Querido Expositor / Patrocinador do RFID Journal LIVE! Brasil, Estamos entusiasmados em ter você participando do nosso próximo evento RFID Journal LIVE! Brasil, 29 e 30 de Novembro de 2012, no Espaço APAS - Centro de Convenções, São Paulo, Brasil. Em nome da nossa equipe de eventos, temos o prazer de lhe enviar o Manual de Serviços do Expositor do RFID Journal LIVE! Brasil 2012. Este manual será publicado online. Por favor, verifique a versão online para atualizações e modificações periódicas. Você pode ter acesso a informações mais atuais, visitando Inglês: http://www.rfidjournalevents.com/brasil/english/esm.php Português: http://www.rfidjournalevents.com/brasil/portuguese/esm.php ONDE POSSO COMEÇAR? Vá ao longo da Checklist de Planejamento - Fizemos uma checklist, localizada na página 7, que irá ajudá-lo na preparação para o evento. Faça suas reservas de quarto de hotel cedo! O RFID Journal não negociou preços de quartos para este evento. Para uma lista de hotéis recomendados na área, visite: http://www.rfidjournalevents.com/brasil/english/hotel.php Serviço de Empreiteiros/Serviços Encomendas Oficiais - escolhemos HOTMA Stand e Arquitetura Ltda. para servir como o Serviço de Empreiteiros Oficial. Todos os pedidos de elementos adicionais (mobília, vitrines, etc.) devem ser comunicados ao Sr. Edson Hachiman, Analista de Marketing, e-mail: edson@hotma.com.br o formulário de pedido da HOTMA está disponível em: Inglês: http://www.rfidjournalevents.com/brasil/english/esm.php Português: http://www.rfidjournalevents.com/brasil/portuguese/esm.php Envio / Alfândega / Frete / Manuseio de Material, sugerimos que você use o método internacional de envio que sua empresa usa normalmente e está mais acostumada (FedEx, DHL, UPS). Você provavelmente precisará preencher um formulário de declaração aduaneira ou fatura proforma/comercial. Como com qualquer remessa internacional, calcule um tempo adicional para que seus materiais passem pela alfândega. Lembre-se de manter cópias de todos os documentos de expedição no caso de necessitar rastrear os envios. Se você tiver quaisquer perguntas sobre a participação de sua organização no evento deste ano, sinta-se livre para entrar em contato com alguém da nossa lista de contato, encontrada na página 3. Estamos entusiasmados com o evento e dedicados a fazer dele um sucesso para todos! Saudações, RFID Journal LIVE! Equipe de Eventos Brasil 2012 Page 1
Índice Analítico RFID Journal LIVE! Contatos Brasil Página 3 Informação da Viagem Página 4 Informação de local Transporte Terrestre Informações do Hotel Página 4 Informações do Evento Páginas 5 e 6 Localização Área de Exposição Informações dos Estandes Resumo do Programa da Área de Exposição Página 7 Checklist de Planejamento Página 8 Perguntas Frequentes Página 9 Custos Tapete Crachás Métodos de Envio Informações de Inscrições Página 10 Ferramentas & Serviços de Marketing do Expositor Páginas 11-14 Especificações do Guia de Programação no Local Página 14 Page 2
RFID Journal LIVE! Brasil - Contatos Operações do Evento Logística do Expositor / Patrocinador Patrocínio de Eventos / Vendas de Exposições Ferramentas Promocionais de Marketing Especificações do Guia de Programação Conteúdo do Programa da Conferência Perguntas aos Palestrantes / Dúvidas Inscrições Crachás para Expositores / Patrocinadores Cheryl M. Johnson, Diretora de Gestão de Eventos RFID Journal Tel: +1.508.778.1974 E-mail: cjohnson@rfidjournal.com Alan McIntosh, Diretor de Vendas Tel: +1 212.584.9400 ext. 4 E-mail: amcintosh@rfidjournal.com Mattew Singer, Diretor de Vendas Tel: +1 212.584.9400 ramal 6 E-mail: msinger@rfidjournal.com Kathleen Roach Coordenadora de Marketing Tel: 212.584.9400 ramal 3 