C C P SUPORTE TÉCNICO EBS Horário de atendimento: Das 08h30min às 18h, de Segunda a Sexta-feira. Formas de atendimento: E-mail: Envie-nos suas dúvidas e/ou sugestões para suporte@ebs.com.br. Suporte On-Line (Chat): Atendimento em tempo real através da Internet. Para acessar esta forma de atendimento clique no ícone na tela principal do seu software. Telefones: Curitiba: Recursos Humanos (CRH): (41) 3906-4949 Contábil, Fiscal e Patrimônio (CSC/CEF/): (41) 3906-4950 São Paulo: Recursos Humanos (CRH): (11) 3956-5049 Contábil, Fiscal e Patrimônio (CSC/CEF/): (11) 3956-5050 Versão 6.1
C C P Sumário 1 Apresentação...3 1.1 Teclas de função...3 2 Cadastro...4 2.1 Responsáveis...4 2.2 Estrutura Organizacional...4 2.3 Grupos...4 2.4 Bens...9 3 Lançamentos...13 3.1 Depreciação...13 3.3 Acréscimo / Diminuição...14 3.4 Baixa...15 3.5 Transferência...16 3.6 Depreciação Anterior...17 3.7 Integração Contábil...17 4 Consulta...18 4.1 Bens...18 4.2 Razão da Depreciação...19 5 Utilitários...20 5.1 Importação de Bens...20 5.2 Geração de Arquivo Padrão IN86...20 6 Relatórios...20 7 Ajuda...21 7.1 Ajuda F1...21 7.2 BIT...21 7.3 Acesso ao site da EBS...22 7.4 Sobre...23 Layout dos Arquivos de Importação. Consultar o Ajuda (F1). Versão 6.1
1 Apresentação O Cordilheira Controle Patrimonial visa auxiliar no controle dos setores patrimonial e contábil das organizações, com segurança, agilidade e objetividade. Possibilitando o controle efetivo dos bens e a emissão de relatórios gerenciais. 1.1 Teclas de função As teclas de função (normalmente situadas na parte superior do teclado) são uma forma rápida de acesso as rotinas mais utilizadas no sistema, podendo ser acionadas em qualquer ponto da execução. Teclas disponíveis no Cordilheira Controle Patrimonial: <F1> - Acesso ao Ajuda. <F9> - Calculadora. <F12> - Consulta genérica (depende do campo onde se encontra o cursor). ALT + F4 Fecha o sistema CTRL + F4 Fecha janela ALT + letra sublinhada Acesso rápido à rotina/ botão sem utilização do mouse. 3
2 Cadastro 2.1 Responsáveis Cadastrar os responsáveis pela geração e entrega de arquivos em meio magnético. Este cadastro será compartilhado por todos os módulos do sistema. 2.2 Estrutura Organizacional Registrar a estrutura organizacional da empresa para facilitar a localização dos bens nos diversos departamentos, setores e seções da empresa. (Opcional) Estes dados poderão ser informados no cadastro do bem e serão utilizados nos filtros de processamentos e na emissão dos relatórios. Observação: Para efetuar o cadastro de um setor é obrigatória a existência do departamento, assim como para o cadastrar uma seção, deve-se ter cadastrado os respectivos setores. 2.3 Grupos Através deste cadastro serão definidos os grupos que os bens pertencerão. Os bens serão agrupados conforme seu tipo. Tais grupos poderão ser cadastrados de acordo com os grupos do Plano de Contas da contabilidade. Exemplo de Grupos e Taxas de Depreciação Anual, fixadas pela Legislação do Imposto de Renda: Grupos de Bens do Imobilizado Ao Ano 100% dividido pela vida útil estimada 1- Edifícios 4% (100% dividido 25 anos) 2- Móveis e utensílios 10% (100% dividido 10 anos) 3- Veículos 20% (100% dividido 05 anos) 4- Máquinas 10% (100% dividido 10 anos) Observação: No sistema será informada a taxa anual de depreciação. 4
2.3.1 Opções de Depreciação Depreciação Diminuição do valor dos bens do Ativo Imobilizado resultante dos desgastes pelo uso, ação da natureza ou obsolescência (tornou-se antiquado, perdeu a competitividade). Amortização Diminuição gradual, que sofre um valor contábil pelo tempo decorrido. Sofrem amortizações (exemplo): a) Dívidas patrimoniais a longo prazo. b) Créditos patrimoniais. c) Valores imateriais ou incorpóreos, do patrimônio... 5
