Portal de Colaboração do Fornecedor Manual operativo Qualificação do Fornecedor Versão 1.0 Emitido em maio de 2011-1 -
Índice Introdução 1. Iniciar o processo de qualificação 2. Primeiro acesso ao sistema 3. Home page e Painel de navegação 4. Questionário de qualificação: Começando a completar 5. Questionário de qualificação: Aba Dados pessoais e administrativos Aba Dados financeiros de negócios Aba Sustentabilidade de dados HSE Aba Dados específicos da empresa Aba Documento Aba Dados informativos 6. Questionário de qualificação: Controle e envio 7. Notificação de recebimento do questionário 8. Notificação do resultado do processo Obtendo a qualificação Falha na qualificação Mudanças no status de Fornecedor - 2 -
Introdução O Portal de Colaboração do Fornecedor (no Portal Pirelli ) é um portal de internet dedicado a empresas cujas atividades são relacionadas aos campos de interesse da Pirelli e que desejam fazer parte do grupo de fornecedores já existente para consolidar as relações comerciais já estabelecidas com a Pirelli. Por meio do preenchimento de questionários específicos para cada categoria de produto / serviço, os fornecedores receberão a oportunidade de serem registrados na Lista de Fornecedores Pirelli correspondente, assumindo assim o status Fornecedor Qualificado para a categoria específica. Em especial, o Portal Pirelli vai permitir: Que os novos fornecedores ( prospectos ) que desejam juntar-se à Pirelli Se inscreverem como potenciais fornecedores de produtos / serviços de acordo com os requisitos e padrões de qualidade / sustentabilidade estabelecidos pela Pirelli. Aos fornecedores que já fazem parte da Pirelli Se auto-certificarem às competências específicas e especializações, de acordo com os requisitos estabelecidos pela Pirelli, expressos por perguntas que visam reunir informações e a documentação relativa aos seus serviços. Este manual é dedicado aos seguintes fornecedores: Fornecedores que já participam do grupo de fornecedores da Pirelli Fornecedores que passaram na fase de auto-inscrição e foram subsequentemente convidados pela Pirelli para realizar a fase de Qualificação - 3 -
1. Iniciar o processo de Qualificação (1/2) O processo de qualificação para certa categoria de produto / serviço começa quando um fornecedor é convidado para completar um questionário específico por meio de um e-mail similar ao seguinte O e-mail contém as informações para acessar o Portal do Fornecedor Pirelli: CATEGORIA DE PRODUTO / SERVIÇO PAÍS LINK PARA O PORTAL ID DO USUÁRIO SENHA PARA O PRIMEIRO ACESSO Endereço de e-mail disponível para o fornecedor pedir suporte durante o processo de qualificação - 4 -
1. Iniciar o processo de Qualificação (2/2) O Portal do Fornecedor é acessível pelo website de internet da Pirelli, no seguinte link: http://www.pirelli.com Na homepage do website, clicando no link Parceiros de Negócio (no canto inferior esquerdo) é possível acessar uma página informativa contendo as instruções básicas e links úteis para o primeiro preenchimento e as seguintes atualizações do questionário de qualificação de interesse: Nessa página, dois links estão disponíveis: Primeiro registro Link para a página inicial para completar o questionário de auto-inscrição (página sem interesse para aqueles que já possuem um ID de usuário e uma senha) - Acesso ao portal do fornecedor. Link para a página de logon. Inserindo as credenciais de acesso é possível compilar / atualizar o questionário de qualificação de interesse. - 5 -
2. Primeiro acesso ao sistema (1/2) Para acessar o portal do fornecedor da Pirelli é necessário inserir o ID de usuário e a senha de primeiro acesso recebida por e-mail: Coloque o ID de usuário e a senha Depois clique no botão Logon Em caso de credenciais incorretas, o sistema mostrará uma mensagem de erro: É aconselhável usar as combinações chave para copiar (CTRL + C) e colar (CTRL + V) as credenciais recebidas por e-mail, para evitar erros de digitação. - 6 -
