PROGRAMA DE GESTÃO DOCUMENTAL. LEVANTAMENTO DA PRODUÇÃO DOCUMENTAL DA ATIVIDADE-MEIO Orientações para o preenchimento dos questionários
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1 PROGRAMA DE GESTÃO DOCUMENTAL LEVANTAMENTO DA PRODUÇÃO DOCUMENTAL DA ATIVIDADE-MEIO Orientações para o preenchimento dos questionários
2 Ministério Público (Paraná). Departamento de Gestão Documental. Levantamento da Produção Documental da Atividade-Meio: orientações para o preenchimento dos questionários. Curitiba: Ministério Público do Estado do Paraná, p. 1. Arquivos - Organização. 2. Documentos - Avaliação. CDD
3 SUMÁRIO 1. INTRODUÇÃO LEVANTAMENTO DA PRODUÇÃO DOCUMENTAL: QUESTIONÁRIOS DE LEVANTAMENTO DA PRODUÇÃO DOCUMENTAL QUESTIONÁRIO 01A: Descrição da Unidade Administrativa QUESTIONÁRIO 02A: Análise da Classificação Documental QUESTIONÁRIO 03A: Identificação das Séries Documentais REFERÊNCIAS... 14
4 1. INTRODUÇÃO O Programa de Gestão Documental (PGD) tem dentre seus objetivos a elaboração de normas, regulamentos, processos e boas práticas no tratamento da informação arquivística, visando ao bom desempenho dos trabalhos desenvolvidos no Ministério Público do Estado do Paraná. A informação processada, organizada e disponibilizada de modo acessível otimizará as tarefas executadas, trazendo-lhes mais agilidade de resposta e produtividade. A Lei Federal 8159/91 enfatiza que os documentos de arquivo quer analógicos ou digitais, são produzidos e recebidos por uma instituição no exercício de suas atribuições funcionais. A gestão de documentos também contribui para a racionalização dos recursos destinados à guarda e manutenção de registros arquivísticos em todos os tipos de suporte, viabilizando a preservação permanente ou o descarte regulamentado. A definição dos prazos para a guarda do acervo documental é específica em cada Instituição, de acordo com a natureza de cada atividade, e depende de levantamento e avaliação dos documentos de arquivo. Nesse contexto, a efetividade do PGD está vinculada à interação dos usuários que executam os processos de produção e trâmite documental. O presente manual traz esclarecimentos sobre o preenchimento de questionários que visam a definição de classificação e avaliação documental.
5 2. LEVANTAMENTO DA PRODUÇÃO DOCUMENTAL: Com o objetivo de promover o tratamento dos documentos institucionais, em sua produção, uso e guarda e tendo em vista o início das atividades de classificação e avaliação documental, apresenta-se os modelos de questionários referentes ao levantamento de dados do PGD do Ministério Público do Estado do Paraná. A pesquisa se iniciará pela atividade-meio, comum a todas as instituições públicas, embasada nas seguintes funções: organização administrativa, comunicação institucional, gestão de recursos humanos, gestão de bens materiais e patrimoniais, gestão orçamentária e financeira, gestão de documentos e informações, bem como gestão de atividades complementares. Em seguida será contemplada a atividade-fim. A coleta e análise prevê, nessa primeira fase, o uso de quatro questionários relacionados à produção documental, a saber: Questionário 01A - Informações da Unidade Administrativa: possibilitará um panorama preliminar do setor, de suas atividades, seu contexto de atuação e sua produção documental. Os dados coletados serão importantes para a compreensão da produção e gestão da informação ali produzida, bem como os reflexos obtidos dentro da Instituição; Questionário 02A - Análise da Classificação Documental: identificará de forma abrangente se o modelo de classificação apresentado atende às necessidades do Ministério Público do Paraná e quais são os principais cuidados ou ressalvas a serem observados na adoção desse esquema. Deverá ser produzido um questionário por unidade administrativa, a partir da análise do modelo de classificação do Anexo I;
6 Questionário 02B - Solicitação de Modificação no Modelo de Classificação: visa ao apontamento de situações específicas que possam ser aprimoradas; e Questionário 03A - Identificação das Séries Documentais: está voltado à identificação, classificação e avaliação de todos os tipos documentais produzidos. Deverá ser preenchido um questionário para cada tipologia, ou seja, para cada série documental. É necessário identificar os documentos gerados no meio digital tais como planilhas, , registros de sistema, etc.; a fim de inseri-los no tratamento documental. Deverão ser informados a atividade produtora de acordo com o modelo de classificação, os prazos de guarda, as necessidades de reprografia, o grau de sigilo, etc. O Anexo II é um modelo experimental a ser utilizado no preenchimento desses questionários. Os modelos dos anexos I e II estão embasados no Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade (TTD) aplicados no Estado de São Paulo, sendo os prazos analisados com a TTD do Arquivo Público do Paraná. Uma vez apresentados os questionários e seus respectivos anexos, seguem as orientações de preenchimento.
