PROTOCOLO DE CERTIFICAÇÃO. Versão 4.1 Janeiro de 2016

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1 PROTOCOLO DE CERTIFICAÇÃO Versão 4.1 Janeiro de 2016

2 Cópias e traduções deste documento estão disponíveis em formato eletrônico no site da UTZ: Este documento foi traduzido do Inglês. Se houver dúvidas em relação à eficiência da tradução, utilize a versão em inglês para referência, uma vez que ela é a versão oficial deste documento. O documento em inglês está disponível em: Envie seus comentários ou sugestões para: coffeecertification@utz.org cocoacertification@utz.org teacertification@utz.org hazelnutcertification@utz.org Ou pelo correio regular para: site da UTZ Standard and Certification Department De Ruyterkade 6 bg 1013 AA Amsterdam Holanda UTZ 2015 Nenhuma parte desta publicação pode ser reproduzida, armazenada em um sistema de recuperação ou transmitida, sob qualquer forma ou por qualquer meio, seja eletrônico, mecânico, por fotocópia, gravação ou outros, sem a atribuição total. 1

3 Conteúdo 1. INTRODUÇÃO O que é o Protocolo de Certificação? Por que uma versão atualizada? Quando cumprir o Protocolo de Certificação versão Escopo deste documento Outros documentos e traduções relevantes Contato com a UTZ... 5 Abreviações Definições Conformidade com as leis nacionais PROCESSO DE CERTIFICAÇÃO Introdução Quem deve ser certificado e/ou licenciado? Processo de certificação geral Processo de certificação para o Código de Conduta Processo de certificação para a Cadeia de Custódia Direitos reservados pela UTZ ENTIDADES CERTIFICADORAS Requisitos de aprovação de ECs Procedimento de aprovação de ECs Obrigações das ECs GARANTIA DO PROGRAMA UTZ Procedimento de Queixas Sistema de Monitoramento de ECs Política de Sanções Programa de Treinamento de ECs Anexo 1: Opção de certificação adicional pelo Código para incluir produtores contratados

4 1. INTRODUÇÃO 1.1. O que é o Protocolo de Certificação? UTZ é um programa e selo para agricultura sustentável em todo o mundo. O Protocolo de Certificação da UTZ descreve o processo para se tornar um membro certificado pela UTZ ou uma Entidade Certificadora (EC) aprovada pela UTZ. Ele explica que membros precisam receber uma auditoria externa, como e quando essa auditoria deve ser realizada. O Protocolo de Certificação também descreve as diretrizes que determinam o relacionamento entre as ECs e a UTZ. O Protocolo de Certificação da UTZ tem quatro partes: 1. INTRODUÇÃO: contém as generalidades deste documento, como o por quê de uma versão atualizada, o escopo, abreviações e definições. 2. PROCESSO DE CERTIFICAÇÃO: descreve os procedimentos e condições para a certificação em relação às normas da UTZ. 3. ENTIDADES CERTIFICADORAS: descreve o procedimento de aprovação e os requisitos das ECs, assim como as responsabilidades da equipe da EC (Gerente de Certificação, Certificadores e auditores) e da UTZ. 4. GARANTIA: descreve o sistema de garantia do programa UTZ, incluindo o Procedimento de Queixas, o Sistema de Monitoramento de ECs, a Política de Sanções e o Programa de Treinamento de ECs da UTZ Por que uma versão atualizada? As normas e políticas da UTZ são revisadas, melhoradas e atualizadas periodicamente com base nas alterações no programa UTZ, na experiência passada com as normas/políticas e no feedback recebido das partes interessadas. A versão anterior do Protocolo de Certificação da UTZ (versão 4.0, de julho de 2015), foi revisada para: - Corrigir (pequenos) erros no Protocolo de Certificação da UTZ versão 4.0, de julho de 2015; - Introduzir importantes mudanças relacionadas à frequência e intensidade das auditorias da Cadeia de Custódia Quando cumprir o Protocolo de Certificação versão 4.1 O Protocolo de Certificação da UTZ versão 4.1, de janeiro de 2016, substitui o Protocolo de Certificação da UTZ versão 4.0, de julho de A versão 4.1 é uma versão retificada da versão 4.0, de julho de A partir de 1 o de janeiro de 2016, o Protocolo de Certificação da UTZ versão 4.1, de janeiro de 2016,, se tornará obrigatório, e a versão 3.0, de setembro de 2012, assim como a versão 4.0, de julho de 2015, não serão mais válidas. ECs e seu pessoal que já foram aprovados sob versões anteriores do Protocolo da UTZ permanecem aprovados sob o Protocolo da UTZ versão 4.1 e não necessitam reenviar candidaturas para seus escritórios, escopos, Gerentes de Certificação e Certificadores já aprovados. Da mesma forma, auditores aprovados pela EC permanecem (internamente) aprovados. Entretanto, a partir de 1 de janeiro de 2016, todos os escritórios, 3

5 Certificadores Gerentes de Certificação e Auditores aprovados terão que cumprir os requisitos de treinamento descrito nos capítulos 3.1 e Escopo deste documento Este documento se aplica às seguintes partes: - Membros da UTZ - ECs em potencial e aprovadas - UTZ 1.5. Outros documentos e traduções relevantes O Protocolo de Certificação está disponível em vários idiomas. Caso haja alguma dúvida quanto à exatidão das informações em qualquer versão traduzida deste documento, consulte a versão em inglês, que é a versão oficial e vinculante. As traduções, assim como os documentos relevantes adicionais, estão disponíveis no site da UTZ. Esses documentos incluem: - Código de Conduta: norma para produtores/grupos de produtores, que trata de melhores métodos e condições de trabalho na agricultura, assim como um melhor cuidado com a natureza e as próximas gerações. Caso um produtor/grupo de produtores implante os requisitos do Código e receba uma auditoria realizada por uma EC aprovada que resulte em certificação, ele terá permissão de vender seus produtos como certificados pela UTZ. - Norma da Cadeia de Custódia : norma para agentes da cadeia de custódia (SCAs), criada para proporcionar um alto nível de confiança de que os produtos certificados pela UTZ esteja física ou administrativamente (no caso de balanço de massa) relacionados a produtores certificados pela UTZ, e assegurar a rastreabilidade dos produtos certificados pela UTZ. A certificação em relação à Norma da Cadeia de Custódia assegura que os produtos vendidos por um agente da cadeia de custódia sejam negociados e manuseados de acordo com os requisitos determinados pela UTZ. - Lista de ECs aprovadas: lista de ECs aprovadas pela UTZ para realizar auditorias de certificação da UTZ. Também é fornecida uma indicação da região/país no qual cada EC pode realizar auditorias. - Listas de verificação do Código e Cadeia de Custódia: listas resumidas de todos os pontos de controle (CPs) e perguntas, incluídas para fins de monitoramento e avaliação, com uma coluna adicional para comentários. Esses documentos devem ser usados pelos membros (e seus subcontratados) para realizar a autoinspeção e podem ser usados pelos auditores das ECs para realizar auditorias externas (veja o capítulo 2.3). - Política de rotulagem e marcas comerciais: documento que define os requisitos para: o o A rotulagem nas embalagens de produtos de varejo e de serviços alimentícios, como por exemplo, o rótulo UTZ em pacotes de café para o mercado de varejo e embalagens de grãos para os mercados externos. Uso fora de embalagens da marca comercial UTZ, como por exemplo, o uso da marca comercial UTZ em um site, propaganda ou relatório corporativo. 4

