SRP Sistema de Controle de Ata de Registro de Preço Passo a Passo Gestor de Compras
Como acessar
Como Acessar O acesso ao Sistema se faz através da página da SEPLAG Clicando no Link destacado
Como Acessar Clicar no Link destacado e será exibida a tela de login do Guardião.
Como Acessar O Guardião mostra os links dos sistemas autorizados para o usuário, destacados SIGA. Importante destacar o botão de alteração de senha e o espaço com o nome e email do usuário.
Como solicitar acesso O acesso ao SRP será fornecido mediante solicitação encaminhada para a gestão do SRP (CEGEC) onde o usuário deverá informar: Nome completo, CPF, e-mail corporativo, telefone corporativo, entidade, unidade/ coordenadoria e perfil. Lembramos que o usuário deverá enviar cópia da portaria onde consta a nomeação para o cargo de gestor de compras no órgão solicitante.
Tela de Abertura
Tela de Abertura Essa é a tela inicial do sistema, perceba no topo da tela o usuário logado no sistema.
Tela de Abertura No lado esquerdo da tela existem as seguintes opções: Planejamento de compras; Compras; Remanejamentos; Relatórios; Manual de compras;
Tela de Abertura Sempre que o sistema for acessado, será exibido as Atas próximas a vencer, solicitações de autorização de remanejamento(quando houver) e informações diversas sobre os futuros planejamentos.
Módulo Planejamento
Buscando atender cada vez mais o disposto na lei, que recomenda que as compras deverão ser realizadas preferencialmente de forma corporativa, o módulo de planejamento dentro do Sistema de Controle da Ata de Registro de Preços SRP, torna o planejamento do Registro de Preços mais ágil, seguro, de maior controle e transparente para a Administração Pública. A importância desse módulo consiste em: facilitar o planejamento do Registro de Preços utilizando os itens padronizados de acordo com o Catálogo de Bens, Materiais e Serviço; gerar um banco de preços de pesquisas para a Administração Pública e obter maior adesão dos Órgãos e Entidades ao Registro de Preço, gerando uma maior economia para o Estado.
2 tipos 1 - Planejamento Anual; 2 Cadastrar Planejamento.
Cadastrar Planejamento
Planejamento Cadastrar Planejamento 1 Clique em Cadastrar Planejamento; 1 2 O sistema mostrará os planejamentos que o órgão/entidade foi convidado a participar. Podendo realizar a pesquisa por Código(2.1) ou Categoria(2.2), sempre clicando em Buscar(2.3) no término. 2.1 2.2 2.3 Data término do planejamento
Planejamento Cadastrar Planejamento 3 Ao selecionar (posicionar mouse sobre) o planejamento, o sistema habilita o menu Itens do Órgão(3.1). 3 3.1
Planejamento Cadastrar Planejamento 4 Ao clicar em Itens do Órgão, a seguinte tela será exibida onde será possível preencher as quantidades dos itens(4.1) disponibilizados no planejamento, no final clique em Cadastrar(4.2). 4.1 4.1 4.2
Planejamento Cadastrar Planejamento 5 Caso não exista um item na listagem abaixo, é possível inserir um novo item selecionando os campos: Código do Item(5.1) ou Descrição do Item(5.2). Podendo ser aprovado ou não pelo gestor da Ata. 5.1 5.2 5.3 Selecionando a opção Descrição do item(5.2), digite parte da descrição do item desejado no campo apropriado(5.3) e aguarde que o sistema mostrará os itens que contém essa palavra na descrição do mesmo.
Planejamento Cadastrar Planejamento 5.4 - Após localizar o item, selecione-o em seguida clique em Adicionar(5.5). 5.5 5.4
Planejamento Cadastrar Planejamento 6 - Agora preencha a quantidade(6.1) do item inserido e clique em cadastrar(6.2). 6.1 6.2 ATENÇÃO: É possível inserir itens até a primeira data estipulada pelo gestor da categoria. Caso não exista o item na pesquisa, deve ser solicitado ao gestor do catálogo dos itens para inserir o mesmo.
Planejamento Cadastrar Planejamento 7 - Após o fechamento da primeira data do planejamento haverá uma próxima etapa para preenchimento da planilha, dessa vez contendo a informação do preço. Selecione o planejamento e clique em itens do órgão(passos 3 e 3.1)
Planejamento Cadastrar Planejamento 8 - Altere as quantidades(8.1) caso seja necessário e clique no botão Cadastrar(8.2), após alterar as quantidades de todos os itens, clique no botão Finalizar(8.3), logo será emitido o termo de adesão ao planejamento. Consulte os preços(8.4) dos itens ao lado da coluna quantidade. 8.1 8.2 8.3 8.4
Planejamento Cadastrar Planejamento 9 Após finalizar o planejamento (Passo 8.3), Imprima/preencha o termo de adesão em seguida anexe a planilha e encaminhe para o Órgão gestor do registro de preços.
