Proposto por: Diretora do Departamento de Administração (DEADM) Analisado por: Assessora da Assessoria de Gestão Estratégica (ASGET) Aprovado por: Secretária da Secretaria-Geral de Ensino (SECGE) 1 OBJETIVO Gerenciar os procedimentos relativos aos serviços de mensageria, manutenção de instalações e de equipamentos, copa e apoio a eventos, bem como monitorar os serviços de portaria e limpeza desempenhados pelo PJERJ e a reprografia da Escola da Magistratura do Estado do Rio de Janeiro (EMERJ). Fiscalizar contratos de permissão de uso. 2 CAMPO DE APLICAÇÃO E VIGÊNCIA Esta rotina se aplica à Escola da Magistratura do Estado do Rio de Janeiro (EMERJ) e passa a vigorar a partir de 07/05/2015. 3 DEFINIÇÕES TERMO Material de Curso Sistema de controle de eventos EMERJ DEFINIÇÃO Doutrina, jurisprudência, provas e todo material didático que envolve o programa do curso de preparação da EMERJ. Sistema informatizado de controle de frequência de participantes de eventos realizados pela EMERJ. 4 RESPONSABILIDADES GERAIS FUNÇÃO Diretor da Divisão de Apoio Logístico da Escola da Magistratura do Estado do Rio de Janeiro (EMERJ) Supervisores RESPONSABILIDADE Coordenar as atividades realizadas pela DILOG; ratificar a execução do Plano de Manutenção Preventiva; acompanhar a execução dos serviços contratados inerentes às responsabilidades da Divisão. Planejar as atividades realizadas pela mensageria; solicitar e acompanhar a execução dos serviços de manutenção corretiva, verificar as instalações para detectar a necessidade de manutenção preventiva, 23 1 de 13
FUNÇÃO Executor dos serviços Gabinete do Diretor- Geral da Escola da Magistratura do Estado do Rio de Janeiro (EMERJ/GBEMERJ) Secretária da Secretaria-Geral de Ensino da Escola da Magistratura do Estado do Rio de Janeiro (EMERJ/SECGE) RESPONSABILIDADE salvo a agendada anualmente pelo Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro (PJERJ); monitorar os serviços de portaria e limpeza. Executar os serviços da DILOG, conforme planejado. Enviar a programação dos Auditórios. Enviar a programação das Salas de Aula. 5 REFERÊNCIA Lei 8.666/93, art. 67- Regulamenta o art. 37, inciso XXI, da Constituição Federal, institui normas para licitações e contratos da Administração Pública e dá outras providências. 6 SERVIÇO DE MENSAGERIA 6.1 Todas as unidades organizacionais (UO) da EMERJ encaminham à DILOG os materiais a serem expedidos, devidamente envelopados e etiquetados, mediante livro de protocolo ou listagem. 6.2 Expedir Documentos da EMERJ. 6.2.1 A DILOG recebe documentos da EMERJ para expedição interna e/ou externa. 6.2.2 Registra os documentos em livro de protocolo interno e/ou externo, dependendo do destino. 23 2 de 13
6.2.3 Os documentos oriundos do Gabinete do Diretor-Geral da Escola da Magistratura do Estado do Rio de Janeiro (EMERJ/GBEMERJ) não são registrados no livro de protocolo da DILOG. Utiliza-se para essa entrega o livro de protocolo do próprio GBEMERJ. 6.2.4 Um mensageiro da DILOG faz a entrega do documento e colhe assinatura do destinatário em livro de protocolo ou na própria listagem. 6.2.5 Tratando-se de expediente com endereço fora do Centro, a entrega é feita através das Empresas de Correios e Telégrafos (ECT) e, em caso de urgência, utiliza-se o serviço de Motoboy. 6.2.6 Quando o destinatário não for encontrado, o expediente será devolvido ao setor solicitante mediante recibo e registrado como Produto Não Conforme (PNC). 6.3 Expedir material de curso para os professores da EMERJ. 6.3.1 Regularmente, a DILOG recebe da área de ensino, material de aula para encaminhar aos professores, mediante protocolo. 6.3.2 A entrega do material de aula é feita de forma análoga ao item 6.2.5 e 6.2.6. 7 MANUTENÇÃO DAS INSTALAÇÕES 7.1 A DILOG é responsável pelo acompanhamento da manutenção corretiva e pela ciência da execução preventiva realizada pela Diretoria-Geral de Engenharia (DGENG). 7.2 Um supervisor dos serviços gerais da DILOG circula diariamente pelas instalações da EMERJ, verificando o funcionamento da parte elétrica, hidráulica, refrigeração, mecânica, lógica, predial, telecomunicações e 23 3 de 13
