APRIMORAMENTO E OTIMIZAÇÃO DOS PROCESSOS DE GESTÃO DE PESSOAS Juliana Caldas Chaves 1 Resumo: O trabalho implementado pela Gerência de Gestão de Pessoas da SEGPLAN teve com finalidade promover o apromimoramento e otimização dos processos de trabalho sob sua responsabilidade, relacionados à vida funcional e financeira dos servidores pertencentes ao Quadro Permanente da SEGPLAN, lotados na SEGPLAN ou à disposição de outros órgãos, bem como aos servidores que ocupam cargos de provimento em comissão e aqueles de outros quadros à disposição da SEGPLAN. A partir desta iniciativa, os processos estão sendo analisados e melhorados individualmente, estabelecendo formulários específicos, sistematizando e normatizando suas etapas e, ainda, disponibilizando aos nossos servidores informações e orientações que possam esclarecer dúvidas e melhor instruí-los. Palavras-chaves: gestão, pessoas, processos, sistematizar e normatizar. INTRODUÇÃO A partir da publicação da Lei 17.257/2011, que fixa as competências dos órgãos da administração direta, autárquica e fundacional do Poder Executivo, a SEGPLAN assumiu a gestão de pessoal do Poder Executivo Estadual, ficando a Gerência de Gestão de Pessoas/SGPF responsável por gerir o Quadro Permanente da SEGPLAN. Desta forma, sendo esta Secretaria caracterizada como órgão de origem dos servidores pertencentes ao Quadro Permanente da SEGPLAN, mesmo estando lotados em outras organizações, fica sob sua competência manifestar quanto aos assuntos que dizem respeito à concessão de direitos e benefícios previstos na Lei 10.460/88, à liberação para disposição para outros órgãos e outras questões relativas à vida financeira e funcional dos servidores sob sua responsabilidade. Muitos dos processos administrativos autuados para este fim, para não dizer a maioria, ao serem encaminhados para análise e manifestação da SEGPLAN apresentavam erros formais e inconsistências nas informações prestadas, uma vez que não existia padronização e orientação para a instrução dos processos, provocando um esforço desnecessário e retrabalho por parte dos 1 Juliana Caldas Chaves, formada em Psicologia, Assistente de Gestão Administrativa desde 01/02/2007 e Gerente de Gestão de Pessoas desde 02/01/2012. 1
colaboradores desta Gerência de Gestão de Pessoas para garantir confiabilidade aos atos emitidos, além da morosidade no andamento dos mesmos. Diante deste cenário, somado ao grande fluxo desses processos, tornou-se então um desafio para esta gerência estabelecer uma maneira para melhorar a instrução dos processos administrativos, melhorar a gestão e o controle dos processos de trabalho e sistematizar as rotinas e atividades executadas pela equipe. A partir disso, e tendo como referência a metodologia de otimização de processos disseminada pela Gerência de Escritório de Processos, da Superintendência de Modernização Institucional / SEGPLAN, iniciou-se o trabalho para aprimorar e otimizar os processos de gestão de pessoas, com a expectativa de melhor instruir e orientar aqueles que são nossos clientes internos e externos, compartilhando os fluxos, formulários e informações consideradas essenciais, buscando além da eficiência na execução a eficácia dos resultados alcançados. Tendo em vista a maior demanda e complexidade estar relacionada aos processos relativos à concessão de direitos e benefícios do servidor, estes foram priorizados, obedecendo a seguinte ordem: 1) Horário Especial PNE, 2) Horário Especial Estudante, 3) Horário Especial Atleta, 4) Afastamento Remunerado Atleta; 5) Redução de Carga Horária; 6) Licença Atividade Política; 7) Auxílio Saúde; 8) Licença para tratar de Interesse Particular; 9) Abono de permanência; 10) Aposentadoria; 11) Averbação por tempo de serviço; 12) Averbação de Licença Prêmio em dobro; 13) Auxílio funeral; 14) Atualização E-Prev; Declarações; 15) Auxílio creche; 16) Licença Prêmio; 17) Adicional por tempo de serviço. Importante se faz ressaltar que os processos de trabalho foram otimizados considerandose as particularidades e características do quadro de servidores da SEGPLAN. Entretanto, foram desenhados para atender aos demais órgãos da Administração Pública estadual, de forma corporativa, com pequenos ajustes apenas. Sabe-se que a falta de informação e orientação, além da ausência de um padronização de procedimentos e processos da gestão de pessoal no Estado é hoje o grande desafio enfrentado pelas unidades setoriais de gestão de pessoas, por isso, este trabalho torna-se de grande relevância. DESENVOLVIMENTO Objetivo Geral: Melhorar o gerenciamento e execução dos processos de gestão de pessoas na SEGPLAN. 2