7 3. QUESTIONÁRIOS DE LEVANTAMENTO DA PRODUÇÃO DOCUMENTAL 3.1. QUESTIONÁRIO 01A: DESCRIÇÃO DA UNIDADE ADMINISTRATIVA 1. A sua área de atuação é responsável por quais funções? Indicar as principais funções relacionadas a sua unidade administrativa. Podem ser utilizados os termos empregados no modelo de classificação. São exemplos de funções: gestão de recursos humanos, gestão orçamentária e financeira, gestão de bens materiais e patrimoniais, etc. 2. Quais atos regulamentadores estão relacionados com as atribuições da unidade? Indicar a legislação estadual, federal e institucional que regulamenta as atividades exercidas em sua unidade administrativa. 3. Quais atividades são executadas para cumprir as atribuições da unidade? Identificar os principais conjuntos de tarefas executados em sua unidade administrativa. Ex: elaboração de pareceres e uniformização da jurisprudência administrativa, etc. 4. Existem manuais de procedimentos para dar suporte ao trabalho? Indique-os. Indicar, se houver, manuais institucionais, bem como de outros órgãos, que disciplinam as atividades desenvolvidas em sua unidade. Ex. Manual de Redação da Presidência da República, etc. 5. Existem padrões para a execução do trabalho? Indique-os. Indicar, se houver, as principais normas técnicas referentes às atividades desempenhadas na sua unidade. Ex. NBR 6023, ISO 15489, etc. 6. Existem processos para verificação de conformidade dos trabalhos executados? Identificar os principais instrumentos internos pertinentes ao controle de conformidade. Ex: fluxogramas, normas de controle interno, etc.
8 7. A execução do trabalho requer a interação com outras áreas e unidades administrativas da Instituição? Indique-os. Relacionar todas as unidades administrativas que afetam ou são afetadas pelas atividades da sua unidade administrativa. 8. A execução das atribuições da unidade requer a interação com órgãos externos? Quais? Identificar os órgãos externos que porventura se relacionam com as atividades desenvolvidas em sua unidade administrativa. 9. Quais riscos estão envoltos na execução das atribuições referentes à sua unidade? Indique os principais riscos relacionados ao exercício de suas atividades. O risco é a exposição à possibilidade de perdas, danos e atrasos em consequência de um curso particular de ação. Os riscos indicam a necessidade de cuidados específicos com a documentação da unidade tais como tempo de guarda mais prolongado, adoção de medidas quanto ao sigilo, etc. 10. A área de atuação está sujeita a litígios? Identificar, se possível, circunstâncias em que ocorrem conflitos judiciais. Incluir litígios em que a unidade seja réu ou autora de denúncia, comentando sobre a natureza, frequência, tendências, riscos e consequências dos mesmos. Isso é importante para a análise dos prazos de guarda requeridos nos documentos. 11. Quais são os principais documentos produzidos e recebidos em decorrência da execução do trabalho? Indicar, sumariamente, os principais tipos documentais produzidos, ou seja, os de maior representatividade. Ex: assentamento funcional, processo de dotação orçamentária, processo de pagamento de férias e licença premio em pecúnia, inventário de bens patrimoniados, etc. 12. Indique todas as partes envolvidas na produção e recebimento dos documentos? Indicar, sumariamente, as principais entidades interessadas nos documentos produzidos. Ex: cidadãos, departamentos, autoridades, etc. 13. Quais ferramentas são utilizadas no gerenciamento das informações?
