Julho/2015
Índice Sumário 1. Envolvidos... 3 2. Formulários Envolvidos... 3 2.1. Relatório de Solicitação de Viagem (anexo 02).... 3 2.2. Relatório de Prestação de Contas (anexo 03).... 3 3. Procedimentos... 3 3.1 Básicos... 3 3.2 Estadia... 4 3.3 Deslocamento... 4 3.4 Despesas reembolsáveis:... 5 3.5 Adiantamento... 6 3.6 Exceções... 6 3.7 Prestação de Contas... 6 3.8 Alçadas para reembolso de despesas não previstas.... 7 3.9 Operacionalização... 7 3.10 Fluxograma... 8 4. Anexo 01 Despesas Reembolsáveis... 10 4.1 Tabela Hierarquia de Profissionais... 10 4.2 Tabela Refeição... 10 4.3 Tabela Adiantamentos... 10 5. Anexo 02 - Relatório de Solicitação de Viagem... 11 6. Anexo 03 - Relatório de Prestação de Contas... 12
1. Envolvidos Todas as áreas, com exceção das despesas de viagens operacionais (viagens em roteiro ou transporte de carga) com motorista, que tem normas estabelecidas por convenção coletiva. A base/filial que tem esse tipo de serviço contratado deve consultar o departamento de Recursos Humanos para instruções. 2. Formulários Envolvidos 2.1. Relatório de Solicitação de Viagem (anexo 02). 2.2. Relatório de Prestação de Contas (anexo 03). 3. Procedimentos 3.1 Básicos O objetivo da política de viagens é definir as regras, direitos e obrigações dos colaboradores, com relação às despesas de viagens a serem reembolsadas ou não. As viagens devem ser marcadas com uma antecedência mínima de acordo com o seu objetivo, e aprovadas pelo superior imediato do funcionário que viajará em missão, a saber: a) Viagens para eventos -> Antecedência mínima de 15 dias; b) Viagens para treinamento -> Antecedência mínima de 07 dias; c) Viagens para atendimento a clientes -> Antecedência mínima de 03 dias; d) Viagens emergenciais -> Antecedência mínima de 24 horas ou menor com autorização do superior imediato e do Vice Presidente de Operações; O cancelamento de viagens não emergenciais deve ser efetuado com 48 horas de antecedência.
Todas as despesas apresentadas para aprovação devem ser suportadas por notas fiscais ou recibos com a justificativa no verso. Os valores reembolsáveis são os definidos nesta instrução, independente do montante efetivamente gasto, ou seja, quem efetuar gastos superiores aos limites fixados será reembolsado em valores no máximo iguais aos limites, ficando a diferença por conta de quem realizou a referida despesa. No ato da solicitação de viagem (Anexo 02) devem ser detalhados o motivo e o objetivo e a necessidade de adiantamento, com a aprovação do Superior imediato na hierarquia e do Vice Presidente de Operações. Nenhum colaborador independente do cargo pode autorizar sua própria viagem. As autorizações serão seguidas na forma hierárquica da empresa sempre aprovada pelo Superior Imediato e pelo Vice Presidente de Operações, na ausência do Vice Presidente de Operações a autorização passa a ser do Presidente. O Vice Presidente de Operações solicita sua autorização de viagem para o Presidente e o Presidente solicita para o Vice Presidente de Operações. 3.2 Estadia O tipo, categoria e nome do hotel para a estadia são definidos pela área administrativa do grupo. Como critério importante e relevante para a escolha do hotel devem ser consideradas as distâncias envolvidas para a execução do trabalho (aeroporto x hotel x local de trabalho). O colaborador que for viajar pode propor um hotel de melhor localização, caso seja de seu conhecimento, porém a escolha final caberá ao à Área referida. Não é permitida a mudança de hotel ou flat, sem a devida autorização prévia do departamento administrativo. As despesas de estadia englobam: diária com café da manhã e, sempre que possível, serão faturadas diretamente para a empresa. Todos os extras (frigobar, serviço de quarto, lavanderia etc) devem ser pagos pelo hóspede, na ocasião do fechamento da conta do Hotel. 3.3 Deslocamento Para o deslocamento, são fornecidas, passagens aéreas ou rodoviárias. O critério para a escolha é o melhor retorno x benefício entre tempo e custo. A compra de passagens aéreas sempre dependerá de aprovação do Superior Imediato e do Vice