estado de conservação de mobiliário para lançamento no Check List de Verificação Infraestrutura EMERJ (FRM--05). 7.2.1 Um funcionário da DILOG, previamente designado, lança no arquivo eletrônico os dados obtidos no formulário aludido no item 7.2. 7.3 Caso sejam constatados problemas na parte elétrica, hidráulica, refrigeração mecânica, lógica e predial, um encarregado da DILOG solicita a devida avaliação e/ou reparo à Diretoria-Geral de Engenharia (DGENG), mediante solicitação telefônica, sendo aberta uma Ordem de Serviço (OS) Manutenção de Instalações (RAD-DGENG-002) e Manutenção Corretiva de Equipamentos Eletromecânicos (RAD-DGENG-003). Constatando-se algum defeito na parte de telecomunicação, um encarregado da DILOG solicita a devida avaliação e/ou reparo à Diretoria-Geral de Segurança Institucional (DGSEI) mediante solicitação telefônica, sendo aberta uma OS Instalar e Manter Sistemas de Telefonia (RAD-DGSEI-020). Caso seja constatado algum problema com o mobiliário, um encarregado da DILOG solicita a devida avaliação e/ou reparo à Diretoria-Geral de Logística (DGLOG) mediante solicitação telefônica Consertar e Reformar Mobiliário (RAD-DGLOG-052). 7.4 A DGENG, DGLOG e a DGSEI enviam um funcionário especializado para efetuar a devida avaliação e/ou reparo solicitado. No caso da DGENG, o registro é feito através de Ordem de Serviço - OS (FRM-DGENG-003-01); no caso da DGLOG, o registro é feito através de Ordem de Serviço de Marcenaria (FRM-DGLOG-052-01); no caso da DGSEI o registro é feito através de Ordem de Serviço de Telecomunicações (FRM-DGSEI-020-01). Os serviços que apresentarem maior complexidade serão executados através de agendamento prévio e com aquiescência da UO onde serão realizados os reparos. 7.5 No caso de não lograr êxito junto a DGENG, DGLOG ou DGSEI até o prazo máximo estabelecido no Anexo 4, a DILOG informa o ocorrido ao 23 4 de 13
Departamento de Administração, da Escola da Magistratura (EMERJ/DEADM) para que seja encaminhado memorando e continua monitorando a execução do serviço, visando obter a solução definitiva do problema. 7.5.1 Os serviços mais complexos, que demandam maior tempo para execução, têm um prazo de até 30 dias para serem concluídos. Ultrapassado este período, é adotada providência análoga, a mencionada no item 7.5. 7.6 No caso de o reparo ter sido realizado, a DILOG assina a baixa na OS. 7.7 As solicitações de atendimento são registradas no formulário Controle Manutenção Corretiva - EMERJ (FRM--03), de onde são extraídos dados para o controle estatístico. 7.8 O fechamento da planilha, com a consolidação de todos os dados, leva em consideração apenas as solicitações cujo prazo de vencimento não ultrapasse o mês corrente. 8 FISCALIZAÇÃO DO SEVIÇO DE COPA E APOIO A EVENTOS. 8.1 O serviço de copa da EMERJ é feito por empresa contratada pelo PJERJ, cabendo à DILOG a fiscalização do serviço. A avaliação do serviço é preenchida pelo setor solicitante e encaminhada eletronicamente à DILOG através do formulário Avaliação do Serviço de Copa e Apoio a Eventos (FRM- -11). No caso do atendimento às salas de aula e ao Curso de Formação, o requisitante preenche o formulário semanalmente; quanto aos demais eventos, o formulário deve ser preenchido pelo requisitante conforme cada evento. Havendo insatisfação na prestação do serviço, a DILOG toma as providências necessárias, advertindo os funcionários responsáveis pela execução do serviço no sentido de evitar uma nova ocorrência. Caso haja reincidência, submete a questão ao DEADM, e continua monitorando até a solução definitiva do problema. 23 5 de 13