E-mail: kroach@rfidjournal.com Debbie Hughes, Diretora Editorial de Eventos Tel: +1 561.504.2627 E-mail: dhughes@rfidjournal.com Cheryl Johnson, Diretora de Gestão de Eventos Tel: +1 508.778.1974 E-mail: cjohnson@rfidjournal.com Outras Questões Serviço Oficial de Empreiteiros Mobília, Gráficos Iluminação, Outros Acessórios, Envio Envie direto para Espaço APAS - Centro de Convenções SOMENTE 28 de Novembro 08:00-18:00 Equipamento Audiovisual (Monitores, estandes, computadores, etc.) Kim Ray, Vice-presidente de Eventos Tel: +1 860.461.7168 E-mail: kray@rfidjournal.com Edson Hachiman Analista de Marketing HOTMA Stand e Arquitetura Ltda Rua Moises Kauffman, 340 Barra Funda São Paulo/SP edson@hotma.com.br +55 11 3728-4004 +55 11 7941-7664 / 55 * 100 * 11851 Espaço APAS Centro de Convenções Juliana Seixas Comercial-Eventos Tel +55 11 3647-5023 Fax +55 11 3647-5017 Celular +55 11 97205-3310 E-mail: jseixas@espacoapas.com.br Aquarius Brasil Promoções E Eventos Tv Luz da Naturea, 620 CEP 05763-460 São Paulo/SP Tel: 11-5182-3233 Fax: 11-5182-2884 E-mail: eventos@aquariusbrasil.com.br Page 3
VIAGEM E INFORMAÇÕES DO HOTEL RFID Journal LIVE! Brasil será realizada no Espaço APAS - Centro de Convenções, São Paulo, Brasil localizado em: Rua Pio XI, n 1200 Alto da Lapa São Paulo - SP CEP 05060-001 Tel: + 55 11 3647 5041 / 5000 Direções Mapa Clique aqui para ver o mapa. Informações do Hotel O RFID Journal não negociou preços de quartos para este evento. Para uma lista de hotéis recomendados na área, visite: http://www.rfidjournalevents.com/brasil/english/hotel.php Page 4
Informações do Evento Local do evento: Espaço APAS - Centro de Convenções Rua Pio XI, n 1200 Alto da Lapa - São Paulo - SP CEP 05060-001 Tel: + 55 11 3647 5041 / 5000 Local da Exposição: Salão Europa Estandes Incluem*: Estande de construção em esquema tipo concha baseado em 3m x 2m, incluindo: - Painéis de parede branca de 3 lados, construídos de quadro de alumínio, 2,4 m de altura - Por estande, um letreiro de identificação da empresa - 2 Holofotes - 1 Tomada dupla de parede com conexão elétrica básica - 1 Mesa de reunião com base preta e tampo de vidro transparente - 3 Cadeiras com assento estofado preto - 1 Cesta de lixo preta - Carpete Cinza Page 5
* Por favor note que estandes de 12,5m recebem - 2 Mesas de reunião com base preta e tampo de vidro transparente - 6 Cadeiras com assento estofado preto - 2 Cestas de lixo pretas - 2 Tomadas duplas de parede com conexão elétrica básica - 4 Holofotes LOGÍSTICA A área de exposição está localizada no Salão Europa do Espaço APAS - Centro de Convenções. Acesso à Internet Internet sem fio está disponível por R$15 por hora por usuário, por dia, no salão de exposições. O acesso deve ser adquirido do APAS, no local e em dinheiro. Eléctrica Potência padrão é gratuita. Uma saída será fornecida a estandes de 6m e 9m. Duas saídas serão fornecidas a estandes de 12,5m. Filtros de linha multi-alimentação e cabos de extensão não estão disponíveis. Nós sugerimos fortemente que você leve seus filtros de linha e cabos de extensão. Envio Os envios serão aceitos diretamente no Espaço APAS - Centro de Convenções apenas no dia 28 de Novembro das 08:00 até 16:00. Você pode enviar a HOTMA Stand e Arquitetura Ltda antes de 28 de Novembro. Favor entrar em contato com Edson Hachiman, analista de Marketing: edson@hotma.com.br ou +55 11 3728-4004. Os produtos enviados para HOTMA pode incorrer em uma taxa de armazenamento e entrega. Um tutorial de envio está disponível em: http://thebrazilbusiness.com/qa/i-am-looking-for-advice-with-respect-to-what-if-any-tax-has-to-becharged-on-conference-registration-or-exhibit-sales#152 Page 6