6 A rotulagem inclui todas as referências a ingredientes certificados pela UTZ, seja com ou sem o uso do logotipo. As palavras corretas (citações no texto) fazem parte da política, assim como detalhes sobre o uso correto do logotipo (cor, posicionamento, tamanho). - Documento de Orientação do Programa para chá de ervas UEBT/UTZ: documento que explica a estrutura e o processo de certificação de acordo com o programa conjunto de chá de ervas da Union for Ethical BioTrade e a UTZ Contato com a UTZ Suporte a ECs As ECs podem entrar em contato com o departamento de Normas e Certificação da UTZ usando os endereços de abaixo, como por exemplo, para perguntas sobre as normas da UTZ, problemas no cumprimento do Protocolo de Certificação, comunicação sobre membros (por exemplo, suspensões e cancelamentos de certificados e licenças) e aprovação e treinamento de ECs. - coffeecertification@utz.org para certificação de café - cocoacertification@utz.org para certificação de cacau - teacertification@utz.org para certificação de chá (incluindo rooibos e chá de ervas) - hazelnutcertification@utz.org para certificação de avelã - cbmanagement@utz.org para contas e aprovações de ECs - cbmonitoring@utz.org para monitoramento de ECs - cbtraining@utz.org para treinamento de ECs Suporte a membros Os membros podem entrar em contato com a Equipe de Apoio a Membros da UTZ usando os endereços de e- mail abaixo, como por exemplo, para perguntas sobre as normas da UTZ, problemas no cumprimento deste Protocolo de Certificação e solicitações de isenções de auditoria: - membersupport@utz.org para café - membersupport@utz.org para cacau - membersupport@utz.org para chá (incluindo rooibos e chá de ervas) - membersupport@utz.org para avelã Suporte à rastreabilidade (para membros e ECs) Os membros e ECs podem entrar em contato com os endereços de abaixo para obter auxílio no acesso ou uso do sistema de rastreabilidade Good Inside Portal (GIP): - techsupport@utz.org para café - techsupport@utz.org para cacau - techsupport@utz.org para chá (incluindo rooibos e chá de ervas) - techsupport@utz.org para avelã Abreviações As seguintes abreviações são usadas neste documento: EC Entidade certificadora Código Código de Conduta UTZ ChoC Norma da Cadeia de Custódia UTZ CP Ponto de controle (Control point) 5

7 GIP Good Inside Portal 1 IMS Sistema de gestão interna (Internal Management System) - SGI IP Identidade preservada (nível de rastreabilidade) MB Balanço de massa (nível de rastreabilidade) S&C Normas e Certificações (Standards & Certification) (departamento da UTZ) SCA Agente da cadeia de custódia (Supply Chain Actor) SG Segregação (nível de rastreabilidade) 1 Sistema de Administração de Certificados e Rastreabilidade on-line da UTZ, acessível em 6

8 1.8. Definições A não ser que indicado de outra forma, os termos produtor(es), grupo(s) de produtores, SCA(s) e EC(s) neste documento referem-se a produtor(es) certificados pela UTZ, grupo(s) de produtores certificados pela UTZ, SCA(s) certificados pela UTZ e EC(s) aprovados certificados pela UTZ, respectivamente. Ação corretiva Agente da cadeia de custódia Ano civil Auditor Auditoria Ação para eliminar a causa de uma não conformidade para evitar sua recorrência. As ações corretivas devem ser apropriadas para os efeitos das não conformidades encontradas. Uma pessoa jurídica que opera dentro da cadeia de custódia da UTZ e não é um produtor/grupo de produtores. Exemplos de SCAs são processadores (incluindo subcontratados) e traders/corretores. Período de tempo entre e incluindo 1o de janeiro e 31 de dezembro. Pessoa qualificada que realiza auditorias em nome e sob a responsabilidade de uma EC. De acordo com uma sólida metodologia, os auditores coletam evidências para avaliar o quanto os critérios das normas são atendidos. Eles devem ser objetivos, imparciais e competentes. Processo sistemático, independente e documentado para a obtenção e avaliação de evidências de auditoria, para determinar até onde os requisitos da certificação pela UTZ foram cumpridos. - Auditoria física A visita de um auditor a qualquer uma das instalações de um membro para obter evidências de auditoria, para determinar até onde os requisitos de certificação pela UTZ foram cumpridos. - Auditoria sombra Auditoria realizada em nome da UTZ testemunhando-se uma auditoria (de certificação ou de acompanhamento) realizada por uma EC. As auditorias sombra são usadas para avaliar o desempenho da EC e do auditor que realiza a auditoria. - Auditoria surpresa Auditoria anunciada ao membro com pouca antecedência e realizada por uma EC durante a validade de um certificado. Isso é feito para avaliar se o membro ainda cumpre todos os requisitos da UTZ aplicáveis e/ou para avaliar o desempenho do auditor da EC que realizou a última auditoria. -Auditoria anual Auditoria realizada por uma EC para determinar até que ponto um membro cumpre os requisitos de certificação pela UTZ e com base na qual uma decisão de certificação é tomada e um certificado pode ser emitido. -Auditoria de acompanhamento - Auditoria de certificação -Auditoria de extensão -Auditoria paralela -Pré-auditoria Autoinspeção Certificado Certificador Auditoria realizada por uma EC para verificar a implementação de ações corretivas. As auditorias de acompanhamento proporcionam uma forma de encerrar não conformidades encontradas em uma auditoria anterior. As auditorias de acompanhamento podem (mas não precisam) ser auditorias físicas. Auditoria realizada por uma EC para determinar até que ponto um membro cumpre os requisitos de certificação pela UTZ e com base na qual uma decisão de certificação é tomada e um certificado pode ser emitido. Auditoria realizada por uma EC para avaliar alterações nas informações de certificação durante a validade de um certificado. As auditorias de extensão proporcionam uma forma de certificar volumes adicionais ou novas atividades de processamento e/ou de adicionar novas áreas, locais e/ou membros do grupo a um certificado. Auditoria realizada em nome da UTZ após uma EC ter realizado uma auditoria no mesmo auditado em relação ao mesmo escopo. As auditorias paralelas são usadas para avaliar o desempenho da EC e do auditor que realizou a auditoria anterior. Auditoria realizada por uma EC em um (potencial) membro, com o objetivo de avaliar que ações ainda precisam ser feitas antes que uma auditoria de certificação tenha probabilidade de ser bem sucedida. As pré-auditorias não são consideradas atividades de consultoria. Avaliação realizada por (ou em nome de) um membro de seu próprio nível de implementação de uma ou mais das normas da UTZ. Documento emitido por uma EC aprovada pela UTZ quando um membro cumpre os requisitos de uma ou mais das normas da UTZ. O certificado acarreta na solicitação de uma licença no GIP para o membro certificado negociar produtos certificados pela UTZ. Membro da equipe da EC (ou prestador de serviços independente contratado) aprovado pela UTZ para ser responsável por tomar decisões sobre certificação. 7

