1/ 18 Nº revisão Descrição da Revisão 00 Elaboração inicial do documento 01 Revisão integral do PO e Indicadores 02 Adequação da Premissa, item 4.1 e 4.2 03 Adequação dos Registros e padrões 04 Revisão integral do PO e adequação do Sistema de Gestão Integrado 05 Revisão na integra do PO devido as alterações de responsabilidades das áreas e algumas sistemáticas internas Demais envolvidos na análise e aprovação Área / Processo Responsável Rubrica Diretoria Negócios Vicente D Arco Administrativo Financeiro Carina Dorta Vendas Roberto Saghi Junior Gestão de Contratos Ricardo Abreu Service, Qualidade e Engenharia Nivaldo Rossi Fiscal Paulo Sabino dos Santos Contabilidade José Luiz Pires Mendes SGI Luara Rebechi Orçamento Adriano Rezende Fábrica Ademir Moreno Jurídico Tais Borin Tecnologia da Informação Marcos Monteggia Gestão de Contratos (Eletromecânica) Eduardo Braia Vendas (Eletromecânica) Gustavo Melquem Operações (Eletromecânica) Samuel Pereira dos Santos 1. Objetivo Descrever a forma de executar o recebimento de matéria-prima, consumo, ativo e serviços adquiridos pela SINER com qualidade, de forma a segura, onde a mesma seja executada sob condições controladas e de modo a prevenir lesões, doenças ocupacionais e situações de risco a saúde e integridade física dos colaboradores bem como reduzir e/ou eliminar os aspectos e impactos ambientais significativos.
2/ 18 2. Abrangência Este procedimento é aplicável a Suprimentos, Gestão de Contratos, Qualidade, Contas a Pagar, Contabilidade, Fiscal e ao Recebimento e Almoxarifado das Obras. 3. Abreviaturas e Definições 3.1 Abreviaturas APP - Análise Preliminar de Perigos EPI s - Equipamento de Proteção Individual (dispositivo ou produto de uso individual utilizado pelo colaborador destinado à proteção de riscos suscetíveis de ameaçar a segurança e a saúde no trabalho) GST/AIA - Gestão de Saúde/Segurança no Trabalhado e Aspecto/Impacto Ambiental. PAE - Plano de Atendimento a Emergência. PS - Procedimento Sistêmico PO RD - Representante da Direção. RSSO - Representante de. SGI - Sistema de Gestão Integrado (NBR ISO 9001, NBR ISO 14001 e OHSAS 18001). NF Nota Fiscal RNC Relatório de Não Conformidade TIM Tabela de Inspeção de Materiais SSA Software de Gestão Integrada 3.2 Definições Acidente É um incidente que resultou em lesão, doença ou fatalidade, conforme definição (OHSAS 18001:2007). Incidente Também conhecido como quase acidente, no qual não resultou em lesão, doença ou fatalidade, conforme definição (OHSAS 18001:2007). Relato Diário de Bem estar - Verifica a condição Psicoemocional dos colaboradores antes do inicio de suas atividades. Vigilância Compartilhada Ferramenta de incentivo a sinergia preventiva. 4. Responsabilidades Cabe ao SGI revisar esta prática sempre que houver melhoria ou mudança no processo/ equipamentos relacionados à qualidade, saúde, segurança e meio ambiente. Cabe ao gestor da área de gestão de materias, garantir o cumprimento deste procedimento operacional. Cabe aos colaboradores executar as atividades conforme definido neste Procedimento Operacional.
