Olá, meu nome é Sibeli Amaral, tenho 28 anos, nasci em Curitiba/Pr. Sou administradora, empresária e empreendedora. Iniciei minha trajetória profissional em 2005 no ramo gráfico onde fiquei até 2010, em 2008 comecei meus trabalhos no ramo de festas infantis na empresa da família, a Pula-Pula Locações. Em 2010, decidi investir na empresa e no ramo, dedicando-se exclusivamente as atividades nessa área, durante os 3 anos a empresa teve um crescimento expressivo no mercado, tornando-se um referencial na região sul de Curitiba. Em 2013, inaugurei o Pula-Pula Salão de Festas, durante seu funcionamento realizei diversos tipos de festas, foram 20 meses e entre os tipos de eventos mais procurados as festas infantis representaram 85% dessa busca. Mas 2014 foi o ano mais marcante durante a minha trajetória, certo dia conversando com uma cliente ela me perguntou se eu tinha algum curso para ensinar as pessoas a decorar as próprias festas, então a partir desse papo informal surgiu o 1º Curso de Arte com Balões. Após 2 anos e 2 meses, minha empresa, que carrega meu próprio nome Sibeli Amaral, já formou 193 alunos, em 22 turmas presenciais, com aulas ministradas nas cidades de Araucária, Colombo, Curitiba, Ponta Grossa e Foz do Iguaçu. 1
Por todos os lugares que tenho passado, de acordo com as pesquisas pós curso o retorno positivo é de 98% com relação a metodologia utilizada. O mercado de decoração é amplo e há espaço para todos aqueles que entendem que o propósito do profissional dessa área é transformar sonhos em realidade. Durante o ano de 2014 morei em Foz do Iguaçu e me dediquei ao voluntariado na ONG Um Chute Para o Futuro, aos cursos presenciais de arte com balões e a estudar o mercado e desenvolver um novo projeto para capacitar aqueles que querem entrar no mercado a se tornar um verdadeiro decorador de sucesso. Esse e-book une pesquisas, busca de conteúdos com minha experiência prática durante esses 8 anos de atividades no ramo de eventos infantis. Eu espero que possa te ajudar a fazer da sua festa um sucesso com esses 10 passos que eu sigo. Desejo a você uma boa leitura! 1º Curso de Arte em Balões 2014, Curitiba-PR 2
Toda festa precisa ser única, pois ela serve para comemorarmos um evento especial, algo que queremos lembrar com alegria. Para isso tudo precisa sair perfeito, cada detalhe e momento. Por isso, que tal facilitar a organização do seu evento? Para ajudar você, elaborei esse e-book com 10 passos para organizar sua festa sem erros e fazer dela um sucesso. Esses passos eu mesma utilizei durante esses 8 anos atuando no ramo de eventos, aplicando as festas dos meus clientes e ajudando a cada um a realizar o seu sonho da festa perfeita. Nesse material vou te mostrar os 10 passos para você realizar sua festa com sucesso sem erros: Passo 1) A Escolha da Data Passo 2) O Local da Festa Passo 3) A Escolha do Tema Passo 4) Os Convites e as Lembrancinhas Passo 5) As Comidas e Bebidas Passo 6) As Fotografias Passo 7) Checando Todos os Itens Passo 8) Como se Conduzir Durante a Festa Passo 9) Atendendo aos seus convidados Passo 10) Como se conduzir após a festa 3
Passo 1) A Escolha da Data Começar pelo começo pode até ser uma frase redundante, mas, fato é que muitas pessoas começam a organizar suas festas pelo meio ou pelo final e isso faz com que a chance de ocorrer erros e falhas aumentem, causando frustração durante a festa. Então o primeiro passo para organizar uma festa é a escolha da data, muitos gostam de comemorar no dia do aniversário, seja lá qual dia for, outros preferem os finais de semana. Como não errar? Independente do dia escolhido, é importante analisar se a data não coincide com algum período que poderá influenciar no evento. Se o seu filho nasceu na época de férias, quando ele estiver na fase escolar antecipe ou adie a festa para que ele possa comemorar com os amiguinhos, no dia você pode fazer uma comemoração em família, mas se você pretende organizar uma festa grandiosa a felicidade dele se completará em comemorar com seus amigos. Outro período são as datas comemorativas, principalmente aquelas que emendam feriados prolongados, se você está planejando realizar uma grande festa, o que não pode faltar são os convidados para a comemoração. Então, não esqueça, pense em uma data que não irá comprometer o seu evento. 4