9 Identificar as principais ferramentas de software utilizadas no registro das informações de sua unidade. 14. Quais são os principais pontos fortes e fracos verificados no gerenciamento de documentos de sua unidade? Identificar as principais facilidades, bem como situações adversas encontradas no arquivamento, recuperação e guarda dos documentos produzidos em sua unidade. 15. Como é feita a organização e recuperação das informações contidas no arquivo de sua unidade? Identificar a forma como os documentos são indexados e organizados para serem recuperados durante uma busca. 16. Descrever sumariamente o histórico administrativo da sua unidade apontando as principais modificações ocorridas no tempo. Identificar, resumidamente, o histórico administrativo conhecido em sua unidade, descrevendo, se possível, o contexto e período de criação, bem como as principais modificações sofridas pelo organismo no decorrer do tempo. Essas informações são necessárias para se prover melhor tratamento da massa documental acumulada no decorrer do tempo QUESTIONÁRIO 02A: ANÁLISE DA CLASSIFICAÇÃO DOCUMENTAL 1. O esquema de códigos utilizado no modelo (Anexo I) atende as necessidades da sua unidade? Apresentar sugestões. Analisar o modelo de classificação apresentado no Anexo I e verificar se ele atende as necessidades da sua unidade administrativas. 2. A terminologia utilizada na descrição das funções e atividades da classificação engloba todas as atividades desenvolvidas na sua unidade administrativa? Verificar no Anexo I se os termos apresentados são claros e objetivos. 3. Há atividades não contempladas no esquema de classificação apresentado? Verificar se todas as atividades desempenhadas em sua unidade são mencionadas no plano de
10 classificação, descrevendo aquelas que não forem encontradas. 4. Quais ressalvas, sugestões e/ou recomendações devem ser analisadas na implementação desse esquema de classificação no âmbito do Ministério Público do Estado do Paraná? Apresentar todas as ressalvas observadas no plano. Observação: quando identificada a necessidade de alteração, preencher o QUESTIONÁRIO 02B indicando a operação sugerida, conforme alternativas apresentadas, o código e o nome da categoria a ser modificada, bem como as respectivas sugestões QUESTIONÁRIO 03A: IDENTIFICAÇÃO DAS SÉRIES DOCUMENTAIS 1. Identificar o Tipo Documental (nome do documento): Identificar o tipo documental, ou seja, o nome do registro documental. Documentos agrupados em dossiês podem ser analisados em conjunto. Ex: resolução, ofício solicitando suplementação de combustível, recibo de adiantamento, assentamento funcional, processo de aquisição de semoventes. 2. Identificar a atividade que origina o documento (Classificação Documental): Indicar o código de classificação de acordo com a atividade que o produziu. Os documentos devem ser vinculados a uma atividade específica. Exemplo: Assentamento Funcional (tipo documental) está inserido na atividade Elaboração e registro de atos relativos a vida funcional; Registro fotográfico (tipo documental) está inserido na atividade Produção de registros de imagem e som. 3. Quais palavras-chave podem ser utilizadas para localizar esse documento em um sistema de busca? Indicar principais palavras-chave para resumir o conteúdo da tipologia documental. Indicar no mímino duas e no máximo seis palavras-chave. Ex: licitação, aquisição, etc. 4. Descrever sumariamente a finalidade desse tipo documental: Indicar os objetivos e as demandas que geram a necessidade de produção do tipo documental. Ex: o
11 documento x é produzido para atender a tal demanda. Essa forma documental é necessária, pois permite a criação (divulgação, anulação, etc.) do ato. 5. Esse documento é vital para a execução das atividades da unidade administrativa, ou mesmo da Instituição? Justificar a resposta. Documentos vitais são aqueles essenciais ao funcionamento das atividades institucionais, cuja ausência poderá comprometer o desenvolvimento dos trabalhos. São exemplos de documentos vitais: resoluções, ordens de serviço, portarias, projetos de Lei de diretrizes orçamentárias, planejamento estratégico, atas de reunião do Conselho Superior do Ministério Público, atas de reunião do Colégio de Procuradores, etc. 6. Identificar os atos normativos referentes à origem legal desse documento: É importante citar toda a regulamentação interna e externa (resoluções, portarias, leis estaduais e federais) relacionada ao tipo documental, com ênfase nos atos normativos que justifiquem a necessidade e o modo de produção desse registro documental. 