UNIVERSIDADE PAULISA - UNIP INTERATIVA RA: 1003041 - Nome: Thiago Oliveira Santos Gestão Financeira PIM I - PID - AUTOMAÇÃO INDUSTRIAL - LTDA SOROCABA CAMPOLIM 2010
RESUMO O objetivo deste relatório é identificar métodos para que uma empresa de automação industrial continue a operar sem fronteiras e tenha uma forma de gerenciamento das atividades voltadas para um constante desenvolvimento. Devido ao mercado em geral estar constantemente em transformação é fundamental a empresa não ficar vulnerável as mudanças, se adaptar as exigências e se adequar de forma que possa continuar mostrando um diferencial para o mercado. Manter um planejamento estratégico, sólido, agora e sem deixar de olhar para o futuro, escolher uma posição a ser adotada para competir em longo prazo, para que possa aproveitar todas as novas oportunidades. Determinar com o auxilio dos métodos apresentados, os meios e o fim, um lugar a chegar, usando constantemente o conhecimento da empresa, e os valores pessoais que possui, motivando e vendo as necessidades dos mesmos, a fim de que a implementação das estratégias possa ter sucesso e com isso potencializar aquilo que a empresa faz bem, solucionar problemas. Palavra-chave: Desenvolvimento; potencializar.
SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO... 03 2 DESCRIÇÃO DA ORGANIZAÇÃO... 04 2.1 Denominação e Forma de Constituição... 04 2.2 Dados e fatos relevantes da origem da organização... 04 2.3 Natureza e ramo de atuação... 04 2.4 Informações sobre o porte da empresa... 04 2.4.1 Número de Funcionários... 05 2.5 Principais produtos... 05 2.5.1 Principais Fornecedores e serviços por eles fornecidos... 05 2.6 Principais mercados e segmentos em que se encontra o cliente alvo... 05 2.7 Principais concorrentes e os aspectos relevantes de cada um... 06 2.8 Organograma... 06 3 SISTEMAS DE INFORMÁTICA UTILIZADOS... 07 3.1 Formas de comunicação interna e externa... 07 3.2 Sistemas operacionais e outras ferramentas... 07 3.3 Ferramentas de Escritório... 08 4 COMUNICAÇÃO... 09 4.1 Estrutura interna da comunicação... 09 4.2 Importância que a gerência dá à comunicação... 09 4.3 Comunicação Interdepartamental... 10 4.4 Sistemas, instrumentos e veículos de comunicação utilizados... 10 4.5 Fluxo da Comunicação... 11 4.6 Participação Institucional... 11 5 CONCLUSÃO... 12 6 REFERÊNCIAS...13
1 INTRODUÇÃO 3 Este relatório tem o objetivo de apresentar propostas para o desenvolvimento de uma empresa voltada para solução e integração de produtos para automação industrial. A empresa PID Automação Industrial, empresa de pequeno porte foi iniciada por profissionais com anos de experiência na área de automação industrial, com foco e profissionais voltados a venda de produtos, como Sensores, Fontes de alimentação, Controladores Programáveis, Reles, IHM, Proteção para redes industriais, Sistemas de Visão, entre outros inúmeros produtos para automação industrial. A empresa já desenvolve várias soluções para mais de 480 clientes em diferentes cidades e estados do país, já que possuem em seu quadro, profissionais capacitados para atendimento especializado voltado para elaboração de projetos completos nos sistemas de automação. Com uma característica própria, que impera o diálogo transparente e permanente é uma empresa aberta ao empreendedorismo, e com isso em mente neste relatório buscou-se, apontar perspectivas e ações que possam identificar os processos internos que devem ser potencializados e analisar as possibilidades para aprendizado e crescimento.
