CAPÍTULO II GESTÃO DE DOCUMENTOS Sumário 2.1. Estudo da gestão; 2.1.1. Conceito; 2.1.2. Objetivos; 2.1.3. Importância; 2.1.4. Organização e administração de arquivos 2.2. Produção e fluxo documental 2.3. Protocolo 2.3.1. Atividades do protocolo 2.4. Classificação de arquivos e de documentos de arquivo; 2.4.1. Classificação de arquivos; 2.4.1.1. Quanto à entidade mantenedora/arquivística; 2.4.1.2. Quanto à natureza dos documentos; 2.4.1.3. Quanto à abrangência/extensão de sua atuação; 2.4.1.4. Quanto aos estágios de evolução; 2.4.2. Classificação de documentos de arquivo; 2.4.2.1. Quanto à entidade produtora; 2.4.2.2. Quanto ao gênero; 2.4.2.3. Quanto à espécie; 2.4.2.4. Quanto ao tipo/tipologia documental; 2.4.2.5. Quanto ao valor; 2.4.2.6. Quanto à natureza do assunto; 2.4.2.7. Quanto ao formato; 2.4.2.8. Quanto à forma; 2.4.2.9. Quanto à técnica de registro 2.5. Arquivo Permanente; 2.5.1. Atividades do Arquivo Permanente; 2.5.2. Teoria dos fundos; 2.5.3. Regras: ISAD(G), ISAAR(CPF) e NOBRADE; 2.5.3.1. Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística (ISAD(G)); 2.5.3.2. Norma Internacional de Registro de Autoridade Arquivística para Entidades Coletivas, Pessoas e Famílias (ISAAR(CPF)); 2.5.3.3. Norma Brasileira de Descrição Arquivística (NOBRADE); 2.5.4. Normalização do processo de descrição arquivística; 2.5.4.1. Aplicação da descrição arquivística; 2.5.5. Instrumentos de pesquisa; 2.5.5.1. Básicos; 2.5.5.2. Instrumentos auxiliares de pesquisa 2.6. Produção, utilização e destinação de documentos; 2.6.1. Produção; 2.6.2. Utilização; 2.6.3. Destinação de documentos. 2.1. ESTUDO DA GESTÃO 2.1.1. Conceito Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Lembre-se! A gestão ocorre nas fases: corrente e intermediária GESTÃO DE DOCUMENTOS Produção Avaliação Uso Tramitação Arquivamento 2.1.2. Objetivos possibilitar a produção, administração, controle e manutenção do conjunto documental de forma racional, econômica e eficiente; 37
38 George Melo Rodrigues viabilizar a recuperação da informação através de ferramentas tecnológicas modernas que facilitam a localização e utilização da informação com eficiência, rapidez e precisão; preservar a memória institucional; otimizar o uso da informação independente da natureza do suporte. 2.1.3. Importância O progresso da ciência, o surgimento de inovações tecnológicas e o grande volume de documentos culminaram na necessidade de medidas administrativas voltadas ao gerenciamento de arquivos, ou seja, a gestão documental, pois é através dela que o elemento essencial do documento, a informação, pode ser recuperada de forma rápida, econômica e eficaz, otimizando os recursos humanos, materiais e físicos, e interferindo positivamente na organização e administração de arquivos. 2.1.4. Organização e administração de arquivos Os resultados satisfatórios de uma eficiente organização e administração de arquivos de qualquer organismo/instituição estão diretamente relacionados ao emprego indispensável de: política interna que reconheça a importância do arquivo na estrutura da empresa; ferramentas apropriadas; redução do tempo de arquivamento; profissionais qualificados; instrumentos de controle e monitoramento do armazenamento e tráfego documental e; instalações físicas apropriadas, compatíveis com o acervo documental. Objetivos: redução de custos com a administração e manutenção do acervo; padronização dos sistemas e métodos de arquivamento; aproveitamento adequado e ganho de espaço físico; maior controle da massa documental; sigilo das informações; preservação e conservação dos documentos; recuperação rápida e eficiente das informações.