9 Correção Ação para eliminar uma não conformidade. Entidade certificadora Gerente de Certificação Grupo de produtores Inspeção interna Inspetor interno Licença Manipulação física Membro Empresa terceirizada que realiza auditorias em relação a uma ou mais das normas da UTZ. Membro da equipe da EC responsável pela gestão administrativa da conta da EC no programa UTZ. Um grupo de produtores organizados que fazem parte de um SGI compartilhado e são certificados conjuntamente sob a opção Certificação de grupo ou Certificação de multigrupos. O grupo pode ser organizado em uma associação ou cooperativa, ou gerenciado por um agente da cadeia de custódia (como um exportador) ou outra pessoa jurídica. Inspeção realizada em nome do SGI e por um ou mais inspetores internos, para avaliar a conformidade dos membros do grupo com todos os requisitos aplicáveis do Código de Conduta da UTZ. Pessoa indicada pelo SGI para realizar inspeções internas de membros de grupos individualmente. Permissão concedida pela UTZ a seus membros para usar as marcas comerciais da UTZ e para usar o GIP para registrar transações e gerenciar e armazenar aprovações de rotulagem de produtos da UTZ. Qualquer atividade que inclua o contato físico com produtos não ensacados, não lacrados ou não embalados. As atividades consideradas como manipulação física estão relacionadas nos anexos específicos dos produtos da Cadeia de Custódia. Todos os produtores, grupos de produtores e SCAs que se registraram com sucesso na UTZ. Não conformidade Não cumprimento de um requisito de uma das normas da UTZ. Operador externo (também chamado de serviço alimentício) Produção paralela Produto certificado pela UTZ Produtor Relatório resumido SCA de pequeno volume Sistema de gestão interna Subcontratado Varejista Uma empresa que compra produtos para consumo final e manipula os produtos antes de servilos ou vendê-los para os consumidores. Qualquer produção na qual a mesma fazenda esteja cultivando o mesmo produto em alguns lotes certificados pela UTZ, enquanto que outros lotes não são. Para IP e SG: produto produzido por um produtor/grupo de produtores certificado pela UTZ e mantido fisicamente separado de produtos não certificados pela UTZ. Para MB: produto relacionado administrativamente a uma quantidade igual de produto produzido por um produtor/grupo de produtores certificado pela UTZ. A pessoa ou organização que representa a fazenda e tem responsabilidade pelos produtos vendidos pela fazenda. Questionário no GIP usado pelas ECs para comunicar resultados de auditorias à UTZ. O relatório resumido é preenchido como parte do processo de solicitação de licença. Um SCA que manipula fisicamente um pequeno volume do produto total (produto da UTZ + mesmo produto não-utz). A quantidade do volume que define essa categoria é específica do produto (veja o capítulo 2.2). Um sistema documentado de gestão de qualidade exigido para certificação de grupos e multigrupos pelo Código de Conduta. O objetivo de um SGI é facilitar a organização e gestão eficientes do grupo e assegurar que o grupo e os membros do grupo cumpram os requisitos aplicáveis do Código de Conduta da UTZ. Uma pessoa física ou jurídica (por exemplo, um SCA, produtor/grupo de produtores, EC, auditor, Certificador) contratada por um membro certificado/aprovado ou membro/ec em potencial para realizar tarefas específicas no escopo de sua certificação/aprovação pela UTZ. Cadeia de supermercados ou outro ponto de venda de produtos para consumo final, que pode ser acessado diretamente pelos consumidores. Os atacadistas estão incluídos nessa categoria. 8

10 1.9. Conformidade com as leis nacionais A UTZ se esforça para que seus membros e ECs sejam figuras exemplares para a melhoria das condições sociais, econômicas e ambientais em suas áreas de operação. Nessa ótica, os membros e ECs obedecem as leis e regulamentos nacionais e os acordos setoriais ou acordos de negociação coletiva. 9