3/ 18 5. Requisitos de GST/AIA 5.1 EPI 5.1.1 Determinação Cabe ao colaborador, quanto ao EPI: a) Utilizá-lo apenas para a finalidade a que se destina; b) Responsabilizar-se pela guarda e conservação; c) Comunicar ao empregador qualquer alteração que o torne impróprio para uso; d) Cumprir as determinações do empregador sobre o uso adequado. 5.1.2 EPI s Básicos para este processo a) óculos de segurança quando aplicável, b) protetor auricular quando aplicável, c) bota de segurança. 5.2 Medidas de Controle da GST/AIA
4/ 18 Item Foto Cargo/Atividade Medidas de Controle Colaborador de Gestão de Materiais Técnico de segurança / Preenchimento - Analisar Relato diário de Bem Estar Perigo Potencial: Não evidenciado Aspecto Significativo: Não evidenciado 1 OPERACIONAL: Preenchimento pelos colaboradores do Relato Diário de Bem Estar (R-GI-30) ao inicio das suas atividades diárias ADMINISTRATIVA: Análise dos dados pelo técnico e/ou SGI quanto ao preenchimento do Relato diário de Bem Estar e liberação do colaborador para início de sua atividade. 2 Colaborador de Gestão de Materiais/ Fazer auto checagem dos EPI s necessários previstos no item 4.1.2. OPERACIONAL: Auto checagem da vestimenta quanto à utilização dos EPI s necessários para a circulação nas áreas operacionais O colaborador deve deixar o EPI na área de Gestão de Materiais ADMINISTRATIVA: Verificação pelos gestores, técnico de
5/ 18 Perigo Potencial: Não evidenciado Aspecto Significativo: Descarte dos EPIs utilizados segurança quanto ao uso dos EPI s pelos colaboradores do processo e outros que estejam circulando no local. Vigilância compartilhada. Gestão de Materiais deve encaminhar o material para o lixo comum Item Foto Cargo/Atividade Medidas de Controle 3 Almoxarife, auxiliar de almoxarifado, analista de logística, assistente administrativo e auxiliar administrativo / Realizar Rotinas Administrativas. OPERACIONAL: Utilização dos EPI s básicos Realizar atividades conforme procedimentos
6/ 18 Perigo Potencial: Postura Iluminamento Ruído Queda de Pessoas Aspecto Significativo: Consumo de energia Consumo de água Consumo copos plásticos Consumo de papel sulfite Descarte de papel Descarte de plástico Descarte de lixo comum Descarte de pilhas e baterias Descarte de lâmpadas Descarte de efluente sanitário operacionais Respeitar as sinalizações de segurança e isolamentos existentes na área. Desligar as lâmpadas e ar condicionado ao sair do recinto, fechar as torneiras, reutilizar os copos ao longo do dia, imprimir dos dois lados o papel, reutilizar as folhas sempre que possível, evitar impressões desnecessárias. Descartar corretamente os resíduos gerados durante as rotinas administrativas nos recipientes determinados Garantir o descarte correto gerado nas rotinas administrativas Monitorar o consumo da água do poço a fim de atender a outorga vigente ADMINISTRATIVA: Treinamento anual de EPI s Treinamento/laudo ergonômico Treinamento PS 06 07 08 e 09 Treinamento do (R-GI-14) Treinamento PO 036 e 010 Vigilância compartilhada item 5.6 do PS 07 Relato Diário de Bem Estar Conscientização dos colaboradores sobre a importância da coleta seletiva Garantir o atendimento das metas determinadas nos indicadores da Siner para consumo de agua, energia, papel sulfite e copo plástico Manter comprovantes de descarte de efluentes junto a SABESP Manutenção da ETA e dos laudos de analise da agua utilizada no poço 4 Almoxarife, auxiliar de almoxarifado, analista de logística / Realizar Recebimento físico de OPERACIONAL: Utilização dos EPI s básicos + luva de vaqueta quando aplicável