Exaustão Esgotamento ou diminuição lenta do capital aplicado na exploração de minas, jazidas, florestas, etc., motivada pela extração da matéria. Percentual: Taxa anual para cálculo. Este percentual será atribuído a todos os bens do grupo, que não possuem percentual definido em seu próprio cadastro. 2.3.2 Tipo Define o cálculo da apuração do valor da depreciação mensal. Mensal A depreciação será sempre calculada com base na taxa de depreciação anual dividida por 12. Com isto o valor da depreciação será sempre o mesmo, independente do número de dias do mês. Fórmula do cálculo: Percentual depreciação anual / 12 x Valor do bem Diária Será sempre calculada com base no número de dias do mês, variando o valor depreciado a cada mês. Fórmula do cálculo: Percentual depreciação anual / 365 x n.º dias mês x Valor do bem O cálculo da depreciação será proporcional de acordo com a Data de Aquisição ou Baixa do bem. 6
Exemplos: Demonstrativo de cálculo MENSAL Grupo: 1- EDIFÍCIOS Dados do bem Valor de aquisição: 1.000.000,00 Valor original: 100.000,00 Data de início da Depreciação: 01/01/2004 Percentual anual dividido por 12 (meses) para saber o percentual mensal para cálculo. Mensal % mês Valor depr. Depr. Acumulada 31/01/2004 0,3333% 3.333,33 3.333,33 28/02/2004 0,3333% 3.333,33 6.666,67 31/03/2004 0,3333% 3.333,33 10.000,00 30/04/2004 0,3333% 3.333,33 13.333,33 31/05/2004 0,3333% 3.333,33 16.666,67 30/06/2004 0,3333% 3.333,33 20.000,00 31/07/2004 0,3333% 3.333,33 23.333,33 31/08/2004 0,3333% 3.333,33 26.666,67 30/09/2004 0,3333% 3.333,33 30.000,00 31/10/2004 0,3333% 3.333,33 33.333,33 30/11/2004 0,3333% 3.333,33 36.666,67 31/12/2004 0,3333% 3.333,33 40.000,00 Total 4,0000% 40.000,00 7
Demonstrativo de cálculo DIÁRIO Grupo: 1- EDIFÍCIOS Dados do bem Valor de aquisição: 1.000.000,00 Valor original: 100.000,00 Data de início da Depreciação: 01/01/2004 Percentual anual dividido por 365 ou 366, conforme o número de dias do ano, vezes o número de dias do mês de cálculo. A depreciação será sempre calculada com base no número de dias do mês, variando em valor depreciado a cada mês. Diário dias mês % mês Valor depr. depr. Acumulada 31/01/2004 31 0,339726% 3.397,26 3.397,26 28/02/2004 28 0,306849% 3.068,49 6.465,75 31/03/2004 31 0,339726% 3.397,26 9.863,01 30/04/2004 30 0,328767% 3.287,67 13.150,68 31/05/2004 31 0,339726% 3.397,26 16.547,95 30/06/2004 30 0,328767% 3.287,67 19.835,62 31/07/2004 31 0,339726% 3.397,26 23.232,88 31/08/2004 31 0,339726% 3.397,26 26.630,14 30/09/2004 30 0,328767% 3.287,67 29.917,81 31/10/2004 31 0,339726% 3.397,26 33.315,07 30/11/2004 30 0,328767% 3.287,67 36.602,74 31/12/2004 31 0,339726% 3.397,26 40.000,00 Total da depreciação 4,000000% 40.000,00 2.3.3 Contabilização Por Grupo Informar os códigos reduzidos das contas contábeis para a integração com o CSC. Todos os bens deste grupo gerarão um único lançamento contábil. 8
Por Bem A integração contábil deste grupo de bens será feita individualmente, ou seja, bem a bem. Neste cadastro não serão habilitados os campos referente a integração. As contas contábeis serão informadas no cadastro do bem. 2.4 Bens Entendem-se por bem as coisas úteis, capazes de satisfazer às necessidades da empresa. O Cordilheira Controle Patrimonial facilita a inclusão do bem no Cordilheira Sistema Contábil. Ao informar os dados de Contabilização será permitido incluir a conta contábil no CSC para o bem. Neste processo é verificada se a descrição do bem já existe no CSC, e caso ainda não exista no plano de contas permitirá o cadastro através. 2.4.1 Bens / Dados do Bem Descrição Detalhada: Incluir as características detalhadas do bem. 9