11 2. PROCESSO DE CERTIFICAÇÃO 2.1. Introdução Para promover a agricultura sustentável, a UTZ desenvolveu duas normas: o Código de Conduta e a Norma da Cadeia de Custódia (veja o capítulo 1.5). Produtores/grupos de produtores e SCAs que gostariam de comprar e/ou vender seus produtos como certificados pela UTZ devem se tornar membros da UTZ 2 e cumprir todos os requisitos aplicáveis da(s) norma(s) aplicável(is). 3 A maioria dos membros também precisa ser certificada (receber uma auditoria de certificação) e/ou receber uma licença para usar as marcas comerciais da UTZ. O restante deste capítulo explica para quais membros esse é o caso, e descreve o processo de certificação e licença Quem deve ser certificado e/ou licenciado? Quem deve ser certificado? A certificação é o fornecimento, por um órgão independente, de uma garantia por escrito (um certificado) de que um produto, serviço ou sistema cumpre requisitos específicos. Para a certificação da UTZ, isso requer o recebimento de uma auditoria de uma EC aprovada pela UTZ em relação aos requisitos do Código e/ou da Cadeia de Custódia. Produtores /grupos de produtores Todos os produtores/grupos de produtores que vendem seus produtos como certificados pela UTZ devem ser certificados em relação ao Código. Os produtores/grupos de produtores também devem ser certificados em relação à Cadeia de Custódia caso: realizem atividades de manipulação física não incluídas no Código 4, e/ou comprem produtos certificados UTZ de um ou mais outros membros certificados pela UTZ e cumpram todos os três critérios de certificação da Cadeia de Custódia explicados abaixo. Agentes da cadeia de custódia Os SCAs devem ser certificados em relação à Cadeia de Custódia caso cumpram todos os três critérios a seguir: 1. Ter propriedade legal do produto certificado UTZ 2. Manipular fisicamente o produto certificado UTZ: todas as atividades realizadas (pelo próprio SCA ou um subcontratado) em produtos não ensacados, não embalados ou não lacrados são consideradas atividades de manipulação física. O anexo do produto da Cadeia de Custódia proporciona uma lista das atividades consideradas como manipulação física do produto específico. 2 Registrando-se no site da UTZ, que também explica os custos que podem ser incorridos. 3 Exceto para varejistas que não sejam proprietários de marcas. Essas empresas não precisam se registrar como membros caso façam declarações de produtos UTZ. 4 Estão incluídas no Código todas as atividades de manipulação física, até e inclusive: Café: produção de café verde Cacau: secagem, separação ou ensacamento de amêndoas de cacau Chá: produção de chá fabricado Rooibos: embalagem do produto para consumo final Avelã: produção de avelãs na casca 10

12 3. Fazer declarações do produto sobre a UTZ: uma declaração do produto é qualquer referência feita sobre a UTZ ou uma originação sustentável ou responsável de produto(s) ou ingrediente(s) que, para todos os fins e efeitos, baseiam-se, totalmente ou parcialmente, na origem ou status da UTZ, com o sem o logotipo da UTZ, que é feito no produto ou fora dele, em relação à oferta ou venda do produto 5. Isso pode ser feito tanto de empresa para empresa quanto de empresa para o consumidor. A UTZ reserva-se o direito de tomar a decisão final sobre se algo deve ser considerado ou não como uma declaração de produto. Os exemplos a seguir são considerados uma declaração de produto: o Se o membro mencionar a UTZ ou o status ou origem sustentável dos produtos ou ingrediente(s) em uma nota/fatura para seus clientes; o o Se o membro se referir à UTZ ou ao status ou origem sustentável dos produtos ou ingrediente(s) nas comunicações das marcas ou produtos, incluindo on-line, impressas, propagandas, pontos de venda etc.; Se o membro mencionar a UTZ ou o status ou origem sustentável dos produtos ou ingrediente(s) fornecidos a ele; Para certificação de chá e rooibos, aplicam-se as seguintes regras: - Para certificação de chá, SCAs que manipulam até chá fabricado precisam ser certificados em relação ao Código Núcleo e o Módulo de Chá. - Para certificação de chá, SCAs que manipulam até chá fabricado precisam ser certificados em relação ao Código Núcleo e o Módulo de Chá. SCAs de rooibos que desempenham apenas atividades após o processamento secundário precisam obter certificação em relação ao ChoC. Quem não necessita ser certificado? Embora todos os membros da UTZ devam cumprir a norma da UTZ aplicável, nem todos eles necessitam receber uma auditoria e ser certificados. Para certos SCAs, são aceitos outros tipos de prova de conformidade com a Cadeia de Custódia. SCAs que não cumprem os três critérios para serem certificados pela UTZ SCAs que não cumprem os três critérios (propriedade, manipulação física, e fazer declarações de produtos) não necessitam ser certificados. Esses SCAs incluem: 1. Subcontratados: os subcontratados devem cumprir os requisitos da Cadeia de Custódia aplicáveis, mas não necessitam ser certificados, porque não têm a propriedade legal do produto certificado pela UTZ. O membro subcontratante é responsável pela conformidade do subcontratado com os requisitos da Cadeia de Custódia. Caso o subcontratado já tenha seu próprio certificado da Cadeia de Custódia da UTZ, as atividades subcontratadas pelo SCA não necessitam ser auditadas pela EC: a apresentação de um certificado da Cadeia de Custódia válido é suficiente. Caso o subcontratado não seja certificado, o membro subcontratante (ou o membro subcontratante em seu nome) deve realizar uma autoinspeção usando a lista de verificação da Cadeia de Custódia da UTZ. Também é possível que seja solicitada documentação adicional do subcontratado pela EC. 5 Exemplos de casos que, em geral, não são vistos como declarações de produtos são: relatórios de CSR (publicados, impressos, on-line etc.), informes publicitários ou outras publicações que façam referência do desempenho da empresa a respeito de fontes sustentáveis, comunicações internas para acionistas ou funcionários, índices ou medidas de sustentabilidade sobre o desempenho da empresa a respeito de fontes sustentáveis, outras comunicações em nível de empresa que façam referência a fontes sustentáveis ou sobre fontes multi-certificadas da marca ou produto. 11

