ADVOCACIA-GERAL DA UNIÃO PROCURADORIA DA UNIÃO NO RIO GRANDE DO NORTE MANUAL DO PROCESSO DE DIGITALIZAÇÃO DA PROCURADORIA DA UNIÃO NO ESTADO DO RIO GRANDE DO NORTE Natal, 18 de setembro de 2009
INDÍCE: 1. DIGITALIZAÇÃO... 1 2. UPLOAD... 9 3. CONSULTA... 14 3.1. SICAU... 14 3.2. DOSSIÊ ELETRÔNICO... 17
1. DIGITALIZAÇÃO Entre na rede da PU/RN, clicando no atalho da rede na área de trabalho do computador. Abra a pasta DOSSIÊS TEMPORÁRIOS da rede. 1
Abra a pasta que corresponde ao Juízo do processo. Abra a pasta que corresponde ao tipo do processo. 2
Clique na letra correspondente ao início do nome do autor (Ex: Alda - pasta A, Betânia - pasta B). Se o processo for do Juizado Especial, da Saúde ou corresponder ao novo processo eletrônico, clique na respectiva pasta e na letra correspondente ao início do nome do autor. Crie uma subpasta dentro da pasta correspondente ao início do nome do autor, conforme a seguinte nomenclatura: [nome completo do autor - número do processo]. O numero do processo não poderá receber traço, ponto ou qualquer tipo de caractere similar. 3
Após abrir a pasta em que serão armazenados os arquivos digitalizados, volte para a área de trabalho do computador e clique no ícone do programa do scanner. Clique no menu DIGITALIZAR e, logo depois, em CONFIGURAÇÕES DA DIGITALIZAÇÃO... 4
Na nova janela que se abrirá, clique no botão ABRIR. Neste momento, você irá localizar, na rede, a pasta que foi aberta no início do processo, referente ao nome do autor. Clique na pasta do autor e clique em OK. 5
No espaço NOME DO ARQUIVO, coloque o nome referente à peça que será digitalizada, em ordem cronológica, numerando-a na ordem crescente, não se esquecendo de especificar o número das folhas em que os documentos se encontram no processo, se for o caso. Lembre-se que a primeira letra de cada palavra deverá ser SEMPRE MAIÚSCULA (Ex: 001 Petição Inicial e Documentos fls. 02 a 22, 002 Despacho e Certidões fls. 26 a 29, 003 Ofício nº 0231/2010/GAB/PURN/AGU fls. sn ). O formato do arquivo para a digitalização deverá ser o PDF/A. Assim, selecione a opção PDF/A File (.pdf) no espaço FORMATO DO ARQUIVO, conforme a figura abaixo. Após especificar a pasta em que será armazenado o arquivo que será digitalizado e nomeá-lo, você terá que verificar se os documentos estão frente e verso, além de especificar a resolução da digitalização. Para isso, clique no botão CONFIGURAÇÕES DE DIGITALIZAÇÃO.... Após clicar no botão CONFIGURAÇÕES DE DIGITALIZAÇÃO..., aparecerá uma nova janela. Nesta janela, você terá que definir a resolução da digitalização e se a digitalização será frente ou frente e verso. A resolução da digitalização deverá ser 200 DPI. Caso o documento seja frente e verso, você deverá selecionar a opção DUPLEX. Caso seja só frente, selecione a opção FRENTE. Após selecionar configurar a digitalização do documento, clique no botão OK. 6
RESOLUÇÃO DOCUMENTO SÓ FRENTE DOCUMENTO FRENTE E VERSO Após clicar em OK, coloque os documentos no scanner e clique no botão DIGITALIZAR, conforme figura abaixo. 7
Após digitalizar os documentos, você verificará que os arquivos estarão na pasta criada no início do processo de digitalização e, bem assim, que estarão prontos para ser enviados para o sistema SICAU, por meio do upload (anexação). 8
2. UPLOAD MANUAL DO PROCESSO DE DIGITALIZAÇÃO DE Após a digitalização dos documentos, você deverá acessar o sistema SICAU, para a execução do upload. Assim, logo após entrar no sistema, clique no link TAREFA (FASES). Você observará que estará aberta a tarefa FA87 - DIGITALIZAR PROCESSO. Selecione a referida tarefa e logo depois clique no símbolo ao lado do link ANEXO, para incluir os arquivos que foram digitalizados. 9