7/ 18 Perigo Potencial: Arestas cortantes Impacto de membros Postura Queda de Objeto Ruído Aspecto Significativo: Descarte de madeira Descarte de papelão Descarte de plástico Emissão atmosférica dos caminhões de entrega e carregamento Realizar atividades conforme procedimentos operacionais Respeitar as sinalizações de segurança e isolamentos existentes na área. Descartar corretamente os resíduos gerados durante as rotinas administrativas nos recipientes determinados Garantir o descarte correto gerado nas rotinas administrativas ADMINISTRATIVA: Treinamento anual de EPI s Treinamento/laudo ergonômico Treinamento PS 06 07 08 e 09 Treinamento do (R-GI-14) Treinamento PO 036 e 010 Vigilância compartilhada item 5.6 do PS 07 Relato Diário de Bem Estar Conscientização dos colaboradores sobre a importância da coleta seletiva Solicitar ao fornecedor o controle de manutenção dos caminhões Almoxarife, auxiliar de almoxarifado, analista de logística / Realizar Conferência física e Inspeção do material. Perigo Potencial: Aspecto Significativo: 5 Arestas cortantes Esforço físico Impacto de membros Postura Projeção de substância e/ou material Queda de Objeto Ruído Não evidenciado OPERACIONAL: Utilização dos EPI s básicos + luva de vaqueta quando aplicável. Realizar atividades conforme procedimentos operacionais Respeitar as sinalizações de segurança e isolamentos existentes na área. ADMINISTRATIVA: Treinamento anual de EPI s Treinamento/laudo ergonômico Treinamento PS 06 07 08 e 09 Treinamento do (R-GI-14) Treinamento PO 036 e 010 Vigilância compartilhada item 5.6 do PS 07 Relato Diário de Bem Estar
8/ 18 Item Foto Cargo/Atividade Medidas de Controle 6 Almoxarife, auxiliar de almoxarifado, analista de logística / Gerar Etiqueta e realizar a identificação do Material. Perigo Potencial: Arestas cortantes Iluminamento Impacto de membros Postura Queda de Objeto Ruído Aspecto Significativo: Não evidenciado OPERACIONAL: Utilização dos EPI s básicos + luva de vaqueta quando aplicável. Realizar atividades conforme procedimentos operacionais Respeitar as sinalizações de segurança e isolamentos existentes na área. ADMINISTRATIVA: Treinamento anual de EPI s Treinamento/laudo ergonômico Treinamento PS 06 07 08 e 09 Treinamento do (R-GI-14) Treinamento PO 036 e 010 Vigilância compartilhada item 5.6 do PS 07 Relato Diário de Bem Estar 7 Almoxarife, auxiliar de almoxarifado, analista de logística / Carregamento e descarregamento de Material. OPERACIONAL: Utilização de EPI s básicos
9/ 18 Perigo Potencial: Ruídos Postura Esforço físico Queda de objetos Queda de pessoas Impacto de membros Carga suspensa Esforço repetitivo Projeção de substância e/ou material Veiculo ou equipamento em movimento Impacto de objeto Aspecto Significativo: Vazamento de produtos ou óleos Consumo de GLP Emissão de Ruído Utilização de óleo Descarte de óleo Descarte de pneus Vazamento de GLP Emissão atmosférica da empilhadeira Realizar Check-list das Empilhadeiras quando aplicável Crachá de identificação com autorização para operação de empilhadeira em local visível Respeitar o limite de velocidade estabelecido e as sinalizações de segurança (placas, faixas de pedestres, etc.). Realizar o bloqueio e sinalização dos acessos de entrada/saída fábrica e prédio administrativo quando aplicável. Orientar os colaboradores quanto à utilização da área de circulação alternativa Garantir o descarte correto dos pneus inservíveis ADMINISTRATIVA: Treinamento anual de EPI s Treinamento / reciclagem anual operador de empilhadeira Treinamento/laudo ergonômico Treinamento PS 06 07 08 e 09 Treinamento do (R-GI-14) Treinamento PO 036 e 010 Vigilância compartilhada item 5.6 do PS 07 Relato Diário de Bem Estar Exames periódicos específicos para operador de empilhadeira Preencher o check list da empilhadeira (R-SUP- 06) antes de iniciar as atividades Plano de manutenção da empilhadeira Contratar empresa especializada para realizar a troca de óleo da empilhadeira 5.3 Sistemas de proteção (Elétrica e Mecânica) Este processo é dotado de sistemas de proteção de segurança mecânica (exemplo: grades, telas e guarda corpo). Caso o colaborador deste processo observar alguma irregularidade com relação aos sistemas de proteção mecânica (más condições, inoperantes, etc.), o mesmo deve paralisar o processo, informar o superior imediato para verificar as medidas a serem tomadas e proceder conforme 0 Análise de Risco ao Pé da Atividade (ARPA). 5.4 Exames Periódicos Os colaboradores que realizam atividades nos processos administrativos devem ser submetidos a exame de saúde compatível com suas atividades, conforme determinado no Programa de Controle Médico e Saúde Ocupacional (PCMSO). 5.5 Identificação de Perigos e Avaliação de Riscos / Identificação de Aspectos e Impactos Ambientais e Definição de Controles A SINER estabelece o procedimento sistêmico PS 08 Análise Preliminar de Perigos e Riscos e PS 09 - Identificação dos Aspectos e Impactos Ambientais, nos quais definimos as diretrizes e critérios