13 Com base na análise de riscos (veja o capítulo 2.5), a EC pode decidir auditar fisicamente o subcontratado. Os subcontratados que realizam qualquer uma das atividades de manipulação física incluídas na tabela abaixo devem sempre ser auditados fisicamente. Produto A Atividades de manipulação física Café Todas as atividades de manipulação física, até e inclusive a produção de café verde Cacau a Todas as atividades de manipulação física, até e inclusive a secagem, separação ou ensacamento de amêndoas de cacau t Chá Todas as atividades de manipulação física, até e inclusive a produção de chá fabricado i Rooibos Todas as atividades de manipulação física, até e inclusive a embalagem do produto para v consumo final Avelã i Todas as atividades de manipulação física, até e inclusive a produção de avelãs na casca d ade do subcontratado é considerada parte do escopo das atividades do membro, mas isso não significa que o subcontratado esteja certificado. Portanto, o nome do subcontratado não aparece no certificado do membro. 2. SCAs que não manipulam fisicamente produtos da UTZ: esses SCAs devem cumprir os requisitos aplicáveis da Cadeia de Custódia, mas, ao invés de serem certificados, podem assinar a Declaração de isenção de auditoria da Cadeia de Custódia e enviá-lo à Equipe de Suporte ao Membro da UTZ (veja o capítulo 1.6). Essa categoria inclui corretores que subcontratam toda a manipulação física dos produtos certificados pela UTZ de membros certificados da Cadeia de Custódia. 3. SCAs que não fazem declarações de produtos sobre a UTZ: esses SCAs devem cumprir os requisitos aplicáveis da Cadeia de Custódia, mas, ao invés de serem certificados, podem assinar a Declaração de isenção de auditoria da Cadeia de Custódia e enviá-lo à Equipe de Suporte ao Membro da UTZ (veja o capítulo 1.6). SCAs de pequeno volume SCAs que manipulam fisicamente um pequeno volume devem cumprir os requisitos aplicáveis da Cadeia de Custódia, mas podem estar isentos de ter que receber uma auditoria de certificação e se tornar certificados. Para solicitar essa isenção, eles precisam assinar a Declaração de isenção de auditoria da Cadeia de Custódia e enviá-la para a Equipe de Suporte ao Membro da UTZ (veja o capítulo 1.6). SCAs de pequeno volume devem receber aprovações de rotulagem para quaisquer produtos vendidos com o logotipo da UTZ. Essa isenção se aplica a SCAs individuais e de multi-locais que realizam atividades de manipulação física não incluídas no escopo da certificação pelo Código de Conduta (veja o capítulo 2.2, nota de rodapé 4) e que manipulam menos do que os seguintes volumes totais (produtos certificados pela UTZ + produtos não certificados pela UTZ) por ano, e incluindo todos os locais (se for um SCA de multi-locais): Café: 200 MT de equivalente de café verde Chá: 200 MT de equivalente de chá fabricado 6 Cacau: 100 MT de equivalente de amêndoas de cacau Operadores de varejo e externos Operadores de varejo e externos (incluindo operadores de serviços alimentícios) não necessitam ser certificados. Caso um desses operadores seja proprietário de marca de um produto certificado pela UTZ, ele necessitará registrar-se como membro e será responsável por cumprir a Política de rotulagem e marcas comerciais da UTZ. A UTZ reserva-se o direito de realizar auditorias em membros que tenham assinado e enviado uma Declaração de isenção de auditoria da Cadeia de Custódia. O objetivo dessas auditorias é verificar se 6 Equivalente de chá inclui chá fabricado, rooibos processado, rooibos verde processado e ervas secas 12

14 esses membros cumprem os requisitos para serem isentos de certificação e se cumprem os requisitos da Cadeia de Custódia aplicáveis. Caso essa auditoria revele que o membro não cumpre os requisitos da Cadeia de Custódia aplicáveis ou que não atenda às condições para isenção de uma auditoria de certificação, a UTZ terá o direito de cobrar os custos da auditoria do membro e cancelar a licença e as aprovações de rotulagem do membro no GIP. Quem deve ser licenciado no GIP? Uma licença é uma permissão concedida pela UTZ para usar as marcas comerciais da UTZ e para usar o GIP para registrar transações e gerenciar e armazenar aprovações de rotulagem de produtos da UTZ. Todos os membros certificados e outros membros que negociam produtos puros certificados UTZ (produtos da UTZ que não tenham sido misturados com outros ingredientes, como açúcar, leite etc.) devem ter uma licença válida. Para membros certificados, a EC solicita uma licença por meio do GIP como parte do processo de certificação (descrito no capítulo 2.3). Para membros que não são certificados (por exemplo, SCAs de pequeno volume e SCAs que não declaram ou manipulam fisicamente produtos da UTZ), a licença é emitida pela Equipe de Suporte ao Membro da UTZ, mediante solicitação do membro e conclusão das Declarações de isenção de auditoria da Cadeia de Custódia necessárias Processo de certificação geral Conforme explicado na seção anterior, a maioria dos membros da UTZ necessita ser certificado em relação ao Código e/ou a Cadeia de Custódia, o que significa que eles necessitam receber uma auditoria de uma EC aprovada pela UTZ. As três seções a seguir destacam as etapas a serem seguidas durante esse processo, assim como as condições que se aplicam. O capítulo 2.3 descreve o que é aplicável à certificação tanto para o Código quanto para a Cadeia de Custódia, enquanto que os capítulos 2.4 e 2.5 descrevem os detalhes do processo de certificação para o Código e a Cadeia de Custódia, respectivamente. Procedimento de certificação geral O procedimento de certificação geral é mostrado no fluxograma a seguir. Uma descrição detalhada pode ser consultada na tabela abaixo. 13

15 Procedimento de certificação geral Membro EC UTZ Não Novo membro? Sim 1A. Registra-se no site da UTZ 1B. Confirma o registro e fornece a ID, nome de usuário e senha do membro para o GIP 2. Seleciona a EC aprovada pela UTZ (recomenda-se solicitar orçamentos de várias ECs; não é obrigatório selecionar a mesma EC do ano anterior) 3. Assina o contrato com o membro (especificando pelo menos a taxa, o prazo e o escopo da auditoria) 5. Realiza a autoinspeção e a envia para a EC antes da auditoria, juntamente com a documentação adicional 7. Combina com a EC a data da auditoria 4. Fornece ao membro a versão mais recente dos documentos de certificação 6. Revisa a documentação para se preparar para a auditoria 8. Realiza a auditoria 9A. Implementa correções e ações corretivas para resolver não conformidades Sim Não conformidades encontradas? Não 9B. Verifica se as não conformidades foram resolvidas 10. Toma a decisão sobre a certificação 12. Revisa a solicitação de licença Não O membro é certificado? Sim 11A. Informa ao membro e à UTZ Fim 11B. Emite o certificado, comunica os resultados da auditoria e envia a solicitação de licença no GIP As informações estão corretas, completas e claras? A auditoria está em linha com o Protocolo de Certificação? Não 16. Registra as transações no GIP e mantém a EC informada em caso de alterações nas informações da certificação 13B. Esclarece, corrige e/ou completa as informações e devolve a solicitação de licença 15. Envia o certificado ao membro 13A. Solicita informações adicionais, esclarecimentos ou correções 14A. Ativa a licença para o membro no GIP Sim 14

