Monitoramento e Controle Frases O que não é mensurável, não é gerenciável. Peter Druker Roteiro 1. Processos de Controle 2. Relatório de Desempenho 3. Earned Value Management 4. Referências 1
Processo de Controle Processo: Controle do Cronograma Objetivo Consiste em monitorar os fatores que geram mudanças no cronograma, registrar as alterações e gerenciar as mudanças reais, quando e como elas ocorrem Estrutura do Controle de Cronograma Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas 1. Cronograma do projeto 2. Relatórios de desempenho 3. Solicitações de mudança 4. Plano de gerenciamento dos cronograma 1. Sistema de controle de mudanças 2. Medições de desempenho 3. Planejamento adicional 4. Ferramentas computacionais 5. Análise de variações 1. Atualização de cronograma 2. Ações corretivas 3. Lições aprendidas 2
Objetivos: Processo: Controle do Custo Monitorar o desempenho de custos para detectar e entender variações do planejado Atuar de forma a manter os custos dentro de limites aceitáveis; Informar mudanças apropriadamente aos stakeholders Estrutura do Controle de Cronograma Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas 1. Baseline de custo 2. Relatórios de desempenho 3. Solicitações de mudança 4. Plano de gerenciamento dos custos 1. Sistema de controle de mudanças 2. Medições de desempenho 3. Planejamento adicional 4. Ferramentas computacionais 5. EVM 1. Revisão estimativas de custo 2. Atualização Orçamento 3. Ações corretivas 4. Estimativa de conclusão 5. Lições aprendidas Relatório de Desempenho 3
Processo: Relato do Desempenho Objetivos: Coletar e disseminar informações de desempenho para fornecer informações sobre a utilização dos recursos para alcançar os objetivos do projeto. Inclui: Processo do Relato Relatórios de status: Descrição da posição atual do projeto Relatório de progresso: Descrição do progresso obtido Previsões: Predição da situação futura e do progresso do projeto Estrutura do Relato do Desempenho Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas 1. Plano do projeto 2. Resultados do trabalho 3. Outros registros do projeto 1. Revisões de desempenho 2. Análise de variação 3. Análise de tendência 4. EVM 5. Ferramentas e técnicas para distribuição da informação 1. Relatórios de desempenho 2. Solicitações de mudança 4
Relatórios de Desempenho Organizam e resumem as informações obtidas e apresentam resultados das análises Formato comum inclui: Diagramas de Gantt Curva S Histogramas de Recursos Comentários e dados pertinentes Critérios Medição de Avanço 1. Realizado: % executado de acordo com a métrica da atividade 2. Regra 0/100: 100% na conclusão da atividade 3. Regra 20/80: 20% no início e 80% na conclusão da atividade 4. Regra 50/50: 50% no início e 50% na conclusão da atividade Informações Utilizadas Custo planejado (orçado) para a data atual Custo real do trabalho realizado até a data Valor Agregado. Custo planejado do trabalho realizado até a data (Quanto vale o trabalho feito?) 5
Cronograma do Projeto Curva S - Planejado Atualização do Cronograma Realizado 6
Atualização Cronograma Valor Agregado Curva S Planejado e Agregado Curva S - Detalhe 7
SPI e Previsão de Conclusão Evolução do SPI Cronograma Custo Real 8
Curva S Planejado, Agregado e Real Curva S Detalhe CPI e Previsão de Custo Final 9
Quantidades da Análise Custo BCWS: Budgeted Cost of Work Scheduled Custo orçado para o trabalho programado ACWP: Actual Cost of Work Performed Custo real do trabalho realizado BCWP: Budgeted Cost of Work Performed Custo orçado para o trabalho realizado (Quanto vale o trabalho feito?) Quantidades da Análise Tempo STWP: Scheduled Time of Work Performed Tempo programado para o trabalho realizado ATWP: Actual Time of Work Performed Tempo real para executar o trabalho EVM- Informações Fundamentais Planned Value (PV): Custo Planejado Actual Cost (AC): Custo Real do Trabalho Realizado Earned Value (EV): Valor Agregado. Custo orçado para o trabalho realizado (Quanto vale o trabalho feito?) 11