GESTÃO DE DOCUMENTOS Metro linear unidade de medida utilizada para a quantificação do acervo, quando se tratar de documentos em suporte de papel. Para Marilena Leite Paes, a organização e administração de arquivos compreendem 4 etapas, são elas: 1º) Levantamento de dados Pressupõe o conhecimento da estrutura da organização e a coleta de informações a respeito: Do funcionamento dos órgãos internos; Do trâmite documental; Dos sistemas e métodos de arquivamento utilizados; Da entrada e expedição de documentos; Do manuseio, acondicionamento e armazenamento dos arquivos; Da disponibilização do acervo mediante consulta e empréstimo; Do gênero e espécie dos documentos existentes; Do volume dos documentos arquivados; Da tecnologia empregada na reprodução e conservação dos documentos; Das normas e legislação arquivística empregadas na instituição etc. 2º) Análise dos dados coletados Faz-se um diagnóstico de arquivo, ou seja, a análise de toda documentação de arquivo, identificando falhas e fatores que contribuem para o mau funcionamento do arquivo. 3º) Planejamento Etapa que compreende a elaboração de um plano de arquivo (plano arquivístico) levando-se em consideração: As instituições físicas e equipamentos empregados; Elaboração de um projeto de arquivo; Os recursos humanos e financeiros; Os sistemas e métodos de arquivamento que serão utilizados; O lugar ocupado pelo arquivo no organograma da instituição, etc. 4º) Implantação e acompanhamento Finalizando o processo de organização e administração de arquivos, é a etapa responsável pela execução do que foi planejado, nessa fase: 39
George Melo Rodrigues Leva-se ao conhecimento do corpo administrativo e operacional da instituição a necessidade de se adequar aos novos procedimentos referentes ao manuseio/trato de documentos desde a sua criação/recepção até a eliminação/descarte; Qualificam-se, através de cursos e treinamentos, pessoas que lidam, direta ou indiretamente, com os arquivos; Acompanha-se periodicamente a implementação e execução do planejamento; Por fim, elabora-se o manual de arquivo, respeitando a legislação pertinente e as necessidades da instituição. 2.2. PRODUÇÃO E FLUXO DOCUMENTAL Diversas atividades e procedimentos administrativos de qualquer instituição implicam muitas vezes na produção/criação/recepção de documentos que, após esta fase, percorrem setores (fluxo documental) para cumprir a finalidade (tramitar) para a qual foi criado, ou seja, passa a tramitar, ter movimento. O Fluxo documental diz respeito ao(s) local (is) por onde passa(m) o(s) documento(s), enquanto que o trâmite está diretamente associado ao cumprimento da sua finalidade. O Fluxo documental compreende o ciclo do documento na instituição. O estudo do trâmite documental permite ao arquivista conhecer a trajetória dos documentos, visualizando quais documentos apresentam um trâmite curto, longo ou se necessitam percorrer um caminho maior desde a sua produção/ recepção até atingir sua finalidade. Há ferramentas indispensáveis no processo de gestão de informação que viabilizam tanto a produção quanto o fluxo documental durante a organização de documentos, são elas: plano de classificação de documentos e a tabela de temporalidade e destinação de documentos. Temos nestas duas ferramentas o resultado da implantação da atividade de gestão documental e da atividade de gestão da informação nas organizações. Obs.: Identificação Processo pelo qual passam os arquivos objetivando o seu controle físico e intelectual, mediante o reconhecimento, sistematização e registro de suas informações. Obs.: Tramitação curso do documento desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa. Também chamado movimentação ou trâmite. D.T.A., 2005. 40
2.3. PROTOCOLO GESTÃO DE DOCUMENTOS Serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos. (D.T.A., 2005.) Entre outras acepções, protocolo também pode ser: setor de um órgão; livro de protocolo; espécie documental; número atribuído ao documento/conjunto documental. O protocolo compreende um conjunto de operações que possibilita o controle do fluxo documental no órgão/instituição viabilizando a sua recuperação e o acesso à informação. 2.3.1. Atividades do protocolo Recebimento recepção/entrada de documentos de origem interna ou externa. Autuação e Registro atribuição de número ao documento/conjunto documental e registro no sistema de controle de protocolo, mediante processo manual, mecanizado ou informatizado. Classificação Os documentos são anteriormente identificados e analisados atendendo ao plano de classificação do órgão. Distribuição e Expedição saída/encaminhamento de documentos do protocolo para outro setor/instituição. Distribuição (encaminhamento de documentos para setores internos/unidades da mesma instituição). Expedição (encaminhamento de documentos para outras instituições). Controle e Movimentação Mediante processo que pode ser: manual, mecanizado ou informatizado, faz-se o controle do fluxo documental desde a entrada/criação do documento na instituição. Os sistemas informatizados atendem com precisão esta trajetória documental traçando/registrando todo o percurso do documento. 2.4. CLASSIFICAÇÃO DE ARQUIVOS E DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO 2.4.1. Classificação de Arquivos 2.4.1.1. Quanto à entidade mantenedora/arquivística (ver, também, os itens 1.1.2.4. e 1.1.2.5., do Cap. I) Arquivos Públicos: Segundo o art. 7º, da Lei nº 8.159 de 08/01/91, os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbitos federal, estadual, do distrito federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias. 1º São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por entidades 41