2. Primeiro acesso ao sistema (2/2) No primeiro acesso o usuário deve modificar a senha recebida por e-mail, escolhendo uma nova. Por razões de segurança, na realidade, o sistema informará que a senha inicial está expirada, e portanto, não é mais utilizável: A nova senha Deve ter no mínimo 8 caracteres Será válida por 90 dias, iniciando na primeira conexão autenticada do fornecedor no portal. Após esse período o sistema solicitará que a senha seja alterada. Não pode ser idêntica ao ID de usuário atribuído ao Fornecedor. Não pode ter mais de 3 caracteres consecutivos derivados do nome da conta do usuário ou do nome exibido. Será bloqueada após 5 tentativas sem sucesso de fazer logon. Nesse caso o usuário deve entrar em contato com a Equipe de Suporte de Fornecedores Pirelli para desbloquear o ID de usuário e reconfigurar a senha. A nova senha pode ser usada para cada acesso subsequente, até a nova data de validade. - 7 -
3. Home page e Painel de navegação (1/2) Quando o procedimento de logon estiver completo o sistema exibirá a Home Page do Portal, composta de um Painel de Navegação (à esquerda) com as funções disponíveis e uma área dedicada à função escolhida (à direita). Busca simples e avançada: As funções de busca estão inativas Painel de Navegação Ajuda Clicando sobre o link é possível acessar a ajuda online genérica da aplicação SAP Logoff: Para ser usada para fechar o aplicativo. Função escolhida - 8 -
3. Home page e Painel de navegação (2/2) Para exibir todas as Listas de Fornecedores para o qual ele está ativado, o fornecedor deve inserir o País de interesse preliminar. Depois disso, por meio da ajuda de busca do campo Selecionar Produto / Categoria de serviço que você deseja fornecer é possível exibir todas as Listas de Fornecedores e abrir o questionário de Qualificação relacionado. O usuário pode clicar na seta para esconder o painel de Navegação e tenha uma visualização completa da função escolhida Ao clicar nesse botão é possível acessar as seguintes telas e proceder com o preenchimento do questionário relativo à lista de fornecedores selecionada Clicando nesse botão o usuário pode expandir a janela. Como alternativa, para exibir uma descrição estendida, é possível colocar a seta sobre a descrição (sem clicar) - 9 -
4. Questionário de qualificação Iniciando o preenchimento (1/2) Para continuar o preenchimento do questionário clique no botão O questionário de qualificação está organizado em seis áreas: (nas seguintes abas ): Dados pessoais e administrativos Essa aba informa os dados fiscais da empresa, o endereço da base legal e operativa da empresa (se forem diferentes) e os dados pessoais da Pessoa de Contato Os dados nessa seção serão recolhidos pelo sistema do questionário de auto-inscrição, e não podem ser modificados pelo usuário Dados financeiros e de negócio As informações solicitadas nessa aba permitem caracterizar o fornecedor em termos de dimensão da empresa, produtos / serviços de interesse e mercados de referência. Sustentabilidade de dados HSE Essa aba destina-se a recolher informações sobre a abordagem da empresa quanto a responsabilidade social, saúde, segurança e questões ambientais. Dados específicos da Atividade Nessa aba o usuário deve fornecer informações sobre a gestão pela empresa das atividades oferecidas, os recursos empregados e o sistema de qualidade em uso. - 10 -
4. Questionário de qualificação: Iniciando o preenchimento (2/2) Documentos Nessa aba o fornecedor pode: - Exibir a lista dos documentos obrigatórios / opcionais necessários para o processo de qualificação - Acessar a área de troca (para a lista de Fornecedores específica) onde é possível fazer o upload da documentação solicitada Dados informativos Na última aba é possível especificar outras categorias de produto / serviço ou países de interesse do fornecedor, em termos de potencial relação de abastecimento com a Pirelli. É sugerido ler primeiramente todas as perguntas do questionário para reunir todas as informações necessárias (mesmo aquelas inda não disponíveis) antes de proceder com o preenchimento. Para evitar a perda dos dados inseridos (devido a tempo expirado do sistema), salve com frequência o questionário clicando no botão Salvar. - 11 -
5. Questionário de qualificação: A aba dados Pessoais e administrativos (1/3) A aba dados Pessoais e administrativos está organizada conforme mostrado abaixo: Nessa seção são relatados os dados pessoais do usuário (Pessoa de Contato) que compila / atualiza o questionário em nome da empresa ou um profissional independente - 12 -
