S I N A V I S A SISTEMA NACIONAL DE INFORMAÇÃO EM VIGILÂNCIA SANITÁRIA

6 VIGILÂNCIA SANITÁRIA M a n u a l S I N A V I S A SISTEMA NACIONAL DE INFORMAÇÃO EM VIGILÂNCIA SANITÁRIA

7 Governo de Goiás Alcides Rodrigues Secretaria de Estado da Saúde Dr. Hélio de Sousa Superintendência de Vigilância Sanitária e Ambiental Ângela Maria de Miranda M. Cardoso Gerência de Integração e Projetos Rita Helena Meluzzi Xavier Coordenação de Programas e Projetos Elza Maria Caixeta Elaboração Jorge Camargo Mota Lorena Covem Rosa Martins

8 Objetivo Dotar a Vigilância Sanitária de ferramentas gerenciais e operacionais capazes de agilizar registros, análises e, sobretudo auxiliar a instituição no planejamento e execução de ações, tanto para o corpo técnico quanto para gestão de VISA. Tecnologias O sistema utiliza o SQL SERVER 2000 como banco de dados e a tecnologia ASP (Active Server Pages) como ambiente de programação, possibilitando a comunicação no Estado entre os níveis Centrais, Regionais e Municipais, desde que tenham acesso a Internet. Descrição Geral do Manual A elaboração deste Manual teve início em setembro de 2003 para capacitar técnicos de VISA na otimização de suas atividades através dos Módulos desenvolvidos no SINAVISA. Estes módulos serão utilizados para registrar ações de Vigilância Sanitária. Através do registro destes dados será possível fazer um mapeamento das condições sanitárias do Estado de Goiás, bem como dimensionar e planejar futuras ações de VISA.

9 Suporte ao sistema Esta página deverá ser alterada de acordo com as características de cada Estado, para atender os usuários do SINAVISA. Coordenadoria de Cadastro da VISA Registros Telefones (62) 3201-4115 e 3201-4116 E-mail cadastro@visa.goias.gov.br Contato SINAVISA (62) 3201-4135 E-mail SINAVISA sinavisa@visa.goias.gov.br

10 S u m á r i o Módulo Cadastro I Cadastro de Pessoa Jurídica... 11 II Cadastro de Pessoa Física... 17 III Cadastro de Profissional Liberal... 20 Módulo Administrativo I Solicitações... 23 Módulo Ações IV A. I. (Auto de Infração)... 27 V TN/TI (Termo de Intimação e Termo de Notificação)... 35 VI A.I.P. (Auto de Imposição e Penalidades)... 43 VII Registro de Fluxo de Processo... 50 VIII Registro de Fluxo de Documentos Técnicos... 54 IX Monitoramento da Qualidade... 59 X Registro de Laudo Interno... 65 XI Registro de Laudo Externo... 69 XII Controle de Receituário... 73 XIII Disque 150/Informações... 82 IX Registro de Inspeção... 86

11 Cadastro de Pessoa Jurídica Este guia será composto pelas seguintes ações: 1. Acessando o Menu 2. Cadastrando Estabelecimentos 3. Vinculando Atividade 4. Cadastrando Serviços 5. Cadastrando Responsável Legal 6. Cadastrando Responsável Técnico 7. Associando um Responsável Técnico 8. Cadastrando uma Unidade

12 1. Acessando o Menu A opção no sistema que permite cadastrar um Estabelecimento está localizada no Menu Principal Cadastro e no Sub-Item de Menu Pessoa Jurídica. Inicialmente será necessário que o usuário esteja logado no sistema. Logon é o processo de reconhecimento das credenciais do usuário pelo sistema, através do login e da senha. 2. Cadastrando Estabelecimentos No SINAVISA, Estabelecimentos são pessoas jurídicas que necessitam da aprovação da Vigilância Sanitária para que possam realizar suas atividades comerciais. O processo de registro de um Estabelecimento inicia-se através de um clique do mouse sobre o Sub-Item Pessoa Jurídica no Menu Principal Cadastro. Será exibido o conjunto de Abas que tratam todo o procedimento de cadastro de uma empresa. Ao clicar na Aba Estabelecimento, uma nova página será carregada com as funções de Incluir, Alteração, Consulta, Exclusão e Baixa. O procedimento de baixa no sistema verificará todas as pendências do estabelecimento. Clique em Incluir e entre com o CNPJ do Estabelecimento no campo indicado e clique em Validar Requerente. Não precisa incluir os pontos e a barra. Após clicar no botão Validação do Requerente, uma nova página será carregada para que o usuário possa entrar com os dados da empresa. Somente os campos com asteriscos são obrigatórios. Ao clicar em Gravar, aparecerá então uma mensagem informando que os dados foram gravados com sucesso. Ao clique em Ok e o usuário será redirecionado para a próxima Aba que é Atividade já com os principais dados da empresa para que o usuário possa informar a Sub-Atividade da mesma.

13 OBS.: O Processo de baixa no sistema verificará todas as pendências do estabelecimento. Clique em Incluir e entre com o CNPJ do Estabelecimento no campo indicado e clique em Validar Requerente. Não precisa incluir os pontos e a barra. Após clicar no botão Validação do Requerente, uma nova página será carregada para que o usuário possa entrar com os dados da empresa. Preencha todos os campos e clique em Gravar. Ao pressionar Cadastrar Requerente, o sistema deverá ir automaticamente para a Aba Atividade já com o Estabelecimento carregado, bastando apenas inserir as Sub- Atividades do mesmo. É bem provável que ainda não tenha todas as atividades nas tabelas. Os Estados, as Regionais de Saúde e os Municípios deverão identificar suas necessidades para que sejam padronizadas com as atividades dos demais Estados e posteriormente incluídos no sistema. 3. Vinculando Atividade Na Aba Atividade será cadastrada as atividades econômicas da empresa. Para vincular uma Sub-Atividade a um Estabelecimento, clique na Aba Atividade e em seguida em Incluir. No campo Nome, informe o Estabelecimento ao qual deseja associar uma Sub-Atividade e clique em Pesquisar. Será carregado um link com o nome do Estabelecimento informado no campo. Ao clicar no nome do Estabelecimento, esta ação irá carregar uma página para que o usuário possa vincular uma Atividade a um Estabelecimento. No campo que contém Rótulo: Pesquise a Sub-Atividade que deseja cadastrar, informe o nome da Sub-Atividade a qual deseja associar ao Estabelecimento e clique em Pesquisar. Esta ação irá exibir uma relação de Sub-Atividades associadas à Atividade e Área

