Proposto por: AUXILIAR NA CONVOCAÇÃO, NOMEAÇÃO E ELIMINAÇÃO DE CANDIDATOS APROVADOS EM CONCURSO PÚBLICO PARA PROVIMENTO DE CARGO EFETIVO Serviço de Concurso Para Provimento de Cargos Efetivos (SECOC) Analisado por: Diretor do Departamento de Desenvolvimento de Pessoas (DEDEP) Aprovado por: Diretor da Diretoria-Geral de Gestão de Pessoas (DGPES) 1 OBJETIVO Estabelecer critérios e procedimentos para os eventos envolvidos na convocação, nomeação ou eliminação de candidatos aprovados em concurso público para provimento de cargo efetivo. 2 CAMPO DE APLICAÇÃO E VIGÊNCIA Esta Rotina Administrativa (RAD) se aplica ao Serviço de Concurso para Provimento de Cargos Efetivos, do Departamento de Desenvolvimento de Pessoas da Diretoria Geral de Gestão de Pessoas (DGPES/SECOC), bem como provê orientações a servidores das demais Unidades Organizacionais que têm interfaces com este processo de trabalho, passando a vigorar a partir de 13/11/2013. 3 DEFINIÇÕES TERMO Sistema Histórico Funcional (SHF) Atestado de Saúde Ocupacional (ASO) Carta de Convocação DEFINIÇÃO Aplicativo do sistema informatizado para cadastramento e controle de assentamentos dos servidores. Conclui sobre aptidão para função no cargo. Correspondência enviada ao candidato convocado orientadoo quanto aos procedimentos envolvidos nas etapas seguintes do concurso. Ficha Individual de Concurso (FIC) Processo Administrativo que contém toda a documentação apresentada pelo candidato, necessária à sua nomeação no cargo. Ato Executivo nº n 2.950/2003 01 1 de 13
TERMO Processo de Nomeação Processo de Eliminação DEFINIÇÃO Processo Administrativo através do qual tramita a nomeação dos candidatos que cumpriram todas as etapas do concurso. Processo Administrativo através do qual tramita a eliminação dos candidatos que não cumpriram todas as etapas do concurso. Programa de Integração Funcional - PIF Programa de cursos, ministrado pela Escola de Administração Judiciária, para os novos servidores do PJERJ. 4 REFERÊNCIAS Constituição da República Federativa do Brasil art. 37; Constituição Estadual art. 77; Decreto-Lei nº 220/1975 Dispõe sobre o Estatuto dos Funcionários Públicos Civis do Poder Executivo do Estado do Rio de Janeiro; Decreto-Lei nº 2479/1979 Aprova o regulamento do Estatuto dos Funcionários Públicos Civis do Poder Executivo do Estado do Rio de Janeiro; Lei 4620/2005 Dispõe sobre a reestruturação dos cargos do Quadro Único de Pessoal do Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro; Resoluções do Conselho da Magistratura que regulamentam concursos para provimento de cargos efetivos do Quadro Único de pessoal do Tribunal de Justiça do Estado do Rio de Janeiro; Deliberação nº 196/1996 do Tribunal de Contas do Estado do Rio de Janeiro Dispõe sobre a apreciação da legalidade dos atos de admissão de pessoal, a qualquer título, dos órgão se entidades da administração direta e indireta, incluídas as fundações instituídas e mantidas pelo Poder Público, nas esferas estadual e municipal, e dá outras providências; 01 2 de 13
Decreto Federal nº 3298/1999 - Regulamenta a Lei no 7.853, de 24 de outubro de 1989, dispõe sobre a Política Nacional para a Integração da Pessoa Portadora de Deficiência, consolida as normas de proteção, e dá outras providências; Decreto Federal nº 5296/2004 Regulamenta as Leis nº 10.048, de 8 de novembro de 2000, que dá prioridade de atendimento às pessoas que especifica, e 10.098, de 19 de dezembro de 2000, que estabelece normas gerais e critérios básicos para a promoção da acessibilidade das pessoas portadoras de deficiência ou com mobilidade reduzida, e dá outras providências; Súmula 266 DO STJ trata da comprovação dos requisitos até a data da posse; Súmula 377/2009 do STJ - O portador de visão monocular tem direito de concorrer, em concurso público, às vagas reservadas aos deficientes; Edital de abertura de inscrições para o concurso; Resolução 126 CNJ trata do programa de formação inicial e capacitação continuada dos servidores; Resolução 04/2000 do Conselho da Magistratura trata do PIF. 5 RESPONSABILIDADES GERAIS FUNÇÃO Diretor do Departamento de Desenvolvimento de Pessoas da Diretoria Geral de Gestão de Pessoas (DGPES/DEDEP) RESPONSABILIDADE Propor convocação de candidatos habilitados em concurso para início de estágio probatório; Gerenciar a convocação de candidatos habilitados. 01 3 de 13