Identificação: Código interno de identificação da empresa, normalmente o código da placa patrimonial. (alfanumérico) Data de Aquisição: Data de aquisição do bem, no formato dd/mm/aaaa. Grupo Complementar: Código do grupo que este bem complementará. Bem Complementar: Código do bem que este complementará. No quadro Estrutura, informar a localização do bem na empresa (Departamento, Setor e Seção). 2.4.2 CIAP - Crédito do ICMS do Ativo Permanente A finalidade desta rotina é informar os dados de CIAP, para que o bem seja considerado como bem do Ativo Imobilizado, e efetue o controle de créditos de ICMS pelo sistema Cordilheira Escrita Fiscal. No Cordilheira Escrita Fiscal, na rotina de Cadastros/ Bens, deve-se realizar a importação dos bens cadastrados no Controle Patrimonial. Registrar somente os bens patrimoniais, cujo destino é auxiliar a produção da empresa. Em caso de dúvida consulte o contador da empresa. Fornecedor: Código do fornecedor cadastrado no Escrita Fiscal. (F12) Lançado no L.R.E. Número: Informar o número do Livro de Registro de Entrada. Página: Número da página do livro de entrada. Nota Fiscal de Entrada: Número da nota de aquisição e Modelo da nota fiscal. Nota Fiscal de Saída: Número da nota de venda do bem e Modelo da nota de venda. Arquivamento: Código de arquivamento, campo alfanumérico. Valor do Crédito: Informar somente o valor de crédito de ICMS (entrada do bem). 10
2.4.3 Contabilização Estes campos são de extrema importância, já que será através destas informações que o sistema efetuará o cálculo da depreciação. Deprecia, marcar para depreciar este bem. Através desta opção é possível deixar de efetuar a depreciação de um determinado bem, mesmo que pertença a um grupo que normalmente sofra a depreciação. 1. Data do Inicio da Depreciação: A partir desta data será iniciado o cálculo da depreciação pelo sistema, (dd/mm/aaaa). 2. Valor Aquisição: Informar o valor de aquisição do bem, se adquirido no exercício corrente, ou o valor do bem no fechamento do balanço do exercício anterior, se for o caso. 3. Percentual de Depreciação: Informar o percentual de depreciação específico para este bem. Neste caso será desconsiderado o percentual do grupo. 4. Valor Original: Informar o valor original do bem, na moeda da época em que foi adquirido. 5. Natureza, marcar a natureza do bem. 11
Através deste campo é possível definir a natureza do bem conforme exigência do Fisco (Instrução Normativa 86). Bem Original Reserva de reavaliação Outros acréscimos Os campos abaixo são habilitados para os bens que serão integrados individualmente na contabilidade conforme opção de contabilização no Cadastro de Grupo de Bens. Informar as contas contábeis e históricos padrão conforme solicitado na descrição do campo. Utilize o F12 para consultar a conta contábil e histórico padrão do Cordilheira Sistema Contábil. 2.4.4 Observação Informar quaisquer observações que julgue necessário. Poderá registrar várias observações para o bem, informando uma nova data para cada registro. 12
3 Módulos 3.1 Depreciação A depreciação é calculada por período mensal. O período de cálculo será como base a data de início de depreciação, informada no cadastro do bem, atualizando a depreciação até a Data de Processamento informada na rotina de Cálculo da Depreciação. Por outro lado a rotina de Estorno da Depreciação anulará os cálculos mensais até a Data de Processamento, inclusive o dia informado. 3.2.1 Cálculo Calcular a depreciação dos bens solicitados no intervalo. Este cálculo poderá ser estornado e reprocessado quantas vezes forem necessárias. Na Data do Processamento, informar a data final de atualização, no formato dd/mm/aaaa. Exemplo: Para atualizar o mês de maio, informar 31/05/AAAA. A depreciação será calculada a partir da Data de Início de Depreciação informada no cadastro do bem ou a partir do último lançamento efetuado para o bem, respeitando o Período de Lançamentos informado em Parâmetros. 13