16 Procedimento de certificação geral 1 A Um novo membro registra-se preenchendo o formulário de registro no site da UTZ. B A UTZ fornece ao novo membro uma confirmação do registro no GIP, contendo a ID, o nome de usuário e a senha do membro. 2 O membro seleciona e entra em contato com uma EC. O membro é responsável por entrar em contato com a EC e solicitar uma auditoria dentro do prazo de acordo com as condições de certificação descritas neste capítulo do Protocolo de Certificação. Recomenda-se solicitar orçamentos de várias ECs para escolher aquela que atenda melhor às necessidades do membro. Não é obrigatório permanecer com a mesma EC todos os anos. Caso um membro mude de EC, ele deve solicitar que a EC anterior forneça à nova EC os resultados da auditoria anterior. A EC anterior deve cumprir essa solicitação em até cinco dias úteis. 3 A EC e o membro assinam um contrato. 4 A EC fornece a versão mais recente de todos os documentos relevantes para certificação da UTZ (ou seja, Protocolo de Certificação, Código e/ou Cadeia de Custódia, para serem lidos e compreendidos pelo membro. 5 O membro realiza uma autoinspeção para avaliar sua conformidade com a norma e envia pelo menos a documentação a seguir para a EC antes da auditoria: - Autoinspeção usando a lista de verificação da UTZ aplicável, indicando que CPs o membro cumpre, não cumpre ou não são aplicáveis, incluindo uma explicação para todos os CPs - Autoinspeção do(s) subcontratado(s) (se aplicável) - Lista dos locais que pertencem aos multi-locais (multisite) ou membros do grupo que pertencem ao grupo ou multi-grupo (se aplicável). Se um membro de multi-locais operar exclusivamente em nível de MB e atender aos critérios descritos no capítulo 2.5, o membro poderá solicitar que a EC audite os locais da amostra de auditoria remotamente a partir do local central. - Documentação das auditorias da UTZ anteriores, incluindo aquelas que não resultaram em certificação (por exemplo, auditorias surpresa e auditorias realizadas por diferentes ECs). - Plano de gestão da fazenda ou grupo 6 A EC prepara-se para a auditoria analisando a documentação apresentada pelo membro (etapa 5), as informações sobre o membro disponíveis no GIP e quaisquer outras informações relevantes que ela possa ter recebido. Com base nisso, a EC determina se as pré-condições para realizar a auditoria foram cumpridas e, em caso afirmativo, que tópicos merecem atenção especial. 7 O membro e a EC concordam com uma data de auditoria. 8 A EC realiza a auditoria de certificação em relação aos requisitos do Código e/ou da Cadeia de Custódia (veja os capítulos 2.4 e 2.5). 9 A Caso sejam verificadas não conformidades durante a auditoria, o membro implementa correções e ações corretivas para resolver essas não conformidades. B A EC realiza uma auditoria de acompanhamento para confirmar se as correções e ações corretivas foram implementadas e se as não conformidades foram resolvidas. 10 A EC toma a decisão sobre a certificação. Isso deve ser feito no mais tardar 20 dias úteis após todas as não conformidades terem sido resolvidas ou, caso nenhuma não conformidade tenha sido identificada, após o último dia da auditoria. 11 A Caso a EC decida não (re)certificar o membro, a EC informa o membro e a UTZ (por meio do GIP e por ) sobre a decisão. Para solicitar novamente a certificação, o membro deve seguir as condições de certificação descritas neste capítulo do Protocolo de Certificação. Caso o membro tenha um reclamação, recurso ou disputa com uma EC ou subcontratado da EC sobre a auditoria e/ou o processo de auditoria, o membro pode apresentá-lo por escrito à EC. A EC deve ter um procedimento implementado para registrar e tratar de reclamações, recursos e disputas. A EC deve responder ao querelante em 15 dias úteis. Caso a reclamação, recurso ou disputa não seja resolvida em 20 dias úteis (após a reclamação, recurso ou disputa ter sido apresentada pelo membro à EC), a EC deve comunicá-la à UTZ (cbmanagement@utz.org). Caso o querelante ache que a reclamação, recurso ou disputa não foi devidamente tratada pela EC, o querelante pode comunicar o fato à UTZ usando o Procedimento de queixas da UTZ (veja o capítulo 4.1). B Caso a EC decida certificar o membro, a EC emite o certificado (mas ainda não o envia ao membro) e solicita uma licença para o membro no GIP no máximo cinco dias úteis após a decisão sobre a certificação ter sido tomada. 12 A UTZ analisa as informações na solicitação de licença no máximo cinco dias úteis após elas terem sido apresentadas 15

17 pela EC. 13 A Caso a UTZ considere que as informações na licença estão incorretas, incompletas ou pouco claras, ou que a auditoria não foi realizada em linha com este Protocolo de Certificação, são solicitadas informações adicionais, esclarecimentos ou correções por parte da EC no relatório de auditoria e/ou licença. B A EC esclarece, corrige e/ou completa as informações na solicitação de licença e as envia de volta para a UTZ em no máximo sete dias úteis. 14 Caso a UTZ considere que as informações na solicitação de licença estão corretas, completas e claras, e que a auditoria foi realizada em linha com este Protocolo de Certificação, ela ativa a licença no GIP. 15 A EC envia o certificado ao membro. 16 O membro registra as transações no GIP e mantém a EC informada em caso de alterações nas informações da certificação. 16

