Funcionalidades transversais (M.1.01.6) ( Novidades) Conteúdo Acesso - Permissões... 2 A segurança da informação no DOCbase... 2 Cópias de segurança... 2 Histórico de alterações da informação... 2 Área do utilizador... 2 Agendamento... 2 Alertas interactivos... 3 Assinatura do acto clínico... 3 Assinaturas múltiplas... 3 Janela de selecção do profissional... 3 Reabertura de um acto clínico... 3 Árvores dicotómicas... 4 Barra lateral direita... 4 Dicionários e textos pré-definidos... 4 Documentos e imagens... 5 Inserção... 5 Visualização/Edição... 5 Área de transferência... 5 Reciclagem... 5 Funcionalidades de ordenação, filtro e pesquisa nas tabelas do DOCbase... 5 Marcadores... 6 Notas anexas / notas confidenciais... 6 Questionários... 6 Tarefas... 6 1
Acesso - Permissões As permissões de acesso são definidas por especialidade e perfil de utilizador. O DOCbase tem seis tipos de perfis com acessos e permissões diferentes: Administrador, Médico, Enfermeiro, Técnico, Administrativo e Gestor. As permissões de acesso à informação administrativa, clínica e de gestão estão configuradas por Especialidade, isto é, cada Médico, Enfermeiro ou Técnico tem de estar configurado como pertencente a uma ou mais especialidades. O mesmo acontece com o Administrativo (sem acesso a informação clínica) e com o Gestor (pode ser médico, enfermeiro ou técnico e tem acesso a algumas configurações específicas da Especialidade ex: configuração de tabelas ou correcção de dados incompletos em registo histórico) A segurança da informação no DOCbase Cópias de segurança Deve fazer periodicamente cópias de segurança da base de dados de modo a prevenir perda de informação em caso de problemas de hardware. Na barra de menu / Manutenção encontra a opção de cópias de segurança. Na janela a que acede deve escolher uma pasta de destino e fazer a cópia pretendida. A reposição de uma cópia deve ser feita com apoio da Mobilwave Histórico de alterações da informação O DOCbase dispõe de um sistema interno de tabelas que regista todas as operações feitas na base de dados (qual, quem e quando) Área do utilizador Na barra superior, em Utilitários, encontra o botão de acesso à sua área de registos onde, entre outras configurações, pode escolher o tema do seu ambiente de trabalho ( ), verificar os documentos (fotos) que classificou com estrelas (os seus preferidos), guardar documentos de referência pessoal, definir os actos clínicos que se podem agendar para si, e outras funcionalidades (mais detalhe no Manual Menu Utilitários) Agendamento ( ) Uma nova funcionalidade do DOCbase está nas opções possíveis em cada estado do acto clínico serem previamente definidas e a opção mais frequente ser a que aparece em primeiro lugar. Assim, por exemplo no agendamento, se o estado do acto clínico é Agendado a opção que aparece em primeiro lugar é Admitir passando o estado a Sala de Espera. Do mesmo modo no encerramento do acto clínico passaram a estar presentes apenas as opções contextualizadas. O estado em que o acto clínico está aparece no cabeçalho (1) e existe sempre a possibilidade de manter esse estado. (2) Com estas novas funcionalidades podem ser criados diferentes fluxos para diferentes situações sendo a configuração feita a nível de Designação de Agendamento (ex: Colonoscopia total com apoio de anestesia). Dois exemplos: - Passagem pela Admissão para preparação para exame e pelo Recobro em exames com apoio anestésico - Envio do doente para um acto técnico ou de enfermagem sem encerrar o acto clínico e retomálo após a chegada de resultados. 2
Alertas interactivos Existem diferentes situações em que aparecem alertas no canto inferior direito do ecrã, a saber: - Alergias e intolerâncias registadas - Destaques/Alertas de protocolos quando escritos no campo próprio (ex. anestesia, consulta da dor, etc.) - Alguns Marcadores (ver abaixo) - Algumas situações de campos não preenchidos assinalados como importantes Os alertas podem ser configurados para aparecerem em diferentes acções (login, abertura de ficha de um doente, abertura de um acto clínico, etc) Assinatura do acto clínico Em alguns actos clínicos, normalmente executados apenas por um utilizador (ex. consultas), a assinatura é automática e não visível, correspondendo sempre ao Utilizador em causa. Noutros, em que é frequente uma equipa (ex. exames) existe uma caixa de assinaturas onde é possível introduzir o nome dos diferentes executantes e respectivas funções e/ou especialidades. Por omissão aparece sempre o nome do Utilizador para quem estava agendado o acto clínico no momento da execução. Assinaturas múltiplas Para inserir um novo profissional de saúde carregue no botão [ ] da nova linha para acesso à selecção de nomes (ver abaixo). A cada profissional de saúde pode ser atribuída uma função. A lista de funções é contextualizada com o respectivo acto clínico (configurável). O botão no canto inferior esquerdo desta secção permite carregar automaticamente