5. Questionário de qualificação: A aba dados Pessoais e administrativos (2/3) Na aba dados Pessoais e administrativos existe uma seção onde o fornecedor pode notificar à Pirelli eventuais mudanças nos dados pessoais armazenados no sistema (por exemplo, e-mail, telefone, fax, etc...) Para continuar com a modificação de dados pessoais, o usuário deve inserir os novos dados na caixa de texto e clicar nesse botão. Caso isso seja feito com êxito, ao final do processo de envio a seguinte mensagem será exibida: Para notificar os dados administrativos e de contabilidade da empresa representada (ou as eventuais mudanças) o usuário deve fazer o download do formulário, disponível no link abaixo e anexar esse formulário, após preenchê-lo, ao questionário (para ver detalhes sobre essa última operação, veja a aba Documento no presente manual. - 13 -
5. Questionário de qualificação: A aba dados Pessoais e administrativos (3/3) Cláusulas de observância Na aba dados Pessoais e administrativos há uma seção onde o usuário pode declarar ter lido e aceito as condições gerais estabelecidas pela Pirelli no tocante a Sustentabilidade e Fornecimento. A documentação a ser consultada para uma escolha consciente pode ser encontrada clicando nos links próximos a cada requerimento: A aceitação das cláusulas relativas à Sustentabilidade é obrigatória, enquanto aceitar as Condições Gerais de Fornecimento contribui na pontuação de qualificação. A aceitação dada nessa fase não é reversível e será considerada válida em todas as relações comerciais futuras com a Pirelli. Em geral os campos marcados com um estrela vermelha (*) devem ser preenchidos. Se um ou mais campos forem deixados vazios ou se os valores inseridos não estiverem de acordo como formato do campo (por exemplo, um texto num campo de dados ou numérico ) o sistema exibirá uma mensagem de erro. Os erros podem ser removidos inserindo ou corrigindo as informações solicitadas. - 14 -
5. Questionário de qualificação: Aba Dados financeiros e de negócio (1/2) - 15 -
5. Questionário de qualificação: Aba Dados financeiros e de negócio (2/2) Caixa de texto modificável Europa Ocidental Europa Oriental Ásia África América do Norte América Central e Caribe América do sul Oceania O fornecedor ativa os menus de múltipla escolha por meio do botão Então seleciona a área geográfica de interesse ente essas disponíveis Do menu no campo Ano usando a barra de rolagem vertical é possível procurar o ano desejado - 16 -
5. Questionário de qualificação: A aba Sustentabilidade e Dados HSE (1/3) Clique no botão para ativas os menus de múltipla escolha. Depois clique no item de interesse para selecioná-lo. - 17 -
5. Questionário de qualificação: A aba Sustentabilidade e Dados HSE (2/3) - 18 -
5. Questionário de qualificação: A aba Sustentabilidade e Dados HSE (3/3) A aba Sustentabilidade e dados HSE requer que seja providenciada a documentação nas seguintes situações: Nesses casos, se as condições forma atendidas, o usuário deve anexar a documentação relativa, conforme explicado nos slides desse manual dedicados à aba Documentação. - 19 -
5. Questionário de qualificação: A aba Documentos Código e descrição curta do documento A sinalização Indica que o documento é obrigatório Descrição detalhada do documento Por meio desse link o fornecedor pode acessar a área dedicada à troca documental Para cada documento anexado ao questionário um dos seguintes status pode ser atribuído: NOVO: Apresentado, junto com as informações obrigatórias sobre o tipo de documento, autoridade expedidora e data de validade INCOMPLETO: Apresentado, mas sem as informações obrigatórias sobre tipo de documento, autoridade expedidora e data de validade. ACEITO: Documento examinado com sucesso pelas funções da empresa encarregadas pela validação. REJEITADO: Documento considerado inválido pelas funções da empresa encarregadas pela validação. EXPIRADO: Documento não mais válido, já que o período de validade expirou. - 20 -