14 para que o usuário possa selecionar uma ou várias. Marque a Caixa de Seleção relacionado à Sub-Atividade que desejar. Esta ação irá relacionar uma Sub-Atividade ao Estabelecimento. Caso a empresa que está sendo cadastrada seja uma Unidade de Saúde ou tenha algum serviço terceirizado, o próximo passo será informar quais os serviços existentes e suas quantidades. 4. Vinculando Serviços Para incluir um serviço ou terceirização de alguma área, clique na Aba Serviços e em seguida em Incluir. Informe o nome do Estabelecimento ao qual deseja vincular o serviço ou terceirização e clique em Pesquisar. Esta ação irá carregar um link com o nome do Estabelecimento pesquisado. Ao clicar neste link será carregada uma página para que o usuário possa preencher os campos necessários. Na lista de opções selecione uma Sub- Atividade e no campo Quantidade informe os valores apropriados. Na lista Requerente Terceirizado, serão listadas somente as empresas que possuem as mesmas Sub-Atividades, ou seja, as possíveis empresas que podem terceirizar as Atividades umas das outras. Caso não apareça nenhuma empresa na lista e a empresa em questão está terceirizando algum tipo de serviço, verifique novamente o cadastro de Sub Atividades. A empresa que está terceirizando o serviço, precisa passar por todo o processo de cadastro no sistema. Para cada Sub-Atividade que for selecionada e informada a quantidade, pressione o botão Gravar. Caso não seja um serviço a ser terceirizado, deixe a lista de opções de Requerente Terceirizado com a opção de Nenhum como a opção corrente. Para remover um serviço ou terceirizado da lista, clique no botão Remover.

15 5. Cadastrando Responsável Legal Para cadastrar um Responsável Legal clique na Aba Responsável Legal e em seguida em Incluir. No campo Requerente, informe o Estabelecimento ao qual deseja associar um Responsável Legal e clique em Pesquisar. Esta ação irá carregar um link com o nome do Estabelecimento informado no campo de Pesquisa. Clique no nome do Estabelecimento para carregar a página de Incluir. Informe o CPF do Responsável Legal e clique em Verificar. Caso já exista no sistema um CPF com este número o sistema irá preencher os campos. Caso não exista, irá aparecer entre parênteses um rótulo com o nome (Novo) e os campos em branco para adicionar mais um Responsável Legal. Preencha todos os campos e clique em Cadastrar. 6. Cadastrando Responsável Técnico Este item gerencia os dados de Responsáveis Técnicos de um determinado estabelecimento e os serviços aos quais será relacionado. Os dados de um Responsável Técnico e Profissional Liberal são iguais, porém, ao inserir o CPF no campo indicado, caso já tenha um Profissional Liberal cadastrado com aquele CPF, o sistema irá no cadastro de Profissional Liberal e carregará os dados para a página de Responsável Técnico, restando preencher apenas os campos que estiverem em branco. Este processo será idêntico no cadastro de Profissional Liberal. Neste caso, só será necessária a data de

16 Início de Funcionamento. Em todos os casos, os campos DDD, Fone, Fax e E-mail não são obrigatórios. O próximo passo será fazer a associação do Responsável Técnico ao Estabelecimento ou Serviço. 7. Associando um Responsável Técnico Este item gerencia os dados de Responsáveis Técnicos a um determinado Estabelecimento ou Serviço. Para tanto, clique na Aba Vincular Responsável Técnico e em seguida em Incluir, informe o nome do Estabelecimento ao qual deseja associar um Responsável Técnico e clique em Pesquisar. O nome será carregado com letras azuis indicando que se trata de um link para uma outra página. Clique no link indicado para carregar a página que gerencia este item. No campo Pesquise o Responsável Técnico, informe o profissional que será vinculado e clique em pesquisar. Na lista Profissional Responsável Técnico irá aparecer o nome pesquisado. Selecione-o e em seguida clique na Sub-Atividade a qual será associado. Podese vincular o Responsável Técnico a mais de uma Sub-Atividade pressionando a tecla Ctrl (Control). Após selecionada(s) a(s) Sub- Atividade(s), clique em Cadastrar. O Botão Baixa irá fazer somente a desvinculação do Profissional ao Estabelecimento e a(s) Sub-Atividade(s) e não excluí-las do Banco de Dados. 8. Cadastrando uma Unidade O próximo passo, caso seja necessário, será cadastrar as Unidades da empresa. A função Unidade foi criada com o propósito de atender aos casos em que uma empresa utiliza o mesmo CNPJ para serviços em endereços diferentes e que requerem Licença Sanitária. Não se trata de matriz ou filial, onde o nº do CNPJ muda apenas no incremento do número após a barra (/) e no dígito verificador, por

17 exemplo: o CNPJ nº 01.157.536/0001-88 é de uma matriz. Caso fosse o nº 01.157.536/0002-xx seria uma filial. O processo de Incluir Unidade depende de um CNPJ. Clique na Aba Unidade e em seguida em Incluir e informe o CNPJ da empresa à qual se deseja cadastrar uma Unidade e clique no botão Validação do Requerente Principal. A página de Incluir será carregada com o CNPJ e Nome do Requerente Principal. Estes dados não poderão ser alterados. Em Dados Gerais, todas as informações são obrigatórias, com exceção dos campos DDD, Fone, Fax e E-mail. Ao concluir o preenchimento, clique no botão Incluir. O sistema deverá redirecionar novamente para a Aba Atividade, onde será necessário cadastrar as Sub-Atividades da Unidade em questão. Este é o último processo de cadastro de uma empresa no SINAVISA. Somente depois de executado todas estas ações é que será possível registrar os Documentos Técnicos.