Módulo Compras
Módulo Compras Cadastrar Local de Entraga
Compras Cadastrar Local de Entrega 1 - No primeiro acesso ao Módulo Compras, é preciso verificar se existe os locais de entrega cadastrados, digite a descrição(1.1) e clique em consultar(1.2). 1.1 1 1.2
Compras Cadastrar Local de Entrega 7 Nessa tela será possível solicitar a compra dos Itens da Ata, informe os seguintes campos: Fornecedor(7.1), Município(7.2), Local de Entrega(7.3), Previsão de Recebimento(7.4) e Dotação Orçamentária(7.5). No passo 7.4, o prazo é de até 30 dias. 7.4 7.2 7.3 7.1 7.5
Compras Cadastrar Local de Entrega 2 - Se necessário altere(2.1) ou exclua(2.2) a localidade abaixo, caso não exista a localidade pesquisada, clique no botão novo(2.3). 2.3 2.1 2.2 3 Ao clicar em novo(passo 2.3), o sistema abrirá a tela abaixo onde deverá ser preenchidos os campos e para finalizar deve ser clicado em cadastrar(3.1). 3.1
Compras Cadastrar Local de Entrega 3.2 Ao cadastrar a localidade(passo 3.1), o sistema emitirá o aviso que a operação foi realizada com sucesso. Caso seja necessário repita os passos 1.1 e 1.2.
Módulo Compras Solicitar Compras
Compras Solicitar Compras 4 Clique em Solicitar Compras(4.1) para realizar uma solicitação de compras. 4.1 5 Localize a ata pelo número da ata(5.1), ou categoria(5.2), ou data de início(5.3) ou por data final(5.4), clique em consultar(5.5). 5.1 5.3 5.4 5.5 5.2
Compras Solicitar Compras 6 Ao localizar a ata, clique em Selecionar. 6
Compras Solicitar Compras 7.6 Passe o mouse sobre a Coluna Cod. Item para ver a descrição do mesmo. 7.6 7.7 Verifique o saldo disponível(7.7.1) em seguida preencha o campo quantidade(7.7.2) e clique em Cadastrar(7.7.3). 7.7.3 7.7.1 7.7.2
Compras Solicitar Compras 7.8 Verifique agora o Saldo Disponível(Passo 7.7.1) e a Quantidade Pendente(7.8.1), Após a efetivação será zerado esse campo. 7.8.1
Módulo Compras Gerar Ordem de Compras
Compras Gerar Ordem de Compras 8 Após a solicitação, deve-se gerar a ordem de compra no menu Gerar Ordem de Compra. Faça a busca preenchendo os campos Número da Ata(8.1), Categoria(8.2), Data de Início(8.3) e Data Final(8.4), no término clique em Consultar(8.5). 8.1 8.3 8.4 8.5 8 8.2
Compras Gerar Ordem de Compras 8.5 Ao realizar a consulta(passo 8.4), o sistema mostrará o resultado logo abaixo, onde deverá ser clicado na opção Gerar. 8.5
Compras Gerar Ordem de Compras 8.6 Selecione o Fornecedor(8.6) do item e o Local de Entrega(8.7), em seguida será apresentado o(s) item(ns) onde deverá ser marcado(8.8) e no término clicar em Gerar(8.9). 8.7 8.9 8.6 8.8
Compras Gerar Ordem de Compras 9 A ordem de compras foi gerada, porém a mesma encontra-se no Status ANÁLISE. Após vinculação da OC ao Contrato ou Despesa sem Instrumento Contratual com IG do tipo Registro de Preço no SACC, será alterado o status da OC para LIBERADA podendo ser emitida no SRP.
Compras Gerar Ordem de Compras 10 Repita os passos 8, 8.1,8.2,8.3 e 8.4 para localizar a ata. Após localizar clique no botão Visualizar / Emitir /Cancelar. 10
Compras Gerar Ordem de Compras 11 Veja as possíveis situações (Analise, Cancelado, Liberado e Emitido) das ordens de compras. Após a liberação no SACC a mesma irá para o status Liberado. 12 11 12 Lembramos que o cancelamento da OC por esta tela só será possível caso a mesma esteja no Status ANALISE. Caso esteja LIBERADO ou EMITIDO só será possível efetuar o cancelamento através de solicitação via e-mail ao atendimento@seplag.ce.gov.br, constando o numero do SIC do Contrato ou Despesa com IG do tipo Registro de Preço ao qual foi vinculado desde que não possua parcela solicitada, nesse caso será necessária a anulação e ser zerado o valor da parcela no SIAP, também executada via Atendimento/SEPLAG.