George Melo Rodrigues privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades. 2º A cessação de atividade de instituições públicas e de caráter público implica o recolhimento de sua documentação à instituição arquivística pública ou a sua transferência à instituição sucessora. Ex: Arquivos federais (União), arquivos estaduais (Estados), arquivos do Distrito Federal e arquivos municipais (Municípios) Arquivos Privados: Segundo o art. 11, da Lei nº 8.159 de 08/01/91, consideram- -se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades. Ex: Arquivos comerciais, institucionais, pessoais. 2.4.1.2. Quanto à natureza dos documentos Especiais: está diretamente relacionado ao suporte dos documentos (forma física), necessitando de tratamento especial no que diz respeito ao armazenamento e processamento técnico. Ex.: Discos óticos (DVD, CD, blu-ray, etc.), fitas, slides, disquetes, pen drives, microformas, etc. Especializados: está associado a documentos que são produzidos por profissionais de determinada área específica (não levando em consideração a forma/ suporte), relacionada à atividade-fim da empresa. Ex.: Arquivos hospitalares, arquivos médicos, arquivos de imprensa, arquivos de engenharia, arquivos técnicos etc. 2.4.1.3. Quanto à abrangência/extensão de sua atuação Setoriais (arquivo descentralizado ou núcleo de arquivo): localizam-se junto ao setor produtor (estão na fase corrente, em atividade). Centrais (gerais ou centralizados): centralizam os documentos provenientes dos arquivos correntes, desafogando os setores. 2.4.1.4. Quanto aos estágios de evolução Arquivo corrente, intermediário e permanente. (ver itens 1.5.1., 1.5.2. e 1.5.3., do Cap. I). 2.4.2. Classificação de documentos de arquivo 2.4.2.1. Quanto à entidade produtora Públicos: São emitidos por autoridade pública ou mediante procuração de autoridade pública. Ex: escritura pública de compra e venda emitida por um notário. Privados: São emitidos por um particular (pessoa física) ou por autoridade pública fora de suas funções, atribuições, ou competência. 42
2.4.2.2. Quanto ao gênero GESTÃO DE DOCUMENTOS Textuais (escritos) documentos manuscritos, datilografados ou impressos. Ex.: editais, certidões, atas, contratos, etc. Filmográfico são documentos representados exclusivamente por imagens em movimento (não há presença de som). Ex.: filmes, fitas vídeomagnéticas, entre outros. Audiovisual é um tipo de documento que combina som e imagem em movimento, presente nas produções cinematográficas e televisivas. Ex.: blu-ray, DVD, beta, VHS, 8 mm, etc. Cartográficos são documentos representados em escala cartográfica, possuindo formatos e dimensões variáveis. Ex.: mapas, plantas, croquis, fotografias aéreas, perfis, etc. Iconográficos documentos representados por imagens paradas (estáticas). Ex.: gravura, desenho, slides, diapositivos, negativos, etc. Micrográficos implica na conversão de arquivos (na sua maioria em papel: documentos, dados, imagens, etc.) em microfilmes. Ex: microfilmes, microfichas, jaquetas, cartões de abertura, etc. Informáticos (eletrônicos/digitais) documentos criados e processados por intervenção de computador, utilizando-se de softwares específicos para leitura da extensão do arquivo correspondente. Ex: documentos criados em um computador e armazenados em: disquete, HD, pen drive, disco óptico, etc. Sonoros a informação está em forma de som, ou seja, trata-se de registro fonográfico, podendo ser encontrada em suportes como: DVD, CD, disco de vinil, fita K7, mp3, etc. Gênero documental: reunião de espécies documentais que se assemelham por suas características essenciais, particularmente o suporte e o formato, e que exigem processamento técnico específico e, por vezes, mediação técnica para acesso. (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, 2005). ATENÇÃO! Considera-se documento arquivístico digital o documento arquivístico codificado em dígitos binários, produzido, tramitado e armazenado por sistema computacional. São exemplos de documentos arquivísticos digitais: planilhas eletrônicas, mensagens de correio eletrônico, sítios na internet, bases de dados e também textos, imagens fixas, imagens em movimento e gravações sonoras, dentre outras possibilidades, em formato digital. Resolução CONARQ, nº 20. 43