Presidente de Operações e será feita diretamente por funcionário responsável ligado à Área Administrativa (Recepção Matriz). 3.4 Despesas reembolsáveis: Reembolso com alimentação, conforme tabela 4.2 do Anexo 01. Telefonemas e roaming de ligações recebidas da empresa, somente quando a pessoa em viagem não dispor de telefone celular coorporativo. Para o reembolso deverá ser apresentada cópia da conta telefônica pessoal. Frigobar e serviço de quarto quando o funcionário optar por fazer suas refeições no próprio hotel, em detrimento de restaurantes externos, e respeitado o limite dos valores por refeição definidos na tabela 4.2 do Anexo 01. Por se tratar de despesas reembolsáveis, itens de frigobar e de alimentação não poderão ser faturados juntamente com a diária de hotéis, devem ser pagas diretamente pelo funcionário no ato de fechamento de conta nos hotéis. Bebida alcoólica não é reembolsável. Lavanderia As despesas com lavanderia serão pagas somente para viagens com duração igual ou superior a 6 (seis) dias, ou naquelas em que o período de permanência na cidade destino seja inesperadamente alterado durante a viagem. Traslado: a) Na Origem É reembolsado o valor do transporte, da sede da empresa, ou da residência do funcionário, até o aeroporto de embarque, na ida e na volta, assim como do aeroporto de destino ao hotel ou cliente/filial com apresentação de NF ou recibo de transporte. A permanência de veículo no estacionamento do Aeroporto somente é reembolsada se resultar em valor inferior ao do transporte por táxi. Nos aeroportos onde houver estacionamento gratuito da companhia aérea, o colaborador deve utilizálo, pois não serão reembolsados os valores de estacionamento, neste caso. b) No destino É reembolsado o valor do transporte utilizado efetivamente a serviço na cidade destino. Nas viagens feitas com utilização de veículo particular, serão reembolsadas despesas de consumo de combustível, com base na quilometragem realizada, considerando-se o consumo de 8 Km por litro de combustível. A empresa não se responsabiliza e nem reembolsa ao profissional danos ocorridos em seu veículo. Quando da utilização de veículo da empresa, as multas decorrentes de infração às Leis de trânsito, Sinistros e Avarias serão de responsabilidade do profissional. São aceitas despesas com taxas de embarque cobradas no ato da viagem.
3.5 Adiantamento Valor do adiantamento, conforme tabela 4.3 do Anexo 01. 3.6 Exceções Quando, por qualquer motivo, os valores previamente definidos como limite neste procedimento se mostrarem insuficientes, deve-se apresentar solicitação de viagem com o valore superiores, e os motivos que justificam o aumento, ao Superior imediato e Vice Presidente de Operações para análise e liberação. Gastos sem prévia aprovação não serão reembolsados, excetuando-se os casos de liberação extraordinária descritos no item 3.8. Nos casos em que a localização do cliente dificulte ou encareça excessivamente o acesso por táxi, poderá ser autorizada à locação de veículos, a critério do Superior Imediato e do Vice Presidente de Operações. O tipo de veículo a ser alugado será aquele de mais baixo custo disponível, as multas decorrentes de infração às Leis de trânsito, Sinistros e Avarias serão de responsabilidade do profissional. 3.7 Prestação de Contas A prestação de contas de cada viagem deve ser enviada de forma individual (por viagem) em formulário próprio (Anexo 03), ao Superior Imediato em até 03 dias úteis após o retorno do colaborador. A prestação de contas, aprovada pelo Superior Imediato do funcionário, acompanhada dos comprovantes das despesas efetuadas e com a justificativa no verso, obrigatoriamente em valores até os estabelecidos nesse procedimento, deve ser encaminhada ao Setor Financeiro que fará o reembolso no prazo de 03 dias úteis contados do recebimento da prestação de contas. Nenhum colaborador está autorizado com exceção do Vice Presidente de Operações e do Presidente a autorizar sua própria Prestação de Contas. Havendo qualquer divergência entre o limite de gastos deste procedimento e os valores solicitados na prestação de contas, ou inconsistências entre os comprovantes de despesas e os lançamentos no formulário considerados os valores limite, o Setor Financeiro encaminhará o relatório ao responsável da área ou, em sua ausência, ao Vice Presidente de Operações, para análise e providências necessárias. Neste caso, o reembolso fica suspenso até a aprovação da prestação de contas.