8.1.1 Ao receber do GBEMERJ a Agenda Semanal de Eventos dos Auditórios (FRM- EMERJ-026-04), e da SECGE, a programação das salas de aula por meio do formulário de Atividades Agendadas nas Salas de Aula da EMERJ (FRM- -10), a DILOG as encaminha ao Serviço de Copa e Portaria para que sejam tomadas as providências necessárias. 8.2 A DILOG presta apoio logístico nos eventos realizados pela EMERJ, bem como disponibiliza funcionários para atuarem no controle de registro de frequência (pistolagem) nos eventos organizados pelo GBEMERJ. A avaliação dos serviços é efetuada através do formulário Avaliação do Serviço de Copa e Apoio a Eventos (FRM--11), havendo insatisfação na prestação dos serviços, são adotadas providências análogas à parte final do item 8.1. 8.3 Nos eventos organizados pelo CEPES, a DILOG auxilia, na parte da manhã, disponibilizando um funcionário para a pistolagem. 9 MONITORAMENTO DO SERVIÇO DE LIMPEZA, PORTARIA SEGURANÇA, PORTARIA RECEPCIONISTAS. 9.1 O serviço de limpeza e portaria é prestado por empresa contratada pelo PJERJ. Cabe a DILOG monitorar se as tarefas estão sendo realizadas a contento. Havendo necessidade, a DILOG solicita, por e-mail, a devida correção do serviço aos setores responsáveis junto ao PJERJ, em caso de não haver sido corrigido o problema, informa tal fato DEADM. E continua monitorando até a solução definitiva do problema. 10 MONITORAMENTO DA REPROGRAFIA ROGRAFIA QUE ATENDE AOS DIVERSOS SETORES DA EMERJ. 10.1 O serviço de reprografia que atende a parte administrativa da EMERJ é realizado pela DILOG. A solicitação de cópias é feita através do formulário Requisição e Controle de Fotocópias (FRM--01). O controle da 23 6 de 13
quantidade de cópias produzidas faz-se através de lançamento no Relatório de Controle de Reprografia que é enviado mensalmente ao DEADM. 11 FISCALIZAR A EXECUÇÃO DOS SERVIÇOS CONTRATADOS INERENTES ÀS RESPONSABILIDADES DA DIVISÃO 11.1 A DILOG fiscaliza os contratos de permissão de uso da cafeteria, reprografia e livraria localizadas na EMERJ. Sendo constatada alguma irregulariadade na execução dos serviços contratados, o permissionário é notificado para fazer a devida regularização. Caso o permissionário não proceda à correção ou ocorra a reincidência do problema, a DILOG submete a questão à instância superior DEADM. 12 INDICADOR NOME Índice de solicitações de manutenção atendidas no prazo FÓRMULA ( Σ de solicitações atendidas no prazo Σ de solicitações) X 100 PERIODICIDADE Mensal 13 GESTÃO DE REGISTROS 13.1 Os registros deste processo de trabalho são geridos pela UO e mantidos em seu arquivo corrente, de acordo com a tabela de gestão de registros apresentada a seguir: IDENTIFICAÇÃO CÓDIGO CCD* RESPON- SÁVEL ARMAZE- NAMENTO RECUPERA- ÇÃO PROTEÇÃO RETENÇÃO (ARQUIVO CORRENTE PRAZO DE GUARDA NA UO**) DISPOSIÇÃO Livro de Protocolo Externo 0-6-2-2 d Caixa Arquivo Condições 1 ano Livro de Protocolo Interno 0-6-2-2 d Caixa Arquivo Condições 1 ano Check List de Verificação - Infraestrutura - EMERJ (FRM--05 ) 0-4-1-5 b Disco Rígido Backup e condições 1 ano 23 7 de 13