Objetivos específicos: Padronizar e melhorar a execução das rotinas e processos de trabalho; Melhorar a instrução dos processos administrativos referentes à gestão de pessoas; Evitar retrabalho por parte da equipe que analisa os processos para concessão de direitos e benefícios aos servidores; Promover o treinamento dos servidores quanto aos procedimentos da área, disseminando e ampliando o conhecimento das rotinas e normativas existentes; Informar e instruir os servidores do quadro da SEGPLAN quanto aos procedimentos e normativas existentes; Padronizar a atuação dos diversos órgãos na instrução e gestão dos processos dos servidores do quadro da SEGPLAN; Utilizar a Internet como meio de comunicação com os servidores e outros órgãos; Integrar equipes de trabalho na execução dos processos de gestão de pessoas; Promover a padronização dos processos de trabalho de gestão de pessoas no âmbito da Administração Pública Estadual. Resultados e expectativas: Entende-se que com a implantação do trabalho aqui relatado como Boa Pratica será possível obter resultados escalonados em curto, médio e longo prazo, tendo em vista que trata-se de uma construção e aprimoramento contínuo. A curto prazo, a principal expectativa está em promover a padronização na instrução dos processos administrativos, na análise técnica destes e na formalização dos atos expedidos pela GGP / SGPF em 100% (cem por cento) dos processos referentes à concessão de direitos e benefícios aos servidores. Com esta primeira conquista, será possível evitar a subjetividade da interação humana, favorecer e disseminar o conhecimento necessário aos colaboradores quanto à legislação aplicável, aos controles legais necessários e às etapas e atividades dos processos de trabalho e reduzir as possibilidades de erros materiais e formais. A longo prazo, espera-se que o trabalho seja utilizado para que os processos de gestão de pessoas sejam otimizados e padronizados, facilitando, inclusive, o processo de informatização. Público-alvo: 3
Os colaboradores da GGP / SEGPLAN e os servidores pertencentes ao Quadro Permanente da SEGPLAN, mesmo estando lotados em outras organizações representam o públicoalvo afetado diretamente a implantação deste trabalho. Como público-alvo a ser afetado indiretamente destaca-se os colaboradores das unidades setoriais de gestão de pessoas dos demais órgãos e a Gerência de Saúde e Prevenção / SEGPLAN. Concepção e trabalho em equipe: O fator motivador para a idealização e definição deste trabalho pela atual Gerente de Gestão de Pessoas da SEGPLAN foi a necessidade de conseguir estabelecer instrumentos e ferramentas para possibilitar uma melhor gestão dos processos e a efetividade dos resultados obtidos pela equipe. Designou-se uma colaboradora, treinada pela Gerência de Escritório de Processos, para atuar como facilitadora junto às equipes, com a atribuição de aplicar metodologia e conduzir as etapas. Durante toda a implantação do trabalho tem-se primado pela construção participativa, envolvendo os técnicos que executam os processos de trabalho nas equipes que compõem a GGP / SEGPLAN. Considerando que a GGP / SEGPLAN conta hoje com uma divisão interna em três equipes e sabendo que os processos de trabalho são interativos e integrados, a cada processo a ser otimizado os colaboradores das diferentes equipes que executam qualquer atividade ou etapa estão presentes nas reuniões de trabalho para idenficar os principais problemas, aprovar a versão final dos formulários criados e validar os fluxos desenhados. Importante registrar o apoio e parceria prestados pela equipe da Gerência de Escritório de Processos / SMI e da Gerência do Governo Eletrônico na etapa de publicação dos conteúdos e dos fluxos desenhados. Ações e etapas da implementação: Para cada processo de trabalho a ser otimizado, conforme a sequência descrita na introdução, são implementadas as etapas a seguir: 1. Idenficar principais problemas que prejudicam o andamento do processo; 2. Analisar o fluxo antigo do processo, desenhado pela Delloitte Consultoria; 3. Desenhar novos fluxos dos processos; 4
