FSB
ÍNDICE 1. ABRANGÊNCIA... 2 2. OBJETIVO... 2 3. DEFINIÇÕES GERAIS... 2 3.1. Solicitações de adiantamento, passagens aéreas e reservas de hotéis... 2 3.2. Aquisição, cancelamento e não utilização de passagens aéreas... 3 3.3. Solicitação de reserva de hospedagem (em viagem nacional e internacional)... 3 3.4. Deslocamento com o próprio veículo... 4 3.5. Outras despesas de viagens passíveis de reembolsos... 4 4. PAPÉIS E RESPONSABILIDADES... 5 5. DISPOSIÇAO FINAL... 6 2
1. ABRANGÊNCIA Esta Política de Viagem abrange os profissionais ou prestadores de serviços da empresa, tanto em viagem nacional quanto internacional. 2. OBJETIVO Definir diretrizes gerais para viagens a trabalho de todos os profissionais da FSB, em todas as unidades. 3. DEFINIÇÕES GERAIS 3.1. Solicitações de adiantamentos, passagens aéreas e reservas de hotéis As solicitações de adiantamentos, hospedagens, passagens aéreas e vouchers de táxis devem ser realizadas com uma semana de antecedência. As solicitações de hospedagem e passagens aéreas devem ser feitas via sistema da agência parceira. O prazo mínimo para emissões e solicitações fora da programação será de 24 horas. Estas serão submetidas à aprovação da Gerência Financeira, salvo as devidas exceções. Todas as solicitações CUSTO FSB devem ser devidamente justificadas e submetidas à aprovação da Gerência Financeira. Todos os deslocamentos aéreos devem ser comprovados mediante a apresentação dos cartões de embarque. Em situações de perda dos comprovantes o profissional deverá dirigir-se à companhia aérea e solicitar uma declaração de embarque. O valor do adiantamento será de, no máximo, de R$ 200,00 por dia, para despesas do tipo reembolsável (ver item 3.5); válido para o território nacional. O adiantamento para viagem internacional será avaliado caso a caso pela Gerência Financeira. Se não ocorrer o adiantamento e as despesas realizadas forem pagas pelo profissional, este terá direito ao reembolso apresentando a documentação exigida (formulário de reembolso, juntamente com os documentos fiscais). A apresentação de todos os documentos de comprovação deverá ser realizada no prazo máximo de 15 dias (para destinos nacionais) e 30 dias (para destinos internacionais) após a data de conclusão da viagem. Novos adiantamentos só serão liberados aos profissionais em dia com a prestação de contas. Nos casos de viagens em que os clientes e/ou prospects sejam os responsáveis pelos pagamentos das despesas, ou nas que ocorram reembolsos, o profissional FSB deve estar atento às regras estabelecidas pelos mesmos. 2
3.2. Aquisição, cancelamento e não utilização de passagens aéreas: Todas as aquisições de passagens áreas devem ser realizadas através da agência de viagem parceira da FSB Comunicações. Atualmente: DSB Viagens e Turismo. O profissional deverá, preferencialmente, optar pelos voos mais baratos. Passagens que incluem trechos de ida e volta até R$ 900,00 têm aprovação automática; os trechos que ultrapassarem este valor dependem da aprovação da Gerência Financeira. Remarcações de voos devem ser realizadas no guichê da companhia aérea, no aeroporto. Através da agência de viagem, apenas com justificativa e aprovação prévia da Gerência Financeira. Caso seja do interesse do profissional alterar o horário e data por motivos pessoais, o mesmo deverá arcar com os custos decorrentes da remarcação como multas, taxas extras e diferenças de tarifas. Todos os cancelamentos devem ser comunicados em até quatro horas antes da decolagem do voo. O cumprimento deste prazo é essencial para solicitar à agência de viagem o devido crédito das passagens não utilizadas que poderão, futuramente, ser usadas pelo mesmo profissional. 3.3. Solicitação de reserva de hospedagem (em viagem nacional e internacional) O padrão de hospedagem em hotéis executivos, equivalente a três ou quatro estrelas. As hospedagens devem ocorrer na categoria Standard. Abaixo apresentamos hotéis recomendados pela FSB Comunicações e suas adequações: Cidade Hotel Perfil Rio de Janeiro Hotel Everest sócios e diretores (Ipanema) Mar Ipanema gerentes e atendimento em geral Rio de Janeiro Novotel Santos Dumont sócios e diretores (Centro) Atlântico Bussines gerentes e atendimento em geral São Paulo Meliá Jardim Europa sócios e diretores Meliá Jesuino Arruda gerentes e atendimento em geral Belo Horizonte Liberty sócios e diretores, gerentes e atendimento em geral Brasília Meliá Brasil 21 e Tryp Brasil sócios e diretores Naoum Express gerentes e atendimento em geral Tabela 1: redes de hotéis recomendados. Todas as reservas de hospedagens devem obedecer ao critério de cotação com a melhor adequação de custo x benefício, prevalecendo sempre preferência às redes hoteleiras recomendadas. Diárias acima de R$ 500,00 devem ser aprovadas pela Gerência Financeira. 3
