Proposto por: Divisão de Planejamento e Orçamento (DPOR) Analisado por: Orçamento, Finanças e Contabilidade (SOF) Aprovado por: Diretoria Geral de Coordenação Administrativa (DGCA) ATENÇÃO: Cópias impressas não são controladas. 1 OBJETIVO Estabelecer critérios e procedimentos para a elaboração do Plano Orçamentário Anual POA do Tribunal Regional do Trabalho da 1ª Região (TRT/RJ). 2 APLICAÇÃO E VIGÊNCIA Aplica-se a todas as Administrativas (UA) do TRT/RJ, passando a vigorar a partir da sua publicação na Internet / Intranet. 3 DEFINIÇÕES TERMO/SIGLA Ações Atividade Comissão de Gestão Orçamentária (CGO) Custeio Entidades Representativas Focos Estratégicos DESCRIÇÃO Representam as atividades a serem implementadas em cada Unidade Administrativa (UA) para que sejam atingidos os objetivos estratégicos. Instrumento de programação para alcançar o objetivo de um programa, envolvendo um conjunto de operações que se realizam de modo contínuo e permanente, das quais resulta um produto necessário à manutenção da ação de governo. Comissão composta por 2 (dois) Desembargadores, pelo Diretor Geral de Coordenação Administrativa (DGCA), pelo Diretor Geral de Coordenação Judiciária (DGCJ), pelo Diretor da Orçamento, Finanças e Contabilidade (SOF) e pelos chefes do Gabinete da Presidência (GP) e da Assessoria de Desenvolvimento Institucional (ADI). Dotações destinadas à manutenção de serviços anteriormente criados, inclusive para atender a obras de conservação e adaptação de bens imóveis, pagamento de serviços de terceiros, pagamento de pessoal e encargos, aquisição de material de consumo, entre outras. São unidades que influenciam ou são influenciadas pelas ações do TRT/RJ. Designação coletiva que sintetiza os desafios fundamentais a serem enfrentados pelo TRT/RJ, num determinado lapso de tempo, de forma a possibilitar o cumprimento adequado da missão e da visão de futuro estabelecidas. PAD-SOF-003 15/09/2008 00 1 de 15
TERMO/SIGLA Investimento Objetivos Estratégicos Plano Orçamentário Anual (POA) Projeto Risco Administrativas (UA) Estratégicas (UT) Executoras (UE) Unidade Orçamentária (UO) DESCRIÇÃO Dotações destinadas ao planejamento e a execução de obras, inclusive as destinadas à aquisição de imóveis, considerados necessários à realização destas últimas, bem como para a aquisição de instalações, equipamentos e material permanente. Resultado buscado ou almejado pela Instituição, em consonância com os direcionadores estratégicos estabelecidos TRT/RJ. Plano anual que consolida as ações e seus respectivos orçamentos autorizados. Instrumento de programação para alcançar o objetivo de um programa, envolvendo um conjunto de operações que se realizam num período limitado de tempo, das quais resulta um produto que concorre para a expansão ou o aperfeiçoamento da ação de governo. Probabilidade de não-ocorrência de uma contratação em função da complexidade do seu objeto. São todas as unidades que compõem a estrutura organizacional do Tribunal, cabendo a cada qual identificar as suas necessidades para atingir os objetivos estratégicos definidos pelas suas respectivas assessorias, secretarias e diretorias. São as unidades responsáveis pela análise e proposição das necessidades das Administrativas (UA) a elas vinculadas, sendo Estratégicas: Gabinete da Presidência do TRT/RJ (GP), Diretoria Geral de Coordenação Administrativa (DGCA) e Diretoria Geral de Coordenação Judiciária (DGCJ). São aquelas cuja função primordial é a execução do orçamento conforme o Plano Orçamentário Anual, por meio da elaboração do pedido de compra e seus consectários (projeto básico, termo de referência, especificações e outros), sendo unidades executoras: SES, SLG, STI, SGP, SJU, SGC, EMATRA e ESACS/RJ. Eventualmente, em virtude da especificidade de determinada ação, uma Unidade Administrativa (UA) poderá funcionar como Unidade Executora (UE). É aquela cuja função é elaborar o Plano Orçamentário Anual, adequando as informações consolidadas de todas as unidades que compõem o Tribunal aos limites estabelecidos pela Lei Orçamentária Anual, sendo a unidade orçamentária a Orçamento, Finanças e Contabilidade (SOF). PAD-SOF-003 15/09/2008 00 2 de 15