Resumo do Programa da Área de Exposição Quarta-feira, 28 de Novembro de 2012 08:00-18:00 Expositor / Patrocinador se instala Quinta-feira, 29 de Novembro de 2012 10:00-15:00 Expositor / Patrocinador se instala (todos os expositores DEVEM estar completamente instalados no mais tardar até 15:00) 09:00-14:30 Sessões de Pré-conferência da Universidade RFID Journal 14:30-17:00 Sessões Gerais do RFID Journal LIVE! Brasil 17:00-18:30 Coquetel de Boas-Vindas no Salão de Exposições - Salão de Exposições Aberto Sexta-feira, 30 de Novembro de 2012 09:00-18:00 Sessões da Conferência RFID Journal LIVE! Brasil 11:15-12:15 Salão de Exposições Aberto: Intervalo matinal no Salão de Exposições 13:00-14:30 Salão de Exposições Aberto: Almoço no Salão de Exposições 16:00-16:30 Salão de Exposições Aberto: Intervalo da tarde no Salão de Exposições 16:45-20:00 Expositor / Patrocinador saem Page 7
Checklist de Planejamento Reserva de Hotel O mais cedo possível Trabaho Artísco Enviado para Guia do Evento e Propaganda no Local 9 de Novembro de 2012 Pedidos de Mobília Balcões, Cadeiras e Cestas de Lixo 21 de Novembro de 2012 Aluguel de Equipamento Audiovisual, Computadores e Monitores 21 de Novembro de 2012 Registro de Expositor / Patrocinador 20 de Novembro de 2012 Envios Diretos para o Espaço APAS Centro de Convenções* 28 de Novembro de 08:00 às 18:00 * Favor entrar em contato com Julian Seixas Tel: + 55 11 3647 5041 para obter mais instruções. Envios Antecipados para HOTMA antes de 28 de Novembro - Contate HOTMA para maiores informações Edson Hachiman edson@hotma.com.br ou +55 11 3728-4004 Page 8
Perguntas Frequentes Quais custos adicionais eu deveria esperar? Em geral, os gastos mais comuns, fora o aluguel do espaço de exposição, são de envio, manuseio de frete, aluguel de mobília e o trabalho de instalação. Preciso de carpete no meu estande? Não, seu estande receberá carpete cinza. Quantos crachás eu recebo com meu estande de exposição/patrocínio? Isso depende do nível de participação/patrocínio da sua empresa. Consulte a seção de Informação de Inscrições para obter uma descrição detalhada. Qual método de envio devo utilizar? Sugerimos que você use o método internacional de envio que sua empresa usa normalmente e está mais acostumada (ex: FedEx, DHL, UPS). Você provavelmente precisará preencher um formulário de declaração aduaneira ou fatura proforma/comercial. Como com qualquer remessa internacional, calcule um tempo adicional para que seus materiais passem pela alfândega. Lembre-se de manter cópias de todos os documentos de expedição no caso de necessitar rastrear os envios. Os expositores podem enviar os seus itens quer diretamente para o Espaço APAS em 28 Novembro, das 08:00 às 18:00. Favor entrar em contato com Juliano Seixas Tel: + 55 11 3647 5041 para obter mais instruções. Espaço APAS Centro de Convenções Rua Pio XI, n 1200 Alto da Lapa - São Paulo - SP CEP 05060-001 aos cuidados de Juliana Seixas ATTN: RFID Journal LIVE! Brasil 2012 Nome da Empresa Expositora/Nº do Estande OU envios com antecedência antes de 28 de Novembro podem ser enviados para HOTMA: Nome da Empresa Expositora/Nº do estande RFID JOURNAL LIVE! BRASIL 2012 HOTMA Stand e Arquitetura Ltda Rua Moises Kauffman, 340 Barra Funda - São Paulo/SP +55 11 3728-4004 Favor note que será cobrada uma taxa pelos itens enviados para HOTMA. Contate a HOTMA para mais informações. Pacotes também podem ser enviados para o hotel no qual a equipe está hospedada. Favor certifique-se de indicar o nome do funcionário da empresa na linha de endereço. Um tutorial sobre o envio internacional está disponível em: http://www.fedex.com/us/international/shipguide/ Page 9