Não são concedidos adiantamentos a funcionários que estejam em débito com a prestação de contas de viagens anteriores. A falta da prestação de contas autoriza a V Weiss a descontar do colaborador o valor do adiantamento, quando concedido, como adiantamento de salário. O Relatório de Prestação de Contas (Anexo 03) é um documento pessoal, que deve ser preenchido pelo funcionário solicitante, que realiza a viagem. Os comprovantes de despesa devem ser lançados individualmente, linha a linha, nas categorias apropriadas do formulário padrão. Caso faltem linhas no formulário, elas podem ser inseridas livremente em cada categoria. Ao final, os totais apresentados no relatório devem ser rigorosamente conferidos pelo solicitante que, por eles, se responsabiliza. A prestação de contas deve guardar apenas as despesas pessoais de viagem, é proibido o lançamento de outras despesas, tais como: material de escritório, de expediente ou aquisição de infraestrutura para filiais; despesas de viagens de outros funcionários ainda que na mesma missão; despesas de alimentação de funcionários locados nas dependências da cidade destino; etc. 3.8 Alçadas para reembolso de despesas não previstas. Na excepcionalidade do funcionário em viagem precisar realizar despesas que fujam daquelas descritas neste procedimento, que não fossem passíveis de previsão no momento da Solicitação de Viagem, estas somente serão reembolsadas mediante autorização do Vice Presidente de Operações, antes da realização da despesa, e ratificação motivada de liberação, posteriormente, no Relatório de Prestação de Contas. 3.9 Operacionalização Para a solicitação de uma viagem e o controle das despesas, deve ser utilizado o formulário Solicitação de Viagem e para a prestação de contas o relatório Prestação de Contas, ambos disponíveis pra download através do link www.vweiss.com.br/manuais%20e%20formul%e1rios%20adm/relat%f3rios%20viag em%20despesa.xls A não atenção a estes procedimentos sujeitará o colaborador às sanções administrativas legais.
3.10 Fluxograma 1. Inicio; 2. Colaborador preenche o Relatório de Solicitação de Viagem; 3. Aprovação do Superior Imediato: a. Sim envia para próxima etapa b. Não retorna para etapa 2 4. Aprovação do Vice Presidente de Operações: a. Sim envia para próxima etapa b. Não retorna para etapa 2 5. Recepção (Matriz), solicitação de passagens aéreas ou rodoviárias e hospedagem; 6. Agência de Viagens, cotações; 7. Colaborador escolhe o horário dentre as opções apresentadas; 8. Colaborador apresenta ao Financeiro Solicitação de Adiantamento;
9. Colaborador apresenta ao seu Superior Imediato a Prestação de Contas; 10. O Superior Imediato encaminha a Prestação de Contas para o departamento Financeiro. 11. Fim do processo.
4. Anexo 01 Despesas Reembolsáveis 4.1 Tabela Hierarquia de Profissionais Níveis Cargo A Presidente e Vice Presidente de Operações B Gerentes e Coordenadores C Supervisores e Demais profissionais 4.2 Tabela Refeição aos seguintes critérios: Valor máximo a ser pago por refeição por pessoa obedecerá Níveis Café da manhã Almoço Jantar TOTAL A R$ 25,00 R$ 40,00 R$ 55,00 R$ 120,00 B R$ 20,00 R$ 30,00 R$ 45,00 R$ 95,00 C R$ 15,00 R$ 25,00 R$ 35,00 R$ 75,00 4.3 Tabela Adiantamentos O valor do adiantamento para viagem será igual ao número de dias de permanência no destino multiplicado pelo valor máximo a ser reembolsando por dia definido na tabela abaixo, mais R$ 120,00 para deslocamentos. Níveis Refeição (dia) A R$ 120,00 B R$ 95,00 C R$ 75,00
5. Anexo 02 - Relatório de Solicitação de Viagem Solicitação de Viagem Colaborador DEP Finalidade da Viagem DESTINO DATA IDA DATA VOLTA HORÁRIO HORÁRIO PREVISÃO DE GASTOS TRANSPORTE R$ 0,00 ESTADIA R$ 0,00 ALIMENTAÇÃO R$ 0,00 OUTRAS DESPESAS R$ 0,00 TOTAL R$ 0,00 ADIANTAMENTO SIM X NÃO DATA ASSINATURA AUTORIZAÇÃO
6. Anexo 03 - Relatório de Prestação de Contas