Propriedade Intelectual: Distribuidor Exclusivo: M. B. Santos Soares, Lda. Cruzinfor Rua João Andersen, 90 1º Dtº Rua 5 de Outubro, 3 B - Paivas 4250-242 PORTO 2840 SEIXAL Tel.: 22.8329107 Tel.: 21.2249533 Fax: 22.8329108 Fax: 21.2249610 mailto: geral@mb2s.com mailto: Cruzinfor@mail.telepac.pt MB2S / CRUZINFOR Porto / Lisboa 1
1 Identificação do Produto Nome: VisualA Processamento de Salários Ambiente de Programação: Visual Object Cobol - Microsoft Windows Compatível Flexus - Form Print para Windows Netexpress Requisitos mínimos: Processador Intel Pentium ou compatível 64 Mb de memória Ram 60 Mb de espaço disponível em disco Cd-Rom Monitor SVGA 800x600 Rato Aplicabilidade: - Gestão de Associados - Gestão de Utentes - Emissão de Quotas, - Recibos de Mensalidades - Donativos - Mailing List - Contas/Correntes Ano de Lançamento do Mercado: Última versão: 2000 Primeira versão: 1984 Garantias, Assistência e Suporte Técnico Exclusivamente através da MB2S ou Cruzinfor (distribuidor exclusivo), como garante da qualidade técnica da prestação do serviço Aplicação comercializada unicamente pelas mesmas entidades e com formação obrigatória na sua utilização Pagina de Suporte na Internet com todas as informações relativas ao desenvolvimento dos upgrades e actualizações com download disponível dos mesmos Desenvolvimento à medida das necessidades MB2S / CRUZINFOR Porto / Lisboa 2
Características Principais o Identificação completa do associado o Gerador de listagens de associado parametrizaveis o Pesquisas de associados por código, nome e localidade o Definição de tipo de associado o Definição de várias tabelas (situação, forma de pagamento, cobrador) o Definição de tipo de movimento (quotas) com valores diferentes o Processamento automático e/ou manual de movimentos o Emissão geral ou individual de recibos o Controle automático de atrasos de pagamento, com possibilidade de impressão de carta de pedido de liquidação o Emissão de etiquetas o Emissão de declaração para efeitos de IRS o Ser utilizado por pessoal sem conhecimentos informáticos. A formação na sua utilização é muito rápida, e devido às suas características convencionais e ao sistema de validação imediato, permite uma diminuição da percentagem de erros ao nível da recolha de dados o De modo a permitir uma grande elasticidade na execução, sem perder de vista a necessária normalização e disciplina no trabalho o Pode ser portátil para diversos tipos de hardware e Sistemas Operativos, salvaguardando desta forma o investimento inicial, pois poderá acompanhar futuros "upgrades" ao sistema sem a necessidade de adquirir novas aplicações. o Sistema MULTI-UTILIZADOR o Menus logicamente expostos e perceptíveis, facilitando ao utilizador a rápida adaptação ao programa. o Senha (password) de acesso definida pelo responsável do sistema. o Qualquer emissão de listagem, disponível no ecrã caso o utilizador o deseje. MB2S / CRUZINFOR Porto / Lisboa 3
2 Modo de Funcionamento Instalação o Iniciar o Windows o Colocar o Cd-Rom de instalação no respectivo drive o Executar o programa "Setup" o Seguir as instruções de instalação O programa de instalação, cria automaticamente no menu "Iniciar" uma entrada de acesso ao VisualA. Caso o utilizador tenha seleccionado a instalação do Manual "on-line", no setup, o mesmo pode ser acedido a partir do menu "Iniciar". O manual "on-line" está em formato "Microsoft Word", pelo que poderá ser impresso. Arranque Após "entrar" no VisualA, o programa assume, por defeito, como código de empresa "01", como ano de processamento, o ano em curso. O nome do utilizador e a password. são campos preenchidos pelo utilizador. A aplicação está estruturada numa filosofia de menus PullDown com as componentes seguintes: MB2S / CRUZINFOR Porto / Lisboa 4
