A versão 4.0 do Protocolo de Certificação foi lançada em julho de 2015, sucedendo a versão 3.0, de setembro de 2012. Este documento proporciona uma visão geral das principais alterações que a nova versão engloba. Alterações gerais Tópico Alteração Justificativa da alteração Estrutura Número de páginas reduzido de 42 para 34. Aumentar a facilidade de leitura. Divisão e separação mais claras entre capítulos e seções (incluindo separação mais clara entre o processo de certificação para o Código de Conduta e para a Cadeia de Custódia (ChoC). Facilitar para que os membros e ECs encontrem as informações que estão procurando. Todas as informações relevantes apenas para ECs (e não para membros) agrupadas nos dois últimos capítulos. Tópicos cobertos Novos tópicos (não incluídos no protocolo anterior): o Quem deve ser certificado e/ou licenciado? (capítulo 2.2) o Garantia do Programa UTZ (incluindo a Política de Sanções e o Programa de Treinamento de ECs) (capítulo 4) Terminologia usada Tópicos removidos (não incluídos nesta versão): o Requisitos para ICS o Procedimento de reclamações, recursos e disputas (de ECs) Tópicos descritos mais detalhadamente o Procedimento de certificação (Procedimento geral e para o Código e a Cadeia de Custódia (ChoC), capítulos 2.3, 2.4 e 2.5) o Procedimento de aprovação para ECs (capítulo 3.2) Lista expandida de definições Auditorias surpresa ao invés de auditorias não anunciadas Certificador ao invés de Auditor líder Sistema de Gestão Interna ao invés de Sistema de Controle Interno Não conformidade ao invés de não cumprimento o o Proporcionar uma visão geral clara para os membros e ECs sobre esses tópicos em um documento, ao invés de dividi-los entre vários documentos diferentes. Incluir componentes novos/expandidos do Programa de Garantia da UTZ no Protocolo de Certificação. Evitar repetições: Os requisitos do ICS (agora chamado de IMS) são tratados na nova versão do Código, para todos os produtos. O procedimento de reclamações faz parte do credenciamento da ISO 17065:2012, obrigatório para aprovação de ECs. Proporcionar mais clareza a respeito dos procedimentos de certificação da UTZ e de aprovação de ECs. Evitar confusão com relação ao significado de certas palavras usadas no Protocolo de Certificação. Alinhar com a terminologia da ISO e a terminologia usada na nova versão do Código. 1 www.utzcertified.org
Capítulo 2: Processo de certificação 2.2. Quem deve ser certificado e/ou licenciado? Subcontratados na origem Todos os tipos de subcontratados, incluindo aqueles na origem, podem, mas não necessariamente, obter a certificação da Cadeia de Custódia (ChoC). Subcontratados que misturam chá ou realizam atividades de manipulação física entre café cereja e café verde necessitam obter certificação da Cadeia de Custódia (ChoC). Oferecer maior flexibilidade aos membros. SCAs de pequeno volume (Mas os subcontratados que não forem certificados e realizarem atividades de manipulação física incluídas no Código sempre devem ser fisicamente auditados como parte da auditoria do SCA 2 subcontratante.) Limites definidos em 200 MT de café verde, 200 MT de chá fabricado e 100 MT de equivalentes a amêndoas de cacau (volume total). Limites definidos como 50 MT de café verde, 50 MT de chá fabricado e 10 MT de equivalentes a amêndoas de cacau (volume total). Limites aumentados para permitir que mais pequenas e médias empresas ingressem no programa UTZ de forma economicamente viável. Isenção disponível para SCAs que realizam todas as suas atividades de manipulação física em um único local e não realizam quaisquer atividades de manipulação física incluídas no Código. Para café, isenção disponível para SCAs que realizam atividades de manipulação física após café verde; para cacau, para pequenas empresas artesanais que usam chocolate pré-fabricado para produzir produtos para consumo final. Limitado a SCAs com um local de manipulação física, para evitar que grandes empresas usufruam dessa isenção. 1 Certos tópicos foram incluídos anteriormente na Cadeia de Custódia (UTZ) (ChoC), ao invés do Protocolo de Certificação. Isso é indicado entre parênteses após a descrição fornecida nessa coluna. 2 SCA Supply Chain Actor Agente da Cadeia de Custódia. 2 www.utzcertified.org
