Tipo de Documento PROCEDIMENTO Título do Documento Procedimento de Comercialização de Fios Número e Versão do Documento Fase Elaborado por PRO/CML-0016 - V.7 Vigente Patricia Lopes Aquino Área Relacionada Departamento Comercial de Fibras Processos Comercialização Produção e expedição de fios de algodão e Mistos 01. OBJETIVO Cópia Não-Controlada Esta norma visa orientar o Departamento Comercial e a Indústria de Fios no processo de Comercialização de Fios. 02. CAMPO DE APLICAÇÃO Esta norma aplica-se ao Departamento Comercial de Fibras, a Indústria de Fios e ao Departamento Financeiro. Nível Organizacional Treinamento Sensibilização Superintendência Administrativa e Financeira e Recomendado Comercial e Industrial Gerentes de Departamento Coordenadores e Supervisores Recomendado Recomendado Analistas de Crédito, Assistentes Comerciais e Obrigatório Assistentes Comércio Exterior Administrativos Obrigatório Operacionais 03. RESPONSABILIDADE E AUTORIDADE Atividade GCM CC/AC AA GI S SCC SCE AIF EIF Estabelecer contato com o cliente A/R R R Analisar criticamente os requisitos dos clientes, estoque, produção e entrega Negociar com o cliente A/R R Elaborar contrato de fechamento de negócio 04. FLUXOGRAMA A/R R R A/R R A/R R R Gerar CN (Confirmação Negócio) A/R R R Efetuar análise financeira A/R Efetuar análise financeira para exportação A/R Elaborar a Sales Confirmation A/R R R Gerar CN Exportação (Confirmação Negócio) A/R Cancelar venda A/R R R A/R Faturar e embarcar A/R R R R
05. DESCRIÇÃO DO PROCESSO 5.1 - ESTABELECER CONTATO COM O CLIENTE Este primeiro contato é feito pelo Departamento Comercial, diretamente ou através de representantes comerciais, e tem o intuito de verificar as necessidades dos Clientes, identificando os requisitos necessários para melhor atendê-los. Caso o Cliente solicite o desenvolvimento de um novo produto ou alteração em algum produto já fabricado, as informações são repassadas ao departamento técnico, que irá analisar a viabilidade de validação do produto solicitado, conforme PRO/IDF- 0008 - Procedimento de Desenvolvimento de Novos Produtos. 5.2 - ANALISAR CRITICAMENTE OS REQUISITOS DOS CLIENTES, ESTOQUE, CAPACIDADE PRODUTIVA E CAPACIDADE DE ENTREGA O Departamento Comercial analisa criticamente antes de consolidar uma negociação, os requisitos dos Clientes, o Estoque, a Capacidade Produtiva e a Capacidade de Entrega. As características dos fios são checadas através da consulta das Especificações Técnicas de Produtos, ou ainda, quando solicitado pelo Cliente, são enviadas amostras para validação dos fios. O estoque de fios de algodão e mistos é analisado utilizando-se o relatório Listagem da Produção por Período, que pode ser impresso através do sistema Telnet/cocamar, unidade 122, sistema CPF, módulo 35, aplicação 14. A análise da capacidade produtiva é realizada utilizando-se o relatório Resumo de Vendas com Estimativa de Produção, consultado através do sistema Cocamar CML, módulo 20, aplicação 18. A capacidade de entrega está assegurada através do controle da rotina de digitação dos pedidos, sendo o digitador avisado pelo sistema quando extrapolar esta capacidade. A disponibilidade pode ser consultada também pelo colaborador através do sistema Cocamar CML, módulo 38, aplicação 30. Caso a análise seja aprovada seguimos para a etapa de negociação, e caso não seja liberada chegamos ao fim do processo, sendo dado retorno ao Cliente. 5.3 - NEGOCIAR COM O CLIENTE Nesta etapa são definidos os termos de negociação (o tipo e a quantidade do produto, o preço e as condições de pagamento, a data e o tipo de entrega) com o Cliente, podendo ser feita diretamente pelo Departamento Comercial ou via Representante. Nota 1: Os representantes atuam por regiões préviamente determinadas, e as condições para as negociações são passadas pelo Departamento Comercial via telefone, fax ou internet. 