Passo 2) O Local da Festa Esse item influencia todos os próximos passos. Fazer a festa de aniversário de criança em apartamento não é muito conveniente. O ideal é utilizar o salão de festas do prédio, por ser mais adequado e ter um custo mais acessível. Não esqueça de atentar para os horários e as regras do condomínio ou da administração do salão de festas. Se você mora em residência, mesmo que tenha uma garagem com bastante espaço, considere o que poderá acontecer com a sua festa se no dia marcado o tempo não colaborar, frio e chuva não são nada agradáveis para os convidados, além do mais, isso implica em você possivelmente ter que abrir sua casa para acolher os convidados. Uma opção bem viável e que tem sido considerada pelos responsáveis em organizar as festas é locação de um salão de festas ou um buffet infantil. Há diversos salões para locação com preços bastante variáveis, de acordo com a infra-estrutura disponível. A escolha deve levar em conta a localização, o acesso, o estacionamento para os convidados, as instalações (hidráulicas, elétricas e sanitárias) a luminosidade, a segurança, a acústica e a aparência (o visual do local). Ao fechar o contrato, leia atentamente todas as cláusulas, para evitar surpresas no final da festa. 5
Confira atentamente tudo o que está sendo locado (ou liberado para o uso) e, se possível deixe alguém responsável para fazer o check-list do recebimento e da devolução do salão e ou dos acessórios/equipamentos locados. A reserva deve ser feita com bastante antecedência, principalmente porque o endereço do mesmo precisa ser citado nos convites, se o local não for popular, fazer um mapa de maneira a deixar bem claro como os convidados podem chegar. Sempre visite o local antes de concluir a locação, fique atento(a) a todos os itens registrados no contrato (as cláusulas devem ser bem claras e de fácil entendimento). Questione sempre que houver dúvidas e pesquise quanto as festas já realizadas, as redes sociais podem ser uma grande aliada nesse momento. 6
Passo 3) A Escolha do Tema Em aniversário de criança, a escolha do tema é a atividade que mais consome tempo, principalmente se o patrocinador da festa (geralmente o pai ou a mãe da criança aniversariante) ainda não tem nenhuma idéia do que fazer. Vale a pena pedir a opinião de quem conhece o assunto. Se possível, procurar sempre visualizar os temas já pré-montados ou ter acesso a fotografias. É bom ficar bem atento aos detalhes como: cores, a toalha e o cenário, a representatividade das peças que compõem as mesas decoradas e os componentes que acompanham o tema. Muito importante: não deixar a escolha do tema para a última hora. O ideal é fazer a reserva com uma antecedência de 90 (noventa) dias, para não correr o risco de perder a locação do tema desejado ou de acordo com os convites que eventualmente já possam ter sido distribuídos para os convidados. Os temas da moda, normalmente são os mais procurados, principalmente pela influência da mídia. Outro fato interessante é que a escolha do tema para aniversários de crianças de 1 (um) até 2 (dois) 7
anos normalmente é feita pelos pais. A partir dos 3 anos, a própria criança prefere escolher o seu tema e costuma não aceitar opiniões. Por isso, a dica é escolher temas neutros, voltados para a idade da criança para que não haja repetições no futuro. Cabe ainda aos responsáveis pela festa usar de bom senso na escolha do tema, não tire da criança o direito de ser criança, tente envolve-lá em temas que no futuro provavelmente não farão parte do momento. A criança pode e deve fazer parte desse passo, os pais ou organizadores do evento precisam estar atentos a vontade do pequeno (a), afinal de contas, tudo o que está sendo feito tem o objetivo de agradar principalmente o aniversariante. 8