2.3. Processo de certificação geral Limites de tempo no processo de solicitação de licença Tempo para as ECs enviarem a solicitação de licença: 20 dias úteis após a conclusão da auditoria. Tempo para as ECs enviarem a solicitação de licença: 20 dias úteis entre a auditoria e a decisão de certificação; 5dias úteis entre a decisão de certificação e o envio da solicitação de licença. Tempo para a UTZ analisar as solicitações de licenças: não especificado. Mais limites de tempo especificados para evitar atrasos no processos de certificação. Uso da lista de verificação durante auditorias Tempo para a UTZ analisar as solicitações de licenças: 5 dias úteis. Tempo para as ECs reenviarem a solicitação de licença após análise da UTZ: 7 dias úteis. Deve-se usar a lista de verificação da UTZ Certified ou uma lista de verificação equivalente. Para auditorias combinadas, pode-se usar uma lista de verificação combinada caso tenha sido aprovada pela UTZ Certified. Prazos das auditorias Primeira auditoria para o Código (capítulo 2.4): deve ser realizada no período que vai de quatro meses antes a quatro meses após a data de início da primeira safra a ser certificada. Primeira auditoria para a Cadeia de Custódia (UTZ) (ChoC) (capítulo 2.5): deve ser realizada no máximo quatro meses após o primeiro produto da UTZ ser recebido (IP+SG)/comprado (MB). Tempo para as ECs reenviarem a solicitação de licença após análise da UTZ: não especificado. Não especificado claramente. Assegurar a qualidade das listas de verificação usadas para auditorias da UTZ, ao mesmo tempo em que possibilita auditorias combinadas. Primeira auditoria para o Código: deve ser realizada no período que vai de três meses antes a três meses após o início da primeira safra a ser certificada. Primeira auditoria para a Cadeia de Custódia (UTZ) (ChoC): deve ser realizada no máximo três meses após o SCA iniciar as atividades certificadas (por exemplo, processamento). Auditorias subsequentes: podem ser Auditorias permitidas em um período mais longo após o início da safra (e das datas de vencimento dos certificados) para dar às ECs mais tempo para distribuir as auditorias. Os prazos das auditorias da Cadeia de Custódia (ChoC) dependem de quando o primeiro produto da UTZ é recebido/comprado, porque a segregação antes da manipulação física deve ser assegurada para IP e SG; para MB, a 3 www.utzcertified.org
Auditorias subsequentes: devem ser realizadas no período que vai de quatro meses antes a quatro meses após a data de vencimento do certificado. Extensões de tempo são possíveis mas não obrigatórias caso a auditoria seja realizada após a data de vencimento do certificado original. Não é obrigatório ter uma auditoria todo ano civil. Duração das auditorias Incluídas regras sobre a duração máxima e/ou mínima de tempo para: o Avaliação do IMS (capítulo 2.4) o Avaliação do Código no local (capítulo 2.4) o Auditoria física para a Cadeia de Custódia (ChoC) (capítulo 2.5) Extensões As seguintes extensões são especificadas: o Tempo (quatro meses) o Volume e área o Membro do grupo o Locais o Atividades de processamento realizadas em qualquer momento do ano, desde que antes da data de vencimento do certificado. Extensões de tempo são obrigatórias caso a auditoria seja realizada após a data de vencimento do certificado original. Uma auditoria anual deve ser realizada todo ano civil. Nenhuma regra incluída sobre a duração máxima e/ou mínima de tempo das auditorias. As seguintes extensões são especificadas: o Tempo (três meses) (pág. 22) o Volume e área (pág. 24) o Membros do grupo (pág. 24) compra do produto da UTZ é o que cria créditos. Extensões de tempo não são mais necessárias para auditorias realizadas após a data de vencimento do certificado, para evitar custos desnecessários para os membros e trabalho para as ECs e a UTZ. O requisito de ter uma auditoria todo ano civil pode criar problemas práticos para membros cujos certificados vençam próximo a 1 o de janeiro, e não é necessário assegurar que os membros não posterguem uma auditoria anual. Assegurar que um período de tempo apropriado seja gasto em auditorias e evitar grandes diferenças entre ECs em termos de duração das auditorias. Mais tipos de extensões especificados para deixar claro como novos locais e atividades de processamento podem ser adicionados a um certificado. Extensão de tempo máxima aumentada para quatro meses, para alinhar com novas regras a respeito do prazo da auditoria. 