Informações de Inscrições Equipe do Expositor/Patrocinador e Passes Gratuitos Com o evento se aproximando, seu próximo passo será o de tirar vantagem de seus Passes Gratuitos da Conferência para sua equipe e VIPs. Estes passes gratuitos fornecem acesso à abertura e sessões gerais, sessões temáticas, área de exposição e todas as funções alimentares nos dias 29 a 30 de Novembro de 2012. IMPORTANTE! Este passe não inclui acesso à Universidade RFID Journal em 29 de Novembro. Se desejar atualizar o seu passe gratuito da conferência para incluir a Universidade RFID Journal, você pode fazê-lo por R$450. Favor contate Cheryl Johnson em cjohnson@rfidjournal.com para obter mais informações. INSCRIÇÕES Como inscrever o seu pessoal, clientes e clientes em potencial Instruções: 1. Por favor, complete o Formulário de Inscrição do RFID Journal LIVE! Brasi e envie à Cheryl Johnsoncjohnson@rfidjournal.com até 20 de Novembro. 2. Se necessitar de mais ajuda, contate brasil@rfidjournal.com ou Cheryl Johnson em cjohnson@rfidjournal.com ou +1 508-778-1974 Por favor, note que o seu contrato de patrocinador/expositor atribui um número de passes gratuitos a que você tem direito. Uma vez que você utilize esse número de passes gratuitos você deve pagar por quaisquer passas adicionais às taxas indicadas abaixo: Passe de Expositor da Conferência R$749 Passes para Estande de Exposição R$250 Upgrade para Passe de Conferência + Pré-conferência R$450 Se você tiver perguntas relativas à Inscrição de Expositores, contate Cheryl Johnson em cjohnson@rfidjournal.com ou +1 508-778-1974 O número de passes gratuitos e VIPs incluídos para cada nível de participação é indicado abaixo: Passes: Patrocinador Principal - 5 passes Patrocinador Platina - 4 passes Patrocinador Ouro - 4 passes Patrocinador Prata - 3 passes Expositor - 2 passes Page 10
FERRAMENTAS DE MARKETING & PROMOÇÃO DO EXPOSITOR Hora de se Preparar! Não espere até o último minuto para informar aos funcionários, clientes e potenciais clientes sobre o envolvimento da sua organização em RFID Journal LIVE! Brasil 2012. A equipa de marketing do RFID Journal pode ajudá-lo a atrair os mais qualificados potenciais clientes para o seu estande e fazer com que executivos compradores, de forma proativa, procurem por você no evento. Para assegurar a exposição máxima, certifique-se de tirar partido de todas as oportunidades atrair o movimento listadas abaixo. 5 Maneiras Fáceis para Maximizar sua Exposição no RFID Journal LIVE! Brasil 2012: Datas Item de Ação Custo Em Curso Marketing Online: Poste o logo. URL, banner e/ou calendário do evento RFID Journal LIVE! Brasil no site da sua empresa. Navegue e selecione anúncios que satisfaçam às suas necessidades em www.rfidjournalevents.com/media. Para anúncios personalizados, favor contatar Kathy Roach (kroach@rfidjournal.com). GRÁTIS O mais breve possível até 9 de Nov. de 2012 O mais breve possível até 9 de Nov. de 2012 O mais breve possível até 9 de Nov. de 2012 Convites HTML personalizados: Solicite um e-mail convite personalizado para promover a sua participação e fornecer um desconto especial de 15% para seus principais potenciais clientes e melhores clientes. Favor contatar Kathy Roach (kroach@rfidjournal.com). Brochura Eletrônica Personalizada do Evento: Envie a mensagem a seu público-alvo, enviando uma brochura eletrônica, incluindo logotipo da sua empresa e um desconto especial na inscrição. Por favor contatar Kathy Roach (kroach@rfidjournal.com). Anúncio do Guia de Programação Coloque um anúncio no guia oficial do programa do evento para ser distribuído a todos os participantes na inscrição. GRÁTIS GRÁTIS Contate o seu represent ante de vendas para obter preços Page 11