2 DESCRIÇÃO DA ORGANIZAÇÃO 4 2.1 Denominação e Forma de Constituição PID Automação Industrial Ltda, com sede na Avenida, Fernando Stecca 1361, CEP: 18087-149 Jd. Dois Corações Sorocaba SP Fone (15) 3218-1168. CNPJ: 08.409.317/0001-98, Inscrição Estadual: 669.570.619.116, Inscrição Municipal: 144387, Data da Constituição: 10/10/2006, empresa formada por dois sócios: Srs. Tiago Frederico Sigrist - Daniel Henrique Carravero, cujo capital social no ato da constituição foi de R$ 20.000,00. 2.2 Dados e fatos relevantes da origem da organização A PID Automação Industrial Ltda., teve o inicio de suas operações em 2007, é uma sociedade formada por profissionais, tecnólogos e engenheiros que no ato da constituição já tinham mais de onze anos de experiência, em distribuição e integração de produtos para automação industrial, tendo no curriculum experiências na direção de outras empresas do mesmo ramo, dando assim uma grande base para o inicio das atividades da empresa. 2.3 Natureza e ramo de atuação A empresa é uma sociedade limitada, cujo objetivo é a exploração do ramo de comércio de equipamentos elétricos, eletrônicos e industriais. A empresa opera sem fronteiras, embora haja atendimento pessoal está firmemente apoiada na internet. 2.4 Informações sobre o porte da empresa A empresa é uma organização de pequeno porte, porém em seu quarto ano de mercado, apresenta um enorme crescimento já atende mais de 480 empresas, com atendimento especializado em vendas de produtos e aplicações de automação eletrônica, através de vendedores focados, suporte técnico especializado, estoque local, trabalha em conjunto, como distribuidor autorizado de duas grandes empresas multinacionais, que estão entre os líderes mundiais em fornecimento de equipamentos de automação industrial, a Omron Eletrônica e Phoenix Contact.
2.4.1 Número de Funcionários 5 A empresa possui em seu quadro oito funcionários. 2.5 Principais produtos A empresa tem um amplo portfólio de produtos que distribui como: Sensores, Fontes de alimentação, Controladores Programáveis, Reles, IHM, Proteção para redes industriais, Sistemas de Visão e inspeção óptica automática (AOI), Tecnologia de rádio Wireless, conexões industriais e também conta com engenharia de aplicação e projetos em automação e sensoriamento. 2.5.1 Principais Fornecedores e serviços por eles fornecidos Os principais fornecedores da empresa são líderes mundiais em fornecimento de equipamentos de automação industrial, a Omron Eletrônica e Phoenix Contact. A Omron foi uma das primeiras empresas na Europa com uma certificacao ISO multi-site, o que dá credibilidade e garantia aos seus produtos, de automação industrial, e um de seus principais produtos, são os sensores industriais, fotoelétricos, indutivos de fibras ópticas, com a tarefa de obter uma detecção precisa das exigências de uma aplicação industrial. A Phoenix Contact têm as mais importantes certificações ISO, diversas premiações nacionais e internacionais, pois constantemente apresenta ao mercado produtos e soluções inovadoras, estabelecendo tendências para a eletrônica industrial. A Phoenix conta com as melhores conexões industriais, da régua de bornes, passando pelo conector de máquinas à prova de água, até a Ethernet sem fio: Inovações, que a PID Automação Industrial integra em seus inúmeros clientes. 2.6 Principais mercados e segmentos em que se encontra o cliente alvo O mercado de automação industrial é amplo, empresas de diversos segmentos têm e necessitam de criação, e desenvolvimento de soluções para automação de suas fábricas, com isso a PID, atende empresas de diversos segmentos.