18 Cadastro de Pessoa Física Este guia será composto pelas seguintes ações: 1. Acessando o Menu 2. Cadastrando um Física 3. Vinculando Atividades 4. Cadastrando uma Unidade

19 1. Acessando o Menu A opção no sistema que permite cadastrar um Estabelecimento está localizada no Menu Principal Cadastro e no Sub-Item de Menu Autônomo. Inicialmente será necessário que o usuário esteja logado no sistema. Logon é o processo de reconhecimento das credenciais do usuário pelo sistema, através do login e da senha. 2. Cadastrando Pessoa Física No SINAVISA uma Física é uma pessoa física que presta serviços ou comercializa produtos compreendidos entre Bares, Tralle s, etc., e está sujeito a ação de Vigilância Sanitária. O critério que utilizamos para separá-los do Profissional Liberal é a Formação, sendo que a qualquer momento um Autônomo pode passar a ser um Profissional Liberal. O SINAVISA trata este processo na Alteração do Profissional Liberal. O procedimento para Incluir de um Autônomo no sistema é semelhante ao cadastro de Pessoa Jurídica. O que será conservado neste caso é somente a atividade econômica e o Cadastro de Unidades. Para cadastrar uma Física no sistema, utilize o Menu Principal Cadastro e em seguida clique no Sub-Item de menu Autônomo. Clique em Incluir e informe o CPF no campo indicado e clique em Validar Requerente. Uma nova página será carregada para que os dados sejam informados. Após preencher todos os campos, clique em Cadastrar. Os campos DDD, Fone, Fax e E-mail não são obrigatórios. Será exibida uma mensagem informando que os dados foram gravados com sucesso. Clique em Ok e o sistema irá redirecionar para a Aba Atividade, já com o CPF e o Nome carregados.

20 3. Vinculando Atividades Na Aba Atividade será cadastrada a atividade econômica do Autônomo. Para vincular uma Sub-Atividade a um Autônomo, clique na Aba Atividade e em seguida em Incluir. No campo Nome, informe o Autônomo ao qual deseja associar uma Sub-Atividade e clique em Pesquisar. Será carregado um link com o nome da Pessoa Física, informado no campo. Ao clicar no nome pesquisado, esta ação irá carregar uma página para que o usuário possa vincular uma Atividade a um Autônomo. No campo que contém Rótulo: Pesquise a Sub-Atividade que deseja cadastrar, informe o nome da Sub-Atividade a qual deseja associar a Pessoa Física e clique em Pesquisar. Esta ação irá exibir uma relação de Sub-Atividades associadas à Atividade e Área para que o usuário possa selecionar uma ou várias. Marque a Caixa de Seleção relacionado à Sub- Atividade que desejar. Esta ação irá relacionar uma Sub-Atividade a Pessoa Física. 4. Cadastrando uma Unidade O próximo passo, caso seja necessário, será cadastrar as Unidades do Autônomo. A função Unidade foi criada com o propósito de atender aos casos em que uma Pessoa Física utiliza o mesmo CPF para serviços com endereços diferentes e que requerem Licença Sanitária. O processo de Incluir de uma Unidade depende de um CPF. Clique na Aba Unidade e em seguida em Incluir e informe o CPF da Pessoa Física para o qual se deseja cadastrar uma Unidade e clique no botão Validação do Requerente Principal. A página de Incluir será carregada com o CPF e nome da Pessoa Física. Preencha obrigatoriamente todos os campos, com exceção do DDD, Fone, Fax e E-mail, que são opcionais e clique no botão Incluir. O sistema deverá redirecionar novamente para a Aba Atividade, onde será necessário cadastrar as Sub-Atividades da Unidade em questão. Este é o último processo de cadastro de uma Pessoa Física no SINAVISA.

21 Cadastro de Profissional Liberal Este guia será composto pelas seguintes ações: 1. Acessando o Menu 2. Cadastrando um Profissional Liberal 3. Vinculando Atividades 4. Cadastrando uma Unidade

22 1. Acessando o Menu A opção no sistema que permite cadastrar um Profissional Liberal está localizada no Menu Principal Cadastro e no Sub- Item de Menu Profissional Liberal. Inicialmente será necessário que o usuário esteja logado no sistema. Logon é o processo de reconhecimento das credenciais do usuário pelo sistema, através do login e da senha. 2. Cadastrando Profissional Liberal O Profissional Liberal no SINAVISA são aqueles profissionais que necessitam de autorização da Vigilância Sanitária para exercer suas atividades comerciais e estão sujeitos as ações de Vigilância Sanitária, embora não necessite obrigatoriamente de constituir uma empresa. Para cadastrar um Profissional Liberal no sistema, utilize o Menu Principal Cadastro e em seguida clique no Sub-Item de menu Profissional Liberal. Clique em Incluir e informe o CPF no campo indicado e clique em Validar Requerente. Uma nova página será carregada para que os dados sejam informados. Após preencher todos os campos, clique em Cadastrar. Os campos DDD, Fone, Fax e E-mail não são obrigatórios. Será exibida uma mensagem informando que os dados foram gravados com sucesso. Clique em Ok e o sistema irá redirecionar para a Aba Atividade, já com o CPF e o Nome carregados. 3. Vinculando Atividades Na Aba Atividade será cadastrada a atividade econômica do Profissional Liberal. Para vincular uma Atividade a um Profissional Liberal, clique na Aba Atividade e em seguida em Incluir. No campo Nome, informe o Profissional Liberal ao qual deseja associar uma Sub-Atividade e clique em Pesquisar. Será carregado um link com o nome do Profissional Liberal informado

23 no campo. Ao clicar no nome pesquisado, esta ação irá carregar uma página para que o usuário possa vincular uma Atividade a um Profissional Liberal. No campo que contém o Rótulo: Pesquise a Sub-Atividade que deseja cadastrar, informe o nome da Sub-Atividade a qual deseja associar ao Profissional Liberal e clique em Pesquisar. Esta ação irá exibir uma relação de Sub-Atividades associadas à Atividade e Área para que o usuário possa selecionar uma ou várias. Marque a Caixa de Seleção relacionado à Sub-Atividade que desejar. Esta ação irá relacionar uma Sub-Atividade ao Profissional Liberal. 4. Cadastrando Unidade O próximo passo, caso seja necessário, será cadastrar Unidade(s) do Profissional Liberal. A função Unidade foi criada com o propósito de atender aos casos em que um Profissional Liberal que utiliza o mesmo CPF para prestação de serviços em endereços diferentes e que requerem Licença Sanitária. O processo de Incluir de uma Unidade depende de um CPF. Clique na Aba Unidade e em seguida em Incluir e informe o CPF do Profissional Liberal para o qual se deseja cadastrar uma Unidade e clique no botão Validação do Profissional Liberal. A página de Incluir será carregada com o CPF e nome do Profissional Liberal. Preencha obrigatoriamente todos os campos, com exceção do DDD, Fone, Fax e E-mail, que são opcionais e clique no botão Incluir. O sistema deverá redirecionar novamente para a Aba Atividade, onde será necessário cadastrar as Sub-Atividades da Unidade em questão. Este é o último processo de cadastro de um Profissional Liberal no SINAVISA.