3.2.2 Estorno Exclui o cálculo da depreciação de um ou mais bens, retornando sua posição ao último dia do mês anterior ao informado para estorno. Os bens poderão ser calculados após o estorno quantas vezes forem necessárias. Esta rotina exclui também as movimentações do bem (Acréscimos, Diminuições, Baixas, Transferências e valores digitados na rotina de Depreciação Anterior). 3.3 Acréscimo / Diminuição 3.3.1 Lançamentos Lançar os valores de acréscimo e/ou diminuição para os bens. Os lançamentos deverão ser efetuados com data igual a da última atualização dos bens. Deve-se calcular a depreciação até a data do lançamento de acréscimo ou diminuição. 3.3.2 Estorno Possibilita estornar o cálculo da depreciação de um ou mais bens, retornando sua posição ao último dia do mês anterior ao informado para estorno. Os bens poderão ser calculados após o estorno quantas vezes forem necessárias. 14
3.4 Baixa O bem a ser baixado deverá obrigatoriamente estar atualizado até a data da baixa. Ao emitir os relatórios será apresentada a origem da baixa (parcial ou total). 3.4.1 Parcial Efetua a baixa parcial dos bens controlados pelo sistema. Informar o valor da baixa para que o sistema efetue o cálculo automático do valor a depreciar e do percentual da baixa. 3.4.2 Total Efetua a baixa total dos bens controlados pelo sistema. 15
3.5 Transferência Utilizada para efetuar a transferência parcial ou total do valor do bem. O bem a ser transferido deverá obrigatoriamente estar atualizado até a data da transferência. Nos relatórios será apresentada a origem da transferência (parcial ou total). 3.5.1 Transferência Parcial Permite efetuar a transferência parcial dos bens. Informe o valor da transferência para que o sistema efetue o cálculo automático do valor a depreciar e do percentual. 3.5.2 Transferência Total Permite efetuar a transferência total dos bens controlados pelo sistema. 16
3.5.3 Transferência com Rateio Permite transferir o valor de um Bem para vários outros Bens, rateando o valor entre eles. O bem a ser transferido deverá obrigatoriamente estar atualizado (calculado depreciação) até a data de transferência. O valor transferido será dividido pela quantidade de bens de destino, rateando também o cálculo da depreciação entre estes bens, se for o caso. 3.6 Depreciação Anterior Permite informar o saldo anterior de depreciação, por ocasião do cadastro no sistema de bens já depreciados. Utilizado para que não apresente diferenças de valores já calculados por outros sistemas, se forem recalculados pelo Cordilheira. A data a ser informada, deve ser menor que a data de início da Depreciação, informada no cadastro do Bem. O sistema não aceitará a informação de valor maior que o Valor de Aquisição do Bem, informado em Cadastro/Bens. 3.7 Integração Contábil 3.7.1 Planilha Contábil Emite a planilha contábil com os lançamentos referentes a depreciação, que serão informados na contabilidade pela rotina de integração contábil. Emita mensalmente este relatório antes de gerar a integração contábil. 3.7.2 Cordilheira Sistema Contábil Gera um lote contábil dos lançamentos de depreciação diretamente no Cordilheira Sistema Contábil, que deverá ser posteriormente liberado para efetivação dos lançamentos no sistema contábil. 17