FUNÇÃO RESPONSABILIDADE Diretor da Divisão de Captação da Diretoria- Geral de Gestão de Pessoas (DGPES/DICAP) Chefe do Serviço de Concurso para Provimento de Cargos Efetivos (DGPES/SECOC) Equipe do Serviço de Concurso para Provimento de Cargos Efetivos (DGPES/SECOC) Dar suporte à convocação de candidatos habilitados em concurso público para início de estágio probatório; aprovar Cronograma de Convocação; supervisionar as ações inerentes aos processos relacionados com a convocação até a nomeação dos candidatos; verificar os Avisos de Convocação e Atos de Nomeação para a correta publicação em DJERJ; despachar em Processos de eliminação de candidatos. Apresentar projeto de Cronograma de convocação; coordenar e acompanhar os procedimentos administrativos para convocação e nomeação dos candidatos; coordenar os eventos de verificação de documentos e nomeação. Realizar os processos de trabalho com eficiência e eficácia; manter atualizada Planilha de Concurso; enviar correspondência aos candidatos convocados; informar aos superiores qualquer impossibilidade de atender ao que lhes foi solicitado e apresentar sugestões; Diretor do Departamento de Administração de Pessoal da Diretoria- Geral de Gestão de Pessoas (DGPES/DEAPS) confeccionar os Atos Executivos de Nomeação; prestar informações em Processos de Eliminação. Confirmar a existência das vagas solicitadas; fornecer números de matrícula para novos servidores. 6 CONDIÇÕES GERAIS 6.1 A Divisão de Captação, através do Serviço de Concursos para Provimento de Cargos Efetivos, mantém o suporte à Administração durante todo o período 01 4 de 13
de validade do concurso, realizando convocações de candidatos aprovados, conforme a necessidade da Administração Superior, responsabilizando-se por todos os atos necessários para promover o objetivo final de nomear os candidatos, incluindo envio de correspondência aos candidatos convocados, publicação do aviso de convocação e análise da documentação comprobatória dos requisitos necessários à investidura. 6.2 Todas as publicações referentes ao Concurso são feitas no Diário da Justiça do Estado do Rio de Janeiro (DJERJ). 7 AUXILIAR NA CONVOCAÇÃO DE CANDIDATOS 7.1 SECOC recebe do Diretor da DICAP a solicitação do Diretor do DEDEP de proposta para convocação a ser encaminhada à Administração Superior. 7.2 Não se tratando da 1ª convocação, referente às vagas disponibilizadas em Edital, elabora sugestão de quantitativo, por cargo e Região, a ser convocado. Encaminha ofício à DGPCF acerca do impacto financeiro das vagas a serem providas e solicita ao DEAPS confirmação da existência das vagas. 7.3 Tanto para a 1ª convocação quanto para as demais, SECOC elabora cronograma em que constem datas, horários e locais para apresentação dos candidatos para Avaliação Médica e apresentação da documentação exigida pelo Edital conforme o cargo a ser provido, bem como início de Programa de Integração Funcional (PIF) e data da nomeação no cargo. 7.4 Obtendo resposta positiva quanto ao quantitativo de vagas e previsão orçamentária, SECOC encaminha proposta de convocação ao Diretor da DICAP que encaminha ao Diretor do DEDEP para ser encaminhada à Administração Superior. 01 5 de 13