2.A - FICHEIROS Ficheiros Entidades Manutenção A ficha da entidade, contém a informação global de cadastro e está organizada em vários separadores. Os campos de fundo cinzento-escuro e letras brancas, são campos de descrição associados a um código da tabela e não podem ser alterados. O preenchimento da totalidade dos campos não é obrigatório. MB2S / CRUZINFOR Porto / Lisboa 5
É neste formulário que se inserem os dados relativos ao Valor de Inscrição, à Situação, etc. Estes dados são necessários para que se possa efectuar o processamento das quotas e mensalidades. A "Classificação Livre" disponibiliza uma poderosa ferramenta de catalogação através das "Tabelas de Classificação Livre". Estas tabelas, permitem ao utilizador definir o(s) nome(s) da catalogação que pretende para a entidade além das codificações já disponibilizadas pelo programa. O utilizador pode, por exemplo, pretender uma catalogação das Entidades por grau de importância A, B, C. Neste caso, no programa de "Tabelas Livres", abre uma nova tabela por exemplo, "Classificação" e define os códigos/designações que pretende. A partir desse momento, na "Classificação Livre", em todas as entidades, o programa assumirá o novo nome da tabela e permitirá digitar o código da classificação. MB2S / CRUZINFOR Porto / Lisboa 6
O separador "Movimentos" serve, como o nome indica, para registar os movimentos relativos há Entidade. Para isso basta clicar numa linha da tabela para activar o botão "Novo Movimento", de seguida basta clicar nesse mesmo botão para que possa registar um novo movimento. Formulário de Registo de Novos Movimentos Este é o formulário que aparece ao clicar no botão "Novo Movimento" que se encontra no separador "Movimentos". Periodicidade A periodicidade será automaticamente preenchida pelo sistema, podendo no entanto ser alterada a qualquer momento. MB2S / CRUZINFOR Porto / Lisboa 7
Meses a Excluir Esta opção serve para excluir o processamento de certos meses do ano, para isso basta clicar no respectivo mês ou meses que pretende excluir. Ao excluir esses meses o processamento dos mesmos não será efectuado. Para alterar um movimento o procedimento é o mesmo, mas desta vez tem que clicar num registo da tabela para que o botão "Alterar Movimento" fique activo, depois basta clicar nesse botão e alterar o registo. O Programa tirar diferentes tipos de listagens de entidades MB2S / CRUZINFOR Porto / Lisboa 8
2.B - MOVIMENTOS Movimento Entidades Este formulário permite consultar o extracto de uma "Entidade", para isso basta inserir o código da entidade pretendida e premir a tecla "enter". A partir deste formulário pode-se também imprimir o extracto da Entidade pretendida. Neste formulário podemos imprimir e reimprimir recibos, cobrar / anular cobrança e anular / activar recibo, para isso basta seleccionar um registo e em seguida clicar com o botão direito do rato nesse mesmo registo, depois basta seleccionar uma das opções do menu, ou então pode também utilizar os botões, que têm a mesma função do "Menu.", que se encontram na parte inferior do formulário. MB2S / CRUZINFOR Porto / Lisboa 9
Impressão de Recibos O formulário de impressão de recibos é de fácil utilização, basta seleccionar o tipo de movimento, definir as entidades das quais pretende os recibos e de que meses (o programa assume, por defeito, como ano de processamento, o ano em curso) e depois basta clicar no botão Geração Automática de Recibos Este formulário, como o nome indica serve para gerar movimentos automaticamente, para todas as entidades e para o ano todo se assim o desejar, para isso basta seleccionar o tipo de movimento, as entidades para as quais quer gerar o movimento e definir para que meses (o programa assume, por defeito o ano actual e data de emissão actual.). MB2S / CRUZINFOR Porto / Lisboa 10
