Desenvolvimento da Arquitectura Organizacional assente em competências organizacionais uma experiência
2001/2002 - Programa de Melhoria Contínua para o Ministério PMC/PDCA 4 Organismos SNRIPD CNPRP CDSSSS SSMTS 4 Processos reorganizados SGMTSS 5 Processos reorganizados
Reorganização de Processos na SG 2001 / 2002 Abordagem metodológica Racionalização de processos Observância dos critérios para certificação Redesenho e adaptação dos processos numa perspectiva de: Eficácia e eficiência da gestão Identificação de indicadores de performance Simplificação e desburocratização de procedimentos Satisfação dos clientes (internos e externos) Forma de selecção dos processos Diagnóstico efectuado por uma equipa de projecto Processos estruturantes e transversais Áreas críticas
Desenvolvimento da Arquitectura Organizacional assente em competências organizacionais Abordagem Metodológica Análise top-down Equipa de trabalho constituída por todos os responsáveis dos processos Diagnóstico efectuado por toda a organização Factores Críticos de Sucesso Dono da obra - direcção de topo Envolvimento de todos os responsáveis dos processos na modelização da organização Acompanhamento permanente, por parte da equipa da qualidade, da evolução dos indicadores para cada processo
Estratégia MTSS Missão/visão Objectivos Estruturantes t t Indicadores Metas Competências organizacionais/macro- Processos do MTSS
Competências organizacionais/macro- Processos do MTSS Estratégia SGMTSS Missão/visão Objectivos Estruturantes Indicadores Metas
Modelo de Contexto Externo do MTSS Stakeholders Estratégicos
Competências organizacionais de 1º nível do MTSS Modelo de Macro Processos de 1.º Nível
Objectivos e Indicadores Operacionais do MTSS ( )
Objectivos e Indicadores Operacionais do MTSS
Competências Organizacionais 1.º Nível por Unidade Orgânica
Competências organizacionais de 2º nível do MTSS onde a SG intervém
Modelo Virtual das Competências Organizacionais da SG Suporte MTSS Suporte SG Negócio MTSS
CO Planear e Controlar Gestão MTSS Funções da SG MTSS e Objectivos da CO MTSS Notas sobre Funções da SG MTSS no âmbito da CO Elaborar relatórios de gestão e execução orçamental da SG, dos gabinetes e outras entidades do ministério Elaborar orçamentos da SG, dos gabinetes e outras entidades do ministério Elaborar contas de gerência dasg SG, dos gabinetes e outras entidades do ministério Elaborar Plano de actividades, QUAR da SG Gerar informação agregada dos serviços do MTSS Objectivos CO MTSS 1. Melhorar eficiência 2. Garantir a satisfação dos clientes internos e externos do ministério 3. Assegurar o cumprimento do plano e orçamento do MTSS
Desdobramento das Competências Organizacionais da SG Planear e Controlar Gestão MTSS
CO Planear e Controlar Gestão MTSS Modelo de CO 2º Nível DSIQ DSGFP DSIQ
CO Planear e Controlar Gestão MTSS Objectivos e Indicadores Sub CO Objectivos Sub CO Indicadores Sub CO Unidade Existe? Elaborar Plano e Orçamento SG e Outros MTSS 1. Garantir a adequação do plano e orçamento à estratégia SG e Outros MTSS 1.1 Indice de adequação do plano e orçamento à estratégia SG e Outros MTSS (resulta da análise do cumprimento do plano e orçamento vs cumprimento das metas dos objectivos estruturantes e operacionais) Escala Não Controlar Execução Plano e 2. Assegurar uma monitorização 2.1 Desvio médio às metas de Orçamento SG e Outros MTSS eficaz dos objectivos todos os indicadores Gerar Informação Gestão MTSS 3. Assegurar uma monitorização eficaz do orçamento 4. Fornecer informação adequada e atempada sobre gestão MTSS 3.1 Desvio médio às metas de todos os indicadores do orçamento 4.1 Indice de satisfação dos clientes (atrasos, erros, pedidos de esclarecimento, devoluções,...) % Não % Não Escala Não
CO Planear e Controlar Gestão MTSS Actividades
CO Planear e Controlar Gestão MTSS Tarefas
Em Síntese Arquitectura organizacional Arquitectura de processos numa perspectiva estratégica DSGFP DSIQ DSIQ
CO 1º nível SGMTSS, Sub CO, Indicadores e Metas CO Gerir Colaboradores Objectivos da CO 1. Melhorar a 2. Melhorar a 3. Melhorar 4. Garantir a qualidade de eficiência na gestão serviço no âmbito dos colaboradores dos colaboradores adequação das competências dos colaboradores à estratégia do MTSS satisfação dos clientes internos do ministério Sub CO Objectivos Sub CO Indicadores Sub CO Unidade Seleccionar e Recrutar Colaboradores SG MTSS 1. Garantir satisfação dos pedidos de admissão de colaboradores 1.1 Colaboradores admitidos que cumprem o perfil solicitado 2. Satisfazer atempadamente os 2.1 Pedidos de admissão pedidos de admissão de colaboradores satisfeitos sem atraso % X X N.º X Processar Remunerações e Prestações MTSS Administrar Colaboradores MTSS 3. Processar as remunerações e prestações atempadamente 4. Processar correctamente as remunerações e prestações 5. Responder atempadamente às solicitações relativas à administração dos colaboradores 6. Responder correctamente às solicitações it relativas à administração i dos colaboradores 7. Enviar informação correcta para processamento de remunerações (inclui prémios) e prestações 8. Assegurar a satisfação dos colaboradores relativamente à informação e serviços prestados 3.1 Processamento (folhas) de remunerações e prestações sem atraso % X 4.1 Processamento (folhas) de remunerações e prestações sem % X erro 5.1 Solicitações relativas à administração dos colaboradores % X respondidas sem atraso 6.1 Solicitações relativas à administração i dos colaboradores % X respondidas sem erro 7.1 Ocorrência de erros na informação para processamento de % X remunerações e prestações 8.1 Indice de satisfação dos colaboradores relativmente à Escala informação e serviços prestados X
O que foi diferente no Desenvolvimento da Arquitectura Organizacional assente em competências organizacionais Abordagem top-down, partindo do MTSS Houve enquadramento da actividade da SG na estratégia do Ministério Reflectiu-se com todos os responsáveis das CO/macro-processos a razão de ser da SG e quais dão resposta aos objectivos do Ministério Envolvimento directo dos responsáveis e técnicos envolvidos na gestão da CO/macroprocesso Oportunidades de identificação das áreas críticas de negócio Percepção da necessidade de articulação entre as diversas áreas de negócio Construção em equipa dos indicadores de desempenho de cada CO/macro-processos Solução de compromisso entre todos os agentes da organização Painel global das competências organizacionais da organização aos diversos níveis e com interligação entre elas
Em 2010 foi possível Alinhamento entre os objectivos da SG Plano de Actividades 2011 já reflectem esta metodologia Estabelecer um quadro de Objectivos, Indicadores e Metas na SG, contribuindo para uma harmonização entre o SIADAP e a estratégia da organização O futuro Definir as actividades e as tarefas para cada macro-processo de nível mais elementar identificado Definição dos processos, com a descrição dos respectivos fluxos, regras
Desenvolvimento da Arquitectura Organizacional assente em competências organizacionais uma experiência