Após clicar no símbolo, aparecerá uma tela para você inserir os arquivos que serão anexados à tarefa FA87. Assim, clique no símbolo identificado por um clipe. Você observará que, após clicar no referido símbolo, aparecerá uma nova janela. Nesta janela você deverá clicar no botão PROCURAR... Uma nova janela aparecerá, para você especificar o local em que os arquivos digitalizados estão armazenados. 10
Lembre-se que os arquivos estão armazenados na pasta DOSSIÊS TEMPORÁRIOS, na subpasta correspondente ao juízo do processo, dentro da subpasta cuja nomenclatura é: [nome completo do autor e número do processo]. Após encontrar o arquivo desejado, selecione-o e clique no botão ABRIR. Uma nova janela aparecerá. Clique, então, em CONFIRMA. Pronto, o arquivo já foi anexado ao sistema SICAU. Caso necessite anexar mais arquivos, clique no botão CONFIRMAR INCLUINDO NOVO ANEXO. Caso não haja mais nenhum arquivo a ser anexado, clique no botão CONFIRMAR. 11
Após confirmar o upload, você prestou atenção que a tela do SICAU ficou diferente? Apareceu o nome DIGITALIZADO na parte superior da janela e nas tarefas que há anexos apareceu um clipe em vermelho. Assim, toda vez que você entrar no SICAU e verificar o nome DIGITALIZADO e os clipes ligados às tarefas, este é o sinal de que os autos do processo já foram digitalizados e de que já foi feito o upload de documentos. Agora, você terá que fechar a Tarefa FA87 - DIGITALIZAR PROCESSO com a atividade M686 Digitalização de Documentos (escaneamento). Para isto, selecione a Tarefa FA87 e clique no símbolo ao lado do botão ATIVIDADE. 12
Na tela que aparecerá, coloque a atividade M686 Digitalização de Documentos (escaneamento), selecione o responsável pela atividade e clique em CONFIRMAR. Uma nova tela aparecerá com a indicação de que a atividade foi criada. 13
3. CONSULTA MANUAL DO PROCESSO DE DIGITALIZAÇÃO DE O acesso aos arquivos que foram digitalizados (dossiê eletrônico) pode ser feito por dois caminhos: pelo SICAU ou pelo DOSSÊ ELETRÔNICO que se encontra na rede interna da AGU. 3.1. SICAU Se você optar pelo acesso via SICAU, selecione a tarefa FA87 - DIGITALIZAR PROCESSO e clique no botão ANEXO. Agora, você está visualizando todos os arquivos que foram digitalizados. 14
Caso queira colocar os documentos em ordem numérica, clique no triângulo ao lado do título Nome do arquivo e selecione a opção ORDENAR POR NOME ORDEM CRESCENTE. Após este procedimento, os arquivos estarão na ordem crescente de numeração, conforme se verifica na figura abaixo. 15
Caso queira acessar um documento específico, selecione-o e clique duas vezes nele. Aparecerá uma janela. Então, clique em ABRIR. Nota: Você poderá abrir mais de um arquivo por vez. 16
3.2. DOSSIÊ ELETRÔNICO Se você optar pelo acesso via DOSSIÊ ELETRÔNICO, acesse o site da AGU e clique na Rede AGU. Em seguida, clique em Dossiê Eletrônico 17
Uma nova página aparecerá e você poderá acessar os arquivos digitalizados por meio de uma das opções de busca apresentas, conforme a figura abaixo. Caso você queira fazer a busca pelo número do processo, coloque o número no campo correspondente, selecione as opções pelo nº do processo e Dossiês de todas as unidades e, por fim, clique em Encontrar. 18
Após este procedimento, aparecerá o processo desejado, conforme a figura abaixo. Após clicar no número do processo, você terá acesso a todos os documentos que foram digitalizados. FIM COMISSÃO DE PADRONIZAÇÃO DE PROCEDIMENTOS DE DIGITALIZAÇÃO DA PU/RN SUBCOMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS DA PROCURADORIA DA UNIÃO NO ESTADO DO RIO GRANDE DO NORTE SUBCAD/PURN 19