AS ETAPAS DO PLANEJAMENTO O planejamento possui três etapas: O estabelecimento dos objetivos a alcançar Tomada de decisões a respeito das ações futuras Elaboração de planos Explicando melhor, quanto mais os objetivos distanciam-se no tempo, mais se tornam imaginários.
Os objetivos Os objetivos em relação ao tempo podem ser: imediatos acessíveis imaginários.
1. Estabelecimento dos objetivos A definição dos objetivos e a elaboração dos planos para alcançá-los é o começo do planejamento. Mas o que é objetivo? Objetivos são resultados previamente estabelecidos, que devem ser atingidos em certo período de tempo (metas), ou ainda, são pretensões futuras que, alcançadas deixam de ser objetivos e se tornam realidade.
À medida que o tempo passa e os objetivos imediatos vão sendo alcançados, os objetivos acessíveis tornam-se imediatos e os objetivos imaginários tornam-se acessíveis, havendo uma contínua evolução dos objetivos que vão sendo redefinidos à medida que são alcançados.
Hierarquia dos objetivos As empresas buscam geralmente alcançar vários objetivos ao mesmo tempo, havendo assim a necessidade de uma hierarquia de objetivos. Os objetivos da empresa são os mais importantes e predominam sobre todos os outros objetivos, e os objetivos de cada divisão predominam sobre os objetivos de cada especialista. Os objetivos maiores impõem-se aos objetivos específicos.
Desdobramentos dos objetivos Como consequências da hierarquia dos objetivos surgem os desdobramentos dos objetivos, que podem ser fixados pela empresa em políticas organizacionais, diretrizes, metas, programas, procedimentos, métodos e normas. Com base nos objetivos almejados, a organização define a estratégia para alcançá-los.
Por estratégia entende-se como o conjunto de objetivos, finalidades, metas, diretrizes fundamentais e de planos, postulados de forma a definir em que situação a organização se encontra, que tipo de organização ela é ou deseja ser.
A estratégia e os objetivos descrevem um conceito do campo de atuação da organização. Eles especificam o volume, a área e as direções do crescimento, os principais pontos fortes e as metas de responsabilidades.
A estratégia permite a definição das políticas, o seu desdobramento em diretrizes, e a partir daí, em metas dos diversos departamentos, programas, procedimentos, métodos e normas.
Políticas As políticas organizacionais são regras que vão orientar o comportamento e o procedimento interno e externo das organizações:
Características principais: Flexibilidade; Abrangência; Coordenação, e Ética As políticas podem ser divididas em políticas gerais e políticas específicas e utilizam verbos como: manter, seguir, usar, prover, assistir, etc.
Finalidade Direcionam a execução das ações e proporcionam marcos ou limitações para demarcar as áreas nas quais a ação administrativa deverá se desenvolver.
Exemplos de políticas gerais: O critério básico para qualquer decisão é a relação rentabilidade/custo; A busca do consenso na tomada de decisão é prioritária. Exemplo de políticas específicas: Remunerar os funcionários com salários compatíveis com o mercado de trabalho e com as funções exercidas; Não será tolerado atraso superior a 30 minutos.
Diretrizes São princípios estabelecidos para possibilitar o alcance dos objetivos pretendidos. Sendo os objetivos o fim, as diretrizes servem para balizar os meios adequados para atingi-los. Exemplo: Diretrizes de pessoal, diretrizes de compra, diretrizes de venda, etc
Metas São objetivos quantificados com prazo de duração, ou alvos que se pretende atingir a curto prazo. Podem ser confundidas com objetivos imediatos ou com objetivos departamentais. Exemplo: metas de produção mensal, de cobrança diária, de venda quinzenal, etc
Programas São atividades necessárias para atingir cada uma das metas, sendo os mesmos específicos. Exemplo: programas de produção, programas de venda; programas sociais, etc
Procedimentos É a maneira pela qual os programas são executados. Também chamados de rotina, prescrevem a seqüência cronológica de tarefas específicas. Exemplo: procedimentos para admissão de pessoal, procedimentos para desligamento de pessoal, etc.
Método O método detalha como o trabalho deve ser realizado. Sua amplitude é mais restrita e limitada que o procedimento. Exemplo: método de como descrever uma atividade, método de preenchimento de relatório gerencial. Obs: Tanto o procedimento quanto o método podem utilizar-se de fluxogramas que representam o fluxo ou a sequencia de operações.
