Gestão de Escritórios AULA 3 Temas: Planejamento Organização Direção Controle
Gestão de Escritórios Após termos conhecido e compreendido os principais modelos de gestão, trataremos sobre sua implementação, que é feita por meio de: planejamento, organização, direção e controle.
Planejamento O planejamento, assim como já estudamos em outros módulos, consiste em tomar decisões sobre quais são os objetivos da instituição, sobre como empregar recursos humanos, materiais, financeiros, tecnológicos e outros necessários para atingir os objetivos e quais estratégias serão aplicadas. Em se tratando de um escritório, aqui compreendido como o espaço físico em que trabalhamos, estamos falando sobre o layout das mesas, dos equipamentos, do armazenamento e do descarte de materiais.
Planejamento Com o planejamento, é possível definir, por exemplo, o mobiliário a ser utilizado, adquirido e descartado, os insumos necessários para o ano (em quantidade que se evite a perda de validade), e a correta utilização dos equipamentos, primando-se por manutenções preventivas e menos corretivas. Quem planeja administra e controla o seu tempo e o de sua chefia, adquire hábitos saudáveis de execução de tarefas e está sempre no comando. A falta de planejamento leva o colaborador a estar sempre apagando incêndios, a não conseguir diferenciar o urgente do importante e àincerteza a respeito do futuro.
Planejamento Quais as etapas do bom planejamento? Análise da situação presente: onde estou? Estabelecimento de objetivos: o que quero atingir? Desenvolvimento de alternativas: de que formas posso fazer isto? Tomada de decisões: quem autoriza? Estabelecimento de procedimentos de controle: qual a minha meta e meu prazo para alcançá-la?
Planejamento Como fazer o planejamento do escritório? Para planejarmos corretamente nosso escritório, devemos conhecer nossa unidade. Assim como estudamos nos módulos de I e IV, devemos conhecer nossa missão, visão e valores institucionais e nosso produto para que toda a nossa estrutura nos permita ofertar adequadamente nosso produto/serviço aos nossos clientes. Por exemplo, é impensável para uma unidade que trabalha com reciclagem não possuir práticas de reaproveitamento de insumos (materiais) ou lixeira seletiva.
Organização A Organizaçãoconsiste em tomar decisões sobre a divisão de autoridade e responsabilidade entre pessoas e sobre a divisão de recursos para realizar tarefas e objetivos. Toda organização pressupõe a elaboração de planos de ação, com cronogramas adequados. Quem organiza delega tarefas, assume responsabilidades pela execução das tarefas, dá condições materiais e logísticas para as pessoas executarem suas tarefas com alto grau de eficiência, dá suporte e orientações claras para a execução das tarefas, possibilita estrutura ordenada e pronta para o alcance dos objetivos da organização.
Organização Como fazer a organização do escritório? A principal dificuldade da organização está em delegar funçõesàs pessoas mais aptas e comprometidas com a tarefa e acompanhar o desempenhodestas pessoas. Isto pode ser solucionado a partir da aplicação das ferramentas da qualidadeque estudaremos a partir da aula 7 deste módulo, como, por exemplo, o Programa dos Oito Sensos ou o 5W2H.
Direção A Direçãocompreende as decisões que acionam recursos, especialmente pessoas, para realizar tarefas e alcançar objetivos. Quem dirige aciona pessoas visando obter a máxima eficiência e aciona recursos para a consecução das tarefas. Uma das dificuldades da direção está em eleger as tarefas prioritárias e distribuir os recursos de acordo com suas prioridades de execução.
Direção Como fazer a direção do escritório? Deve-se procurar delegar tarefas cada vez mais complexas aos colaboradores, aumentando paulatinamente seu grau de complexidade. Designar pessoas que tenham conhecimento, experiência e interesse na atividade.
Controle O controleconsiste em corrigir rotas, trajetórias e rumos, acompanhar e avaliar a execução de cada etapa do plano ou programa. Quem controla compara o que foi planejado com a sua execução e busca medir e avaliar os resultados referentes aos planos e programas. As dificuldades no controle estão em estabelecer e identificar critérios confiáveis para a avaliação de resultados (indicadores de desempenho) e identificar os fatores que favorecem ou prejudicam os resultados (pontos fracos e fortes).
Controle Como realizamos o controle do escritório? Deve-se elaborar indicadores objetivamente mensuráveis no planejamento, por exemplo, quantidade de participantes em um evento. Deve-se estabelecer as demais ferramentas de avaliação, como relatórios mensais de uma determinada tarefa ou quadros de previsão de metas.
Gestão de Escritórios No próximo slide, observe um rápido diagrama que resume o inter-relacionamento entre as etapas. Neste diagrama, há ainda um quinto item, a Responsabilidade, que consiste na Prestação de Contas, etapa essencial para quem atua no setor público e lida com recursos.
Gestão de Escritórios
Gestão de Escritórios Para elaborar o planejamento de sua unidade, não se esqueça de fazer atenção ao que é estabelecido pelo Plano de Desenvolvimento Institucional da Universidade Federal do Pará (PDI 2011-2015), disponível em: http://www.pdi.ufpa.br/.
Leitura recomendada: Site do Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI) da UFPA, disponível em http://www.pdi.ufpa.br/. GESTÃO DE ESCRITÓRIOS AULA 3