FERRAMENTAS DE MARKETING E PROMOÇÃO DO EXPOSITOR (cont.) Poste o logo. URL, banner e/ou calendário do evento RFID Journal LIVE! Brasil em uma página de destaque do site da sua empresa, ou na sua newsletter, logo que possível. (Ver amostras de banners abaixo.) Amostra de Banners da Web: Baixar imagens de banners ou anúncios de texto é fácil. Basta seguir estes 3 passos: 1. No seu Browser da Internet, vá a http://www.rfidjournalevents.com/media. 2. Encontre a lista de eventos do RFID Journal LIVE! Brasil 2012. 3. Selecione o banner ou texto publicitário que se adequa às suas especificações e ligue-a diretamente ao site do RFID Journal LIVE! Brasil 2012 em http://www.rfidjournalevents.com/brasil. Não vê o que precisa? Para solicitar os tamanhos personalizados, contate Kathy Roach kroach@rfidjournal.com. Page 12
FERRAMENTAS DE MARKETING E PROMOÇÃO DO EXPOSITOR (cont.) Convide clientes para ver você e seus produtos em ação! Prazo: O mais cedo possível até 9 de Nov. de 2012 Como um número crescente de produtos entram no mercado, a capacidade de promover as relações de intimidade com os clientes é vital. Envolver os clientes e as potenciais clientes em um cenário interativo é a melhor maneira de conquistar e fechar novos negócios. Ofereça a seus melhores clientes e potenciais clientes um desconto especial de 15% na inscrição com estas ferramentas GRATUITAS de marketing que são maneiras fáceis e comprovadas de atrair mais compradores e potenciais clientes para o seu estande. Convites por e-mail : Solicite um e-mail personalizado em HTML que inclui uma oferta com 15% de desconto na inscrição e um hyperlink para um PDF da brochura do nosso mais recente evento. Envie o e-mail sozinho, ou a equipe de gerenciamento de eventos do RFID Journal envia os convites em seu nome. Não há necessidade de se preocupar em ter um e-mail projetado ou codificado - nós vamos cuidar de tudo. Envie aos Clientes uma Brochura Personalizada do Evento: Tenha um catálogo eletrônico de eventos personalizados com a mensagem da sua empresa e um desconto especial na inscrição. Não há necessidade de se preocupar com design ou publicidade - nós vamos cuidar de tudo. Para mais informações, favor contatar Kathy Roach (kroach@rfidjournal.com). Page 13
FERRAMENTAS DE MARKETING & PROMOÇÃO DO EXPOSITOR (cont.) ESPECIFICAÇÕES DO GUIA DE PROGRAMAÇÃO DO EVENTO Prazo: 9 de Nov. de 2012 O guia de programação do evento RFID Journal LIVE! Brasil 2012 será distribuído a todos os participantes. Os compradores mais importantes da indústria consultarão o guia, tanto durante como após a conferência. O guia de programação oferece-lhe a oportunidade de comunicar a mensagem e recursos da sua empresa aos participantes. Por favor, note que a cópia apresentada para o guia de programação será editada com base nas diretrizes de estilo do RFID Journal e que a aprovação final da cópia do guia continua a critério da equipe de gestão do evento. Dependendo do seu nível de participação, favor enviar os seguintes itens para Kathy Roach (kroach@rfidjournal.com) em 9 de Nov. de 2012. PATROCÍNIO Patrocinador Principal: Perfil corporativo (100 palavras no máximo) Anúncio de uma página, quatro cores Biografia e foto do palestrante (50 palavras no máximo) Patrocinador Ouro: Perfil corporativo (50 palavras no máximo) Biografia e foto do palestrante (50 palavras no máximo) Patrocinador Prata: Perfil corporativo (50 palavras no máximo) Biografia e foto do painelista (50 palavras no máximo) Expositor: Perfil corporativo (30 palavras no máximo) Favor enviar um e-mail com seu perfil corporativo e outros itens requisitados para Kathy Roach (kroach@rfidjournal.com) até 9 de nov. de 2012, para garantir a sua inclusão no guia da programação. Estamos ansiosos para encontrá-lo em São Paulo em 29 de novembro! Page 14