Normas São regras ou regulamentos que cercam e asseguram os procedimentos, estabelecendo os limites do empregado, esclarecendo o que deve e o que não deve ser feito. Exemplo: define locais de fumar, se permitido ou não fumar, horário de trabalho, horário de almoço, etc.
Princípios para o estabelecimento dos objetivos São três os princípios para o estabelecimento dos objetivos: a) Principio da Comunicação total b) Princípio da coerência vertical c) Principio da coerência horizontal
a) Principio da Comunicação total Os objetivos devem ser comunicados à toda empresa, e todos os níveis hierárquicos devem conhecer e compreender os objetivos da organização e a sua participação relativa quanto ao alcance deles. Mesmo que determinada área não faça parte daquela ação ou daquele objetivo, deverá a mesma ter pleno conhecimento dos objetivos estabelecidos.
b) Princípio da coerência vertical O objetivo de um nível deve ser aquele que torne mais provável, mais fácil e econômico a realização do objetivo organizacional imediatamente superior.
c) Principio da coerência horizontal Deve haver harmonia e coerência entre os objetivos dos órgãos situados no mesmo nível organizacional, para evitar conflitos ou incompatibilidades. Ex: Vendas x Produção
2. Tomada de Decisão O planejamento é um processo que, a partir da fixação dos objetivos a serem alcançados, determina a priori, o que se deve fazer, quando fazer, quem deve fazê-lo e de que maneira. Feito o diagnóstico da situação atual e determinados os objetivos a serem alcançados, o planejamento é o caminho entre ambos, entre a situação presente e a situação objetivada. Há várias maneiras diferentes para se fazer esse caminho; é preciso compará-las e escolher a mais adequada. E a escolha é o resultado de um processo de tomada de decisão.
Decidir é selecionar e escolher a alternativa mais adequada ou conveniente para uma determinada questão. Embora todo planejamento seja um processo de tomada de decisão, toda decisão não é necessariamente um planejamento.
Características da Tomada de decisão a) Tomada de decisão antecipatória Refere-se à decisão sobre o que fazer, e como, antes de a ação requerida ser executada. O Planejamento envolve um processo formal, enquanto a tomada de decisão pode ser informal.
Características da Tomada de decisão b) Interconexão das decisões O Planejamento busca conjugar as decisões nos diversos níveis e áreas da organização, bem como, com outras decisões antecedentes e subsequentes.
Características da Tomada de decisão c) Criação de um estado futuro desejável O planejamento busca alcançar uma situação futura almejada pela organização. Pode referir-se tanto a objetivos organizacionais globais como a objetivos departamentais ou setoriais.
Métodos utilizados no processo decisório a) Experiência passada: É o método mais utilizado e comum para a tomada de decisões. A experiência passada não considera rápidas e profundas mudanças na organização e no seu ambiente, pois o que foi apropriado no passado pode ser inapropriado numa situação futura. Se a situação presente apresenta alguma relação direta com a experiência passada, a perspectiva histórica não pode ser ignorada.
Métodos utilizados no processo decisório b) Experimentação: É um método alternativo para a tomada de decisão. Por exemplo, temos num teste de mercado, a experiência piloto, para decidir sobre o lançamento de um produto novo
Métodos utilizados no processo decisório c) Pesquisa operacional: Utiliza vários modelos analíticos ou matemáticos para verificar as relações entre os vários fatores e alternativas na forma de equações, matrizes e modelos matemáticos. Uma marcante contribuição desta abordagem foi a conscientização sobre a necessidade de colocação explícita de objetivos, recursos, restrições e riscos.
Métodos utilizados no processo decisório d) Árvores de decisões: É uma extensão da matriz decisorial, tendo por finalidade projetar os possíveis efeitos de uma decisão através de um período de tempo.
Métodos utilizados no processo decisório Qualquer que seja o método utilizado, o importante é a predição das consequências possíveis das decisões a serem tomadas, a avaliação e a comparação dessas consequências para que a melhor alternativa possa ser escolhida.
Métodos utilizados no processo decisório 3. Elaboração de planos Abrangência do planejamento: Além da hierarquia dos objetivos, existe a hierarquia do planejamento. Os níveis do planejamento podem ser; estratégico, tático e operacional.