IDENTIFICAÇÃO Requisição e Controle de Fotocópias (FRM--01) CÓDIGO CCD* 0-3-2 a RESPON- SÁVEL Caixa Arquivo PROTEÇÃO Condições RETENÇÃO (ARQUIVO CORRENTE PRAZO DE GUARDA NA UO**) 2 anos DISPOSIÇÃO Relatório de controle de reprografia 0-3-2 b Disco Rígido Backup e condições Apropriadas 2 anos Controle Manutenção Corretiva - EMERJ (FRM--03) 0-3-6-1 c Disco Rígido Nº/Mês Backup e condições 2 anos Atividades agendadas nas salas de aula da EMERJ (FRM--10) 4-1-0-1 a /SECGE Pasta Condições 6 meses na UO Acompanhamento de manutenção preventiva/emerj 0-3-6-1 c Pasta Registradora Condições 2 anos Cópia da correspondência expedida (Memorandos e Ofícios) 0-6-2-2 j Pasta Registradora Condições 1 ano ARMAZE- NAMENTO RECUPERA- ÇÃO Avaliação dos serviços de copa e apoio a eventos (FRM- -11) Legenda: 0-0-3 b DILOG Disco Rígido *CCD = Código de Classificação de Documentos. **UO = Unidade Organizacional. Backup e condições 1 ano ***DGCOM/DEGEA = Departamento de Gestão de Acervos Arquivísticos, da Diretoria-Geral de Comunicação e de Difusão do Conhecimento. Notas: a) - procedimentos da RAD-DGCOM-009 - Organizar os Arquivos Correntes das Unidades Organizacionais. b) DGCOM/DEGEA procedimentos da RAD-DGCOM-002 Arquivar e Desarquivar Documentos no DEGEA; procedimentos da RAD- DGCOM-017- Avaliar, Selecionar e Destinar os Documentos do Arquivo Intermediário e procedimentos da RAD-DGCOM-021 Gerir Arquivo Permanente. c) Os registros lançados no Sistema Corporativo são realizados por pessoas autorizadas e recuperados. O armazenamento, a proteção e o descarte desses registros cabem à DGTEC, conforme RAD-DGTEC-021 Elaborar e Manter Rotinas de Armazenamento de Segurança dos Bancos de Dados e Servidores de Aplicação. 14 ANEXOS Anexo 1 Fluxograma do Procedimento Gerenciar Serviços de Mensageria; 23 8 de 13
Anexo 2 Fluxograma do Procedimento Gerenciar Serviços de Manutenção das Instalações; Anexo 3 Fluxograma do Procedimento Gerenciar Serviços da Copa e Apoio a Eventos; Anexo 4 Prazo para Execução de Serviços. ========== 23 9 de 13
ANEXO 1 FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO GERENCIAR SERVIÇOS DE MENSAGERIA 23 10 de 13
ANEXO 2 FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO GERENCIAR SERVIÇOS DE MANUTENÇÃO DAS INSTALAÇÕES 23 11 de 13
ANEXO 3 FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO GERENCIAR SERVIÇOS DA COPA E APOIO A EVENTOS 23 12 de 13
ANEXO 4 - PRAZO PARA EXECUÇÃO DE SERVIÇOS Grupo 1 DGENG PRAZO PARA EXECUÇÃO DOS SERVIÇOS DE ENGENHARIA SERVIÇOS PRAZO EM DIAS ÚTEIS.Troca de lâmpadas.remanejamento/instalação de tomadas elétricas.desentupimento de vasos sanitários/pias/caixas de gordura.vazamentos em partes hidráulicas em geral.vidraceiro/reposição e cortes de vidros e espelhos.chaveiro/confecção de chaves/abertura de portas, armários e etc..reparo em alvenaria/pintura.conserto de piso/solto ou quebrado.conserto de maçanetas de portas.fixação/instalação de papeleiras, quadros etc..troca de placas de forro de teto.instalação, remanejamento e habilitação de pontos de rede.manutenção corretiva do sistema de climatização.manutenção corretiva dos elevadores Até 3 dias úteis. GRUPO 2 DGSEI PRAZO PARA EXECUÇÃO DOS SERVIÇOS DE TELECOMUNICAÇÃO SERVIÇOS PRAZO EM DIAS ÚTEIS.Instalação de novos ramais.remanejamento de ramais.manutenção de microfones.manutenção de projetores Até 5 dias úteis..reparo em telefones, fax e TV.Instalação de extensões GRUPO 3 DGLOG PRAZO PARA EXECUÇÃO DOS SERVIÇOS DE MARCENARIA SERVIÇOS PRAZO EM DIAS ÚTEIS.Atendimento para consertos em geral (persiana, mobiliário, estofamento. Até 5 dias úteis. 23 13 de 13