4. Criar e revisar formulários específicos para cada processo, com orientações a serem seguidas; 5. Normatizar, quando necessário; 6. Identificar as perguntas e dúvidas mais frequentes para melhor esclarecimento; 7. Treinar servidores da equipe quanto a todos os processos da área (treinamentos em serviço e workshop); 8. Repassar para os demais servidores da gerência normas e procedimentos para conhecimento; 9. Realizar workshop's com servidores lotados na SEGPLAN para repassar normas e procedimentos; 10. Disponibilizar material na Intranet e Internet (Site e Intragoiás). RECURSOS UTILIZADOS Contou-se com os colaboradores internos da Gerência de Gestão de Pessoas / SGPF para a implantação deste trabalho e dos recursos físicos e estruturais disponibilizados para esta unidade. Quanto aos recursos tecnológicos utilizou-se o programa Bizagi na etapa de desenho dos fluxos e pode-se contar também com as ferramentas utilizadas pela SEGPLAN para dar publicidade às suas ações, por meio de banner localizado na Segplanet e link GGP/SEGPLAN localizado na página da SEGPLAN. Quanto aos recursos metodológicos, utilizamos a metodologia disseminada pela Gerência de Escritório de Processos: Manual de Otimização de Processos e Documento de Padronização de Modelagem de Processos no Bizagi. ALCANCE DA INICIATIVA Entende-se que ao analisar o alcance dos resultados esperados com o aprimoramento e otimização dos processos deve-se ultrapassar os aspecto da melhoria e eficácia da qualidade da instrução adequada dos processos administrativos, a partir das orientações e informações contidas no formulário próprio para cada assunto, da garantia da credibilidade e confiabilidade na análise técnica realizada pela equipe técnica da Gerência de Gestão de Pessoas e na formalização dos atos emitidos. E sim visualizar o resultado alcançado como um ganho sistêmico para a gestão de pessoal no Estado, considerando que poderá ser adotado como referência pelas unidades de gestão de pessoas dos diversos órgãos da Administração Pública estadual. 5
Claro que já é possível contabilizar melhorias significativas para os nossos servidores, os quais poderão contar com maior agilidade na análise e finalização de seus processos, com uma equipe capacitada e coesa para melhor o instruir e o atender, acima de tudo, contar com a confibialidade do histórico e registro de sua vida funcional e financeira. Quanto ao alcance da expectativa em promover a padronização na instrução dos processos administrativos, na análise técnica destes e na formalização dos atos expedidos pela GGP / SGPF em 100% (cem por cento) dos processos referentes à concessão de direitos e benefícios aos servidores, contabilizamos um percentual de 65% (sessenta e cinco por cento) da meta alcançada. Isto porque, dos dezessete processos de trabalho identificados e descritos na introdução deste relato, foram realizadas as melhorias e padronização e onze, sendo estes: Horário Especial PNE, Horário Especial Estudante, Horário Especial Atleta, Afastamento Remunerado Atleta; Redução de Carga Horária; Licença Atividade Política; Auxílio Saúde; Licença por interesse particular, Licença Prêmio, Aposentadoria e Abono de permanência. Acredita-se que esse resultado parcial representa um ganho significativo para os servidores do quadro da SEGPLAN, lotados nesta ou em outra Pasta, uma vez que, até então, era total a ausência de padronização dos processos e procedimentos em toda a rede de gestão de pessoal no Estado de Goiás, causando desencontro nas informações prestadas aos servidores e desconhecimento quanto às etapas e requisitos para requerer qualquer direito e benefício. Além disso, os servidores à disposição de outros órgãos precisavam se deslocar até a SEGPLAN / República do Líbano para obter um formulário e buscar as informações que precisavam. Hoje, os servidores poderá obter os formulários próprios, esclarecer suas dúvidas e até conhecer os aspectos legais e operacionais referentes aos processos que já foram otimizados e sistematizados por meio da página da SEGPLAN, no link GGP/SEGPLAN. CONCLUSÃO E CONSIDERAÇÕES FINAIS Um desafio constante na implantação desta prática está em fazer com que seja possível superar a grande demanda que chega diariamente à Gerência de Gestão de Pessoas / SEGPLAN e fazer com que a melhoria seja contínua e efetiva. Muitos fatores externos e internos provocaram o atraso nas ações e etapas previstas para o aprimoramento e melhoria dos processos de trabalho e rotinas. Precisou-se pensar em uma maneira de não prejudicar o bom resultado em função do ótimo ou do resultado ideal, entendendo sempre que se trata de uma construção e aperfeiçoamento a cada etapa. 6
No Anexo I encontra-se um PrntScr da página inicial do site da SEGPLAN com destaque no link GGP / SEGPLAN e no Anexo II encontra-se um PrntScr do conteúdo publicado tanto no link localizado no site quanto na aba Servidor localizada na Segplanet. ANEXO I (PRINT SCRN Link no site da SEGPLAN) 7
ANEXO II (PRINT SCRN Link no site da SEGPLAN) 8
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