O planejamento estratégico É o planejamento mais amplo e abrangente da organização, situando-se no topo da hierarquia empresarial, tendo como características:
O planejamento estratégico a) É definido no nível institucional e corresponde ao plano maior ao qual todos os demais estão subordinados. b) É projetado em longo prazo com efeitos e consequências estendidos por vários anos. c) Envolve a empresa como um todo, abrangendo seus recursos e áreas de atividade, e preocupa-se em atingir os objetivos no nível organizacional;
O planejamento tático O planejamento tático: É o planejamento feito no nível departamental, tendo como características: objetivos departamentais. a) É definido no nível intermediário para cada departamento da empresa. b) É projetado em médio prazo ou para o exercício atual. c) envolve cada departamento, seus recursos específicos e preocupa-se em atingir os
O planejamento operacional O planejamento operacional: É o planejamento feito no nível operacional tendo como características: Prazos: Longo prazo: Contexto quase ou totalmente incerto Médio prazo: Contexto de determinismo aleatório. Pode ser definido com certa validade, por métodos estatísticos de previsão por extrapolação de tendência. Curto prazo: Contexto de determinismo puro. Pode ser definido com bastante segurança.
Tipos de planos O planejamento produz um resultado imediato: O Plano, que é o evento intermediário entre o processo de planejamento e o processo de sua implementação.
Tipos de planos Todos os planos têm um propósito comum: a previsão, a programação e a coordenação de uma sequencia lógica de eventos, os quais, se aplicados com sucesso, deverão conduzir ao alcance dos objetivos que os comandam.
Tipos de planos Como um plano descreve um curso de ação, ele precisa proporcionar respostas às questões: o quê, quando, como, onde e por quem.
Técnicas relacionadas com o planejamento As técnicas utilizadas para o planejamento servem igualmente para o controle, sendo as principais: Cronograma, gráfico de Gantt e Pert. Cronograma: É um gráfico de planejamento e controle. Demonstra o início e o término de cada evento de um processo operacional dentro dos períodos de tempo considerados, permitindo a sincronização dos tempos dos vários eventos de um processo de maneira simples, por meio de simples traços cheios (o que foi planejado) ou pontilhados (o que foi realizado).
Técnicas relacionadas com o planejamento Métodos Comportamentos Tempo Procedimentos Orçamentos Programas ou Programações Regras ou regulamentos Dinheiro Métodos de trabalho ou de execução. (Fluxogramas) Receita/despesa em determinado período de tempo Correlação entre tempo e atividades. (Cronograma) Como se comportar em determinadas situações Operacionais Estratégico, tático ou operacional
Gráfico de Gantt: Igualmente simples, também relaciona a atividade ao tempo de uma maneira muito semelhante à que vimos na descrição do cronograma. A técnica para sua elaboração consiste em segmentar cada atividade em seus componentes críticos e listá-los e apresentá-los graficamente em função do tempo. Pode-se acompanhar a execução do processo na prática e compará-lo com a previsão anterior. O tempo é indicado por colunas atravessadas no gráfico, com tarefas individuais representadas por flechas terminando em pontos. O tamanho e posições das flechas mostram a data de início e a duração das tarefas. Você também pode usar linhas sólidas ao invés de flechas terminando em pontos.
Método Pert: (PROGRAM EVALUATION REVIEW TECHNIQUE) É uma técnica de revisão e avaliação de programas. O método é baseado em cinco elementos principais: rede, alocação de recursos, considerações de tempo e de custo, rede de caminhos e caminho crítico. A rede é um diagrama que mostra as relações entre as atividades e os eventos durante todo o período de realização de uma tarefa. Tem três componentes: eventos (círculos), atividades (setas) e relações (sequências).
Os eventos são pontos que indicam o início ou o fim de uma tarefa; as atividades representam a energia cognitiva ou física empenhada para a realização do evento e são representadas por flechas; o tempo necessário para sua realização é indicado pelo número colocado ao lado; as relações são indicadas pela sequência de eventos e atividades na rede.
Para este método são utilizadas três estimativas de tempo para realização de uma atividade: otimista, mais provável e pessimista. Estimado o tempo, passase a calcular o caminho crítico - análise do tempo de cada etapa para determinar o tempo mínimo possível para completar o projeto. O caminho crítico é a sequência mais comprida de atividades dependentes que levam à finalização do plano. (o mais longo) deve ser o mais controlado.
A figura abaixo exemplifica uma rede de PERT. 1 Levantamento de literatura X 2 Montagem do Projeto X 3 Coleta de dados X X X 4 Tratamento dos dados X X X X 5 Elaboração do Relatório Final X X X 6 Revisão do texto X 7 Entrega do trabalho X Atividades / Períodos 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Princípios de administração aplicados ao planejamento