4 REFERÊNCIAS Lei nº 4320 de 17 de março de 1964; Lei das Diretrizes Orçamentárias (LDO); Lei Orçamentária Anual (LOA); Resolução Administrativa (RA) TRT/RJ nº 02/2007, de 25 de janeiro de 2007 e alterações da CGO, por meio da ata de 01 de julho de 2008. 5 RESPONSABILIDADES GERAIS FUNÇÃO Conselho de Gestão Estratégica Comissão de Gestão Orçamentária Administrativas (UA) Executoras (UE) RESPONSABILIDADE Estabelecer os Focos Estratégicos do TRT/RJ. Proceder à aprovação, o acompanhamento e o realinhamento da execução orçamentária do TRT/RJ. Identificar as necessidades e propor as ações para atingir os objetivos estratégicos definidos pelas suas respectivas assessorias, secretarias e diretorias; preencher o formulário Planilha Orçamentária (anexo II à RA nº 02/2007) e encaminhá-lo à respectiva Unidade Executora (UE), conforme a especificidade do objeto do pedido. Consolidar as propostas elaboradas pelas Administrativas (UA), definir de forma indicativa o grau de prioridade e o custo de cada ação; analisar o aspecto técnico de cada ação, sua exeqüibilidade e o risco da não efetivação de sua contratação; encaminhar às Estratégicas (UT) o formulário Proposta de Plano Orçamentário Anual (anexo III à RA nº 02/2007); acompanhar a execução das atividades e dos projetos vinculados à sua Unidade; encaminhar à Orçamento, Finanças e Contabilidade (SOF), até o dia 10 (dez) de cada mês, o Relatório de Atividades e Projetos (anexo V, à RA nº 02/2007); executar o orçamento conforme o Plano Orçamentário Anual (POA) aprovado pela Comissão de Gestão Orçamentária. PAD-SOF-003 15/09/2008 00 3 de 15
FUNÇÃO Estratégicas (UT) Unidade Orçamentária (UO) RESPONSABILIDADE Avaliar e definir, na proposta do POA encaminhado pelas Executoras (UE), o grau de prioridade das ações referentes às suas respectivas Administrativas (UA); expurgar ou modificar as ações que não estiverem em consonância com os focos e com os objetivos estratégicos; comunicar as alterações efetuadas às respectivas UE; adicionar outras ações que julgarem necessárias e levantar os dados necessários à sua execução, junto à UE respectiva; encaminhar o resultado à Unidade Orçamentária (UO), através da planilha Proposta de Plano Orçamentário Anual (anexo III à RA nº 02/2007). Consolidar todas as Propostas e elaborar o Plano Orçamentário Anual - POA (anexo IV à RA nº 02/2007); submeter o POA à Comissão de Gestão Orçamentária para aprovação; submeter à Comissão de Gestão Orçamentária as dúvidas e os conflitos de interesse entre as diversas unidades que estiverem envolvidas na elaboração do POA; divulgar o calendário anual para o cumprimento da metodologia estabelecida; acompanhar a execução do POA. 6 CRITÉRIOS GERAIS 6.1 A gestão orçamentária tem como parâmetros os focos e os objetivos estratégicos do Tribunal Regional do Trabalho da 1ª Região (TRT/RJ), estabelecidos para um determinado período. 6.2 As ações a que se refere este Padrão Administrativo - PAD são aquelas decorrentes de novas contratações e / ou aquisições para o exercício seguinte. 6.3 Eventualmente, em virtude da especificidade de determinada ação, uma Unidade Administrativa (UA) poderá funcionar como Unidade Executora (UE). 6.4 A Orçamento, Finanças e Contabilidade (SOF) dará conhecimento à Comissão de Gestão Orçamentária, com o objetivo de adotar providências e apurar PAD-SOF-003 15/09/2008 00 4 de 15