5. Questionário de qualificação: A aba Documentos Acesso à área de troca documental (1/2) SAP - Copyrights an<l Trail em arks INGLÊS Versão em alemão sob Copyright 2003 SAP AG. Todos os direitos reservados. Nenhuma parte desse software pode ser reproduzida ou transmitida de qualquer maneira ou para qualquer propósito sem permissão expressa da SAP AG. A informação contida aqui pode ser alterada sem aviso prévio. Alguns produtos de software comercializados pela SAP AG e seus distribuidores contêm componentes de software proprietários de outros fornecedores de software. Microsoft, WINDOWS, NT, EXCEL, Word, PowerPoint e SQL Server são marcas registradas da Microsoft Corporation. IBM, DB2, DB2 Universal Database, OS/2, Parallel Sysplex, MVS/ESA, AIX, S/390, AS/400, OS/390, OS/400, iseries, pseries, xseries, iseries, z/os, AFP, Intelligent Miner, WebSphere, Netfinity, Tivoli, Informix w Informix Dynamic Server são marcas registradas da IBM Corporation nos EUA e/ ou outros países. ORACLE é uma marca registrada da ORACLE Corporation. UNIX, X/Open, OSF/1, e Motif são marcas registradas de Open Group. Citrix, the Citrix logo, ICA, Program Neighborhood, MetaFrame, WinFrarne, VideoFrame, MultiWin e outros nomes de produtos Citrix referido aqui sãomarcas registradas da Citrix Systems, Inc. HTML, DHTML, XML, XHTML são da W3C, World Wide Web Consortium, Massachusetts Institute of Technology (Instituto de tecnologia de Massachusets) JAVA é uma marca registrada da Sun Microsystems, Inc. Quando a pessoa de contato acessar o questionário pela primeira vez ele / ela deve aceitar o Copyright SAP (em inglês e alemão). Role o documento para baixo e selecione ACEITAR. - 21 -
5. Questionário de qualificação: A aba Documentos Acesso à área de troca documental (2/2) Um vez que o Copyright seja aceito o fornecedor pode acessar a área de troca documental representada por pastas (uma para cada país) e pode inserir e gerenciar a documentação relativa ao processo de qualificação. Essa documentação é acessível apenas às funções da empresa autorizadas e de qualquer maneira e modo de exibição. Identificando o código do fornecedor e o país Lista de documentos que o fornecedor fez o upload - 22 -
5. Questionário de qualificação: A aba Documentos Fazendo upload de um novo documento (1/6) Para enviar um novo documento os seguintes passos são necessários: 1) clique no botão Criar 2) Clique no link Documento - 23 -
5. Questionário de qualificação: A aba Documentos Fazendo upload de um novo documento (2/6) 3) Dê um nome ao documento e clique no botão Salvar É possível subrescrever a descrição padrão com uma nova descrição do documento - 24 -
5. Questionário de qualificação: A aba Documentos Fazendo upload de um novo documento (3/6) 4) Procure o arquivo em seu computador por meio do link Browse... 5) Dê um duplo-clique no arquivo desejado: - 25 -
5. Questionário de qualificação: A aba Documentos Fazendo upload de um novo documento (4/6) 6) Clique no botão Salvar 7) (passo opcional) Clicando no link Atualizar é possível exibir o status atribuído pelo sistema ao documento recém inserido: - 26 -
5. Questionário de qualificação: A aba Documentos Fazendo upload de um novo documento (5/6) 8) O status INCOMPLETO indica que alguns dados obrigatórios para o documento específico ainda estão faltando, por exemplo o tipo de documento, a autoridade emissora e a data de validade. Para inserir essas informações, clique no nome do documento recém inserido: Então selecione no menu relativo ao campo Certificado o tipo de documento e especifique a autoridade emissora e a data de validade: Para abrir rapidamente um dos documentos na lista é possível inserir os primeiros caracteres de seu código (por exemplo IT8) - 27 -
5. Questionário de qualificação: A aba Documentos Fazendo upload de um novo documento (6/6) 9) No final do processo, clique no botão Salvar. O documento será automaticamente configurado no status NOVO: O status NOVO indica que o documento será examinado pela função competente da Pirelli. Se no sistema já existir um documento do mesmo tipo, os dados não serão salvos e a seguinte mensagem de erro será exibida: De outro modo, o processo de upload termina com sucesso e o sistema exibe a seguinte mensagem: - 28 -