7.5 Caso seja aprovada sugestão pela Administração Superior, reserva auditório para recepcionar candidatos nas datas marcadas para apresentação de documentos e para cerimônia de Nomeação. 7.6 Prepara Planilha de Concurso em formato eletrônico e introduz os dados pertinentes ao concurso, que deverão ser atualizados pela equipe durante a validade do concurso. 7.7 Encaminha Minuta de Aviso de Convocação para aprovação da Presidência. 7.8 Após aprovação da minuta e assinatura, publica Aviso de convocação. 7.9 Verifica se todos os candidatos convocados informaram e-mail quando da inscrição. Em caso negativo, entra em contato por telefone solicitando seu endereço de e-mail, caso não possua, a carta de convocação será encaminhada pelos Correios, com Aviso de Recebimento (AR), cujos recibos serão arquivados em pasta própria. 7.10 Para os candidatos que tenham informado e-mail quando da inscrição ou quando do contato telefônico a carta de convocação será encaminhada por correspondência eletrônica com aviso de entrega e serão arquivadas em pasta eletrônica própria. 7.10.1 A Carta de Convocação será formulada com as principais informações constantes do Aviso publicado, bem como seu número e data de publicação, além do destaque para importância do preenchimento de formulários que deverão ser apresentados no evento de conferência de documentos e poderão ser acessados para impressão no site do TJERJ, especificamente na aba Concursos / Formulários, sendo estes: FRM- -02 Declaração de Endereço, FRM--03 Declaração de Exercício ou não em Cargo Público, FRM--05 Declaração de Existência ou Ausência de Penalidades, FRM--06 Declaração de Data de Colação de Grau, FRM--07 Declaração de Homonímia. 01 6 de 13
7.11 Após publicação de Aviso de convocação e envio de correspondência pessoal, registra no sistema SHF a alteração de status dos candidatos listados no Aviso de Convocação: de cadastro inicial para chamado. 7.12 Recebe ofício do Departamento de Saúde - DESAU, através do qual são encaminhados os relatórios de presença/ausência dos candidatos ao Exame para emissão de Atestado de Saúde Ocupacional (ASO), bem como resultados do mesmo: 7.12.1 Caso exista candidato ausente ao exame, procede à anotação na Planilha de Concurso para posterior eliminação do candidato, nos termos do item 9. 7.12.2 Caso exista candidato presente e, no entanto considerado inapto pelo DESAU, procede à anotação na Planilha de Concurso para posterior eliminação do candidato, nos termos do item 9. 7.12.3 Caso exista candidato inscrito como pessoa com deficiência, presente e considerado apto, no entanto não considerado pessoa com deficiência pelo DESAU, conforme legislação vigente, SECOC recebe ASO do DESAU, instrui processo e encaminha para análise do Diretor da DICAP que direcionará ao Diretor do DEDEP com posterior encaminhamento para análise superior. O despacho com a determinação do retorno do candidato à lista de ampla concorrência será publicado pelo SECOC que procederá aos registros no sistema e anotações na Planilha de Concurso. 7.13 Na data determinada no Aviso de Convocação recebe os candidatos, registra frequência na Planilha de Concurso e analisa a documentação dos mesmos, utilizando FRM--01 - Checklist Documentação Candidato. 7.14 Organiza documentação de cada candidato e encaminha ao Protocolo Administrativo para que sejam autuadas as respectivas Fichas Individuais de Concurso (FIC), que serão compostas pela documentação exigida em 01 7 de 13
Edital, complementadas pelos formulários mencionados nos itens 7.10.1, bem como pelo Atestado de Saúde Ocupacional (ASO). 7.15 Verifica as ausências e outros impedimentos à nomeação e anota na Planilha de Concurso para posterior eliminação do candidato, nos termos do item 9. 7.16 Entre os presentes, verifica os que têm anotação de pendências no FRM- -01- Checklist Documentação Candidato, cientificando que devem resolvê-las até a data de nomeação no cargo. Caso não se dê, SECOC informa ao Diretor da DICAP que encaminha ao Diretor do DEDEP que levará assunto à análise superior, devendo ser sugerida a eliminação dos mesmos nos termos do item 9. 7.17 Atualiza a Planilha de Concurso. 8 AUXILI UXILIAR NA NOMEAÇÃO DE CANDIDATOS 8.1 SECOC verifica na Planilha de Concurso os candidatos que cumpriram as etapas do certame e poderão ser nomeados no cargo. 8.2 Solicita números de matrículas ao DEAPS para os novos servidores. No caso de candidatos que já eram servidores, a matrícula é mantida. 8.3 Confecciona os Atos de Nomeação, a serem disponibilizados para assinatura do Presidente, que decidirá, informalmente, sobre o trâmite da cerimônia de nomeação no cargo. 8.4 Assessora a Administração Superior na cerimônia de nomeação. 8.4.1 Colhe assinatura dos candidatos no FRM--08 Lista de Presença e após anota na Planilha de Concurso. 8.4.2 Nos dias subsequentes à cerimônia de entrega dos Atos de Nomeação, consulta o FRM--08 Lista de Presença e a Planilha de Concursos 01 8 de 13