5.4 - ELABORAR O CONTRATO DE FECHAMENTO DE NEGÓCIO Na venda direta, ou seja, feita pelo departamento comercial, é emitido o formulário de Fechamento de Negócio - CML/F- 0013. Este é enviado ao Cliente com todos os detalhes anteriormente acertados. A intenção é registrar os termos da negociação, tendo o Cliente que retornar o formulário assinado afirmando que está de acordo. Não será necessário o retorno do formulário assinado quando o cliente enviar ordem de compra e ou e-mail informando as características de sua compra. Na venda feita por representantes, temos dois processos: a) através do formulário Pedido - CML/F-0014; o representante envia o mesmo para a Cocamar com todos os detalhes acertados com o Cliente; b) através da Internet; o representante acessa o endereço eletrônico http://sunweb.cocamar.com.br e digita o pedido. Nota 2: Caso algum pedido digitado por representantes na Internet não esteja de acordo com as condições previamente autorizadas pelo Departamento Comercial, gera-se uma anomalia. Esta anomalia deve ser analisada pelo Departamento Comercial no Portal Cocamar, 101 Administração Central, CML Controles Comercialização, 80 Pedido, 10 Pedidos com anomalia. Caso as condições do pedido em anomalia seja autorizado, o pedido deverá ser liberado no sistema, seguindo o processo. Se o pedido em anomalia não for liberado, ele é cancelado e o representante é avisado. 5.5 - GERAR A CONFIRMAÇÃO DE NEGÓCIO - CN Para as vendas no mercado interno, depois de realizadas e liberadas as etapas anteriores do processo, o Departamento Comercial gera uma Confirmação de Negócio (CN). Esta confirmação de negócio é feita através do Telnet / sistema Cocamar CML / módulo 8 / aplicação 1. Nota 3: Para os pedidos digitados na internet pelos representantes: Sem anomalia - o próprio sistema de pedidos gera a confirmação do negócio. Com anomalia - depois de liberado, o sistema de pedidos gera a confirmação do negócio. 5.6 - EFETUAR A ANÁLISE FINANCEIRA Proceder conforme PRO/FIN-0002 - Procedimento para Concessão de Crédito aos Clientes de Fibras.
5.7 - EFETUAR A ANÁLISE FINANCEIRA PARA EXPORTAÇÃO A análise financeira para exportação é efetuada pelo departamento comercial antes de elaborar a sales confirmation. Caso a venda seja reprovada, o departamento comercial informará ao Cliente. 5.8 - ELABORAR A SALES CONFIRMATION Realizada a venda para o mercado externo, o departamento comercial emite duas vias do formulário Sales Confirmations - CML/F - 0015, onde estarão descritos todos os detalhes préviamente acertados. Uma das vias é enviada por fax ao Cliente que deve assinar e retornar para a Cocamar e a outra via é encaminhada ao departamento de exportação que irá dar andamento na documentação para exportar. 5.9 - GERAR A CONFIRMAÇÃO DE NEGÓCIO - CN (EXPORTAÇÃO) Após o recebimento da Sales Confirmation do departamento comercial, o departamento de exportação emitirá a Confirmação de Negócio (CN) para o mercado externo. Esta confirmação de negócio é feita através do Telnet / sistema Cocamar CML / módulo 8 / aplicação 2. 5.10 - CANCELAR VENDA Para vendas no mercado interno, se a confirmação de negócio for reprovada pelo departamento financeiro (setor de crédito e cobrança), a mesma deve ser cancelada pelo departamento comercial no sistema Cocamar CML, módulo 12, aplicação 1 ou módulo 13, aplicação 3. 5.11 - FATURAR E EMBARCAR a) No mercado interno, após liberação para embarque e respectivo faturamento promovido pelo setor administrativo da indústria de fios, a carga será embarcada pelo setor de expedição. b) No mercado externo, após gerada a CN pelo departamento de exportação, o mesmo passará todas as instruções necessárias para o faturamento. O setor responsável por efetuar o faturamento para o mercado externo é o administrativo da indústria de fios. Feito o faturamento, o departamento de exportação acompanhará o processo de embarque dos produtos. 06. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA Norma NBR ISO 9001:2008. 07. TERMOS E DEFINIÇÕES PRO: Procedimento Procedimento: Forma especificada de executar uma atividade ou um processo A: Autoridade R: Responsabilidade GCM: Gerência Comercial CC: Coordenador Comercial AC: Assistente Comercial AA: Auxiliar Administrativo GI: Gerência Industrial S: Supervisores SCC: Setor de Crédito de Clientes SCE: Setor de Comércio Exterior AIF: Administrativo Indústria de Fios EIF: Expedição Indústria de Fios ETP: Especificação Técnica de Produto Data Criação Em Vigência desde 20/09/2007 04/05/2010 Aprovado Em 03/05/2010 04/05/2011 Aprovador Elaine Lopes Xavier Leite Anexos CML/F-0013 - Fechamento de Negócio CML/F-0014 - Pedido
CML/F-0015 - Sales Confirmation Documentos Referenciados PRO/IDF-0008 - Procedimento de Desenvolvimento de Novos Produtos Registros Fechamento de Negócio - CML/F-0013 Pedido - CML/F-0014 Sales Confirmation - CML/F-0015 Arquivos Anexados PROCML0016.jpg