Compras Gerar Ordem de Compras 12 Uma vez no status Liberado, clique em Emitir(12.1) para emissão da ordem de compras. Atenção: Ao clicar no botão emitir, o sistema abrirá a ordem de compra final, onde deverá ser impressa e encaminhada para as devidas assinaturas. 13 13 Para imprimir posteriormente a ordem, clique sobre o número da ordem. 12 12.1
Compras Gerar Ordem de Compras 14 Para cancelar a ordem de compras, clique no botão Cancelar. 14 14.1 Informe o motivo pelo qual a ordem de compra está sendo cancelada em seguida clique em Confirmar(14.2). 14.1 14.2
Módulo Compras Cancelar Compras
Compras Cancelar Compras 1 Durante a elaboração da OC é possível efetuar o cancelamento de um item da mesma. Para executar essa operação clique em Cancelar Compras, em seguida faça a busca preenchendo os campos Número da Ata(1.1), Categoria(1.2), Data de Início(1.3) e Data Final(1.4), no término clique em Consultar(1.5). 1.1 1.3 1.4 1 1.5 1.2
Compras Cancelar Compras 2 Após realizar a busca, clique em Selecionar. 2
Compras Cancelar Compras 3 Ao localizar a compra que deverá ser cancelada, clique em Cancelar. 3
Compras Cancelar Compras 4 Informe a quantidade a ser cancelada no campo Qtd para cancelar, em seguida clique em Confirmar(4.1). 4 4.1
Módulo Compras Efetivar Compras
Compras Efetivar Compras 1 Para efetivar uma ordem de compras, clique em Efetivar Compras, em seguida faça a busca preenchendo os campos Número da Ata(1.1), Categoria(1.2), Data de Início(1.3) e Data Final(1.4), no término clique em Consultar(1.5). 1.1 1.3 1.4 1.5 1 1.2
Compras Efetivar Compras 2 Ao realizar a busca, identifique a ata e clique em Selecionar. 2
Compras Efetivar Compras 3 Identifique a ordem que deseja efetivar e clique em efetivar. 3
Compras Efetivar Compras 4 Preencha os campos Nota Fiscal(4.1), Qtd para Efetivar(4.2) e Data de Recebimento(4.3), em seguida clique em Confirmar(4.4). 4.2 4.4 4.1 4.3
Módulo Remanejamento
Módulo Remanejamento Cadastrar Solicitação
Remanejamento Cadastrar Solicitação Módulo destinado à solicitação de remanejamento junto aos Gestores das Atas, que serão encaminhadas às entidades possuidoras de saldo, podendo estas atender ou não às solicitações encaminhadas. 1 - Vamos começar efetuando o cadastro de uma solicitação de remanejamento de um item que minha entidade necessita, clique em Cadastrar Solicitação. 1
Remanejamento Cadastrar Solicitação 2 Faça a busca preenchendo os campos Número da Ata(2.1), Categoria(2.2), Data de Início(2.3) e Data Final(2.4), no término clique em Consultar(2.5). 2.1 2.3 2.4 2.5 2.2
Remanejamento Cadastrar Solicitação 3 Ao realizar a busca, identifique a ata e clique em Selecionar. 3
Remanejamento Cadastrar Solicitação 4 Será exibida a relação dos itens disponíveis na Ata para solicitação, para saber a descrição do item, passe o mouse sobre o Cod. Item. 4
Remanejamento Cadastrar Solicitação 5 Digite a quantidade desejada no campo quantidade e em seguida clique em cadastrar(5.1). 5.1 5
Remanejamento Cadastrar Solicitação 6 Após clicar em cadastrar(passo 5.1), o sistema exibirá a mensagem(6.1) confirmando o cadastramento da solicitação. 6.1 Aguarde a mensagem via e-mail informando se a solicitação foi atendida ou não. 7 Gravada essa solicitação, ela será visualizada pelo Gestor da Ata que procederá o envio de pedido de liberação de saldo para as entidades que poderão atender total, parcial ou negar a solicitação.
Módulo Remanejamento Autorizar Remanejamento
Remanejamento Autorizar Remanejamento 1 Agora vamos atender a autorização de um remanejamento solicitado pelo Gestor da Ata a pedido de outra entidade, lembrando que poderei atender total, lançando a quantidade solicitada, parcial, lançando parte do solicitado, ou negar a solicitação, lançando zero. 1
Remanejamento Autorizar Remanejamento 2 Ao clicar no menu Autorizar Remanejamento(Passo 1), será exibido as informações dos itens solicitados para a dedução do seu saldo, digite a quantidade a remanejar e clique em Cadastrar(2.1). 2 2.1 3 Em seguida será exibida a tela confirmando o cadastramento. 3
Relatórios
Relatórios 1 Selecione o relatório no menu relatório, ao selecionar preencha os campos necessários em seguida clique em consultar, selecione o formato que o relatório será gerado(pdf, Doc ou Xls).