todos os nomes e funções introduzidas no acto clínico imediatamente anterior, facilitando assim o preenchimento num dia de trabalho em que é sempre a mesma equipa a funcionar. Para apagar uma linha use o botão direito do rato (não á possível apagar o 1º executante dado existir uma ligação com o agendamento). Janela de selecção do profissional Na selecção do profissional existem 2 campos de pesquisa que funcionam como filtros aos nomes listados. A lista do campo especialidade é a que foi definida no assistente de configuração em Assinaturas do acto clínico. A lista de Tipo refere-se aos tipos de profissionais definidos internamente no DOCbase. A pesquisa com parte do nome facilita a escolha. Notar que os Enfermeiros e Técnicos também estão associados a uma especialidade. Assim para acesso aos Enfermeiros que trabalham na especialidade escolhida, deve seleccionar a Especialidade, o Tipo (Enfermeiro) e carregar em Pesquisar. Caso não encontre o nome pretendido, pode associá-lo na gestão de utilizadores. Reabertura de um acto clínico A possibilidade de reabertura de um acto clínico já encerrado é definida na altura da configuração inicial do DOCbase. Para permitir inserção/correcção de dados o DOCbase disponibiliza um botão na base esquerda da ficha que permite uma ou mais opções: - Adicionar-me aos intervenientes do AC permite associar o utilizador às assinaturas e assim editar dados. - Assinaturas consultar as assinaturas do acto clínico - Editar como gestor acessível apenas neste perfil. Útil especialmente a corrigir/completar dados inseridos. Notar que qualquer destas acções ficam sempre registadas em histórico quem fez o quê e quando. 3
Árvores dicotómicas Em todas as árvores dicotómicas é possível pesquisar rapidamente, escrevendo apenas parte da palavra no campo Designação. Para facilitar a pesquisa dos items usados mais frequentemente existem 2 conceitos importantes nas árvores dicotómicas: - Predefinidos conjunto de items mais frequentes por acto clínico - Favoritos conjunto de items mais frequentes por utilizador Existem árvores com um ou com o outro, mas não com os dois. A forma de inserir ou retirar items destes grupos funciona sempre da mesma maneira, carregando com o botão direito do rato sobre o respectivo item. Barra lateral direita A barra lateral à direita do ecrã dá acesso a informação relativa ao agendamento e tarefas, histórico dos actos clínicos e dos documentos. Esta informação está dependente da área em que nos encontramos a trabalhar. Assim: Agendamento e tarefas mostra dados sobre o agendamento do dia e sobre as tarefas atribuídas ao utilizador. Esta listagem permite um acesso directo (botão direito do rato) Histórico área em que aparece a sequência de actos clínicos realizados com as respectivas notas clínicas, procedimentos, prescrição, etc. Por omissão aparecem apenas os dados referentes à especialidade do utilizador mas no campo existente no cabeçalho podem ser feitos diferentes filtros. No cabeçalho de cada acto clínico podem existir ou dois icons que dão acesso directo ao relatório e ao acto clínico respectivo. Documentos mostra os documentos (ex. fotos) arquivados nos actos clínicos do histórico. Não só permite rápida visualização de histórico como, caso seja útil, cópia de foto anterior para relatório actual com objectivo de comparação (copiar & colar). Dicionários e textos pré-definidos A barra de ferramentas dos campos de texto livre foi melhorada no funcionamento geral e nas potencialidades de escrita. Tem acesso aos textos predefinidos através do respectivo botão na barra de ferramentas dos campos de texto ou através da mesma opção que aparece no menu de contexto (botão direito do rato) em todos os campos de texto longo ou curto. ( ) Na imagem ao lado mostram-se 2 janelas sobrepostas: por baixo a que aparece para se escolher o texto predefinido e por cima a de edição ou construção de novo texto. Ao escolher um texto predefinido este aparece na área (1) e na área (2). Esta última vai acumulando textos seleccionados construindo o final que passará para o campo de texto com o Confirmar. Na janela de construção de novo texto predefinido encontram-se os seguintes campos: Designação (3) onde se insere o nome do novo texto; pode defini-lo como só aparecendo para si (4) e dar-lhe uma ordenação com que aparece na árvore dicotómica de escolha na janela anterior (5). A construção do texto (6) pode ser feita incluindo campos de contexto (9) (experimente para ver o resultado e caso se pretendam novos campos de contexto informe a MW). Caso preencha o campo Abreviatura (7), sempre que escrever no editor essa abreviatura e carregar na tecla Enter ou Espaço o editor vai substitui-la pelo texto completo (6), se pretender manter a abreviatura em vez do texto completo, basta escolher a opção Anular 4