18 Condições gerais As condições a seguir são aplicáveis aos membros e ECs, para todos os tipos de certificação e produtos. Condições específicas para a certificação pelo Código e Cadeia de Custódia são explicadas nos capítulos 2.4 e 2.5, respectivamente, que o anexo 1 contém uma opção adicional de certificação pelo Código, para incluir produtores contratados. a. Auditoria de certificação Para obter e manter a certificação pelo Código de Conduta e Cadeia de Custódia da UTZ, os membros devem receber uma auditoria de certificação de uma EC aprovada pela UTZ para realizar auditorias da UTZ para a norma, produto e país aplicáveis. Um contrato escrito entre o membro e a EC deve estar em vigor antes que a auditoria seja realizada. O contrato deve incluir pelo menos a taxa, o prazo e o escopo da auditoria (ou seja, série de atividades e registros que serão avaliados durante a auditoria). Durante a auditoria, o auditor deve usar a lista de verificação da UTZ ou uma lista de verificação equivalente preparada durante a análise documental que contenha os mesmos campos da lista de verificação da UTZ. Para auditorias combinadas (quando a norma da UTZ e outra norma são auditadas em conjunto), pode ser usada uma lista de verificação combinada, caso esta tenha sido aprovada pela UTZ. 7 O auditor deve incluir comentários sobre os CPs que foram avaliados (indicando pelo menos uma descrição das evidências). Os CPs indicados como não aplicáveis devem incluir uma justificativa para isso. As evidências coletadas durante a auditoria devem ser mantidas pela EC por um período de pelo menos três anos. Caso sejam usados tradutores durante a auditoria, eles devem ser independentes do membro que está sendo auditado e não devem representar qualquer conflito de interesses. Caso isso não seja possível, os tradutores devem desempenhar uma função neutra e o auditor deve registrar o nome do tradutor e sua afiliação com a organização no relatório de auditoria. b. Certificado Caso nenhuma não conformidade seja encontrada durante a auditoria de certificação ou caso todas as não conformidades identificadas sejam resolvidas de forma satisfatória (veja abaixo no ponto d), a EC emite um certificado usando o modelo de certificado da UTZ para o escopo aplicável. O certificado pelo Código de Conduta é válido por um período de 365 dias 8 e o certificado pela Cadeia de Custódia pode ser válido por 365, 730 ou 1095 dias 9 (veja o capítulo 2.5). Todos os certificados podem ser prorrogados por um período de até quatro meses (veja abaixo no ponto h para obter mais detalhes). A forma de determinar a data inicial do certificado de um membro (e certificados emitidos após o processo de certificação ter sido interrompido) é descrita nos capítulos 2.4 (Códfgio) e 2.5 (Cadeia de Custódia). Certificados subsequentes começam no dia após o certificado anterior vencer, já que a certificação é considerada um processo contínuo. Entretanto, pode acontecer que a certificação de um ano para o seguinte seja interrompida (por exemplo, porque o membro não é aprovado na auditoria ou decide não solicitar novamente uma certificação). Nesses casos, há uma lacuna de tempo entre os certificados pela duração do período não certificado. Durante esse período, o membro não tem permissão para vender qualquer produto como certificado pela UTZ e a produção desse período (por exemplo, produtos colhidos ou fabricados) não tem permissão para ser vendida como produtos certificados UTZ em um estágio posterior. c. Licença 7 A aprovação pode ser solicitada enviando-se um para cbmanagement@utz.org em um ano bissexto. 9 Com um dia extra no caso de um ano bissexto. 17

19 Após emitir o certificado (mas antes de enviá-lo ao membro), a EC deve comunicar os resultados da auditoria à UTZ e solicitar uma licença para o membro. Isso é feito preenchendo-se o Relatório Resumido e carregando o certificado no GIP. A licença reflete as informações da certificação e dados coletados pela EC sobre o membro (por exemplo, datas de vencimento, volume certificado e atividades certificadas). d. Não conformidades Caso uma ou mais não conformidades sejam encontradas durante uma auditoria de certificação, o membro deve implantar uma correção (para resolver a não conformidade) e uma ação corretiva (para eliminar a causaraiz da não conformidade e evitar que ela torne a ocorrer) antes que possa ser certificado. O membro é responsável por determinar e implementar as correções e ações corretivas adequadas. A EC tem responsabilidade por verificar (p0r meio de uma auditoria de acompanhamento) se essas ações foram adotadas e foram eficazes na eliminação da não conformidade e de sua causa-raiz. O membro e a EC concordam com o prazo dentro do qual as correções e as ações corretivas devem ser realizadas. O prazo máximo é de 60 dias úteis. Em caso de não conformidades graves, a EC pode decidir suspender imediatamente o certificado atual do membro ou decidir não certificar o membro, ao invés de seguir os prazos descritos abaixo, nos pontos e & f. e. Suspensão Caso as correções e ações corretivas não tenham sido implementadas satisfatoriamente dentro do prazo acertado, a EC deve suspender imediatamente o certificado do membro por um período de até três meses (caso o membro ainda tenha um certificado válido). A EC imediatamente informa à UTZ (por ) e ao membro sobre a suspensão e, em nome da UTZ, suspende a licença do membro no GIP. Enquanto a licença do membro estiver suspensa, o membro não pode vender seus produtos como certificados. A EC e o membro devem acordar uma data mutualmente aceitável, antes do final do período de suspensão, para uma (segunda) auditoria de acompanhamento, para verificar se as ações corretivas foram implementadas. Caso a auditoria de acompanhamento confirme que o membro resolveu todas as não conformidades, a EC revoga a suspensão do certificado, informa à UTZ (por ) e ao membro e, em nome da UTZ, revoga a suspensão no GIP. f. Não certificação Caso as ações corretivas não tenham sido implementadas satisfatoriamente dentro do prazo descrito acima (no ponto e), a EC não pode conceder a certificação (ou seja, um primeiro certificado ou um novo certificado após o vencimento do certificado anterior não podem ser emitidos). Para se tornar certificado, o membro deve receber uma nova auditoria. Para a certificação pelo Código de Conduta, o membro deve esperar pelo menos uma safra/colheita (principal/grande ou média/pequena) ou seis meses, caso a safra seja contínua. Imediatamente, a EC informa à UTZ (por e pelo GIP) a ao membro sobre a não certificação. g. Cancelamento Quando a EC decide não certificar um membro e o membro ainda tem um certificado válido, a EC pode decidir cancelar o certificado atual do membro, para proteger a integridade da EC e/ou da UTZ. O cancelamento do certificado não pode ser revogado. Para se recertificar, o membro deve receber uma nova auditoria seguindo as condições descritas acima (no ponto f). A EC imediatamente informa à UTZ (por ) e ao membro sobre o cancelamento e, em nome da UTZ, cancela a licença do membro no GIP. 18