Passo 4) Os Convites e as Lembrancinhas Escolher um modelo de convite que tenha beleza e qualidade de apresentação é muito importante, por ser o cartão de entrada da festa de aniversário. O tema do convite precisa ter uma sintonia bem afinada com o tema da festa. As lojas que fazem a locação de itens temáticos já oferecem os convites com os temas alusivos. Solicite orientação do vendedor ou decorador, é sempre bom para auxiliar na escolha, entretanto, a escolha é sempre sua e deve prevalecer aquilo que lhe encanta. Se optar por fazer um convite exclusivo com a foto da criança, antes de obter a versão final, faça questão de ver a prova das amostras antecipadamente, confira com cuidado todos os dados para evitar surpresas desagradáveis com o produto final. A entrega dos convites deve ser realizada de 20 a 30 dias de antecedência, caso seus convidados sejam de outra cidade você pode criar um «save the date», enviar um recadinho, mensagem, criar um eventos nas redes sociais com 60 dias antes para que todos possam se programar e participar desse momento com vocês. Um festa de aniversário infantil que se preza oferece sempre 9
uma lembrança à altura do evento. Esse item reflete bem a esse dia tão especial e registra o "momento" para sempre. Porém, a escolha da lembrança requer muito critério (normalmente, as mães são bem mais atenciosas neste quesito). Ficar atento para a harmonia e sintonia com o tema, o acabamento utilizado, se for algum brinquedo verificar a segurança e a faixa etária para qual ele foi feito, o tipo de material utilizado (não pode ser tóxico, se for utilizar tinta, precisa estar bem seca e ser a prova d água). A quantidade também é importante, pois se a lembrança for exclusiva, pode custar bem mais caro solicitar peças adicionais. Fazer de 10% a 20% a mais é recomendado, pois sempre pode aparecer aquela visita inesperada. Além disso, defina se as lembranças são só para as crianças ou se serão para os adultos também. Algumas pessoas, optam por fazer a produzir as próprias lembrancinhas. Isso é bastante salutar, pois pode ser um bom exercício para mostrar a sua criatividade. Entretanto é preciso ter habilidade para lidar com o assunto, não basta apenas gostar de fazer, verifique se você tem tempo disponível para se dedicar dessa forma. Não esqueça de reservar uma para você e para o aniversariante, porque aquele momento não se repete! 10
Passo 5) As Comidas e Bebidas Hum, os adultos adoram essa parte! E não é pra menos, é de extrema importância, principalmente porque existe a necessidade de se fazer a escolha certa do fornecedor. Se a comida for feita no próprio local, atentar bem para os cuidados de higiene, acomodação e de segurança. Procure escolher a comida de acordo com as condições climáticas, devido à sensibilidade de alguns ingredientes ou da mistura destes. Tudo fica muito mais prático e confiável ao contratar um serviço de buffet. As recomendações básicas são as mesmas do item anterior ao se contratar um serviço de buffet (escolher bem o fornecedor, de preferência para aquele que tenha boas referências). Exija seu kit degustação para definição dos alimentos que serão servidos, é uma boa oportunidade para dirimir eventuais dúvidas. Não esqueça de ler e conferir todos os itens do contrato, quantidades, horário de entrega, forma de pagamento e o seu pedido. Quanto as bebidas, considere também a mesma questão sobre a época da festa, principalmente porque isso influencia na questão das quantidade. Festas no frio tem um consumo menor de bebidas geladas, crie um cardápio adequado a época, você irá 11
surpreender seus convidados. Fique atento as bebidas, pois crianças não tem noção para distinguir entre um refrigerante e algumas bebidas alcoólicas. O uso de copos, talheres, pratos e garrafas descartáveis é o mais recomendado, por questões de higiene e para evitar possibilidades de pequenos acidentes. Uma mesa de café, é muito bem vinda em qualquer época, afinal, quem resiste a um cafezinho. Além do mais, é simples, rápido e barato para preparar. Ah, não esqueça que muitas pessoas não bebem refrigerante, sirva suco, achocolatados, chá e não esqueça jamais da água. Se você optou por servir bebidas alcoólicas na festa infantil, considere que esse momento deve ser para brincar e se divertir com as crianças, sirva de forma moderada. Principalmente se fará a festa em locais mais distantes onde as pessoas precisam dirigir. Uma festa infantil é um momento de celebrar a infância, você como organizador pode tornar esse momento mágico não só para as crianças mas também para os adultos. Faça um teste em servir apenas bebidas sem álcool e promover a interação entre as crianças e os adultos. Você vai se surpreender com o resultado. 12