Respostas Buscadas 1. Quanto trabalho deveria ter sido completado? 2. Quanto trabalho foi completado? 3. Quanto o trabalho completado e em processo custa? 4. Quanto o projeto completo deveria custar? 5. Quanto estimamos que o projeto vá custar? Budgeted Cost of Work Scheduled - BCWS Custo do trabalho orçado para uma atividade durante um determinado período de tempo PV 4.000,00 2.000,00 PV 0,00 Jun Jul Ago Set PV 1.500,00 1.750,00 2.300,00 3.000,00 Actual Cost of Work Performed ACWP Custo real dispendido para executar o trabalho durante determinado período de tempo 4.000,00 3.000,00 2.000,00 1.000,00 0,00 Jun Jul Ago Set PV 1.500,00 1.750,00 2.300,00 3.000,00 AC 2.000,00 2.500,00 PV AC 12
Budget Cost of Work Performed BCWP Custo orçado para o trabalho realizado Também conhecido como Earned Value (EV) Exemplo para uma atividade: Total orçado da atividade (BAC) = 1000 Avanço físico: 50% BCWP = 500 Earned Value (BCWP) Exemplo Gráfico 4.000,00 2.000,00 0,00 Jun Jul Ago Set PV 1.500,00 1.750,00 2.300,00 3.000,00 AC 2.000,00 2.500,00 EV 1.000,00 2.100,00 PV AC EV Cost Variance - CV Indica a variação dos custos em relação ao orçamento CV = EV AC Variações CV > 0 : custos reais inferiores aos orçados CV < 0 : custos reais superiores aos orçados 13
Exemplo CV Jun Jul Ago Set PV 1.500,00 1.750,00 2.300,00 3.000,00 AC 2.000,00 2.500,00 EV 1.000,00 2.100,00 CV (1.000,00) (400,00) Schedule Variance SV Indica variação da programação em relação ao planejado SV = EV PV Variações SV > 0 : prazo adiantado SV < 0 : prazo atrasado Exemplo CV e SV Jun Jul Ago Set PV 1.500,00 1.750,00 2.300,00 3.000,00 AC 2.000,00 2.500,00 EV 1.000,00 2.100,00 CV (1.000,00) (400,00) SV (500,00) 350,00 Variação negativa é um mau indicador 14
Time Variance TV Indica variação da tempo do projeto TV = STWP ATWP Variações TV > 0 : prazo adiantado TV < 0 : prazo atrasado Desvios em Relação ao Plano SV% = (SV/PV) x 100 CV% = (CV/EV) x 100 Jun Jul Ago Set PV 1.500,00 1.750,00 2.300,00 3.000,00 AC 2.000,00 2.500,00 EV 1.000,00 2.100,00 CV (1.000,00) (400,00) SV (500,00) 350,00 SV% -33% 20% CV% -100% -19% Cost Performance Index CPI Possibilita prever a ordem de grandeza de um possível aumento de custos BCWP CPI = ACWP Índice < 1 é indicador de problema 15
Exemplo CPI Jun Jul Ago Set PV 1.500,00 1.750,00 2.300,00 3.000,00 AC 2.000,00 2.500,00 EV 1.000,00 2.100,00 CV (1.000,00) (400,00) SV (500,00) 350,00 SV% -33% 20% CV% -100% -19% CPI 0,5 0,84 Cada $ 1 gasto produziu apenas $ 0,5 Schedule Performance Index CPI Fornece uma predição da data de conclusão do projeto BCWP SPI = BCWS Índice < 1 é indicador de problema Exemplo SPI Jun Jul Ago Set PV 1.500,00 1.750,00 2.300,00 3.000,00 AC 2.000,00 2.500,00 EV 1.000,00 2.100,00 CV (1.000,00) (400,00) SV (500,00) 350,00 SV% -33% 20% CV% -100% -19% SPI 0,67 1,2 Para cada dia planejado, o projeto realizou apenas 0,67 dias 16
Time Performance Index TPI Fornece uma predição da data de conclusão do projeto STWP TPI = ATWP Índice < 1 é indicador de problema Cost Schedule Performance Index CSI É possível um indicador estar desfavorável e o outro não. O CSI é uma medida da saúde geral do projeto TPI = ( CPI) x( SPI) Índice < 1 é indicador de problema Denominado Razão Crítica, por Meredith0 Estimação e Prognóstico Quantidades BAC: Budget at Completion ECT: Estimated Cost to Complete EAC: Estimate at Completion EAC = ECT + ACWP 17
Alternativas para Obtenção ECT Através do CPI acumulado até a data ( BAC BCWP) ECT = CPI Através do CSI acumulado até a data ( BAC BCWP) ECT = CPIxSPI Exemplo EAC BAC = $ 3.000 Jun Jul Ago Set PV 1.500,00 1.750,00 2.300,00 3.000,00 AC 2.000,00 2.500,00 EV 1.000,00 2.100,00 CV (1.000,00) (400,00) SV (500,00) 350,00 SV% -33% 20% CV% -100% -19% CPI 0,5 0,84 EAC 6.000,00 3.571,43 Exemplo Aplicado Earned Value Report: Apresenta as quantidades envolvidas no Earned Value Management e prediz os custos finais através das informações acumuladas até a data. Aplicação: 18
Earned Value Análise Abrangência Fonte: Practice Standard for EVM Referências 19
Bibliografia Recomendada Meredith, J. R. e Mantel Jr., S. J. (LTC) Administração de projetos: uma abordagem gerencial Kerzner, H. (J. Wiley) Project Management: a systems approach to planning, scheduling and controlling Fleming, Q. W. e Koppelman, J. M. Earned Value management, 1996 Endereços Úteis Sobre o PMI Project Management Institute www.pmi.org Sobre o IPMA International Project Man. Assoc. www.ipma.ch Sobre a ABGP Ass. Bras. de Gerenciamento Projetos http://www.abgp.org.br Prometric www.prometric.com 20