6 Em sua carteira de mais de 480 clientes, está desde os maiores fabricantes de auto peças a indústrias de alimentos, agricultura, nutrição animal, indústrias de bebidas, de higiene pessoal, indústrias de alumínio, fabricante de aviões como a Embraer, indústrias de tecnologia, fabricantes de computadores, impressoras, celulares, fabricantes de máquinas. Como o mercado de automação elétrica e eletrônica permite, os clientes alvo da PID Automação são todas as indústrias. 2.7 Principais concorrentes e os aspectos relevantes de cada um Os principais concorrentes são empresas do mesmo ramo de atividade, voltadas para o atendimento de automação industrial, porém com outras marcas na sua linha de distribuição para integrar nas indústrias. Pode-se citar um concorrente que compete com a PID na linha de venda de sensores a Meta Automação, que é uma empresa que distribui sensores da marca SICK, concorrente da marca Omron, distribuído pela PID Automação, uma aspecto relevante da mesma é o tempo de atuação no mercado, já que está atuando desde 1998, tendo mais tempo de mercado. O que diferencia a PID, deste e de outros eventuais concorrentes é o desenvolvimento de soluções e melhorias para as empresas, soluções que evitam e previnem, por exemplo, as paradas nas máquinas numa linha de produção, evitando enormes prejuízos para as empresas. 2.8 Organograma DIREÇÃO ADMINISTRAÇÃO COMERCIAL TÉCNICA
3 SISTEMAS DE INFORMÁTICA UTILIZADOS 7 Atualmente os sistemas de informação, estão inseridos em, praticamente todas as atividades empresariais dando suporte para a melhoria na qualidade de produtos e serviços e naturalmente a PID Automação Industrial está totalmente ligada as novas tecnologias, e apóia as suas atividades na internet e na informática. 3.1 Formas de comunicação interna e externa Em suas instalações a empresa conta com sistemas de médio porte: servidores de rede, minicomputadores, servidores da web e sistemas multiusuários. Utiliza sistemas móveis: telefones celulares, rádios e computadores de mão. A forma de comunicação para com seus clientes, além do atendimento pessoal, se faz através destes recursos, celular, rádio, mas principalmente a internet, através de e-mails, um outro recurso muito utilizado pela empresa para a comunicação externa é o Skype, principalmente quando o contato é feito com empresas e clientes de fora do estado, sendo o Skype também uma ferramenta para a comunicação interna na empresa. 3.2 Sistemas operacionais e outras ferramentas A PID Automação Industrial possui sistema próprio, adaptável e desenvolvido internamente, para os padrões necessários para o funcionamento da mesma, um sistema operacional multitarefa, pois o mesmo permite e isso se faz necessário que as tarefas sejam processadas simultaneamente. Outro sistema padrão adotado na empresa é o Windows, devido as suas diversas ferramentas disponíveis, além do Windows XP e o Vista, se utiliza uma edição do Windows Server, que oferece uma plataforma voltada para redes. Há uma rede local, LAN, que permite que várias estações de trabalho, terminais, periféricos estejam ligados, compartilhando assim, arquivos, informações, impressoras, fax, de uma forma eficiente. Uma rede wireless, sem fio, também está disponível na empresa.
8 Os navegadores web utilizados são: Internet Explorer e Mozilla Firefox. Outra ferramenta muito utilizada devido à necessidade de interação entre usuários internos e externos é o Skype, uma ferramenta poderosa e que torna a comunicação rápida e barata. Para gerenciar uma enorme quantidade de contatos, utiliza-se o Microsoft Outlook, ferramenta fundamental devido a grande quantidade de e-mails enviados diariamente. 3.3 Ferramentas de Escritório As ferramentas de escritório utilizadas para o desempenho de diversas tarefas, são os editores de texto, o Microsoft Word, os editores de planilhas Excel e o PowerPoint, permitindo criar apresentações gráficas. A utilização do Word se faz, para redigir relatórios, boletins, no preenchimento de formulários, para solicitação de equipamentos, empréstimos e no envio de pedidos de autorizações de reparo, para solicitação de devoluções aos distribuidores e na criação rápida de documentos e cartas utilizados internamente. A utilização do Excel se faz presente, na criação de planilhas, para controles internos, como listas de clientes, controle e agendamento de visitas técnicas, planilhas de margens de venda. O Excel também é utilizado como um banco de dados, no controle de novos contatos, na criação de gráficos de desempenho utilizados em reuniões internas e outros fins. Apresentações gráficas são feitas mediante o uso do Microsoft PowerPoint, devido a grande quantidade e variedade de equipamentos na área de atuação da empresa, as apresentações com as fotos dos produtos e animações a fim de apresentar os slides aos clientes, com a funcionalidade dos equipamentos vendidos, e o impacto que as apresentação criam é extremamente favorável. Uma outra ferramenta muito utilizada é o PDF Adobe, pois grande parte dos manuais dos produtos comercializados é representada através do PDF, com seus textos, gráficos, e principalmente imagens, uma ferramenta usada internamente e externamente, pois grande parte desses manuais é fundamental para a especificação e venda dos produtos, os mesmos são recebidos, analisados e repassados aos clientes.