10/ 18 para identificação contínua de perigos, avaliação dos riscos e determinação dos controles relacionados à segurança e saúde dos colaboradores, definindo o nível de mitigação e o risco residual bem como a significância dos aspectos e impactos ambientais identificados. Quando uma atividade acontecer sem que exista a análise preliminar de perigo previamente avaliada (atividade não rotineira), deve ser aplicado às diretrizes e os critérios do 0 Análise de Risco ao Pé da Atividade. 5.6 Sinalização e Isolamento do Ambiente - Os colaboradores devem respeitar as sinalizações de segurança, placas, faixas, fita zebrada etc., estabelecidos nos ambientes/áreas. - È proibido o colaborador adentar em ambientes/áreas isoladas sem autorização. - Ao realizar qualquer atividade que gere riscos a saúde e segurança dos demais colaboradores devese isolar e sinalizar o local conforme PO 036 Consignação de Equipamento e Isolamento de Ambiente. NOTA: Quando necessário o colaborador de gestão de materiais deve realizar o bloqueio e sinalização dos acessos de entrada/saída fábrica e prédio administrativo e orientar os colaboradores quanto à utilização da área de circulação alternativa. 5.7 Movimentação de Veículos e Equipamentos Os colaboradores em circulação nas áreas externas e fabril devem seguir as orientações determinadas abaixo: Andar Entre as faixas brancas demarcadas no piso (área de circulação livre); Respeitar os sinais sonoros, sinalizações entre outros emitidos por veículos e equipamentos; Aguardar a movimentação de veículos e equipamentos que estejam executando atividades; Posicionar-se em local visível em relação ao motorista ou operador; Não circular atrás de veículos ou equipamentos em movimento; É proibido circular, parar e realizar atividades em baixo de cargas suspensas; É proibido circular, parar e realizar atividades entre os garfos da empilhadeira; Respeitar as orientações do motorista ou operador quanto à movimentação do veiculo ou equipamento. 5.8 Registro de Incidente ou acidente Sempre que houver a ocorrência de um incidente ou acidente o R-GI-29 (Registro de Incidente ou Acidente) deve ser preenchido, com o objetivo de identificar perigos e riscos em potencial na SINER despertando nos colaboradores uma atitude prevencionista em relação às atividades que executam e seus perigos e riscos relacionados. 5.9 Plano de Atendimento á Emergências
11/ 18 Os possíveis cenários de acidentes, medidas de salvamento e primeiros socorros estão estabelecidos conforme PS 06 Plano de Atendimento á Emergências. 5.10 Processos Administrativos Para a realização de rotinas administrativas no processo fabril proceder conforme o PO 002 Medidas de Controle de Saúde, Segurança e Meio Ambiente nas Atividades Administrativas. 6. Procedimento Premissas: NFs eletrônicas (de serviços) as NFs recebidas pelas áreas devem ser impressas em 2 vias e anexadas ao Formulário de Reconhecimento de Serviços Tomados (R-SUP-03) ou Planilha de Medição para confirmar a realização do serviço e encaminhadas para a área de Gestão de Caso a NF chegue diretamente para a área de Gestão de Materiais, a mesma deve identificar o responsável para dar seguimento ao processo. Recebimento físico de materiais nas obras da SINER: A atividade deve ser realizada com a presença de um responsável do Cliente (Destinatário). Um profissional contratado de terceiros prestador de serviços será o responsável por realizar o recebimento e responderá ao Coordenador de Obra da SINER. Para obras onde não esteja disponível o SSA ou Almoxarifado o recebimento será apenas para os itens 6.2, 6.6 e 6.7 deste procedimento e devem ser feitas pelo coordenador ou responsável pelo almoxarifado da SINER na obra e com a presença de um responsável do Cliente (Destinatário). Item 6.7 As entregas deverão ser agendadas pela área de Compras ou Gestão de Materiais com os fornecedores para serem realizadas em dias e horários de trabalho praticados na obra pelo almoxarife/ profissionais da SINER. Recebimento físico de materiais na Sede SINER: O controle da entrada de veículos de Fornecedores na sede da SINER deverá ser feito pela portaria conforme o Procedimento de Controle de Acesso (PO 032). 