24 Solicitações. Este menu trata da automação do cadastro, ou seja, a partir de uma base de dados consolidada, é possível realizar algumas tarefas de rotina que são feitas manualmente, como por exemplo, o Requerimento para renovação da Licença Sanitária. Através do uso desta função será possível verificar futuramente quem fez ou não renovação da Licença Sanitária. Este guia será composto pelas seguintes ações: 1. Acessando o Menu 2. Pesquisando o Requerente 2.1 Caso 1 2.2 Caso 2 2.3 Caso 3 3. Preenchendo um Requerimento 4. Check List 5. Reimpressão

25 1. Acessando o Menu A opção no sistema que permite preencher um Requerimento está localizada no Menu Principal Administrativo e no Sub-Item de Menu Solicitações. Inicialmente será necessário que o usuário esteja logado no sistema. Logon é o processo de reconhecimento das credenciais do usuário pelo sistema, através do login e da senha. 2. Pesquisando um Requerente Para emitir um Requerimento, será necessário fazer uma pesquisa no cadastro informando o nome do Requerente desejado. Para tanto, clique sobre o Menu Administrativo e em seguida no Sub-Item de Menu Solicitações e em seguida em Preenchimento. Esta ação irá carregar uma nova página. Esta página é composta por: Um campo para informar o nome do Estabelecimento, Autônomo ou Profissional Liberal ao qual se deseja emitir um Requerimento; Um item com um rótulo Requerente e outro com um rótulo Assuntos Internos. O usuário só poderá escolher um item por vez e, conseqüentemente, emitir um Requerimento por assunto. A opção Assuntos Internos poderá ser utilizada para requerer Licença Prêmio, Adiantamentos, ou seja, são assuntos que estão ligados diretamente a Instituição. Para emitir um Requerimento será necessário realizar uma busca no cadastro informando no campo Nome, o Estabelecimento, Autônomo ou Profissional Liberal desejado e clicar no botão Pesquisar. Esta ação irá carregar uma página com a pesquisa solicitada. Poderão acontecer os seguintes Casos:

26 2.1 Caso 1 O Requerente não possui pendências na VISA. Estas pendências se referem a Processo Administrativo ou outros documentos como, por exemplo, Termo de Intimação, Termo de Notificação ou Termo de Coleta de Amostra. Neste caso o nome pesquisado será carregado com um link indicando acesso à próxima página para emitir o requerimento. 2.2 Caso 2 O Requerente não possui pendências na VISA, porém, está faltando associar uma Sub-Atividade ao mesmo. Neste caso o sistema irá informar e solicitar que seja associada uma Sub-Atividade. 2.3 Caso 3 Caso haja alguma pendência como, por exemplo, Processo Administrativo ou outros documentos de uso da VISA, Termo de Intimação, Termo de Notificação ou Termo de Coleta de Amostra, a pesquisa será retornada com o Requerente e um link, com o nome Possui Pendências. Ao clicar neste link, será exibida uma página com as pendências do Requerente. Caso se deseje emitir o Requerimento, o sistema irá emitir uma mensagem informando ao usuário sobre a situação atual do Requerente e perguntando se ele Autoriza o preenchimento do Requerimento. 3. Preenchendo um Requerimento Partindo do pressuposto que o Requerente não possui pendências e que os dados no cadastro estão completos, clique sobre o nome pesquisado para carregar a próxima página. Esta página é composta dos seguintes itens:

27 Uma lista para selecionar o exercício para o qual se deseja emitir o Requerimento. Pode haver casos de emissão de Requerimento para exercícios anteriores ao atual. Os dados referentes à manutenção desta página estão na tabela Grupo_exercício. Os parâmetros para configuração estão nas Tabelas de Apoio no seguinte endereço: > Tabelas de Apoio > Estadual > Parâmetros > Taxas de Serviços > Taxas > Incluir Um campo que receberá o Valor calculado de acordo com parâmetros passados nas Tabelas de Apoio. Estas tabelas serão tratadas com maiores detalhes nas versões posteriores deste manual; Uma lista contendo os serviços prestados pela VISA, que também são configurados nas Tabelas de Apoio de acordo com as características de cada Estado; A(s) Sub-Atividade(s) associada(s) ao Requerente; Um campo para Observações e um Botão com o Rótulo Confirma Dados. Ao clicar nas caixas de seleções relacionadas ao serviço e partindo do pressuposto que os parâmetros foram passados corretamente nas Tabelas de Apoio, o campo Valor será preenchido com a soma do serviço solicitado. Após selecionar os serviços solicitados pelo usuário, clique no Botão Confirma Dados para que o sistema possa emitir uma página para impressão com os dados. 4. Check List Este item permite realizar uma busca pelo nome do Estabelecimento, Autônomo ou Profissional Liberal e levantar a situação de pendências antes da emissão do Requerimento.

28 5. Reimpressão Caso haja algum problema na impressão do Requerimento como, por exemplo, falta de energia ou na própria impressora, este item permite realizar uma reimpressão do documento através de uma busca pelo número emitido. IV A. I. Auto de Infração Este guia será composto pelas seguintes ações: 1. Acessando o Menu 2. Registrando um Auto de Infração 3. Validando um CPF/CNPJ 3.1. Caso 1 3.2. Caso 2 3.3. Caso 3 3.4. Caso 4 4. Informando o número do Auto de Infração 5. Escolhendo a Unidade Administrativa 6. Escolhendo uma Unidade 7. Selecionando uma Sub-Atividade 8. Informando o Local da Autuação 9. Escolhendo o Órgão Autuante 10. Gerando uma Disposição Legal ou Regulamentar Infringida 11. O Campo Observação 12. Vinculando Documentos 12.1. Caso 1 12.2. Caso 2 13. Selecionando um Motivo de Ação 14. Selecionando a Situação 15. Preenchendo a Data de Lavratura 16. Selecionando os Fiscais Autuantes 17. Os campos Testemunhas

29 1. Acessando o Menu A opção no sistema que permite registrar um Auto de Infração está localizada no Menu Principal Ações e no Sub-Item de Menu Documentos Técnicos. Inicialmente será necessário que o usuário esteja logado no sistema. Logon é o processo de reconhecimento das credenciais do usuário pelo sistema, através do login e da senha. 2. Registrando um Auto de Infração Para registrar um Auto de Infração é necessário que aconteça inicialmente a validação do CPF/CNPJ do Estabelecimento, Autônomo ou Profissional Liberal. Para tanto, clique sobre o menu Ações e em seguida em Documentos Técnicos. Esta ação irá carregar um conjunto de Abas. A Aba que interessa neste primeiro momento é a A. I. de Auto de Infração. Clique em Incluir e uma nova página será carregada. Esta página é composta de: Um campo que receberá o número do CPF/CNPJ. Os números que serão informados neste campo não poderão conter nenhuma formatação, ou seja, sem os pontos, traço e/ou barra existentes nestes números. Uma Caixa de Seleção com o rótulo Documento gerado on-line (sem número). Esta Caixa de Seleção não poderá ser marcado. Esta opção é para uso futuro. Um botão com o nome Validação de A.I. 3. Validando um CPF/CNPJ Clique no campo indicado, informe o CPF/CNPJ e clique em Validação de A.I. Poderão ocorrer os seguintes Casos para esta ação:

30 3.1 Caso 1 Os dados cadastrais do autuado estão corretos. A ação de Validação de A. I. irá carregar uma nova página para que sejam preenchidos os campos necessários. 3.2 Caso 2 Os dados cadastrais do autuado estão incompletos. Neste caso a ação de Validação de A. I. irá carregar uma mensagem informando ao usuário para que procure o cadastro para atualizar os dados. Consulte a Página de Suporte no início do Manual para identificar quem poderá fornecer as informações necessárias. Após efetuado a atualização do Cadastro do Estabelecimento, o setor responsável deverá retornar com uma mensagem para o usuário informando que os dados foram atualizados com sucesso. Deste momento em diante deverá ser feito todo o procedimento anterior novamente. 3.3 Caso 3 Poderá ocorrer algum erro proveniente do código da página quando esta passou por alguma manutenção e não foi testada. Neste caso o usuário deverá consultar a Página de Suporte no início do Manual para identificar quem poderá fornecer as informações necessárias. 4. Informando o número do Auto de Infração Partindo do pressuposto que os dados estão corretos e a ação de Validação de A. I. foi executada com sucesso, a página que receberá os dados do autuado será carregada. O primeiro campo no canto superior esquerdo receberá o número do Auto de Infração que se encontra impresso no documento em uma cor destacada.

31 5. Escolhendo a Unidade Administrativa O próximo passo será escolher a Unidade Administrativa para a qual o documento teve origem. Esta opção necessita de cuidados especiais, pois, caso seja informada uma Unidade Administrativa diferente da que o usuário está lotado, o sistema não permitirá que um usuário de outra Unidade possa alterar os dados. Uma Unidade Administrativa é o Departamento, Regional ou Município em que o usuário está lotado. 6. Escolhendo uma Unidade O próximo passo será escolher uma Unidade. Não se trata de unidade de medida e sim de Estabelecimentos que não possuem CPF/CNPJ localizados em outros endereços e que necessitam de Alvará de Licença Sanitária para exercer suas atividades comerciais. Para exemplificar, veremos o caso de uma Prefeitura que tem sob sua responsabilidade um Hospital que está sob ação de Vigilância Sanitária. Neste caso deverá ser escolhido na lista de opções o nome da Unidade, esta ação fará com que o sistema selecione no banco de dados as Sub-Atividades da Unidade autuada. Deve-se ter um cuidado especial nesta escolha, pois depende da ação de VISA executada para selecionar uma das opções. Se a ação foi, por exemplo, em todo um Hospital, a opção será pelo nome da Unidade que se identifica com o Hospital. Caso seja somente em uma área, deverá ser escolhida a opção inspecionada. Não existindo o serviço inspecionado, o procedimento correto é verificar a Página de Suporte no início do Manual para identificar quem poderá fornecer as informações necessárias. É muito importante que estes dados sejam corretamente informados para que possamos ter maior confiabilidade nos Relatórios Gerenciais e no dimensionamento das ações de VISA.

32 7. Selecionando uma Sub-Atividade Após escolher a Unidade do Requerente, o próximo passo será escolher a Sub-Atividade para a qual foi executada a ação. Selecione na lista de opções a Sub-Atividade adequada à ação. 8. Informando o Local da Autuação O local da autuação pode ser na Repartição ou no Estabelecimento. Escolha na lista de opções o local em que o Auto de Infração foi emitido. 9. Escolhendo o Órgão Autuante A opção Órgão Autuante já vem preenchida com um dos três níveis em que o usuário está inserido, Visa Estadual, Visa Regional e Visa Municipal. Esta opção é escolhida para o usuário quando é feito o Cadastro de Pessoal. 10. Gerando uma Disposição Legal ou Regulamentar Infringida O próximo passo será preencher o campo Disposição Legal ou Regulamentar Infringida. Clique em Gerar Disposição Legal. Uma nova janela será exibida para que sejam escolhidos os dispositivos ao qual o autuado foi enquadrado. No primeiro campo escolha o Nível do Dispositivo de Lei: Estadual ou Federal. O próximo passo é escolher o Tipo: Lei, Portaria, etc e em seguida escolher o Dispositivo Legal. Após escolher a última opção deste nível o sistema irá carregar os tópicos relacionados ao Dispositivo selecionado anteriormente. Utilize as caixas de seleções para marcar os tópicos em que o autuado foi enquadrado. Ao marcar as opções o sistema irá preencher o Campo Provisório. Clique em Adicionar para preencher o Campo Definitivo e em seguida em Concluir. Esta ação irá preencher o campo Disposição Legal ou Regulamentar Infringida. Caso não exista um tópico na lista é só clicar no campo e acrescentá-lo.

33 11. O Campo Observação Este campo é de preenchimento opcional. 12. Vinculando Documentos O próximo passo será fazer referência a outros documentos. Esta parte requer alguns cuidados especiais, pois, quando for aberto o Processo Administrativo os documentos que não possuírem vínculo não estarão logicamente ligados ao Processo Administrativo. Outro problema é que quando o Processo Administrativo for finalizado e enviado para o arquivo, os documentos que não estiverem ligados uns aos outros e eventualmente ao Processo não receberão o status de concluídos, gerando informações incorretas nos Relatórios Gerenciais. Esta ação será composta por 2 casos: 12.1 Caso 1 Quando a ação de VISA ensejar diretamente um Auto de Infração, estas opções não serão preenchidas. 12.2 Caso 2 Quando registrar a ação, o autuado já possuir um precedente, ou seja, um Termo de Intimação, Termo de Notificação, Auto de Imposição de Penalidade, Nº de Laudo, Nº de Inspeção ou Nº de Investigação o campo deverá ser preenchido com o Nº do Documento Referenciado e o Nome do Documento que será escolhido na lista de opções. Para tanto clique no campo indicado ou nas reticências como mostra a figura abaixo, para selecionar um ou mais tipos de documentos na lista de opções.