4 COMUNICAÇÃO 9 4.1 Estrutura interna da comunicação Em sua comunicação interna a PID Automação Industrial, age de forma conjunta e integrada, buscando um intercâmbio de comunicação entre seus sócios e funcionários, proporcionando uma maneira de todos se influenciarem, uma particularidade que faz com que os envolvidos, assumam o conhecimento, uns dos outros, uma forma de comunicação que visa a aprendizagem de todos para o desenvolvimento da empresa. Um outra estrutura de comunicação que a empresa busca por em prática é a retroação (feedback), ter ação, respostas a perguntas, assuntos de interesse, negócios, realizações que ficaram para trás, tornando-se assim um processo de duas vias que se realimenta espontaneamente, havendo o retorno, diálogo. Dentro da empresa não há cargos ou atribuições específicas na estrutura de comunicação, de um porta-voz, um relações públicas nem um ombudsman para assuntos internos ou externos, essas funções ainda são desempenhadas pelos sócios da empresa. Não há em pauta nenhum planejamento em curto prazo, para o desenvolvimento neste quesito comunicação, naturalmente o crescimento da empresa, fará que uma atribuição específica nesta questão seja necessária. 4.2 Importância que a gerência dá à comunicação A gerência busca ter um intercâmbio de comunicação, internamente e externamente, devido à importância de todos os envolvidos na organização, funcionários e clientes, para que tudo e todos caminhem para o desenvolvimento da empresa. Procuram deixar os funcionários se sentirem parte integrante da vida organizacional da empresa, conhecendo seus planos e objetivos, contribuindo ainda mais para o sucesso de toda a organização. Busca-se e se faz necessário uma fala profissional, uma linguagem específica devido ao ramo de atuação da empresa, automação industrial, uma área extremamente técnica, uma linguagem fundamental para o desenvolvimento de soluções junto aos clientes.
10 A importância dada à comunicação com cliente também se faz presente na realização anual de um workshop de atualização para os mesmos, sendo este contato fundamental para a conquista de novos negócios. Outra importância dada é a busca de alguns objetivos, da comunicação, o atendimento as exigências dos clientes, mais conscientes e a adequação dos funcionários ao aumento da competição no mercado de automação, que sempre se mostra em constante desenvolvimento. 4.3 Comunicação Interdepartamental A comunicação interdepartamental se faz presente, embora como mostrado no organograma, a direção encabece a tomada de decisões, não se tem uma independência total para executar suas funções, ela está sempre em contato com os outros departamentos, administrativo, comercial e técnico, trocando informações e conhecimentos, gerando uma comunicação não ineficiente, mas eficaz. 4.4 Sistemas, instrumentos e veículos de comunicação utilizados Na empresa os sistemas de comunicação utilizados, tanto para uso interno como externo são vários, telefonia interna, celulares, rádio, internet, e-mails, web site, folders promocionais, utiliza-se as ferramentas de informática e o sistema próprio da empresa para a emissão de relatórios e memorandos. A comunicação com os clientes, é feita de forma mais pessoal e direta, com visitas técnicas previamente agendadas, pelo telefone ou por e-mail, porém o contato, também é feito pelo telefone, pois a empresa preza o feedback, de uma proposta comercial solicitada e enviada para seus clientes. A comunicação com os fornecedores se dá em duas frentes, quando se faz necessário auxilio comercial ou técnico, o contato é feito através de telefone, skype e e-mails. Quando a questão é a negociação de margens de venda, descontos, melhores condições de pagamento, a comunicação é feita através de reuniões previamente agendadas.