2.4.2.3. Quanto à espécie George Melo Rodrigues Atos normativos expedidos por autoridades administrativas com a finalidade de dispor e deliberar sobre matérias específicas. Ex.: decretos, leis, alvarás, ordens de serviço, portarias, regulamentos, normas, regimento, etc. Atos enunciativos são os opinativos, esclarecem assuntos, visam fundamentar uma solução. Ex.: relatórios, laudos, pareceres, despachos, etc. Atos de assentamento são os configurados por registros consubstanciando assentamento sobre fatos ou ocorrências. Ex.: atas, termos, etc. Atos comprobatórios são os que comprovam assentamentos, decisões. Ex.: atestados, traslados, certidões, etc. Atos de ajuste são representados por acordos, pactos, etc. Ex.: contratos, convênios, etc. Atos de correspondências objetivam a execução dos atos normativos em sentido amplo. Ex.: memorandos, avisos, notificações, ofícios, notas, exposição de motivos, circulares, editais, mensagens, etc. Espécie documental: é a configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas. Bellotto, 2004. 2.4.2.4. Quanto ao tipo/tipologia documental O tipo documental diz respeito à atividade para a qual o documento foi criado, por exemplo: Espécie Edital Contrato Citação Alvará Petição Relatório Processo Certidão Tipologia edital de concurso / edital de licitação contrato de locação / contrato de compra e venda carta rogatória / carta precatória alvará de soltura / alvará de construção petição de embargos declaratórios / petição de recurso ordinário relatório de compras / relatório de preços processo de desocupação / processo de execução fiscal certidão de casamento / certidão de nascimento Tipo documental: é a configuração que assume a espécie documental de acordo com a atividade que a gerou. Bellotto, 2004. 44
2.4.2.5. Quanto ao valor GESTÃO DE DOCUMENTOS Administrativo valor que o documento possui para a atividade administrativa do órgão produtor (que o criou), fundamentando, informando ou provando seus atos. Fiscal quando um documento visa comprovar a existência de operações financeiras e fiscais perante os órgãos fiscalizadores governamentais. Informativo segundo o qual, toda e qualquer informação constante de um documento tem importância independentemente do valor probatório. Legal valor indispensável aos efeitos jurídicos futuros (aquisição, manutenção, transferência, modificação ou extinção de direitos) para comprovação perante um Juízo. Permanente documento que não pode ser descartado, dado o seu valor histórico, probatório e testemunhal. Primário valor que um documento assume devido às razões de sua criação, importância e utilização para os fins administrativos, legais e fiscais da entidade. Probatório valor de prova (probatório). Secundário valor distinto da finalidade inicial para o qual foi criado. 2.4.2.6. Quanto à natureza do assunto Ostensivos ou ordinários qualquer indivíduo pode consultar o documento e a liberação ao seu acesso não é prejudicial à entidade. Sigilosos acesso limitado (restrito), devendo ser tomadas medidas de proteção e segurança para a custódia e disseminação. Obs.: ver Decreto nº 4.553, de 27 de dezembro de 2002. Atenção: foi publicada a Lei 12.527 em 18 de novembro de 2011 e a partir de 19 de maio de 2012, entrará em vigor. 2.4.2.7. Quanto ao formato Formato é a configuração física em que se apresenta o suporte documental, por exemplo: folha, livro, caderno, folder, mapa, cartaz, códice, diapositivo, folha, planta, mídia eletrônica, rolo de filme, peças tridimensionais, etc. 45
2.4.2.8. Quanto à forma 46 George Melo Rodrigues Forma diz respeito ao estágio de preparação e de transmissão de documentos. Ex.: arte-final, minuta, original, leiaute, cópia, croqui, rascunho, esboço, etc. 2.4.2.9. Quanto à técnica de registro Técnica de registro diz respeito à técnica empregada no registro das informações. Ex.: datilografia, escrita, impressão, gravação, fotocomposição, etc. 2.5. ARQUIVO PERMANENTE 2.5.1. Atividades do Arquivo Permanente a) arranjo: é, em Arquivologia, a reunião e ordenação adequada dos documentos em fundos, as séries dentro dos fundos e, caso seja necessário, dos itens documentais dentro das séries. O arquivo permanente recebe documentos de vários órgãos e, pelo princípio da proveniência, procedência ou de respeito aos fundos, os arquivos devem ser organizados por fundos ou núcleos de uma mesma fonte geradora, não devendo, portanto, serem misturados aos de outras fontes. Devem ser mantidos em um mesmo fundo, todos os documentos provenientes de uma mesma fonte geradora. Outras definições: Para Bellotto, é ordenação dos conjuntos documentais remanescentes das eliminações (na fase corrente e na intermediária, em obediência à Tabela de Temporalidade), obedecendo a critérios que respeitem o caráter orgânico dos conjuntos, interna e externamente. é o processo de agrupamento dos documentos singulares em unidades significativas e o agrupamento, em relação significativa, de tais unidades entre si, Schellenberg (citado por Bellotto, Heloísa Liberalli, 2004). Obs.: Para Bellotto, a relação significativa a que Schellenberg se refere, nada mais é que o princípio da organicidade que prevalece na produção e, consequentemente, na organização do arquivo. Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, arranjo é a Seqüência de operações intelectuais e físicas que visam à organização dos documentos de um arquivo ou coleção, de acordo com um plano ou quadro previamente estabelecido. Tarefas do Arranjo: Atividades Intelectuais e Físicas atividades intelectuais (intervenção abstrata): análise dos documentos quanto à sua forma, origem funcional e conteúdo através do emprego do