7. Descrever sumariamente a tramitação: Indicar os órgãos e unidades administrativas em que esse documento tramita. Ex: é produzido na divisão x e encaminhado para a divisão y. Na sequência é remetido ao departamento z. 8. Quais são os requisitos necessários para satisfazer as demandas da tramitação e assegurar a autenticidade da informação? Os documentos trazem alguns requisitos para atender a finalidade da produção. Indicar sumariamente os principais requisitos para que os registros sejam verídicos, fidedignos e válidos. Ex: deverá ser utilizada a tipologia X, conter os dados Y, ser assinado pelo responsável, ser publicado em edital, etc. 9. A informação está registrada em outros tipos documentais? Identificar esses documentos. Alguns documentos têm a sua informação redigida em outros registros. Um exemplo é a replicação de relatórios mensais em um relatório anual. 10. Identificar o(s) valor(es) atribuído(s) ao documento na fase corrente e intermediária:
12 Assinalar os valores de acordo com as alternativas apresentadas no questionário. 11. Identificar a frequência de uso. Assinalar a frequencia de acordo com as alternativas apresentadas no questionário. 12. Indicar o prazo (em anos) que esse documento deverá permanecer no setor, durante a fase corrente, bem como sua prescrição e precaução na fase intermediária: É importante analisar o tempo de guarda necessário para a guarda dos registros documentais. O prazo de guarda no acervo corrente diz respeito ao tempo em que o documento deverá permanecer na unidade administrativa durante o uso. Quando o prazo na fase corrente for indeterminado, deverá ser registrada a palavra VIGÊNCIA, e apresentada a observação que determina o término da mesma. O prazo intermediário diz respeito ao período que o documento deverá estar arquivado após o uso pela unidade administrativa, e corresponde ao período de prescrição previstos em regulamentação bem como de precaução para assegurar que não haverá quaisquer problemas. Observação: Caso o prazo da fase corrente seja vigência, especificar quando ocorre o seu término São exemplos de término da vigência: até a aprovação das contas, até o desligamento do servidor, etc. 13. Após findar o valor administrativo esse documento poderá servir para outra finalidade? Justificar a resposta. Alguns documentos, mesmo depois de findado o valor administrativo, adquirem um segundo valor. As informações ali registradas servem como valor de prova para a comprovação de fatos e direitos, ou ainda, adquirem valor informativo que registram os feitos institucionais. Documentos vitais sempre adquirem valor secundário. São exemplos as resoluções, projetos, atas de reunião, relatórios anuais, etc. 14. Caso a resposta anterior seja afirmativa identificar o(s) tipo(s) de valor(es) secundário(s) adquiridos(s): Indicar quais valores secundários estão contidos nos documentos tidos como afirmativos na alternativa anterior. O valor poderá ser informativo, probatório, ou ambos.
13 15. Com base nas respostas das três últimas questões, confirmar a destinação final a ser aplicada a esse documento: Documentos com valor secundário são de guarda permanente. Os demais serão descartados no decorrer do tempo. 16. Esse documento figura-se como: Indicar se o documento é o original, uma via, ou uma cópia (fotocópia). Quando o documento for uma via ou cópia indicar o tipo de dossiê onde fica arquivado o original. 17. Identificar o gênero predominante: Indicar se o documento é textual, imagem ou audiovisual. 18. Identificar o(s) suporte(s) documental(is): Indicar os suportes documentais onde os registros são armazenados, a saber o papel, digital para documentos salvos na rede, e microfilme. Caso o documento seja registrado em outro meio, ex. VHS, indicar em OUTROS. 19. Identificar a existência da necessidade de reprografia: Selecionar o meio indicado para a reprografia. 20. Identificar a classificação do sigilo: A identificação do grau de sigilo é importante para a definição de documentos sigilosos, bem como para a provisão dos meios necessários a sua proteção. Os níveis e os prazos de duração do sigilo estão discriminados no questionário. Observação: Caso o documento seja sigiloso identificar quem poderá ter acesso: Identificar cargos e/ou unidades administrativas.que possam acessar o registro documental.
14 4. REFERÊNCIAS ARQUIVO DO ESTADO (São Paulo). Plano de classificação e tabela de temporalidade de documentos da administração pública do Estado de São Paulo: atividades-meio.são Paulo : Arquivo do Estado, DEPARTAMENTO ESTADUAL DE ARQUIVO PÚBLICO (Paraná). Manual de Gestão de Documentos do Estado do Paraná. 3. ed. Curitiba: O Arquivo, MINISTÉRIO PÚBLICO DO ESTADO DE SÃO PAULO. Tabela de Temporalidade de Documentos. Disponível em: < a_temporalidade> Acesso em mar. 2012
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