6.1. Consultar existência de pedido para NF Todas as notas fiscais de compra de material devem ser direcionadas a área de Gestão de Materiais que irá analisar e dar sequência ao processo. As Notas Fiscais Eletrônicas (arquivo XML) deverão ser encaminhadas para o e-mail: sinernfe-e@siner.com.br
12/ 18 Em caso de NF eletrônica, primeiramente a área Gestão de Materiais deve validar a DANFE + Arquivo XML nos órgãos competentes conforme site do Portal Nacional da Nota Fiscal Eletrônica (www.nfe.fazenda.gov.br) ou no visualizador de NFE. De posse dessas informações deve dar seguimento ao processo. Ao receber a NF de matéria-prima, ativo, consumo e serviços a área de Gestão de Materiais deve lançar a NF na Planilha de Fluxo de Recebimento de Notas Fiscais (R-SUP-12) e conferir a existência do pedido SINER na tela do SSA, confirmando o número do pedido de compra, classificação fiscal, CNPJ do fornecedor, número da nota fiscal, data de emissão e vencimento, preço unitário, impostos, valor total da NF, CNPJ e endereço do destinatário. Para serviços e materiais adquiridos sob medição referenciado no pedido de Compra, a NF deve ser recebida e conferida pelo Gestor de Contratos responsável pelo projeto. Caso haja divergências na NF com relação ao prazo para pagamento, valor cobrado, imposto, não realização do serviço, etc., o Gestor de Contrato deverá comunicar o fornecedor preferencialmente através do modelo de carta fornecida pelo Jurídico e a NF devolvida via carta registrada ou sedex. Se a nota estiver de acordo, o mesmo deve gerar o Relatório de Medição de Fornecimento conforme procedimento Realizar Planejamento Integrado e Controladoria do Projeto (7) e para os casos de serviços, encaminhar para a área Jurídica juntamente com toda a documentação necessária. O Jurídico deve avaliar o processo e caso exista alguma inconsistência, o mesmo deverá criar um documento descrevendo as pendências e devolver para o Gestor de Contrato que tem 48 horas para resolver a questão ou devolver a nota ao fornecedor. Se toda a documentação estiver de acordo o Jurídico carimba a NF conferida e encaminha para a área de Gestão de Materiais para dar entrada na NF e programar pagamento. Nos casos dos materiais retirados no fornecedor via motoboy ou motorista Siner, Suprimentos deve procurar Gestão de Materiais para garantir que o XML e a NF estejam conforme o pedido de compra Siner e só depois de tal conferencia liberar a retirada. 6.2. Realizar conferência física e inspeção do material Todo material deve ser inspecionado e conferido fisicamente contra a NF do fornecedor ou da SINER e/ou documento complementar, confirmando a descrição do item nome marca, modelo, tipo, código do fornecedor e quantidades recebidas. Nos casos em que os materiais entregues atendem as especificações técnicas exigidas, porém o código do produto seja divergente do solicitado, o responsável pelo recebimento deverá consultar o solicitante do material que poderá ou não autorizar o recebimento. No caso de aprovação este deverá enviar um e-mail formalizando o aceite para Gestão de Materiais e Fabrica e posteriormente adequar o projeto. Em paralelo a isso, Gestão de Materiais deverá fazer o acerto