Geração Manual de Recibos O "Gerador Manual de Movimentos" permite gerar e imprimir recibos que não sejam gerados de uma forma automática. Esta opção é útil para gerar recibos de donativos e outros tipos de recebimentos que não fazem parte dos movimentos de uma determinada "Entidade". Para isso basta seleccionar o tipo de movimento, a entidade para a qual quer gerar o movimento, o mês, o valor recebido e a data de pagamento. "Entidade sem Ficha" - Esta opção é útil para gerar recibos para entidades não associadas. Se pretende emitir um recibo para uma entidade que não vai movimentar mais não necessita abrir uma ficha para ela pode inserir os dados da mesma nesta opção. MB2S / CRUZINFOR Porto / Lisboa 11
2.C - ANÁLISE Recibos Emitidos Este formulário serve para tirar uma listagem dos recibos já emitidos, para isso basta seleccionar o Tipo de Movimento, quais as entidades, entre que datas Podemos ordenar a listagem de duas maneiras: o Data de Emissão o Entidade Ao seleccionar esta opção a listagem será impressa ordem alfabética, ou seja, pelo nome da Entidade. Antever no Ecrã Se esta opção estiver activada, a listagem será emitida no ecrã e só depois é que irá para a impressora, se o utilizador assim o desejar. MB2S / CRUZINFOR Porto / Lisboa 12
Recibos Cobrados Este formulário serve para tirar uma listagem dos recibos já cobrados, para isso basta seleccionar o Tipo de Movimento, quais as entidades, entre que datas Podemos ordenar a listagem de duas maneiras: o Data de Emissão Ao seleccionar esta opção, a listagem será impressa por ordem cronológica, ou seja pela data de emissão. o Entidade Ao seleccionar esta opção a listagem será impressa ordem alfabética, ou seja, pelo nome da Entidade. Antever no Ecrã Se esta opção estiver activada, a listagem será emitida no ecrã e só depois é que irá para a impressora, se o utilizador assim o desejar. MB2S / CRUZINFOR Porto / Lisboa 13
2.D UTILITÁRIOS Criação do Ficheiro (*.txt) Esta opção permite a criação de um ficheiro chamado "ficheiro.txt" que é composto pelos seguintes campos: Código; Nome; Morada; Freguesia; Código Postal; Localidade; Telefone1; Telefone2; Fax; Telemóvel; Nº Contribuinte; B.I. Para criar o ficheiro basta clicar no botão MB2S / CRUZINFOR Porto / Lisboa 14
Utilitários - Funções Reservadas - Estorno Movimentos Esta opção permite eliminar movimentos do extracto da Entidade. Para isso tem duas formas de o fazer: Geral - Permite a eliminação de vários movimentos de várias entidades ao mesmo tempo, bastando para isso seleccionar o tipo de movimento e dizer qual ou quais as entidades ás quais vai eliminar os movimentos e referentes a que ano. dentro do "Geral" ainda mais duas opções ou por data ou por meses: Por Data - Elimina todos os movimentos de uma determinada data a outra determinada data. Por Meses - permite eliminar todos os movimentos que se encontrem entre os meses pretendidos. Único - Permite a eliminação de um movimento, de cada vez de uma só Entidade, para isso basta inserir o código da entidade a série o nº do recibo e o ano a que esse movimento é referente. Nota: Só podem ser eliminados movimentos que não tenham sido cobrados ou anulados. MB2S / CRUZINFOR Porto / Lisboa 15
2.E HELP Para obter informação sobre um módulo do programa basta fazer como se estivesse a trabalhar no VisualA, ou seja, se pretender esclarecimentos sobre o formulário de manutenção de "Entidades" basta seleccionar "Entidades" do menu "Ficheiros" e depois seleccionar "Manutenção". A partir deste menu tem acesso a todos os tópicos do "Ajuda do VisualA". Em cada tópico de ajuda, na parte superior do mesmo, existe um menu igual a este a partir do qual pode aceder a qualquer tópico do "Ajuda do VisualA", MB2S / CRUZINFOR Porto / Lisboa 16