GESTÃO DE DOCUMENTOS conhecimento profissional/intelectual do analista; atividades físicas (intervenção concreta): compreendem a arrumação de documentos, seu empacotamento, aposição de etiquetas, acondicionamento, identificação de caixas, etc. b) descrição e publicação: a descrição leva em consideração os elementos formais e o conteúdo textual do(s) documento(s), produzindo/elaborando a partir daí, os instrumentos de pesquisa (facilitadores do processo de identificação, consulta ou localização, tanto dos documentos quanto das informações inseridas nesses documentos), o que torna o acervo documental acessível. c) Conservação: são as medidas de proteção aos documentos e ao seu local de guarda, contribuindo para o prolongamento da vida útil dos mesmos. (assunto tratado detalhadamente no cap. VI) d) Referência: estabelece as políticas de acesso e utilização dos documentos. e) Destinação: segundo o Dicionário de Terminologia Arquivística, trata-se de uma Decisão, com base na avaliação, quanto ao encaminhamento de documentos para guarda permanente, descarte ou eliminação, portanto, embora vários autores ainda considerem essa etapa como de arquivo permanente, entendo que ela deveria permanecer, tão somente, na fase de gestão documental. 2.5.2. Teoria dos Fundos Conjunto de documentos pertencente ao órgão produtor seja ele pessoa física (ser humano) ou pessoa jurídica (instituição pública ou particular). Pessoa Física (ser humano) Pessoa Jurídica (pública ou particular) Fundo aberto Quando a pessoa (ser humano) está viva, produzindo, acumulando documentos. Quando o órgão produtor está em plena atividade. Fundo fechado Quando a pessoa deixa de existir, ou seja, faleceu. Quando o órgão produtor encontra-se com as atividades encerradas ( fechou as portas ). Obs.: Documentos pertencentes a uma empresa extinta ou a uma pessoa falecida podem vir a integrar/fazer parte do fundo arquivístico a ela relacionada, caso a produção de tais documentos tenha ocorrido durante o período de sua existência (quando se encontravam em plena atividade). No fundo de arquivo os documentos são produzidos e acumulados naturalmente. 47
48 George Melo Rodrigues 2.5.3. Regras: ISAD(G), ISAAR(CPF) E NOBRADE 2.5.3.1. Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística (ISAD(G)) A ISAD(G) padroniza a descrição arquivística em fundos como um todo e em suas partes e contém regras gerais que podem servir como base para a criação de normas locais ou ser usada em conjunto destas se já existirem. Sua estrutura parte de um princípio hierárquico, representando o contexto e a estrutura hierárquica do fundo e suas partes componentes, no qual a descrição é feita em níveis, denominando-se assim estrutura multinível. Há um conjunto de quatro regras fundamentais que devem ser aplicadas para estabelecer a relação hierárquica entre as descrições: descrição do geral ao particular: apresenta uma relação hierárquica entre as partes e o todo; informação relevante para o nível de descrição: as informações devem ser apropriadas para o nível que está sendo descrito; relação entre descrições: identifica o nível de descrição; não repetição de informação: não repetir as informações em níveis diferentes de descrição. Com a aplicação da ISAD(G) a descrição passa a ser normalizada universalmente contribuindo para que o acesso e a troca de informações, principalmente em meio eletrônico, sejam satisfatórios. Não se pode esquecer que a ISAD(G) é, sem dúvida, uma primeira referência fundamental para qualquer atividade de descrição. Esse conjunto de regras gerais, para a descrição arquivística, faz parte de um processo que visa: a) assegurar a criação de descrições consistentes, apropriadas e autoexplicativas; b) facilitar a recuperação e a troca de informação sobre documentos arquivísticos; c) possibilitar o compartilhamento de dados de autoridade; e d) tornar possível a integração de descrições de diferentes arquivos num sistema unificado de informação. 2.5.3.2. Norma Internacional de Registro de Autoridade Arquivística para Entidades Coletivas, Pessoas e Famílias (ISAAR(CPF)) A primeira edição desta norma foi desenvolvida pela Comissão ad-hoc de Normas de Descrição do Conselho Internacional de Arquivos (CIA) entre 1993-1995,