antes de enviar os arquivos com os Atos dos servidores nomeados, ao DJERJ para publicação. 8.5 Após certificada publicação as cópias dos Atos e/ou impressão da publicação do DJE serão juntadas aos devidos processos de nomeação; por cargo e região, dos quais também constarão cópias dos Avisos de Convocação. 8.6 Caso exista candidato ausente à nomeação procede à anotação na Planilha de Concurso para posterior eliminação, nos termos do item 9. 9 AUXILIAR NA ELIMINAÇÃO DE CANDIDATOS 9.1 SECOC verifica na Planilha de Concurso os candidatos que não cumpriram as etapas do certame e não informaram desistência por requerimento, e deverão ser eliminados do concurso nos termos da Resolução e do Edital que regulamentam o mesmo e elabora relatório, no qual deve constar, lista por região e ordem de classificação e encaminha ao diretor da Divisão, que encaminha ao Diretor do Departamento. 9.2 Elabora minuta de Despacho de Eliminação a ser encaminhado à Presidência. 9.3 No caso de já haver sido protocolizado Processo de Eliminação para o concurso/cargo em questão, anexa os documentos mencionados ao Processo já existente e encaminha à Presidência. 9.4 Publica Despacho de Eliminação. 9.5 Atualiza sistema SHF com alteração de status do(s) candidato(s) de chamado para eliminado. 10 GESTÃO DE REGISTROS 10.1 Os registros deste processo de trabalho são geridos pela Unidade Organizacional e mantidos em seu arquivo corrente, de acordo com a tabela de gestão de registros apresentada a seguir: 01 9 de 13
IDENTIFICAÇÃO CÓDIGO CCD* Planilha de Concurso Ficha Individual de Concurso (FIC) Processos de Nomeação Processos de Eliminação Cópia de correspondênci a expedida (com carta de convocação) 0-6-2-2g SECOC Pasta eletrônica RECUPERAÇÃO RAÇÃO PROTEÇÃO Classificação/ nome 0-2-1-2g SECOC Armário Número/ nome 0-2-1-2f SECOC Armário Número / nome 0-2-1-2h SECOC Armário Número/ nome 0-6-2-2j SECOC Pasta eletrônica Nome/ data Condições apropriadas e backup Condições apropriadas Condições apropriadas Condições apropriadas Condições apropriadas e backup RETENÇÃO (ARQUIVO RESPON- SÁVEL ARMAZE- NAMENTO CORRENTE- PRAZO DE GUARDA NA UO**) 5 anos 1 ano 1 ano 1 ano 2 anos DISPOSI ÇÃO Eliminação na UO DGJUR/ DEGEA*** DGJUR/ DEGEA*** DGJUR/ DEGEA*** Eliminação na UO Legenda: *CCD = Código de Classificação de Documentos. **UO = Unidade Organizacional. ***DGJUR/ DEGEA = Departamento de Gestão de Acervos Arquivísticos da Diretoria Geral de Apoio aos Órgãos Jurisdicionais. Notas: a) Eliminação na UO - procedimento - Eliminar Documentos nas Unidades Organizacionais. b) DGJUR/ DEGEA procedimentos Arquivar e Desarquivar Documentos no DEGEA; Avaliar, Selecionar e Eliminar Documentos do Arquivo Intermediário e Gerir Arquivo Permanente. c) Os registros lançados no Sistema Corporativo são realizados por pessoas autorizadas e recuperados na UO. O armazenamento, a proteção e o descarte desses registros cabem à DGTEC, conforme RAD-DGTEC-021 Elaborar e Manter Rotinas de Armazenamento de Segurança dos Bancos de Dados e Servidores de Aplicação. 11 ANEXOS Anexo 1 Fluxograma do Procedimento Auxiliar na Convocação de Candidatos; Anexo 2 Fluxograma do Procedimento Auxiliar na Nomeação de Candidatos; Anexo 3 Fluxograma do Procedimento Auxiliar na Eliminação de Candidatos. ========== 01 10 de 13
ANEXO 1 FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO AUXILIAR NA CONVOCAÇÃO DE CANDIDATOS 01 11 de 13
ANEXO 2 FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO AUXILIAR NA NOMEAÇÃO DE CANDIDATOS 01 12 de 13
ANEXO 3 FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO AUXILIAR NA ELIMINAÇÃO E DE CANDIDATOS 01 13 de 13