Importante: Caso existam contas/histórico zerados, não será possível fazer a integração. Para efetuar a integração com o Cordilheira é necessário que estejam cadastradas todas as contas/históricos para os grupos ou para os bens, e estas devem existir no plano de contas da contabilidade. 4 Consulta 4.1 Bens Exibe informações do bem. 18
4.2 Razão da Depreciação Fornece informações sobre os cálculos de depreciações efetuadas ou sobre as movimentações do bem. Exibindo os históricos com seus respectivos valores. 19
5 Utilitários 5.1 Importação de Bens Importa o cadastro de grupos e de bens, dispensando o cadastro manual. Para isto deve ser enviado o Layout de Importação para o programador gerar os arquivos texto conforme as especificações. Para maiores informações consulte o Help (F1). Deletar registros Anteriores: Quando selecionada esta opção, serão apagados todos os bens e grupos anteriormente cadastrados, valendo somente os bens e grupos constantes no arquivo de importação. 5.2 Geração de Arquivo Padrão IN86 Nesta rotina será gerado o arquivo Bens.txt conforme especificações do Fisco. A geração deste arquivo é obrigatória para todas as empresas usuárias de processamento eletrônico de dados, e deve ser apresentado quando solicitado pelo Fisco. Ao finalizar a geração será emitido em tela o Relatório de Acompanhamento. 6 Relatórios 20
7 Ajuda 7.1 Ajuda F1 Acessa o material de Ajuda do Sistema. Dentro das rotinas (telas/janelas do sistema) a Ajuda é sensível ao contexto, ou seja, apresentará as informações referentes à janela em que o usuário se encontra. A Ajuda poderá ser acessada pelo botão de mesmo nome dentro das janelas ou com a tecla de função F1. A janela Ajuda é dividida em dois quadros verticais. Dependendo da guia que estiver ativa, Conteúdo, Pesquisar ou Favoritos o quadro à esquerda exibirá o índice analítico, a lista de resultados da pesquisa, ou os tópicos selecionados como Favoritos. O quadro à direita exibira o tópico da Ajuda correspondente à entrada selecionada no quadro à esquerda. Dentro da Ajuda consulte o tópico Como utilizar a Ajuda do Sistema? para saber mais sobre esta ferramenta. 7.2 BIT Esta opção acessa o site www.ebs.com.br no item Boletim Informativo Técnico BIT. No BIT estão relacionadas as alterações efetuadas no sistema, bem como eventuais procedimentos que devam ser seguidos pelos usuários. É apresentada uma lista com as versões e suas atualizações. O BIT também é encaminhado por email para os usuários do Cordilheira. 21
7.3 Acesso ao site da EBS 7.3.1 Suporte On-Line - SOL O Suporte OnLine é uma forma de atendimento em tempo real através da Internet, onde a conversa acontece apenas entre o usuário e o atendente do Suporte Técnico da EBS Sistemas. Procedimento para utilizar o SOL: 1) Com um clique escolha o módulo que deseja ser atendido; 2) O sistema apresentará a tela de Login. Preencha o campo Nome, para ser identificado pelo atendente; 3) Digite a sua pergunta e clique em Enviar ou tecle <Enter>; 4) Aguarde a resposta do atendente; 5) Para encerrar a conexão clique no botão SAIR, caso contrário a conexão com o atendente ficará aberta. Dica: Para registrar a conversa clique com o botão direito do mouse e utilize a opção COPIAR. Em seguida cole a conversa em um editor de texto para arquivar ou imprimir. O tempo decorrido entre o envio da pergunta e a resposta pode variar de acordo com a conexão utilizada pelo cliente (banda larga, linha discada, etc.). 7.3.2 Suporte via E-mail Acessa no site da EBS Sistemas um formulário específico para envio de e-mails para o suporte técnico. 22
7.4 Sobre Apresenta o nome do sistema, a versão, a validade da ativação e identifica a máquina ativadora. 23