GESTÃO DE DOCUMENTOS sendo publicada pelo CIA em 1996. Tornou-se um comitê permanente do CIA no Congresso Internacional de Arquivos de Pequim, China, em 1996. Atualmente se encontra na segunda edição, publicada em 2004. Segundo a própria norma, seu objetivo é garantir a compreensão dos conceitos e uma melhor prática na gestão dos arquivos. A ISAAR(CPF) e a ISAD(G) possuem aspectos complementares, pois permitem a ligação entre as autoridades produtoras e os documentos produzidos. Na primeira edição, a ISAAR (CPF) compreendia três áreas: área de Controle de Autoridade, área de Informação e área de Notas. Já na segunda compreende quatro áreas: Área de Identificação (semelhante à Controle de Autoridade); Área de Descrição (antiga área de Informação); Área das Relações; Área de Controle (em substituição da Área de Notas) e uma seção extra: Relações das entidades coletivas, pessoas e famílias, com a documentação de arquivo e outros recursos. A ISAAR(CPF) fornece regras gerais para o estabelecimento de registros de autoridade arquivística que descrevem entidades coletivas, pessoas e famílias que podem ser citadas como produtores nas descrições de documentos de arquivos. 2.5.3.3. Norma Brasileira de Descrição Arquivística (NOBRADE) Em 30/09/2001, o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), publicou a portaria de nº 56, criando a CTNDA (Câmara Técnica de Normalização da Descrição Arquivística), dando assim início aos estudos em busca da criação de normas que; em conformidade com ISAD(G) e a ISAAR(CPF), após debates com profissionais da área arquivística, e após aprovação do CONARQ; regulassem a adequação de procedimentos técnicos adotados no tratamento de arquivos em território nacional. A NOBRADE nada mais é do que uma adaptação das normas internacionais [ISAD(G) e ISAAR(CPF)] à realidade brasileira proveniente da necessidade de se ter em cada país uma norma própria de descrição arquivística, refletindo cada qual a sua realidade e necessidade. Objetivos da NOBRADE facilitar o acesso e o intercâmbio de informações em âmbito nacional e internacional; proporcionar maior qualidade do trabalho técnico; contribuir para a economia dos recursos aplicados e para a otimização das informações recuperadas; estruturar a informação a partir de elementos de descrição comuns, buscando interferir o mínimo possível na forma final em que as descrições são apresentadas; 49
50 George Melo Rodrigues estabelecer diretivas para a descrição no Brasil de documentos arquivísticos, compatíveis com as normas internacionais em vigor ISAD(G) e ISAAR(CPF); Principais características da NOBRADE foi elaborada para ser utilizada preferencialmente na descrição de documentos da fase permanente, mas também pode ser aplicada nas fases corrente e intermediária; não há restrição de seu uso, devendo ser utilizada na descrição de qualquer documento, sem levar em consideração o suporte e o gênero; não preceitua formatos de entrada ou saída de dados em sistemas de descrição automatizados ou manuais; utilizada em sistemas manuais pode facilitar posterior passagem dos dados para sistemas automatizados. A NOBRADE apresenta como pressupostos básicos: o respeito aos fundos e a descrição multinível, adotando complementarmente os princípios expressos na ISAD(G), quais sejam: descrição do geral para o particular com o objetivo de representar o contexto e a estrutura hierárquica do fundo e suas partes componentes; informação relevante para o nível de descrição com o objetivo de representar com rigor o contexto e o conteúdo da unidade de descrição; relação entre descrições com o objetivo de explicitar a posição da unidade de descrição na hierarquia; não repetição da informação com o objetivo de evitar redundância de informação em descrições hierarquicamente relacionadas. Esta norma prevê a existência de 8 (oito) áreas, contendo 28 elementos de descrição. As oito áreas (inclusão da 8ª área), uma a mais em relação à ISAD(G), são: 1) área de identificação, onde se registra informação essencial para identificar a unidade de descrição; 2) área de contextualização, onde se registra informação sobre a proveniência e custódia da unidade de descrição; 3) área de conteúdo e estrutura, onde se registra informação sobre o assunto e a organização da unidade de descrição; 4) área de condições de acesso e uso, onde se registra informação sobre o acesso à unidade de descrição; 5) área de fontes relacionadas, onde se registra informação sobre outras fontes que têm importante relação com a unidade de descrição;
GESTÃO DE DOCUMENTOS 6) área de notas, onde se registra informação sobre o estado de conservação e/ou qualquer outra informação sobre a unidade de descrição que não tenha lugar nas áreas anteriores; 7) área de controle da descrição, onde se registra informação sobre como, quando e por quem a descrição foi elaborada; 8) área de pontos de acesso e descrição de assuntos, onde se registra os termos selecionados para localização e recuperação da unidade de descrição. Dos 28 elementos de descrição, sete são obrigatórios, quais sejam: código de referência, título, data (s), nível de descrição, dimensão e suporte, nome(s) do(s) produtor(es) e condições de acesso (somente para descrições em níveis 0 e 1). Vale a pena ressaltar alguns aspectos importantes dos elementos de descrição obrigatórios: a) Código de referência objetivo: identificar a unidade de descrição. regra: efetuar o registro do código do