Passo 6) As Fotografias e o vídeo O momento é único, não deixe de registrar todos esses bons momentos. Delegue com antecedência essa tarefa de fotografar (ou de filmar) a alguém em que você possa confiar e saber que essa pessoa sempre está atenta a tudo. Essa incumbência não pode ser sua, afinal você também é o ator (atriz) desse evento. O ideal mesmo é separar uma parte do valor para contratar um profissional qualificado, as fotos e o vídeo são as formas de eternizar a tão sonhada e planejada festa. Cuidado ao transferir essa responsabilidade para não profissionais, você pode acabar se decepcionando com o resultado Um olhar apurado e estar atento para captar os principais momentos da festa exigem muito mais que uma câmera e vontade de ajudar. 13
Passo 7) Como se conduzir durante a festa? Você programou a festa, tudo pronto, muita expectativa. Os convidados começam a chegar. Será que vai dar tudo certo? E agora, como devo me comportar? Deixar as coisas acontecerem e "seja o que Deus quiser". Bem, pode até ser assim, mas se você pode prevenir, porque remediar? Alguns dos itens podem ser planejados com antecedência, de maneira a evitar eventuais transtornos, vejamos alguns exemplos: Gestão dos serviços dos garçons, recepcionistas, seguranças, fotógrafos, animadores, pessoal da limpeza, etc: pode ser muito simples, se você delegar estes assuntos para alguém que vai te dar um suporte durante o evento. Dessa maneira, apenas aquilo que for muito crítico seria passado para você tomar a decisão. Aconteceu um incidente (algum convidado se desentendeu com outro, alguém se escorregou e caiu, faltou água ou energia, etc: Imagine que isso pode acontecer. E se acontecer, você dever ter a serenidade para encarar da melhor forma e resolver discretamente. Fazer alardes, nem sempre ajuda em horas como esta. Faltou comida ou bebida, o que fazer: O ideal é prever que isso poderá acontecer e durante o planejamento da festa pensar em uma contingência como atendimento emergencial ou alternativo de 14
forma discreta, para evitar o desconforto dos seus convidados; adquirir uma reserva para atender se necessário; deixar o seu fornecedor de sobreaviso, e assim por diante. Por mais incrível que possa parecer, qualquer um está sujeito a este tipo de imprevisto quando se está se oferecendo uma festa. Então, planejar com antecedência é a melhor forma. Algumas pessoas se pensam, se faltar resolvo na hora. Outras acham que nunca vai faltar. É bom ficar atento para não passar vexame. Será que não seria melhor sobrar do que faltar? Já imaginou o que os convidados comentariam? Pensem sempre em tudo com antecedência e curta também a festa, afinal você merece! 15
Passo 8) Checando todos os itens Faça sempre uma checagem de tudo com antecedência. Um bom planejamento não pode literalmente ir por "água abaixo" em função de um pequeno detalhe que você se esqueceu. Já imaginou, no auge da festa se falta o guardanapo, o copinho para o refrigerante, ou o fósforo para acender a velinha? É muito fácil fazer este check list. Basta se antecipar imaginando que o evento vai começar (ou já começou) e as coisas estão acontecendo. Este check-list foi criado para facilitar a organização da sua festa; 1. Data e horário da festa; 2. Definir o local da festa; 3. Quantidade de convidados; 4. Tema e/ou tipo de festa; 5. Decoração do ambiente; 6. Definir tipo de alimentação (salgados ou refeição); 7. Atrações da Festa; 8. Aluguel de brinquedos; a. Aluguel de brinquedos; b. Animação com teatrinho, mágicos, palhaços, oficinas de arte, etc. 9. Música ambiente na festa; 10. Registro da festa (Foto e Filmagem); 11. Lembrancinhas para os convidados; 12. Roupa do(a) aniversariante e da familia. 16