13/ 18 dos códigos no sistema e se cabível abrir uma RNC para registro interno e investigação de possíveis erros. Conferência física e inspeção de material nas obras da SINER: Esta conferência deve ser realizada pelo responsável da Siner na obra em conjunto com um responsável do Cliente (Destinatário) para dar a ciência e comprovar o recebimento dos itens, quantidades e qualidade, bem como ter a assinatura deste no canhoto das NFs da SINER ou do Fornecedor que deverá retornar para arquivamento em Gestão de Materiais junto com a via do Packing-List que ficou retida (assinada pelo motorista) na Siner. A outra via do Packing-List (a que seguiu com o carregamento) deverá ser arquivada na obra. Se não forem encontradas divergências o responsável pelo recebimento deve autorizar o fornecedor a descarregar o material na área determinada e carimbar a com o carimbo de recebimento SINER com seguintes campos preenchidos: Recebimento: data em que foi feito o recebimento físico e o nome/ assinatura do responsável do Cliente (Destinatário) que realizou a conferência. Em caso de divergências ou problemas com o material, consultar o item 6.7 No caso das Obras a inspeção deve ser apenas visual, dispensando a realização de testes e ensaios específicos e definidos na Tabela de Inspeção de Materiais (Anexo 02) Conferência física e inspeção de material na Sede da SINER: Os materiais que requerem inspeção estão definidos na Tabela de Inspeção de Materiais (Anexo 02) e onde necessário com a presença da Engenharia, Qualidade ou da área requisitante. A Tabela de Inspeção de Materiais deve ser verificada e atualizada pela Engenharia ou Qualidade regularmente quando da inclusão de novos itens. 6.3. Dar entrada da NF no SSA As NF devem ser direcionadas a área de Gestão de Materiais no ato do recebimento. Para efeito de programação do pagamento as NF devem chegar a Gestão de Materiais no máximo às 14:00 da segunda feira da semana anterior a terça-feira que antecede o pagamento. Preferencialmente as NFs devem ter um prazo mínimo de 15 dias para pagamento. Somente a área de Gestão de Materiais deve dar entrada no SSA dos dados da NF do fornecedor digitando número e data de emissão da NF, data de entrada na SINER, espécie de NF (CTCR, NF-E, NFF e NFS) e modelo de NF (Notas Fiscais, Conta de Energia Elétrica, Nota Fiscal de Transporte,
14/ 18 Conhecimento de Transporte Rodoviário e Serviços de Comunicação), Classificação (Boleto ou Depósito) e Tipo. Após a entrada da NF no SSA deve ser preenchido o campo do carimbo Lançamento com a data de entrada da NF no SSA e assinatura/ nome de quem realizou. Para itens de importação não se faz necessário a entrada da NF, uma vez que a mesma já está no SSA. De qualquer forma, nessas operações a área Fiscal deve ser consultada. Para operações triangulares onde a SINER compra de fornecedores e solicita a entrega do equipamento diretamente ao Cliente (vendas entregues ao destinatário em Venda a Ordem) devem ser tomadas as ações seguintes: A NF e o arquivo XML devem ser enviados para o e-mail sinernfe-e@siner.com.br para que Gestão de Materiais possa dar andamento no processo, nos casos onde o Gestor de Contrato receba do fornecedor por e-mail a NF escaneada, ele deve verificar as informações e solicitar o lançamento da nota para área de Gestão de A nota fiscal original deve ser encaminhada para o Fiscal para a verificação das informações com a Nota Fiscal escaneada para continuidade do processo conforme estabelecido no procedimento de Realizar Contas a Pagar (PO 023). Deverá ser enviado um Packing-List com o numero da NF do fornecedor via e-mail para o responsável Siner na obra e esse deverá após o recebimento do material, assinar (nome legível) e datar o Packing-List atestando o recebimento de todos os itens e devolver via e-mail ou físico para arquivamento em Gestão de Nas situações onde forem identificadas divergências a entrada da NF só poderá ser feita após a solução destas pelos responsáveis. 6.4. Gerar etiquetas de identificação de material recebidos na Sede da Siner Após a conferência e inspeção, todo material de industrialização, revenda, materiais de terceiro, demonstração e conserto devem receber a Etiqueta de Rastreabilidade (R-SUP-04) que contém o código SINER e descrição do material para permitir sua identificação juntamente com as identificações coloridas verde para material inspecionado e ok, amarelo para materiais aguardando inspeção e vermelho para materiais não conformes. Os materiais entregues por fornecedores diretamente nas obras que não possuem acesso ao SSA não receberão a Etiquetas de Rastreabilidade as que possuem tal acesso deverão seguir este procedimento.