país (BR), o código da entidade custodiadora e o código específico da unidade de descrição. Obs.: constitui um dos principais pontos de acesso à unidade de descrição, sendo composto de três partes principais, onde duas delas são determinadas, a priori, na sua configuração, pela Norma internacional, e devem estar presentes em todos os níveis de descrição, são elas: código do país e código da entidade custodiadora. Caso a entidade custodiadora permita acesso em mais de um endereço, deve-se registrar um código específico para cada subunidade custodiadora existente. b) Título objetivo: identificar nominalmente a unidade de descrição. regra: registrar o título da unidade de descrição. Obs.: deve-se registrar o título original. Caso isso não seja possível, deve-se atribuir um título elaborado a partir de elementos de informação presentes na unidade que está sendo descrita, obedecidas as convenções previamente estabelecidas. c) Data(s) objetivo: informar a(s) data(s) da unidade de descrição. 51
52 George Melo Rodrigues regra: fornecer obrigatoriamente a(s) data(s) de produção da unidade de descrição. Opcionalmente, devem-se registrar outras datas crônicas pertinentes, como data(s) de acumulação ou data(s)-assunto. Caso seja relevante, deve-se efetuar também a(s) data(s) tópica(s) de produção da unidade de descrição. Obs.: Esse elemento de descrição é obrigatório no que tange a data crônica, contudo, em âmbito nacional, a obrigatoriedade recai sobre a(s) data(s) de produção. d) Nível de descrição objetivo: identificar o nível da unidade de descrição em relação às demais. regra: registrar o nível da unidade de descrição. Obs.: São seis os principais níveis de descrição da NOBRADE: nível 0 = acervo da entidade custodiadora; nível 1 = fundo ou coleção; nível 2 = seção; nível 3 = série; nível 4 = dossiê ou processo; nível 5 = item documental. Além dos níveis descritos anteriormente, são admitidos também os seguintes níveis intermediários: nível 0,5 = acervo da subunidade custodiadora; nível 2,5 = subseção; nível 3,5 = subsérie. e) Dimensão e suporte objetivo: identificar as dimensões físicas ou lógicas e o suporte da unidade de descrição. regra: registrar a dimensão física ou lógica da unidade de descrição, relacionando esse dado ao respectivo suporte. Obs.: constitui informação estratégica para planos de pesquisa e gestão do acervo. f) Nome(s) do(s) produtor(es)
GESTÃO DE DOCUMENTOS objetivo: identificar o(s) produtor(es) da unidade de descrição. regra: registrar a(s) forma(s) normalizada(s) do(s) nome(s) da(s) entidade(s) produtora(s) da unidade de descrição. Obs.: a indicação do nome do produtor corresponde à afirmação do princípio da proveniência. g) Condições de acesso (somente para descrições em níveis 0 e 1) objetivo: fornecer informação sobre as condições de acesso à unidade de descrição e, existindo restrições, em que estatuto legal ou outros regulamentos se baseiam. regra: informar se existem ou não restrições de acesso à unidade de descrição. Em caso afirmativo, indicar o tipo de restrição, a norma legal ou administrativa em que se baseia e, se for o caso, o período de duração da restrição. Quando a restrição for relativa a uma parte da unidade que está sendo descrita, identificar, ainda que sumariamente, a parcela que sofre restrição. Obs.: recomenda-se a padronização dos tipos de restrição. Atenção: nesse tópico foram relacionados apenas os sete elementos de descrição obrigatórios, recomendo, entretanto, a leitura dos demais, tendo em vista a possibilidade de que venham a ser cobrados em provas, principalmente destinadas ao cargo específico de Arquivista. 2.5.4. Normalização do processo de descrição arquivística Na antiguidade os seres humanos registravam, através da escrita, informações de suas atividades sociais, econômicas, políticas e/ou pessoais e, com o passar do tempo, o suporte no qual se registravam tais atividades evoluiu das simples tábuas de argila e da praticidade do papel para os sofisticados documentos eletrônicos, havendo, portanto, a necessidade de sistematizar, conservar e administrar esses registros. Dentre as tecnologias empregadas na Arquivologia para garantir o acesso às informações contidas em documentos, destaca-se a descrição arquivística, que é o ato de descrever e representar informações contidas em documentos e/ou fundos de arquivo, gerando instrumentos de pesquisa (inventários, guias, catálogos, etc.), os quais explicam os documentos de arquivo quanto a sua localização, identificação e gestão, além de situar o pesquisador quanto ao contexto e os sistemas de arquivo que os gerou. 53