responsabilidades, quando for o caso, de todas as ocorrências em que os prazos para entrega das informações não forem cumpridos. 6.5 Em caso de pedido de crédito adicional ou levantamentos de necessidades solicitados pelo Conselho Superior da Justiça do Trabalho (CSJT), pelo Tribunal Superior do Trabalho (TST) e outros órgãos superiores de orçamento, as UE deverão, extraordinariamente, prestar informação complementar à SOF no prazo estabelecido por esta Secretaria. 6.6 Para substituição, inclusão ou exclusão de determinada ação, a UE deverá apresentar à SOF justificativa circunstanciada, a qual será submetida à apreciação da Comissão de Gestão Orçamentária, a fim de proceder ao realinhamento do Plano Orçamentário Anual - POA. 6.7 As Varas, as Turmas, os Gabinetes, a Seção Especializada em Dissídios Individuais (SEDI), a Seção Especializada em Dissídios Coletivos (SEDIC), a Secretaria do Tribunal Pleno e do Órgão Especial (SP) terão suas necessidades levantadas pelas UE, através de formulário próprio. 6.7.1 O formulário, devidamente preenchido, deverá ser remetido para o e-mail orçamento@trtrio.gov.br. 6.8 As propostas das Entidades Representativas serão encaminhadas ao Gabinete da Presidência do TRT/RJ (GP), sua respectiva Unidade Estratégica (UT), que preencherá a Planilha do anexo II à RA nº 02/2007 e a encaminhará à UE, respectiva. 6.9 As necessidades deverão ser formalizadas pelas UA e encaminhadas à respectiva UE, observando: NATUREZA DA NECESSIDADE Material de consumo e permanente, exceto os definidos na Tecnologia da Informação (STI), Engenharia e Segurança Patrimonial (SES) e Gestão do Conhecimento (SGC). Equipamentos, sistemas e serviços de informática, telefonia e rede de comunicação de dados. UNIDADE EXECUTORA Logística (SLG) STI PAD-SOF-003 15/09/2008 00 5 de 15
Manutenção e compra de equipamentos prediais, serviços e obras civis. Cursos, treinamentos e eventos para magistrados. Cursos, treinamentos e eventos para servidores. Serviços para gestão de recursos humanos. Obras literárias e serviços arquivísticos. Serviços específicos da atividade judiciária. SES Escola de Magistratura da Justiça do Trabalho do Estado do Rio de Janeiro (EMATRA) Escola de Administração e Capacitação de Servidores do TRT/RJ (ESACS) Gestão de Pessoas (SGP) SGC Secretaria Judiciária (SJU) 7 ELABORAÇÃO DO PLANO ORÇAMENTÁRIO ANUAL 7.1 O Conselho de Gestão Estratégica estabelece os focos estratégicos do TRT/RJ. 7.2 Com base nos focos estratégicos, as UA no nível de Diretoria, Assessoria, EMATRA, ESACS e Corregedoria Regional (CR) definem os seus objetivos estratégicos. 7.3 Cada UA, ressalvado o disposto nos itens 6.7 e 6.8, propõe as ações necessárias para a consecução dos objetivos estratégicos, no âmbito de sua competência, mediante o preenchimento do formulário Planilha Orçamentária, anexo II à RA nº 02/2007, que, em seguida, deverá ser encaminhado à respectiva UE, conforme a especificidade do objeto do pedido. 7.4 As UE, de posse das Planilhas Orçamentárias, verificam se as mesmas foram corretamente preenchidas. 7.4.1 Caso seja constatado erro no preenchimento, encaminham as planilhas à UA responsável pela regularização. 7.5 As UE procedem à consolidação das mesmas, definem de forma indicativa o grau de prioridade e o custo de cada ação, analisam o seu aspecto técnico, sua exeqüibilidade e o risco da não efetivação de sua contratação, e encaminham as propostas às UT mediante preenchimento do formulário Proposta de Plano Orçamentário Anual (anexo III à RA nº 02/2007). PAD-SOF-003 15/09/2008 00 6 de 15