4 www.utzcertified.org
2.4. Processo de certificação para o Código de Conduta UTZ Auditorias sensíveis com relação aos gêneros Entrevistas com trabalhadores só devem ser realizadas na ausência de supervisores e gerentes. O número de trabalhadores dos gêneros masculino e feminino para entrevistas deve ser proporcional ao número total de trabalhadores dos gêneros masculino e feminino. Não foi incluído nenhum desses requisitos/recomendações a respeito de avaliações no local das auditorias do Código. Assegurar que as auditorias da UTZ sejam realizadas de forma sensível com relação ao gênero. Entrevistas sobre discriminação sexual, violência ou abuso sexual devem ser realizadas por auditores treinados nessas questões. É recomendável ter, sempre que possível, uma auditora na equipe para realizar as entrevistas sobre esses tópicos com as mulheres. Ano da conformidade Para membros cuja certificação tenha sido interrompida, aplica-se o seguinte: UP 1,5: ano da última certificação +1 1,5 < UP < 3,5: ano da última certificação UP 3,5: ano 1 (UP = período não certificado em anos) Para membros cuja certificação tenha sido interrompida, aplica-se o seguinte: UP 1,0: ano da última certificação +1 1,0 < UP > 3,0: ano da última certificação UP > 3,0: ano 1 (UP = período não certificado em anos) Na maioria dos casos, o período não certificado é de alguns dias/semanas mais longo ou curto do que exatamente 1, 2, 3 etc. anos, já que depende da data inicial da safra em diferentes anos. Para evitar que uma diferença pequena assim afete o ano da conformidade de um membro, os pontos de corte foram aumentados em meio ano. 5 www.utzcertified.org
Produção paralela Produção paralela não é permitida no caso de certificação de (multi-)grupos. A certificação individual e de vários locais é permitida se estiver implantada um sistema apropriado de identificação e segregação. Não está especificado se a produção paralela é ou não permitida. Assegurar que a integridade dos produtos da UTZ seja garantida. 2.5. Processo de certificação para a Cadeia de Custódia UTZ (ChoC) Amostra para auditorias Multisite Para IP e SG, o número mínimo de locais a serem fisicamente auditados é a raiz quadrada do número total de locais, incluindo o escritório central. Para MB, é o mesmo para auditorias subsequentes, mas, para a primeira auditoria, a amostra mínima é apenas o escritório central (mas pode ser aumentada com base na análise de riscos). O número de locais a serem auditados pela EC precisa ser pelo menos a raiz quadrada do número total de locais. Para locais não auditados fisicamente, a EC pode exigir documentação para realizar uma verificação da mesma. Para MB, o risco no momento da primeira auditoria anual nem sempre justifica um tamanho da amostra de pelo menos a raiz quadrada do número total de locais. Escopo geográfico do certificado Para locais não auditados fisicamente, a EC pode exigir documentação para realizar uma verificação da mesma. Para café e chá (incluindo rooibos e chá de ervas), não há limite para o escopo geográfico (pode ser global). Para cacau e avelã, o escopo é por país, com três exceções: UE-28, NAFTA, ANZCERTA O escopo é por país, com exceção dos países da UE-27, onde o escopo pode ser toda a UE-27. Escopo geográfico ampliado para evitar que uma empresa necessite receber várias auditorias a cada ano e para evitar tamanhos de amostras desnecessariamente grandes. 6 www.utzcertified.org