George Melo Rodrigues As atividades de descrição são importantes em um arquivo porque garantem a compreensão do acervo arquivístico. A descrição mostra o conteúdo dos fundos recolhidos e se processa através de instrumentos de pesquisa ou meios de busca, que vão do geral para o particular. A descrição dos conjuntos documentais deve ser feita em relação à sua: substância indicando-se unidade de organização, funções, atividades, operações, assuntos; estrutura indicando-se esquema de classificação adotado, unidades de arquivamento, datas abrangentes, classes ou tipos físicos dos documentos, quantidade. A descrição é o "Conjunto de procedimentos que, a partir de elementos formais e de conteúdo, permitem a identificação de documentos e a elaboração de instrumentos de pesquisa. (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, 2005.) 2.5.4.1. Aplicação da descrição arquivística A Descrição Arquivística normalmente é empregada com maior freqüência na terceira idade (arquivo permanente) quando o suporte do documento é o papel. Em documentos eletrônicos, Lopes (1996) apud Hagen (1998), afirma que a descrição ocorre em todos os momentos do tratamento dos documentos [...] a descrição começa no processo de classificação, continua na avaliação e se aprofunda nos instrumentos de busca mais específicos. A recuperação dos dados contidos em documentos/fundos arquivísticos é possibilitada através de instrumentos de pesquisa. Obs.: Antes de serem efetuados os instrumentos de pesquisa é necessário utilizar normas de conteúdo, por ex: ISAD(G), ISAAR(CPF) e a NOBRADE. 2.5.5. Instrumentos de pesquisa Os instrumentos de pesquisa são ferramentas de descrição que completam o trabalho de um arquivo e tem a finalidade de propiciar o acesso aos documentos, consulta e divulgação do acervo. Apresentam-se em vários formatos e possuem características próprias que atendem às necessidades dos pesquisadores. Eles se subdividem em básicos e auxiliares. 2.5.5.1. Básicos Guia com o objetivo de proporcionar uma visão de conjunto (visão panorâmica) dos serviços arquivísticos e de orientar os consulentes em suas buscas, o guia 54
GESTÃO DE DOCUMENTOS faz uso de uma linguagem simples, tornando-se o instrumento de pesquisa mais conhecido, abrangente e popular, alcançando além do público específico da área arquivística. Inventário esse instrumento descreve sucintamente (sumariamente) a composição do fundo ou de suas partes (suas divisões, ex: uma série), identificando-os. Devendo ser, tanto para os fundos de arquivos públicos quanto para os de arquivos particulares, o primeiro instrumento de pesquisa a ser preparado. Catálogo instrumento de pesquisa produzido mediante a utilização de um critério: cronológico; temático; geográfico ou onomástico; no qual as unidades documentais de um, ou mais fundos, são descritas de forma sumária ou pormenorizada, respeitado ou não a disposição do arranjo. Repertório ou Catálogo Seletivo descreve documentos específicos, previamente selecionados, pertencentes a um ou mais fundos. Trata-se de uma descrição minuciosa de cada peça integrante de um documento, podendo conter partes transcritas do documento. 2.5.5.2. Instrumentos auxiliares de pesquisa Índice trata-se de uma lista sistemática (metódica) e minuciosa das partes integrantes do conteúdo dos documentos (ordenada de forma a indicar a sua localização), elaborada mediante a utilização de vocabulários controlados e tesauros, tendo como objetivo permitir ao leitor a rápida e eficiente localização do contexto onde se encontram os termos (palavras-chave) indexados. Tabela de equivalência ou concordância tabela que reflete a relação de igual valor entre as antigas e as novas notações, tendo em vista, alterações no sistema de arranjo. O guia de fontes é um instrumento de pesquisa que conduz os consulentes às fontes e documentos que subsidiaram a informação, recuperando-a de forma clara, rápida e ágil. 2.6. PRODUÇÃO, UTILIZAÇÃO E DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS Segundo o art. 3º da Lei nº 8.159 de 8 de janeiro de 1991, a gestão documental concentra atividades (procedimentos e operações técnicas) concernentes à produção, tramitação, uso (utilização), avaliação e arquivamento (em fase corrente e intermediária), visando a eliminação ou recolhimento (destinação de documentos). Nesse tópico trataremos somente dos itens a seguir: 2.6.1. Produção Elaboram-se/criam-se documentos em função das atividades específicas de determinada entidade ou setor, racionalizando a produção de documentos em vista 55
George Melo Rodrigues da real necessidade da sua criação, evitando-se o acúmulo de documentos criados desnecessariamente, bem como de suas cópias, contribuindo para disciplinar os serviços de reprografia (duplicação e reprodução de documentos dispensando-se a impressão) e automação arquivística. 2.6.2. Utilização Diz respeito ao trâmite documental presente nas atividades do arquivo corrente e intermediário durante a vida útil administrativa do documento na instituição, bem como a sua guarda e política de acesso e disponibilização. 2.6.3. Destinação de documentos É nesta fase que é elaborada a TTD (Tabela de Temporalidade Documental). Nesta etapa é realizada a avaliação, análise e seleção dos documentos de arquivo, estabelecendo-se os prazos de guarda (guarda eventual, temporária ou permanente) e definindo quais documentos serão eliminados ou guardados permanentemente. (Plano de destinação esquema no qual se fixa a destinação dos documentos. D.T.A., 2005) 56