15/ 18 Para os demais materiais (uso e consumo, ativo fixo e estoque regular) a regra acima não se aplica. Nesse momento deve ser recolhido os certificados de qualidade dos produtos e enviado para a área de Qualidade que deverá realizar o devido arquivamento. Caso os certificados não sejam entregues, á área de Gestão de Materias deve contatar Suprimentos para que este providencie junto ao fornecedor e a Qualidade deve acompanhar tal entrega. 6.5.Informar e enviar material para área requisitante Em caso de itens de ativo a área de Gestão de Materiais deve informar à chegada do material ao requisitante. Para itens de matéria-prima, consumo e beneficiamento os usuários requisitantes deverão acompanhar via SSA. No caso de Obras deve ser informado pelo almoxarife ou Cliente ao Coordenador da Obra da SINER. 6.6. Enviar NF e documentos de recebimento Os documentos de recebimento como Canhotos de NFs, Protocolo de Entrada de NF, Vias de NFs (2 vias), Carta de Correção, AR (Aviso de Recebimento) ou Formulário de Serviços Tomados, Títulos/Boletos Bancários e Relatório de Medição de Obra deverão ser encaminhados para área Fiscal até as 10 horas do dia seguinte. O Relatório do SSA Relação de Notas Fiscais de Compras Simples referente ao movimento entregue ao Fiscal deve acompanhar estes documentos. Os documentos do recebimento realizado em obras sem SSA e Almoxarifados ou entregues pelo fornecedor no escritório de Cravinhos devem ser encaminhados via Correio ou Malote para a área de Gestão de Materiais da SINER preferencialmente no prazo de até 05 dias úteis. 6.7. Tratamento de Divergências As divergências de natureza financeira, fiscal e quantitativa poderão ser tratadas conforme tabela abaixo. No caso de divergências no recebimento das Obras o responsável deve entrar em contato com a área de Suprimentos da SINER para solução do problema.