20 h. Extensões Alterações nas informações da certificação que ocorram durante a validade de um certificado e que impliquem em um aumento (ou seja, mais volume, membros do grupo ou locais) podem ser incluídas por meio de extensões. Extensões precisam ser solicitadas pelo membro à EC. Uma EC pode negar uma extensão caso o membro não forneça evidências suficientes de que a extensão é justificada. A EC deve comunicar qualquer extensão à UTZ e solicitar uma extensão da licença por meio do GIP antes que o certificado e a licença atuais vençam. As informações e a documentação obrigatórias para isso incluem: - motivo da extensão - data da próxima auditoria (apenas para extensões de tempo) - novo certificado - Relatório Resumido da auditoria adicional (se aplicável) lista atualizada de membros do grupo (no caso de uma extensão do grupo) Caso o membro mude de EC para seu processo de certificação, a EC com a qual o membro tem um contrato válido é aquela que pode conceder uma extensão do certificado (atual) e solicitar a extensão da licença. A tabela a seguir mostra os tipos de extensões possíveis. Uma combinação de duas ou mais das extensão relacionadas abaixo também é possível. Tipo de extensão Aplicável a Condições Tempo Código + Cadeia de Custódia Pode ser concedida uma extensão de tempo que dure até quatro meses após a data de vencimento do certificado original, mas apenas se uma auditoria de recertificação tiver sido planejada e confirmada, e a extensão de tempo seja solicitada enquanto o certificado ainda esteja válido. O próximo certificado é emitido para o período restante do novo período de certificação (por exemplo, se for concedida uma extensão de dois meses, o novo certificado será válido para os próximos dez meses). Durante a validade de uma extensão de tempo, os membros do Código de Conduta não têm permissão para vender produtos de sua nova safra (que serão certificados sob seu novo certificado) como certificados UTZ. Volume e área Código Até 10% da área e/ou volume de produção certificados de um membro podem ser adicionados ao certificado anualmente, registrando-se a área e/ou volume de produção adicionais junto à EC. Não é necessária nenhuma verificação adicional por parte da EC. Caso o aumento na área e/ou volume de produção de um membro seja maior do que 10% em um ano, uma auditoria adicional é obrigatória durante aquele ano, antes que a extensão possa ser adicionada ao certificado vigente. Essa auditoria de extensão deve se concentrar na nova área e/ou volume. Quando o membro decide não ter uma extensão, mas deseja incluir o volume extra no próximo certificado, a EC inclui o volume extra como estoque de passagem no novo certificado após o volume extra ser constatado durante a próxima auditoria de certificação. O membro não pode vender o produto até que ele seja verificado por um auditor e incluído no novo certificado. Caso um grupo ou multi-grupos como um todo aumentem sua área e/ou volume de produção mais de 10% em um ano, uma auditoria adicional do SGI e de pelo menos a raiz quadrada do número de novos membros do grupo e/ou membros com nova área e/ou volume (com um mínimo de cinco) é obrigatória durante aquele ano, antes que a extensão possa ser adicionada ao certificado vigente. Volume só pode ser adicionado se, durante a safra do produto, o produtor ou membro do grupo já tiver cumprido todos os CPs aplicáveis do Código. 10 Caso uma auditoria adicional tenha sido realizada para emitir uma extensão, a EC deve enviar um Relatório Resumido da auditoria, usando o modelo para auditorias adicionais, disponível mediante solicitação ao departamento de S&C da UTZ. 19

21 Tipo de extensão Aplicável a Condições Locais Multi-locais no Código + Cadeia de Custódia Para produtores e SCAs que operam sob o nível de rastreabilidade IP/SG, para incluir novos locais em uma certificação multi-local, uma auditoria dos novos locais e do local central é obrigatória antes que a extensão seja adicionada ao certificado existente. SCAs que operam no nível de rastreabilidade MB podem adicionar novo(s) locai(is) ao certificado, registrando o(s) local(is) adicional(is) junto à EC. Não é necessária nenhuma verificação adicional por parte da EC até a próxima auditoria. Na próxima auditoria, o(s) novo(s) local(is deve(m) ser incluído(s) na amostra de auditoria, conforme descrito no capítulo 2.5 (opções de certificação pela Cadeia de Custódia). Membro do grupo Atividades de processamento Código (multi)grupo Código + Cadeia de Custódia i. Manutenção de registros Até 10% de novos membros do grupo podem ser adicionados anualmente ao certificado, registrando-se os membros adicionais do grupo (com sua área e volume de produção) junto à EC. Não é necessária nenhuma verificação adicional por parte da EC. Se mais de 10% de membros do grupo forem adicionados em um ano, uma auditoria adicional do SGI e de pelo menos a raiz quadrada do número de novos membros do grupo (com um mínimo de cinco) é obrigatória antes que a extensão seja adicionada ao certificado existente. Para produtores e SCAs que operam sob o nível de rastreabilidade IP/SG, para adicionar uma nova atividade de processamento, uma auditoria da nova atividade é obrigatória antes que a extensão seja adicionada ao certificado existente. SCAs que operam no nível de rastreabilidade MB podem adicionar uma nova atividade de processamento ao certificado, registrando o(s) local(is) adicional(is) junto à EC. Não é necessária nenhuma verificação adicional por parte da EC até a próxima auditoria. Não conformidades, correções e ações corretivas implementadas (baseadas em auditorias de certificação e surpresa), relatórios de inspeções internas (para certificação de grupos e multi-grupos) e autoinspeções devem ser documentados, arquivados por um período mínimo de três anos e disponibilizados para o auditor Processo de certificação para o Código de Conduta Opções de certificação pelo Código de Conduta Existem quatro diferentes opções para a certificação pelo Código de Conduta 11. A opção a ser selecionada depende do tipo de membro. A opção de certificação determina que Código Núcleo deve ser cumprido, quem é responsável pela conformidade e como a amostra da auditoria de certificação deve ser determinada. Isso é explicado nas tabelas abaixo. 11 Veja o anexo 1 para obter uma opção de certificação adicional para incluir produtores contratados. 20