5. Questionário de qualificação: A aba Documentos Fazendo upload de uma nova versão de um documento existente (1/3) Para enviar uma nova versão de um documento existente, os passos necessários são os seguintes: 1) Na lista de documentos, clique no documento a atualizar: 2) Na visualização detalhada, clique no botão Criar : - 29 -
5. Questionário de qualificação: A aba Documentos Fazendo upload de uma nova versão de um documento existente (2/3) 3) Dê um nome ao documento e clique no botão Continuar ; É possível sobrescrever a descrição padrão com uma curta descrição da nova versão 4) Siga os passos 4-6 mostrados nos slides anteriores ( Fazendo upload de um novo documento ) - 30 -
5. Questionário de qualificação: A aba Documentos Fazendo upload de uma nova versão de um documento existente (3/3) 5) Ao final do processo o documento será automaticamente configurado no status NOVO e o arquivo recém inserido se tornará a nova versão ativa do documento (não é necessário clicar em Salvar ): O status NOVO indica que uma nova versão do documento será examinada pelas funções competentes Pirelli Nova versão do documento (versão ativa) As versões anteriormente inseridas ainda estão disponíveis e podem ser abertas pelo fornecedor a qualquer momento. - 31 -
5. Questionário de qualificação: A aba Documentos Enviar uma mensagem ao referente Pirelli competente (1/4) O usuário pode transmitir comunicados por e-mail ao referente Pirelli diretamente a partir da visualização detalhada de um documento. Essa função pode ser usada para facilitar a comunicação entre Fornecedores e o responsável na Pirelli pelo processo de qualificação. Os passos para enviar uma mensagem são os seguintes: 1) Na visualização detalhada do documento clique no botão Mensagens : Não é necessário enviar uma mensagem apos o envio de um novo documento ou uma nova versão de um documento já existente. Nesse caso, na verdade, o sistema envia automaticamente um e-mail ao responsável Pirelli pela aprovação do documento. Ao invés disso essa função pode ser usada para transmitir outras comunicações relacionadas ao documento específico (por exemplo, mudanças da versão anterior, etc...) - 32 -
5. Questionário de qualificação: A aba Documentos Enviar uma mensagem ao referente Pirelli competente (2/4) 2) O sistema exibe uma visualização resumida com o histórico das mensagens enviadas / recebidas sobre o documento específico: 3) Nessa visualização é possível exibir as mensagens recebidas, definir os critérios de busca, separar as mensagens, etc. Para criar uma nova mensagem clique no botão Criar - 33 -
5. Questionário de qualificação: A aba Documentos Enviar uma mensagem ao referente Pirelli competente (3/4) 4) coloque o assunto e o texto da mensagem. Depois selecione o receptor e finalmente clique no botão Enviar. Assunto da mensagem Texto da mensagem Lista dos possíveis receptores. Selecione os usuários que receberão a mensagem Não selecione o usuário... Cliente 800-34 -
5. Questionário de qualificação: A aba Documentos Enviar uma mensagem ao referente Pirelli competente (4/4) A partir do menu da inscrição (disponível clicando no botão no canto superior direito) é possível escolher Mensagens enviadas ou Mensagens recebidas para verificar a troca de mensagens com a Pirelli: Funções Cenários de concorrência Cenários de colaboração Padrões Reuniões Mensagens recebidas Mensagens enviadas Status gestão Pesquisar Grupo de usuários Sobre cfolders Se o filtro estiver definido em Não lidas todas as mensagens anteriores não serão exibidas - 35 -
5. Questionário de qualificação: Aba Dados informativos A aba Dados informativos do questionário de qualificação contém uma seção adicional (se comparada como questionário de auto-inscrição). Essa aba é relativa às mudanças de status do fornecedor relacionadas à lista de fornecedor específica (identificada pela combinação País Categoria de Produto / Serviço) Cada fornecedor pode ter um dos seguintes status: NOVO Atribuído pelo sistema para aqueles fornecedores que tiveram uma pontuação na fase de auto-inscrição foi maior do que o limiar mínimo REJEITADO - Atribuído automaticamente pelo sistema se a pontuação do fornecedor é