16/ 18 Tabela de Divergências e Ações Natureza da Divergência Financeiro/ Fiscal Financeiro/ Fiscal Quantitativo Divergências de Relatórios de Medição Tipo de Divergência Valores com preço unitário ou total da NF superiores ou data de vencimento errada Valores com preço unitário ou total da NF inferiores Quantidades entregues a mais Divergências entre NF do fornecedor e relatório de medição da obra. Ação Área de Compras deve entrar em contato com fornecedor para solicitar desconto via duplicata, carta de desconto, carta de correção e novo boleto com valor correto. Área Fiscal SINER deve providenciar Declaração de Crédito de Impostos. O recebimento (item 6.1) só será feito após autorização do fornecedor via e- mail e com os documentos acima. Área de Compras deve informar fornecedor para emitir NF Complementar de Impostos e Carta de Correção. O recebimento (item 6.1) só será feito após autorização do fornecedor via e- mail e com os documentos acima. Área de Compras deve controlar este crédito com fornecedores na planilha específica de controle destes saldos. Se for item de estoque a área de Compras deve verificar nível e existência de solicitação de compras para decisão de devolução ou aceitação. Se aceito pela área de Compras deve ser providenciada solicitação e pedido de compra complementar Comprar Materiais e Serviços (PO 006). Se não for item de estoque deve ser feita a devolução total em caso de volumes superiores às tolerâncias de recebimento definidas no SSA. Obras entrar em contato com Compras A área de Gestão de Materiais deve devolver documentos ao Gestor de Contratos responsável e solicitar a correção do relatório ou NF Carta de
17/ 18 Correção e novo boleto. Em caso de devolução total ou parcial do material: No caso de devolução total, o responsável pelo recebimento na Sede da Siner ou Obra não deve autorizar a transportadora a descarregar, destacar ou autorizar o Cliente a assinar os canhotos das NFs. O responsável pelo recebimento da SINER deve anotar no verso da 1ª via da NF do fornecedor o motivo da devolução e a data. Informar o setor de Compras para formalizar a devolução (R-SUP-02). No caso de devolução parcial, o material deverá ser dado entrada no sistema e identificado quais serão devolvidos, posteriormente deverá ser realizado uma entrada manual do item que será devolvido com posterior emissão da NF de Devolução. Quando da devolução total ou parcial, a abertura da Não Conformidade deverá ser estudada caso a caso conforme procedimento Tratar Não Conformidades (PS-04). Em caso da existência de materiais com problemas de qualidade: Solicitar a autorização do setor de Compras, Engenharia ou Qualidade para definir se é possível receber ou recusar o material da transportadora. Obrigatoriamente deve ser aberta uma Não Conformidade para tratativa interna conforme procedimento Tratar não conformidade (PS-04) além disso, esse material deverá ser identificado como não conforme e separado. A transportadora somente deve ser liberada após o cumprimento das atividades para devolução. 6.8. Solicitação de Serviços Externos A solicitação para Serviços Externos (coleta/envio de materiais, peças ou equipamentos) deve ser feita pelo profissional solicitante com antecedência através do preenchimento do formulário R-SUP-16 Solicitação de Serviços Externos, e envio por e-mail para a responsável Gestão de Materiais LOGISTICA / FROTA com as seguintes informações: Nome do solicitante responsável. CRD e Numero do pedido de compra. Data da Solicitação/Previsão da execução. Nome da Empresa/ Nome e telefone do contato do responsável no local. Tipo de Veiculo para o transporte: Carro/moto/Caminhão.
18/ 18 Dados do Local para execução do serviço / Endereço, Bairro, Cidade, CEP. Ponto de referência. Caso solicitação acompanhe Nota fiscal Informar o número da NF. Motivo para solicitação do serviço externo. A área de Gestão de Materiais LOGISTICA / FROTA deve verificar se estão corretas todas as informações fornecidas no e-mail para aceitar a solicitação e providenciar o transporte. 7. Indicadores de Desempenho Receber Materiais e Serviços Os indicadores estão descritos na Lista de Indicadores da Siner. 8. Relatórios aplicáveis Relação de Notas Fiscais de Compra Simples (SSA). Relatório de Medição de Fornecimento de Mão-de-obra. Relação para recebimento de materiais SINER. 9. Documentos e Controles Relacionados R-SUP- 01 Formulário de Reconhecimento de Serviços Tomados. R-SUP- 03 Formulário de Inspeção sobra de obra. R-SUP-04 Etiqueta de Rastreabilidade. R-SUP-12 Planilha de Fluxo de Recebimento de Notas Fiscais R-SUP-06 Check List da Empilhadeira Modelo de carta para devolução de NF divergente. Etiqueta de Identificação. 10. Anexos Anexo 1 Fluxo de Recebimento de Materiais e Serviços. Anexo 2 Tabela de Inspeção de Material.