7.6 As UT, de posse dos formulários, verificam se os mesmos foram corretamente preenchidos. 7.6.1 Caso seja constatado erro no preenchimento, encaminham as planilhas à UE responsável pela regularização. 7.7 As UT avaliam e definem o grau de prioridade das ações referentes às suas respectivas UA, expurgando e modificando aquelas que não estiverem em consonância com os focos e objetivos estratégicos, adicionando outras ações que julgarem necessárias, encaminhando-as posteriormente à Unidade Orçamentária (UO). 7.8 A UO, de posse de todas as propostas, verifica se as planilhas foram corretamente preenchidas. 7.8.1 Caso seja constatado erro no preenchimento, encaminha as planilhas à UT responsável pela regularização. 7.9 A UO consolida as propostas encaminhadas pelas UT, elabora o POA mediante o preenchimento da planilha Plano Orçamentário Anual (anexo IV à RA nº 02/2007) e submete-o à aprovação da Comissão de Gestão Orçamentária. 7.9.1 Caso o POA não seja aprovado, a Comissão de Gestão Orçamentária retorna-o à SOF para os devidos ajustes. 7.10 A SOF providencia junto às UE e às UT os ajustes necessários ao realinhamento do POA e, posteriormente, o encaminha à Comissão de Gestão Orçamentária para aprovação. 7.11 Aprovado o Plano, as UE realizam a sua execução sob o acompanhamento da SOF. 8 INDICADORES NOME FÓRMULA FREQÜÊNCIA Índice de execução de ações planejadas [(Quantidade total de ações planejadas e executadas por UE s) / (Quantidade total de ações planejadas por UE s) x 100] Anual PAD-SOF-003 15/09/2008 00 7 de 15
NOME FÓRMULA FREQÜÊNCIA Índice de execução de ações não planejadas Índice de execução das ações propostas Índice de ações não planejadas [(Quantidade total de ações não planejadas e executadas por UE) / (Quantidade total de ações não planejadas por UE) x 100] [(Quantidade total de ações executadas por UE) / (Quantidade total de ações (planejadas e não planejadas) por UE) x 100] [(Quantidade total de ações não planejadas por UE) / (Quantidade total de ações (planejadas e não planejadas) por UE) x 100] Anual Anual Anual 9 GESTÃO DE REGISTROS Os registros desse processo de trabalho são mantidos da seguinte forma: IDENTIFICAÇÃO RESPON- SÁVEL ACESSO ARMAZE- NAMENTO RECU- PERAÇÃO ANEXOS III SOF Irrestrito Pasta Data POA (ANEXO IV) SOF Irrestrito Pasta Data PROTEÇÃO Condições apropriadas Condições apropriadas PRAZO MÍNIMO DE GUARDA NA UA DESTINAÇÃO 5 anos Eliminação 5 anos Eliminação UA = Unidade Administrativa 10 ANEXOS Anexo 1 - Fluxograma do Processo Elaborar o Plano Orçamentário Anual. Anexo 2 Documento Anexo I à RA nº 02/2007, de 25/01/2007; Anexo 3 Planilha Orçamentária Anexo II à RA nº 02/2007, de 25/01/2007; Anexo 4 Proposta de Plano Orçamentário Anual Anexo III à RA nº 02/2007, de 25/01/2007; Anexo 5 - Planilha do Plano Orçamentário Anual Anexo IV à RA nº 02/2007, de 25/01/2007; Anexo 6 Relatório de Atividades e Projetos Anexo V à RA nº 02/2007, de 25/01/2007. PAD-SOF-003 15/09/2008 00 8 de 15
ANEXO 1 FLUXOGRAMA DO PROCESSO ELABORAR O PLANO ORÇAMENTÁRIO ANUAL Conselho de Gestão Estratégica Estabelecer os focos estratégicos do TRT/RJ Consolidar as propostas de Plano Orçamentário Anual encaminhadas pelas UT Unidade Administrativa UA Definir os seus objetivos estratégicos Preencher a planilha Plano Orçamentário Anual (anexo IV) e submeter à Comissão de Gestão Orçamentária Propor as ações necessárias para a consecução dos seus objetivos estratégicos Plano aprovado? N Encaminhar o POA à SOF para os ajustes necessários, junto às UE e UT Preencher a Planilha Orçamentária (anexo II) ou o formulário próprio e encaminhar à UE S N Acompanhar a execução do Plano Orçamentário Anual Unidade Executora UE Planilhas preenchidas corretamente? Fim S Consolidar e definir de forma indicativa o grau de prioridade e estimar os custos e os riscos de não efetivação das ações S Preencher a planilha Proposta de Plano Orçamentário Anual (anexo III) e encaminhar à UT N Unidade Estratégica UT Planilhas preenchidas corretamente? S Avaliar e definir o grau de prioridade das ações e encaminhar à UO a planilha Proposta de Plano Orçamentário Anual (anexo III) N Unidade Orçamentária UO Planilhas preenchidas corretamente? PAD-SOF-003 15/09/2008 00 9 de 15
