Conselho Regional de Contabilidade do Estado de São Paulo Tel. (11) 3824-5400 - ramal 1529 (núcleo de relacionamento) Email: desenvolvimento@crcsp.org.br web: www.crcsp.org.br Rua Rosa e Silva, 60 Higienópolis 01230 909 São Paulo SP Presidente: Claudio Avelino Mac-Knight Filippi Gestão 2014-2015 Oficina Técnica PMEs: Contabilização da Folha de Pagamento A reprodução total ou parcial, bem como a reprodução de apostilas a partir desta obra intelectual, de qualquer forma ou por qualquer meio eletrônico ou mecânico, inclusive através de processos xerográficos, de fotocópias e de gravação, somente poderá ocorrer com a permissão expressa do seu Autor (Lei n. 9610) TODOS OS DIREITOS RESERVADOS: É PROIBIDA A REPRODUÇÃO TOTAL OU PARCIAL DESTA APOSTILA, DE QUALQUER FORMA OU POR QUALQUER MEIO. CÓDIGO PENAL BRASILEIRO ARTIGO 184. Agosto 2014 O conteúdo desta apostila é de inteira responsabilidade do autor (a).
DEFINIÇÃO DE FOLHA DE PAGAMENTO A Folha de Pagamento representa as obrigações da empresa com seus funcionários, como salários, gratificações, comissões, etc., assim como os encargos incidentes sobre os mesmos, como FGTS, INSS, IRRF. A folha contempla: proventos, descontos e tributos. O confronto dos proventos com os descontos, gera o saldo líquido a pagar para o funcionário da empresa. Todas as empresas, têm obrigação de registrar seus funcionários e recolher seus encargos sociais ao governo. EXEMPLOS DE PROVENTOS Salários; Horas extras; Adicional Noturno; Adicional de Insalubridade; Adicional de Periculosidade; Férias e 1/3 constitucional; 13º salário; Salário-maternidade; Salário-família, etc. 1
EXEMPLOS DE DESCONTOS Faltas e atrasos; Adiantamentos; Contribuição Previdenciária dos empregados; Contribuição Sindical e Assistencial; Imposto de Renda Retido na Fonte; Assistência médica; Vale-transporte; Vale-refeição; Seguro de vida em grupo, etc. CONCEITOS GERAIS Salário-família é o benefício pago na proporção do respectivo número de filhos ou equiparados de qualquer condição até a idade de quatorze anos ou inválido de qualquer idade, independente de carência e desde que o salário de Contribuição seja inferior ou igual ao limite máximo permitido. De acordo com a Portaria Interministerial MPS/MF nº 19/2014, valor do Salário Família será de R$ 35,00, por filho de até 14 anos incompletos ou inválido, para quem ganhar até R$ 682,50. Já para o trabalhador que receber de R$ 682,51 até R$ 1.025,81, o valor do salário-família por filho de até 14 anos de idade ou inválido de qualquer idade será de R$ 24,66. Salário-maternidade é o benefício a que tem direito as seguradas empregadas, empregada doméstica, contribuinte individual e facultativa, por ocasião do parto, da adoção ou da guarda judicial para fins de adoção. O salário-maternidade corresponde a 120 dias. O salário-maternidade da segurada empregada é pago pelo empregador e reembolsado com as contribuições previdenciárias devidas em GPS. 2
CONCEITOS GERAIS Abono Pecuniário de férias significa converter 1/3 das férias que o empregado fizer jus em dinheiro. A conversão de 1/3 das férias em abono pecuniário é facultativa, atribuído apenas ao empregado esse direito, devendo ser concedida obrigatoriamente pela empresa, quando for solicitada. Férias: seu pagamento é sempre com base na última remuneração, isto é, o salário acrescido da média das horas extras ou a média das comissões, ou a média de qualquer outro adicional que o empregado venha a receber durante o ano. De acordo com o artigo 143 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), o empregador é obrigado a conceder férias após 12 meses de serviço do empregado, tendo 12 meses para sua concessão. CONCEITOS GERAIS Adicional noturno: o trabalho noturno terá remuneração superior à do diurno e, para esse efeito, sua remuneração terá um acréscimo de 20% (vinte por cento), pelo menos, sobre a hora diurna. 