Modelo Check-list: Minha Festa de Sucesso Check-list: Minha Festa de Sucesso 01 A Escolha da Data 07 Definir Alimentação e Bebibas Quando? A partir de 6 Meses antes até 170 dias. - Definir a data e horário da festa; Quando? A partir de 2 Meses antes até 45 dias. - Considere o horário da festa, pesquise os fornecedores e marque as degustações. 02 O Local da Festa 08 Atrações da Festa Quando? A partir de 6 Meses antes até 170 dias. - Considerar a época em que a festa será realizada; Quando? A partir de 2 Meses antes até 45 dias. - Qual tipo de interação haverá na festa, personagens, teatro, aluguel de brinquedos se o espaço não proporcionar; 03 Quantidade de Convidados 09 Música Ambiente Quando? A partir de 5 Meses antes até 60 dias. - Sua lista inicial deve conter os familiares e as pessoas de convívio Quando? A partir de 1 Mês antes até 10 dias. - Escolha uma playlist relacionada ao tema da festa e com as crianças, deixe pronta em um pendrive e verifique se o local oferece aparelhagem; 04 Tema e/ou Tipo de Festa 10 Registro da Festa (Foto/Vídeo) Quando? A partir de 4 Meses antes até 90 dias. - Defina o tema e o tipo de evento que pretende realizar Quando? A partir de 3 Meses antes até 60 dias. - Contrate o profissional, caso alguém se ofereça converse com a pessoa todos os detalhes para ver se ela realmente está apta a função. 05 Decoração da Festa 11 Lembrancinhas da Festa Quando? A partir de 3 Meses antes até 60 dias. - Após a definição do tipo de festa, pesquise e feche a decoração, caso, você opte por fazer defina quem serão as pessoas que irão lhe ajudar. Quando? A partir de 2 Meses antes até 30 dias. - Defina se as lembranças serão apenas para as crianças ou se haverá um modelo para adultos também, esteja com tudo em mãos 5 dias antes do evento. 06 Definir o Convite 12 Roupa do Aniversariante Quando? A partir de 3 Meses antes até 60 dias. - Escolha se seu convite será personalizado ou um modelo pronto, se tiver foto tente adiar ao máximo para que a criança pareça atual. Quando? A partir de 1 Mês antes até 15 dias. - Se você é mãe não esqueça de escolher a roupa do aniversariante e também de toda a família, esse é um detalhe que não pode ser feito na semana do evento. 41 9279-7489 /sibeliamaral contato@sibeliamaral.com.br www.sibeliamaral.com.br 17
Passo 9) Atendendo aos seus convidados Os seus convidados são muito importantes e merecem toda a atenção. Afinal de contas eles estão prestigiando você e sua família ao atenderem o convite. Esboce sempre um sorriso, dando atenção a todos, na medida do possível, essa é uma das suas principal responsabilidades durante o evento. Se for possível, vá recebê-los na chegada e durante os cumprimentos, agradeça-os por terem vindo. Ao planejar a festa, não esqueça de pensar neles, procure desenvolver atividades que haja interação e que promova diversão não apenas as crianças, mas a todos que estarão prestigiando o evento. 18
Passo 10) Como se conduzir após a festa A festa acabou e você está exausta(o). A vontade é de abandonar tudo e ir descansar. Talvez você possa até fazer isso mesmo, pois fez um planejamento tão abrangente que previu até uma pessoa para fazer o pós-festa. Mas nem sempre é assim, pois aqueles que se propuseram a ajudar também estão cansados, ou já foram embora. Parece que vai sobrar é para você, não se desespere. Pense, por exemplo, que tem uma cláusula no contrato que você assinou com o clube, o salão ou a casa de festas, que previa a entrega do ambiente em perfeitas condições. Se você fez a locação do tema, das toalhas de convidados, mesas, cadeiras, etc. Infringir as regras contratuais poderão gerar transtorno posteriormente. Mas se não for esse o caso, dar uma geral no ambiente, mesmo que os demais detalhes sejam feitos depois, é sempre bom. Principalmente se a festa aconteceu na sua residência. Lembrete: Reserve um tempo para curtir o pós-festa. Será um momento muito marcante você sentar com seu fillho(a) e seus familiares se ainda estiverem presentes para relembrar tudo o que aconteceu durante o tão sonhado e planejado evento. Abra os presentes com ele e curta a magia do momento. 19
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