ANEXO 2 DOCUMENTO ANEXO I À RA Nº 02/2007, DE 25/01/2007 ANEXO I Administrativas (UA) Gabinete da Presidência Seção de Apoio Externo e Institucional Entidades Representativas Assessoria Jurídica Assessoria de Recurso de Revista Assessoria de Desenvolvimento Institucional Assessoria de Imprensa e Comunicação Social Controle Interno Corregedoria Regional Ouvidoria EMATRA ESACS/RJ Comissões e Conselho Tecnologia da Informação, Divisões e Seções Logística, Divisões, Seções e Setores Engenharia e Segurança Patrimonial, Divisões, Seções e Setores Estratégicas (UT) Gabinete da Presidência Diretoria Geral de Coordenação Administrativa Executoras (UE) Tecnologia da Informação Logística Engenharia e Segurança Patrimonial Gestão de Pessoas Secretaria Judiciária Unidade Orçamentária (UO) Orçamento, Finanças e Contabilidade PAD-SOF-003 15/09/2008 00 10 de 15
Orçamento, Finanças e Contabilidade, Divisões e Seções Gestão de Pessoas, Divisões e Seções Comissão Permanente de Licitação Tribunal Pleno, Órgão Especial, Turmas e Varas, Seção Especializada em Dissídios Individuais e Seção Especializada em Dissídios Coletivos Distribuição, Divisões e Seções Secretaria Judiciária, Divisões e Seções Gestão do Conhecimento, Divisões e Seções Diretoria Geral de Coordenação Judiciária Gestão do Conhecimento EMATRA ESACS PAD-SOF-003 15/09/2008 00 11 de 15
ANEXO 3 PLANILHA ORÇAMENTÁRIA ANEXO II À RA Nº 02/2007, DE 25/01/2007 PLANILHA ORÇAMENTÁRIA Un. Exec. Ano Un. Adm. CUSTEIO E INVESTIMENTO Foco Estratégico Objetivo Estratégico Ações Justificativa Prioridade Prioridades: 1 - Alta 2 - Média 3 - Baixa Responsável Rúbrica PAD-SOF-003 15/09/2008 00 12 de 15
ANEXO 4 PROPOSTA DE PLANO ORÇAMENTÁRIO ANUAL ANEXO III À RA Nº 02/2007, DE 25/01/2007 PROPOSTA DE PLANO ORÇAMENTÁRIO ANUAL Un. Est. Un. Exec. Ano Foco Estratégico Objetivo Estratégico Un. Adm. ATIVIDADE CUSTEIO Ações Justificativas Prioridade Risco Valor Estimado Total 0,00 Foco Estratégico Objetivo Estratégico Un. Adm. ATIVIDADE INVESTIMENTO Ações Justificativas Prioridade Risco Valor Estimado Total 0,00 PROJETO Foco Estratégico Objetivo Estratégico Un. Adm. Ações Justificativas Prioridade Risco Valor Estimado Prioridade: 1 - Alta 2 - Média 3 - Baixa Risco: 1 - Alto 2 - Médio 3 - Baixo Total 0,00 PAD-SOF-003 15/09/2008 00 13 de 15
ANEXO 5 PLANILHA DO PLANO ORÇAMENTÁRIO ANUAL ANEXO IV À RA Nº 02/2007, DE 25/01/2007 PLANO ORÇAMENTÁRIO ANUAL Un. Est. Un. Exec. Ano ATIVIDADE CUSTEIO Foco Estratégico Objetivo Estratégico Un. Adm. Ações Justificativas Prioridade Risco Valor Estimado Total 0,00 ATIVIDADE INVESTIMENTO Foco Estratégico Objetivo Estratégico Un. Adm. Ações Justificativas Prioridade Risco Valor Estimado Total 0,00 PROJETO Foco Estratégico Objetivo Estratégico Un. Adm. Ações Justificativas Prioridade Risco Valor Estimado Prioridade: 1 - Alta 2 - Média 3 - Baixa Risco: 1 - Alto 2 - Médio 3 - Baixo Total 0,00 PAD-SOF-003 15/09/2008 00 14 de 15
ANEXO 6 RELATÓRIO DE ATIVIDADES E PROJETOS ANEXO V À RA Nº 02/2007, DE 25/01/2007 RELATÓRIO DE ATIVIDADES E PROJETOS Unidade Executora Ano ATIVIDADE CUSTEIO Ação Nº do Processo Assunto Situação Atual Justificativa ATIVIDADE INVESTIMENTO Ação Nº do Processo Assunto Situação Atual Justificativa PROJETO Ação Nº do Processo Assunto Situação Atual Justificativa PAD-SOF-003 15/09/2008 00 15 de 15