ou carregar nas teclas Ctrl+z. Todos os textos predefinidos podem ser organizados em pastas como acontece em todas as árvores dicotómicas. Documentos e imagens Inserção O DOCbase tem múltiplos formulários de actos clínicos com uma secção onde se podem associar documentos em múltiplos formatos (imagem, pdf, office, etc). Em cada uma dessas secções encontra 4 opções: - Capturar usado se existir um dispositivo ligado de captura de imagem/vídeo (placa de vídeo, webcam). Abre uma janela de captura com os comandos necessários à captura de foto ou vídeo. Tem mais informação no Manual Imagem e documentos anexos no DOCbase. que seleccionará automaticamente uma webcam que esteja ligada (esta opção está disponível apenas para algumas especialidades médicas) - Adicionar ficheiro (o tamanho máximo importável de um ficheiro está configurado no seu DOCbase) ou Modelo (se tiver necessidade de novos modelos contacte-nos) - Seleccionar scanner e Digitalizar - Editar - Apagar (ver nova funcionalidade Reciclagem). Visualização/Edição A barra de ferramentas de anotação de imagens foi melhorada e inclui agora também a funcionalidade de selecção e corte. Outra funcionalidade que pode ser muito útil é a selecção de várias imagens (em conjunto com a tecla Ctrl), cortar e largar, noutra ficha, quando se capturaram imagens de um exame na ficha errada. Área de transferência Os administrativos não têm acesso, por definição, aos locais de registo de dados clínicos (com algumas excepções configuráveis). Muitas vezes é útil serem eles a inserir, digitalizando, um documento trazido do exterior. Podem sempre colocar esse documento na Ficha Pessoal /Documentos sendo depois o médico a coloca-lo na pasta certa através de acesso a Importar / da Ficha administrativa. Reciclagem ( ) Se apagar um documento sem querer e o quiser recuperar tem-no agora disponível na Reciclagem (botão direito do rato sobre a área de inserção de documentos) até ser encerrado o acto clínico. Funcionalidades de ordenação, filtro e pesquisa nas tabelas do DOCbase Todas as tabelas do DOCbase têm as seguintes funcionalidades: - Ordenação - carregando no cabeçalho da coluna a ordenar - Filtro - carregando no funil do cabeçalho da respectiva coluna - Agrupamento - deslocando (drag&drop) o cabeçalho da coluna para a área cinzenta acima desta. - Ctrl-F com este atalho, em muitas tabelas ao longo do DOCbae, tem a possibilidade de procurar um qualquer fragmento de texto que, ao ser encontrado, fica assinalado. 5
Marcadores Na secção de Utilitários encontra uma área onde pode marcar, por diversas razões, uma determinada ficha. Marcando as fichas tem a possibilidade de seleccionar grupos nas Pesquisas do DOCbase Escolhendo os Tipos de marcadores relacionados com a Abertura de Ficha está a criar um Alerta que aparece no canto inferior esquerdo do ecrã sempre que se acede a essa ficha servindo alerta para si. assim de recado para outros ou de Notas anexas / notas confidenciais Em todos os actos clínicos existe no rodapé da janela, a possibilidade de inserir Notas anexas que são úteis quer para registo de dados que não interessam ao relatório de exame, quer para notas posteriores ao exame quando o DOCbase está configurado para não permitir alterações do histórico. É também nesta janela que pode introduzir notas confidenciais, só visíveis por si no histórico. Apenas o próprio pode editar ou apagar uma nota já introduzida. Podem visualizar-se todas as notas anteriores desde que pertencentes ao mesmo tipo de acto clínico. Sempre que existem notas anexas inseridas (mesmo antigas) o botão fica de cor diferente para chamar a atenção. Exemplos de utilidade: Exame difícil por qualquer razão ou comportamento pouco comum do paciente durante o mesmo. Não sai no relatório mas mesmo que o paciente venha fazer uma repetição anos mais tarde, o profissional de saúde é sempre avisado de que existem notas anteriores Num exame não finalizado porque tem de passar por mais de um profissional de saúde, estas notas podem funcionar como meio de comunicação exterior ao relatório Questionários Uma das novas funcionalidades do DOCbase é a possibilidade de dispor de questionários específicos acessíveis a partir de qualquer acto clínico. Essa secção encontra-se no menu lateral e sempre que um questionário é preenchido fica guardado quem o fez e quando (ex: questionário pré ou pós-exame, questionário de satisfação) Tarefas O acesso às tarefas pode ser feito através: do separador existente no Agendamento do dia 6
do icon de tarefas existente na ficha de cada pessoa (por baixo da fotografia) a partir da listagem na barra lateral direita do ecrã do atalho Ctrl-T (nova tarefa) que caso seja chamado a partir da ficha de uma pessoa referencia automaticamente a essa pessoa. Na barra lateral direita as Tarefas passaram a estar acessíveis também aos Administrativos ( ) As tarefas podem, em certos aspectos, serem usadas também como uma forma de envio de mensagens entre utilizadores dado ser possível atribuir uma tarefa a outro utilizador e existir um mecanismo de actualização periódica da listagem. 7