11 O contato com outros parceiros, transportadoras, correios, restaurante, e outros prestadores de serviços também são feitos mediante e-mails e contato telefônico. A empresa utiliza a comunicação verbal, oral, com reuniões freqüentes, treinamentos, workshop, cursos e reuniões sociais. Pode-se afirmar que além de telefone, skype, visitas técnicas, como instrumentos de comunicação, a principal delas, o veículo de comunicação mais utilizado pela empresa é a internet. 4.5 Fluxo da Comunicação Seguindo uma função básica da comunicação, tornar comum, a PID Automação, desde os seus sócios até os funcionários, deixa claro quais são os planos, as metas e os objetivos estabelecidos. Para que essa comunicação interna promova a integração das pessoas, departamentos, o caminho percorrido pelas mensagens, o fluxo de comunicação utilizado é o horizontal, permitindo grande entrosamento entre todos, envolvendo e levando todos a contribuir para a concretização dos planos e metas. 4.6 Participação Institucional A PID Automação se preocupa e participa de programas de responsabilidade social, junto a um de seus distribuidores a Omron eletrônica. Promove se anualmente um evento chamado de Omron Day, um dia inteiro para se cumprir responsabilidades com a sociedade, com diversas ações, como visitas a instituições, doações de cestas básicas, fraldas e produtos de higiene. E a PID se mobiliza pela causa visitando e levando doações para o Hospital do Câncer Infantil de Sorocaba (GPACI).
5 CONCLUSÃO 12 O objetivo do presente trabalho foi apresentar os procedimentos adotados na gestão de uma empresa de automação industrial e encaminhar métodos e pontos preponderantes, para o desenvolvimento da empresa. Os aspectos a se ponderar são, a exploração ainda mais do que a empresa faz de melhor, não um simples atendimento comercial, mas sim dar a solução em automação para os clientes, e uma forma de explorar essa qualidade organizacional é aumentar o foco de atendimento, manter a satisfação das empresas que já fazem parte da carteira de clientes, e ir além, entrar em novas regiões, explorar novas cidades, inclusive dentro da própria cidade de origem da empresa, se encontram outras grandes organizações que não são exploradas e tem um enorme potencial para negócios. A negociação com novos parceiros, novas marcas incorporadas ao portfólio comercial da empresa. A criação de um movimento estratégico, que os concorrentes não farão, criando, por exemplo, uma solução, um serviço ou produto próprio, que garanta a qualidade, que ouça as exigências dos clientes e atendam e superem as suas expectativas. Ampliar a participação no mercado é um fator impulsionador do objetivo de se obter maiores lucros. O investimento em mais ações de marketing também é fundamental, para que a valorização que a empresa dá ao feedback aumente e gere ainda mais negócios. Continuar a explorar e valorizar a comunicação interna entre todos os membros, pois é uma das bases da administração moderna, o endomarketing, marketing interno, ações voltadas para a satisfação e aliança dos membros internos, com a intenção de melhor atender aos clientes externos, um diferencial competitivo, pois todos, sócios e funcionários sentindo-se participantes, reconhecidos e encorajados se empenharam em conseguir resultados cada vez melhores.
13 6 REFERÊNCIAS PID Automação Industrial (2010). Produtos, acesso em 13 de Abril de 2010, disponível em: http://www.pidindustrial.com.br Meta Automação (2010), produtos e serviços, acesso em 14 de Abril de 2010, disponível em: http://www.metaautomacao.com.br/mitgaleria/produtos.php Omron eletrônica (2010). Sobre a Omron, acesso em 15 de Abril de 2010, disponível em: http://www.omron.com.br/site/internas.php?pagina=48&menu=48 Phoenix Contact (2010). Apresentação da empresa, acesso em 15 de Abril de 2010, disponível em: http://www.phoenixcontact.com.br/empresa/119.htm Omron eletrônica. Omron Day. Acesso em 16 de Abril de 2010, disponível em: http://www.omron.com.br/hotsite/blog.php?ano=2008&pais=brasil&idusuario= 1&x=37&y=28 BAHIA, Juarez. Comunicação Empresarial. Mauad, Rio de Janeiro, 1995. Fonte do Saber. Com. Site. (2010) Acesso em 16 de Abril de 2010, disponível em: http://www.fontedosaber.com/administracao/a-importancia-do-endomarketingna-melhoria-da-produtividade-nas-empresas.html JusBrasil. Tópicos. (2010) Acesso em 16 de Abril de 2010, disponível em: http://www.jusbrasil.com.br/topicos/292637/circunstancias-preponderantes