Capítulo 3: Entidades certificadoras Tópico Versão 4.0 Versão 3.0 3 Justificativa da alteração 3.1. Requisitos de aprovação Credenciamento As ECs devem ter um credenciamento ISO 17065:2012 válido. O escopo do credenciamento deve abranger/estar relacionado a: As ECs devem ter um credenciamento ISO 65 ou EN 45011 válido, com o escopo da norma da UTZ Certified ou outro escopo agrícola relevante que inclua BPAs ou o Código: agricultura credenciamento da IFOAM. Requisitos para Certificadoras e auditores o Apenas Cadeia de Custódia: alimentos ou cadeia de custódia Vários requisitos foram alterados ou removidos em comparação com a versão anterior. (Para obter mais detalhes, consulte o próprio Protocolo de Certificação.) Série de requisitos relacionados a educação, competência e experiência em auditoria e competência em idiomas. Não é necessário que o escopo inclua BPAs, já que isso já está coberto pelos requisitos para Certificadoras e auditores, e é menos relevante para o escopo do credenciamento. Diferente escopo exigido para ECs que realizam apenas auditorias da Cadeia de Custódia, para adaptar melhor os requisitos aos tipos de auditorias realizados pelas ECs. Tornar os requisitos mais claros e relevantes. Período de carência de um ano para ECs já aprovadas cumprirem esses novos requisitos (veja o capítulo 1.4). 3.3. Obrigações das ECs Rodízio de auditores As ECs devem evitar que um auditor realize mais de três auditorias para o mesmo membro consecutivamente. Não especificado. Evitar um excesso de familiarização do auditor com o membro. 3 Certos tópicos foram incluídos anteriormente na Cadeia de Custódia (UTZ) (ChoC), ao invés do Protocolo de Certificação. Isso é indicado entre parênteses após a descrição fornecida nessa coluna. 7 www.utzcertified.org
Tópico Versão 4.0 Versão 3.0 3 Justificativa da alteração Comunicação dos resultados das auditorias e solicitação de licenças As ECs devem comunicar os resultados das auditorias por meio do GIP, preenchendo o relatório resumido e carregando uma cópia do certificado. As ECs devem comunicar os resultados das auditorias por meio do GIP, preenchendo o relatório resumido e carregando uma cópia do certificado, assim como a lista de membros do grupo (para certificação de grupos e de multi-grupos). Todas as informações prestadas nos relatórios resumidos devem ser baseadas em observações de campo, registros escritos e entrevistas com o membro. Auditorias surpresa Regras descritas mais detalhadamente e alteradas de diversas formas, incluindo: Número de auditorias surpresa obrigatórias com base no número de certificados emitidos no ano civil anterior. Toda EC é obrigada a realizar auditorias surpresa em pelo menos 10% dos detentores de certificados que são certificados anualmente por aquela EC. Carregamento da lista de membros do grupo obrigatório para prestar mais informações sobre a composição dos grupos. Requisito de que todas as informações prestadas sejam baseadas em observações de campo, registros e entrevistas, para assegurar a qualidade das informações. Aumentar a eficácia das auditorias surpresa e evitar grandes diferenças entre ECs na forma pela qual elas realizam auditorias surpresa. Ainda de 10%, mas pode ser arredondado para baixo (19 certificados emitidos significam uma auditoria surpresa) Amostra e escopo das auditorias surpresa a serem baseados na análise da EC, mas aplicam-se os requisitos de duração mínima de tempo. Regras sobre os prazos das auditorias 8 www.utzcertified.org
Tópico Versão 4.0 Versão 3.0 3 Justificativa da alteração surpresa e orientação sobre que membros selecionar. Relatório anual As ECs devem enviar o relatório antes de 31 st de janeiro do próximo ano civil. As ECs devem enviar o relatório no final/início de cada ano. Proporcionar um prazo claro para o envio dos relatórios anuais. Juntamente com o relatório anual, as ECs devem enviar a lista de verificação, o relatório resumido da UTZ ou o relatório de auditoria de todas as auditorias surpresa realizadas. Prestar mais informações sobre as auditorias surpresa realizadas. 9 www.utzcertified.org