreas pode-se utilizar este relatório. 9
1.8- PA5040/PA3040 Relatório de Situação das Passagens Aéreas: Para avalia a situação de passagens aéreas pode-se utilizar este relatório. O mesmo apresenta, para os critérios informados, informações com quebra por Autorizador e Status Trecho e totais correspondentes. O Valor do trecho corresponde ao valor da tarifa. O valor Taxas corresponde a taxa de embarque acrescida de outras taxas. O valor da diferença implica em valores incorridos por mudanças em passagens após a emissão. O valor Reembolso/Crédito depende da situação do trecho. 1