34 Figura: Criando referência entre documentos. Esta ação irá abrir uma nova janela com a lista dos documentos já registrados para o autuado. Escolha um item da lista para vinculá-lo ao documento em procedimento de registro. Caso não seja o tipo ou número desejado, clique no botão limpar e repita o procedimento normalmente. Esta lista de opção é igual para os demais tipos documentos. Figura: Lista de documentos registrados. 13. Selecionando um Motivo de Ação O próximo passo será escolher na lista de opções o Motivo da Ação de fiscalização. Clique na opção que resultou na ação executada pela VISA. 14. Selecionando a Situação Esta lista contém apenas duas opções. Andamento e Concluído. Neste caso escolha Andamento. 15. Preenchendo a Data de Lavratura O próximo passo será escolher a Data de Lavratura. Clique no primeiro campo e informe o dia e o mês com dois dígitos cada e o ano com 4 dígitos.

35 16. Selecionando os Fiscais Autuantes A próxima ação será selecionar os fiscais que participaram da ação de VISA. Para tanto selecione na lista o nome de cada participante e em seguida clique em Adicionar. 17. Os campos Testemunhas Estes campos não são de preenchimento obrigatório.

36 V TN/TI Termo de Intimação e Termo de Notificação Este guia será composto pelas seguintes ações: 1. Acessando o Menu 2. Registrando um TN/TI 2.1. Caso 1 2.2. Caso 2 2.3. Caso 3 2.4. Caso 4 3. Validando um CPF/CNPJ 4. Informando o número do TN/TI 5. Escolhendo a Unidade Administrativa 6. Escolhendo uma Unidade 7. Selecionando uma Sub-Atividade 8. Informando o Local da Autuação 9. Escolhendo o Órgão Autuante 10. Gerando uma Disposição Legal ou Regulamentar Infringida 11. Preenchendo o campo Especificação 12. O Campo Observação 13. Vinculando Documentos 14. Selecionando a Situação 15. Preenchendo a Data de Lavratura 16. Selecionando os Fiscais Autuantes 17. Os campos Testemunhas

37 1. Acessando o Menu A opção no sistema que permite registrar um TN/TI está localizada no Menu Principal Ações e no Sub-Item de Menu Documentos Técnicos. Inicialmente será necessário que o usuário esteja logado no sistema. Logon é o processo de reconhecimento das credenciais do usuário pelo sistema, através do login e da senha. 2. Registrando um TN/TI Para registrar um TN Termo de Notificação ou TI Termo de Intimação é necessário que aconteça inicialmente a validação do CPF/CNPJ do Estabelecimento, Autônomo ou Profissional Liberal. Para tanto, clique sobre o menu Ações e em seguida em Documentos Técnicos. Esta ação irá carregar um conjunto de Abas. A Aba que interessa neste primeiro momento é a Termos. Clique em Incluir e uma nova página será carregada. Esta página é composta de: Um campo que receberá o número do CPF/CNPJ. Os números que serão informados neste campo não poderão conter nenhuma formatação, ou seja, sem os pontos, traço e/ou barra existentes nestes números. Uma Caixa de Seleção com o rótulo Documento gerado on-line (sem número). Esta Caixa de Seleção não poderá ser marcado. Esta opção é para uso futuro. Um botão com o nome Validação de Termos. Uma lista de opções contendo os itens Notificação, Intimação, Notificação do AI On-line, Notificação do Laudo On-line, Notificação da Inspeção On-line. Os itens que utilizaremos neste momento são Notificação e Intimação, os demais são para uso futuro. Poderão ocorrer os seguintes Casos para esta ação:

38 2.1 Caso 1 Os dados cadastrais do autuado estão corretos. A ação de Validação de Termos irá carregar uma nova página para que sejam preenchidos os campos necessários. 2.2 Caso 2 Os dados cadastrais do autuado estão incompletos. Neste caso a ação de Validação de Termos irá carregar uma mensagem informando ao usuário para que procure o cadastro para atualizar os dados. Estas informações poderão ser obtidas através da Página de Suporte no início do Manual para identificar quem poderá fornecer as informações necessárias. Após efetuado a atualização do Estabelecimento, o cadastro deverá retornar com uma mensagem para o usuário informando que os dados foram atualizados com sucesso. Deste momento em diante deverá ser feito todo o procedimento anterior novamente. 2.3 Caso 3 Poderá ocorrer algum erro proveniente do código da página quando esta passou por alguma manutenção e não foi testada. Neste caso consulte a Página de Suporte no início do Manual para identificar quem poderá fornecer as informações necessárias. 3. Validando um CPF/CNPJ Após informar o CPF/CNPJ, clique no botão indicado e escolha na lista de opções o item a ser registrado, clique em Validação de Termos para carregar a página que receberá os dados.

39 4. Informando o número do TN/TI Partindo do pressuposto que os dados estão corretos e a ação de Validação de Termos foi executada com sucesso, a página que receberá os dados do autuado será carregada. O primeiro campo no canto superior esquerdo receberá o número do TN/TI, que se encontra impresso no documento em uma cor destacada. 5. Escolhendo a Unidade Administrativa O próximo passo será escolher a Unidade Administrativa para a qual o documento teve origem. Esta opção necessita de cuidados especiais, pois, caso seja informada uma Unidade Administrativa diferente da que o usuário está lotado, o sistema não permitirá que um usuário de outra Unidade possa alterar os dados. Uma Unidade Administrativa é o Departamento, Regional ou Município em que o usuário está lotado. 6. Escolhendo uma Unidade O próximo passo será escolher uma Unidade. Não se trata de unidade de medida e sim de Estabelecimentos que não possuem CPF/CNPJ, localizados em outros endereços e que necessitam de Alvará de Licença Sanitária para exercer suas atividades comerciais. Para exemplificar veremos o caso de uma Prefeitura que tem sob sua responsabilidade, por exemplo, um Hospital que está sob ação de Vigilância Sanitária. Neste caso deverá ser escolhido na lista de opções o nome da Unidade, esta ação fará com que o sistema selecione no banco de dados as Sub- Atividades da Unidade autuada. Deve-se ter um cuidado especial nesta escolha, pois, depende da ação de VISA executada para selecionar uma das opções. Se a ação foi, por exemplo, em todo um Hospital, a opção será pelo nome da Unidade que se identifica com o Hospital. Caso seja somente em uma área, deverá ser escolhida a opção inspecionada. Não