O faturamento de despesas extras no hotel é permitido apenas para os sócios majoritários. 3.4. Deslocamento com o próprio veículo Dependendo da localidade da viagem, o profissional poderá optar por utilizar como meio de transporte veiculo próprio. Nestes casos, o valor do reembolso será o equivalente a R$0,60 por km rodado. 3.5. Outras despesas de viagens passíveis de reembolsos Além das despesas com passagens e hospedagem, serão igualmente consideradas as seguintes despesas: Alimentação Refeições diárias com o valor máximo de R$ 40,00 por refeição. Despesas com produtos de frigobar e refeições realizadas no próprio hotel devem ser pagas pelo profissional no momento do check-out e incluídas no relatório de despesas para reembolso pela FSB Comunicações. A empresa não custeará bebidas alcoólicas em hipótese alguma. No caso de refeições realizadas com clientes ou prospects, a escolha do restaurante deverá ser adequada ao perfil do negócio e dos participantes do evento. Serão aceitos como comprovantes cupons / notas fiscais com todas as despesas discriminadas. Deslocamentos locais: Serão consideradas despesas de locomoção, em viagens, as despesas com táxi ou outros veículos. A empresa recomenda a utilização de táxis de cooperativas conveniadas, com vouchers disponíveis em todas as filiais da FSB Comunicações; salvo quando não disponível na localidade. Outras despesas Outras despesas decorrentes de viagens, desde que não sejam de natureza pessoal, entre elas: custo de ligações para clientes (exceto as realizadas com celular que possuem um procedimento próprio para reembolso), internet, despesas de representação, lavanderia (para viagens com mais de três dias de duração), pedágios e estacionamentos. 4
Observações Gerais: Qualquer tipo de despesa não especificada nesta Política deverá ser justificada e submetida à aprovação da Gerência Financeira. Não serão aceitos relatórios de viagens para reembolsos que não possuam cupons fiscais / notas fiscais com cada despesa discriminada. 4. PAPÉIS E RESPONSABILIDADES PROFISSIONAIS - Estar ciente da Política de Viagem da FSB Comunicações e cumpri-la na íntegra; - Informar-se sobre possíveis exigências de documentos, como vistos e vacinas, quando da programação da viagem. ÁREAS ADMINISTRATIVAS SOLICITANTES Cabe às secretárias, recepcionistas e assistentes administrativos responsáveis por solicitar viagens: - Orientar e organizar as viagens dos profissionais do núcleo e agir como multiplicadora dos procedimentos vigentes; - Solicitar as passagens, hospedagens e adiantamentos obedecendo aos prazos estabelecidos; - Efetuar a prestação de contas de viagens e conferência da documentação pertinente, dentro dos prazos estabelecidos. ADMINISTRAÇÃO / FINANÇAS (unidade Rio de Janeiro) - Conferir os relatórios e bloquear o processo quando detectar alguma não conformidade à Política de Viagem e/ou procedimentos (reembolso, prestação de contas, adiantamentos). Solicitar à área responsável pela solicitação que sane a questão; - Submeter à aprovação quando necessário; - Dar o suporte necessário para organizar as viagens dos profissionais, garantindo os melhores serviços e custos compatíveis com o mercado. 5
GESTORES / DIRETORES / SÓCIOS - Analisar as justificativas de viagens dos profissionais e incentivar o uso de videoconferências sempre que for viável para minimizar custos decorrentes de deslocamentos; GERÊNCIA FINANCEIRA - Analisar e aprovar as viagens e os custos envolvidos; - Responsáveis pela aprovação: Magno Trindade, André Duarte e Otávio Ventura. 5. DISPOSIÇAO FINAL - Casos omissos nesta Política serão tratados individualmente. 6