inferior à pontuação de qualificação mínima (ou atribuído pelo Comprador não qualificando o fornecedor para a lista de fornecedor específica) EM QUALIFICAÇÃO - Atribuído a um fornecedor durante a fase de qualificação (Questionário de qualificação ainda não enviado) ESPERA- Esse status é atribuído ao fornecedor após o envio do questionário de qualificação (o fornecedor está aguardando a aprovação do documento) QUALIFICADO NÃO VERIFICADO - Atribuído ao fornecedor após passar na Qualificação (excedendo a pontuação de qualificação mínima e a aprovação dos documentos enviados) mas ainda não validado pelo Comprador QUALIFICADO VERIFICADO É o status assumido pelo fornecedor explicitamente validado pelo comprador de referência SUSPENSO É o status assumido pelo fornecedor que foi suspenso pelo comprador. Um fornecedor nesse status está temporariamente não utilizável para a Lista de fornecedor específica. NÃO HOMOLOGADO - Esse status é atribuído pelo comprador a um fornecedor na lista negra. Esse status é válido em todas as Listas de Fornecedor e não é reversível. - 36 -
6. Questionário de qualificação: Controle e envio Durante o preenchimento desse questionário é possível controlar a qualquer momento se os documentos enviados estão corretos e completos. Para iniciar o controle do documento, clique no botão Controles Se não forem encontrados erros, o sistema confirma que o controle terminou com sucesso, exibindo a seguinte mensagem: Os dados estão corretos e completos Quando as informações inseridas são consideradas definitivas, proceda com o envio da solicitação de inscrição clicando no botão e espere o término do processo de controle e transmissão. Se não forem encontrados erros o sistema confirma que o processo de transmissão terminou com sucesso com a seguinte mensagem: O pedido de qualificação foi enviado No questionário de qualificação (diferentemente do questionário de auto-inscrição) é possível salvar um rascunho dos dados inseridos a qualquer momento. Desse modo o fornecedor pode enviar o questionário posteriormente. Para salvar as alterações, clique no botão Se não forem encontrados erros, o sistema confirma que os dados foram salvos com a seguinte mensagem: Questionário enviado para banco de dados - 37 -
7. Notificação de recebimento do questionário Quando o questionário é enviado pelo fornecedor, o sistema computa automaticamente a pontuação de qualificação. Se a pontuação obtida é maior do que o limite mínimo estabelecido pela Pirelli para o processo de Qualificação, a pessoa de contato do fornecedor recebe um e-mail similar ao seguinte: Pessoa de contato e Nome da empresa do fornecedor Par ser qualificado o fornecedor deve ter uma pontuação mais elevada do que a pontuação mínima e todos os documentos obrigatórios enviados devem ser aprovados pelas funções Pirelli competentes. Veja o próximo slide. e-mail disponível ao fornecedor para pedir suporte durante o processo de qualificação - 38 -
8. Notificação do resultado do processo: Obtendo a qualificação Se a pontuação obtida for maior do que o limite e toda a documentação obrigatória tiver sido aprovada, a Pessoa de Contato especificada no questionário é informada do resultado positivo do processo com um e-mail similar ao seguinte: Pessoa de contato e Nome da empresa do fornecedor e-mail disponível ao fornecedor para pedir suporte durante o processo de qualificação Quando ambas as condições foram atendidas (exceder a pontuação mínima e aprovação da documentação enviada) o fornecedor assume automaticamente o status de QUALIFICADO (NÃO VERIFICADO) para a Lista de fornecedor específica - 39 -
8. Notificação do resultado do processo: Obtendo a qualificação Se a pontuação obtida for inferior ao limiar mínimo a Pessoa de contato especificada no questionário é informada sobre a falha na qualificação com um e-mail similar ao seguinte: - 40 -
8. Notificação do resultado do processo: Mudanças do status de fornecedor Se qualquer um dos documentos enviados pelo fornecedor durante o procedimento do Questionário tiver expirado ou se algumas alterações ao questionário reduzirem a pontuação abaixo do limite mínimo, o usuário recebe um e-mail similar ao seguinte: - 41 -