40 existindo o serviço inspecionado, o procedimento correto é consultar a Página de Suporte no início do Manual para identificar quem poderá fornecer as informações necessárias, solicitando a Incluir do novo serviço. É muito importante que estes dados sejam corretamente informados para que possamos ter maior confiabilidade nos Relatórios Gerenciais e no dimensionamento das ações de VISA. 7. Selecionando uma Sub-Atividade Após escolher a Unidade do Requerente, o próximo passo será escolher a Sub-Atividade para a qual foi executada a ação. Selecione na lista de opções a Sub-Atividade adequada a ação. 8. Informando o Local da Autuação O local da autuação pode ser na Repartição ou no Estabelecimento. Escolha na lista de opções o local em que o TN/TI foi emitido. 9. Escolhendo o Órgão Autuante A opção Órgão Autuante já vem preenchida com um dos três níveis em que o usuário está inserido, Visa Estadual, Visa Regional e Visa Municipal. Esta opção é escolhida para o usuário quando é feito o Cadastro de Pessoal. 10. Gerando uma Disposição Legal ou Regulamentar Infringida O próximo passo será preencher o campo Disposição Legal ou Regulamentar Infringida. Clique em Gerar Disposição Legal. Uma nova janela será exibida para que sejam escolhidos os dispositivos ao qual o autuado foi enquadrado. No primeiro campo escolha o Nível do Dispositivo de Lei: Estadual ou Federal. O próximo passo é escolher o Tipo: Lei, Portaria, etc e em seguida escolher o Dispositivo Legal. Após escolher a última opção

41 deste nível, o sistema irá carregar os tópicos relacionados ao Dispositivo selecionado anteriormente. Utilize as caixas de seleções para marcar os tópicos em que o autuado foi enquadrado. Ao marcar as opções o sistema irá preencher o Campo Provisório. Clique em Adicionar para preencher o Campo Definitivo e em seguida em Concluir. Esta ação irá preencher o campo Disposição Legal ou Regulamentar Infringida. Caso não exista um tópico na lista é só clicar no campo e acrescentá-lo. 11. Preenchendo o campo Especificação O próximo passo será preencher o campo Especificação do Termo. Clique no campo para efetuar o seu preenchimento. Não há necessidade de transcrever todo o conteúdo do TN/TI para este campo, já que o próprio documento contém estes dados. Neste caso o usuário poderá elaborar uma redação que contemple o escopo do TN/TI emitido (Exemplo: intimado ou notificado por não ter cumprido os itens constantes do termo acima citado). Caso haja necessidade de saber as informações contidas no documento, é só consultar o documento físico emitido. 12. O Campo Observação Este campo é de preenchimento opcional. 13. Vinculando Documentos O próximo passo será fazer referência a outros documentos. Esta parte requer cuidados especiais, pois, quando for aberto o Processo Administrativo os documentos que não possuírem vínculo não estarão logicamente ligados ao Processo Administrativo dentro do sistema. Outro problema é que, quando o Processo for finalizado e enviado para o arquivo, os

42 documentos que não estiverem logicamente ligados uns aos outros e eventualmente ao Processo não receberão o status de concluídos, gerando informações incorretas nos Relatórios Gerenciais. Existe a possibilidade de vincular um TN ou TI a um Auto de Infração Auto de Imposição de Penalidade, Nº da Inspeção ou Nº da Investigação, que poderá também ser ou não proveniente de uma Denúncia. Sendo assim os campos deverão ser preenchidos com o Número e o Tipo de Documento escolhido na lista de opções. A figura abaixo ilustra estas ações. Figura: Criando referência entre documentos A figura abaixo exibe os documentos que podem ser vinculados. Figura: Lista de documentos registrados 14. Selecionando a Situação Esta lista contém apenas duas opções: Andamento e Concluído. Neste caso escolha Andamento. Caso um TN/TI não chegue a virar um Processo Administrativo, antes do arquivamento deste Termo o usuário deverá utilizar a

43 opção de Menu Fluxo de Documentos/Processos e enviar o documento de forma lógica para a Unidade Administrativa responsável pelo arquivamento do Documento. A Unidade Administrativa configurada para este propósito é Arquivo Central. Esta ação irá alterar o status do(s) documento(s) para a opção Concluído. 15. Preenchendo a Data de Lavratura O próximo passo será escolher a Data de Lavratura. Clique no primeiro campo e informe o dia e o mês com dois dígitos cada e o ano com 4 dígitos. 16. Selecionando os Fiscais Autuantes A próxima ação será selecionar os fiscais que participaram da ação de VISA. Para tanto selecione na lista o nome de cada participante e em seguida clique em Adicionar. 17. Os Campos Testemunhas Estes campos não são de preenchimento obrigatório.

44 VI A. I. P. Auto de Imposição de Penalidades Este guia será composto pelas seguintes ações: 1. Acessando o Menu 2. Registrando um AIP 3. Validando um CPF/CNPJ 3.1 Caso 1 3.2 Caso 2 3.3 Caso 3 4. Informando o número do AIP 5. Escolhendo a Unidade Administrativa 6. Selecionando o Objeto do Auto 7. Escolhendo uma Unidade 8. Selecionando uma Sub-Atividade 9. Informando o Local da Autuação 10. Escolhendo o Órgão Autuante 11. Gerando uma Disposição Legal ou Regulamentar Infringida 12. Preenchendo o campo Ato 13. O Campo Observação 14. Fazendo vínculos com Termos Técnicos 15. Os Campos Prazos 16. Escolhendo um Motivo de Ação 17. Selecionando a Situação 18. Preenchendo a Data de Lavratura 19. Selecionando os Fiscais Autuantes

45 1. Acessando o Menu A opção no sistema que permite registrar um AIP Auto de Imposição de Penalidade está localizada no Menu Principal Ações e no Sub-Item de Menu Documentos Técnicos. Inicialmente será necessário que o usuário esteja logado no sistema. Logon é o processo de reconhecimento das credenciais do usuário pelo sistema, através do login e da senha. 2. Registrando um AIP Para registrar um AIP Auto de Imposição de Penalidade é necessário que aconteça inicialmente a validação do CPF/CNPJ do Estabelecimento, Autônomo ou Profissional Liberal. Para tanto, clique sobre o menu Ações e em seguida em Documentos Técnicos. Esta ação irá carregar um conjunto de Abas. A Aba que interessa neste primeiro momento é a AIP. Clique em Incluir e uma nova página será carregada. Esta página é composta de: Um campo que receberá o número do CPF/CNPJ. Os números que serão informados neste campo não poderão conter nenhuma formatação, ou seja, sem os pontos, traço e/ou barra existentes nestes números. Uma Caixa de Seleção com o rótulo Documento gerado on-line (sem número). Esta Caixa de Seleção não poderá ser marcado. Esta opção é para uso futuro. Um botão com o nome Validação de AIP. 3. Validando o CPF/CNPJ Clique no campo indicado, informe o CPF/CNPJ e clique em Validação de AIP. Poderão ocorrer os seguintes Casos para esta ação:

46 3.1 Caso 1 Os dados cadastrais do autuado estão corretos. A ação de Validação de AIP irá carregar uma nova página para que sejam preenchidos os campos necessários. 3.2 Caso 2 Os dados cadastrais do autuado estão incompletos. Neste caso a ação de Validação de AIP irá carregar uma mensagem informando ao usuário para que procure o cadastro para atualizar os dados. Consulte a Página de Suporte no início do Manual para identificar quem poderá fornecer as informações necessárias. Após efetuado a atualização do Estabelecimento, o setor deverá retornar com uma mensagem para o usuário informando que os dados foram atualizados com sucesso. Deste momento em diante deverá ser repetido todo o processo. 3.3 Caso 3 Poderá ocorrer algum erro proveniente do código da página quando esta passou por alguma manutenção e não foi testada. Neste caso utilize a Página de Suporte no início do Manual para identificar quem poderá fornecer as informações necessárias. 4. Informando o número do AIP Partindo do pressuposto que os dados estão corretos e a ação de Validação de AIP foi executada com sucesso, a página que receberá os dados do autuado será carregada. O primeiro campo no canto superior esquerdo receberá o número do AIP que se encontra impresso no documento em uma cor destacada.

47 5. Escolhendo a Unidade Administrativa O próximo passo será escolher a Unidade Administrativa para a qual o documento teve origem. Esta opção necessita de cuidados especiais, pois, caso seja informada uma Unidade Administrativa diferente da que o usuário está lotado, o sistema não permitirá que um usuário de outra Unidade possa alterar os dados. Uma Unidade Administrativa é o Departamento, Regional ou Município em que o usuário está lotado. 6. Selecionando o Objeto do Auto O próximo passo será escolher na lista de opções o Objeto do Auto. Clique na opção que indica a ação executada pela VISA. 7. Escolhendo uma Unidade O próximo passo será escolher uma Unidade. Não se trata de unidade de medida e sim de Estabelecimentos que não possuem CPF/CNPJ localizados em outros endereços e que necessitam de Alvará de Licença Sanitária para exercer suas atividades comerciais. Para exemplificar veremos o caso de uma Prefeitura que tem sob sua responsabilidade um Hospital que está sob ação de Vigilância Sanitária. Neste caso deverá ser escolhido na lista de opções o nome da Unidade, esta ação fará com que o sistema selecione no banco de dados as Sub-Atividades da Unidade autuada. Deve-se ter um cuidado especial nesta escolha, pois, depende da ação de VISA executada para selecionar uma das opções. Se a ação foi, por exemplo, em todo um Hospital, a opção será pelo nome da Unidade que se identifica com o Hospital. Caso seja somente em uma área, deverá ser escolhida a opção inspecionada. Não existindo o serviço inspecionado, o procedimento correto é consultar a Página de Suporte no início do Manual para identificar quem poderá fornecer as informações necessárias, solicitando a Incluir do novo serviço. É muito

48 importante que estes dados sejam corretamente informados para que possamos ter maior confiabilidade nos Relatórios Gerenciais e no dimensionamento das ações de VISA. 8. Selecionando uma Sub-Atividade Após escolher a Unidade do Requerente o próximo passo será escolher a Sub-Atividade para a qual foi executada a ação. Selecione na lista de opções a Sub-Atividade adequada a ação. 9. Informando o Local da Autuação O local da autuação pode ser na Repartição ou no Estabelecimento. Escolha na lista de opções o local em que o Auto de Imposição de Penalidade foi emitido. 10. Escolhendo o Órgão Autuante A opção Órgão Autuante já vem preenchida com um dos três níveis em que o usuário está inserido, Visa Estadual, Visa Regional e Visa Municipal. Esta opção é escolhida para o usuário quando é feito o Cadastro de Pessoal. 11. Gerando uma Disposição Legal ou Regulamentar Infringida O próximo passo será preencher o campo Disposição Legal ou Regulamentar Infringida. Clique em Gerar Disposição Legal. Uma nova janela será exibida para que sejam escolhidos os dispositivos ao qual o autuado foi enquadrado. No primeiro campo escolha o Nível de Dispositivo: Estadual ou Federal. O próximo passo é escolher o Tipo: Lei, Portaria, etc e em seguida escolher o Dispositivo Legal. Após escolher a última opção deste nível, o sistema irá carregar os tópicos relacionados ao Dispositivo selecionado anteriormente. Utilize as caixas de seleções para marcar os tópicos em que o autuado foi enquadrado. Ao marcar as opções o sistema irá preencher o Campo Provisório com as escolhas feitas. Clique em Adicionar para

49 preencher o Campo Definitivo e em seguida em Concluir. Esta ação irá preencher o campo Disposição Legal ou Regulamentar Infringida. Caso não exista um tópico na lista, é só clicar no campo e acrescentá-lo. 12. Preenchendo o campo Ato O próximo passo será preencher o campo Ato ou Fato Consultivo da Infração. Clique no campo para efetuar o seu preenchimento. Não há necessidade de transcrever todo o conteúdo do AIP para este campo, já que o próprio documento contém estes dados. Neste caso o usuário poderá elaborar uma redação que contemple o escopo do AIP emitido (exemplo: por não ter atendido ou cumprido os itens constantes do auto acima citado). Caso tenha necessidade de saber as informações contidas no documento, é só consultar o documento físico emitido. 13. O Campo Observação Este campo é de preenchimento opcional. 14. Fazendo vínculos com Termos Técnicos O próximo passo será fazer referência a outros documentos. Esta parte requer cuidados especiais, pois, quando for aberto o Processo Administrativo os documentos que não possuírem vínculo não estarão logicamente ligados ao Processo dentro do sistema. Outro problema é que, quando o Processo for finalizado e enviado para o arquivo, os documentos que não estiverem ligados uns aos outros e eventualmente ao Processo não receberão o status de concluídos, gerando informações incorretas nos Relatórios Gerenciais. Informe o Número do Documento Referenciado e selecione na lista o Nome do Documento.