1º - A hora do trabalho noturno será computada como 52 (cinquenta e dois) minutos e 30 (trinta) segundos. 2º - Considera-se noturno, para os efeitos deste Art., o trabalho executado entre as 22 (vinte e duas) horas de um dia e as 5 (cinco) horas do dia seguinte. Insalubridade e periculosidade: conforme artigos 189 e 193 da CLT, consideram-se atividades ou operações insalubres aquelas que, por sua natureza, condições ou métodos de trabalho, exponham os empregados a agentes nocivos à saúde, acima dos limites de tolerância fixados em razão da natureza e da intensidade do agente e do tempo de exposição aos seus efeitos; 3
CONCEITOS GERAIS Horas Extras: todo funcionário tem uma jornada de trabalho, porém, ao ultrapassar o horário estipulado pela legislação, norma coletiva ou contrato de trabalho, ele realizará Horas Extras. Esta prática é considerada legal, desde que o tempo extra não exceda de duas horas diárias. Remuneração: Segundo o art. 457 da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho), é o total de bens fornecidos ao empregado pelo trabalho prestado, ou seja, o resultado da somatória do salário adicionado de comissões, porcentagens adicionais, horas, gratificações e etc.. CONTABILIZAÇÃO DE FOLHA DE PAGAMENTO Regime de competência Resolução 1.282/10 CFC: Art. 9º O Princípio da Competência determina que os efeitos das transações e outros eventos sejam reconhecidos nos períodos a que se referem, independentemente do recebimento ou pagamento. Parágrafo único. O Princípio da Competência pressupõe a simultaneidade da confrontação de receitas e de despesas correlatas. Levando em conta que muitas empresas seguem a premissa financeira de pagar os salários no início do mês seguinte, teremos que atentar para a contabilização dos proventos, descontos e tributos no final do mês, quando ela é elaborada, com a apropriação das Despesas com Salários e dos Encargos e no mês seguinte, quando efetuamos as liquidações. 4
CONTABILIZAÇÃO DE FOLHA DE PAGAMENTO Classificação contábil: Devemos atentar para a essência da remuneração do funcionário, para podermos lançar no grupo e ou subgrupo correto nas demonstrações financeiras. Podemos ter salários e remunerações classificadas como custos dos produtos vendidos no caso de indústrias, custos dos serviços prestados, despesas administrativas, despesas comerciais e etc.. CONTABILIZAÇÃO DE FOLHA DE PAGAMENTO Modelo de plano de contas: Passivo Circulante 2.1.4.01.001.00000 OBRIGACOES COM O PESSOAL 2.1.4.01.001.00001 Salarios e ordenados a pagar 2.1.4.01.001.00002 Pro - labore a pagar 2.1.4.01.001.00003 Gratificacoes a pagar 2.1.4.01.001.00004 Férias a Pagar 2.1.4.01.001.00005 Rescisões a Pagar 2.1.4.01.001.00006 Indenizações a pagar 2.1.4.01.001.00007 Pensão Alimenticia 2.1.4.01.002.00000 OBRIGACOES PREVIDENCIARIAS 2.1.4.01.002.00001 INSS a pagar 2.1.4.01.002.00002 FGTS a pagar 2.1.4.01.002.00003 Parcelamento INSS 2.1.4.01.003.00000 OBRIGAÇÕES 2.1.4.01.003.00001 Férias a pagar 2.1.4.01.003.00002 13 Salario a Pagar 2.1.4.01.003.00003 INSS s/ ferias 2.1.4.01.003.00004 INSS s/ 13º Salário 2.1.4.01.003.00005 FGTS s/ ferias 2.1.4.01.003.00006 FGTS s/ 13 Salário 5
CONTABILIZAÇÃO DE FOLHA DE PAGAMENTO Modelo de plano de contas: Demonstração de Resultados 3.2.2.01.001.00000 DESPESAS COM PESSOAL 3.2.2.01.001.00001 Salarios e ordenados 3.2.2.01.001.00002 Pro - labore 3.2.2.01.001.00003 Premios e gratificacoes 3.2.2.01.001.00004 13º Salario 3.2.2.01.001.00005 Ferias 3.2.2.01.001.00006 INSS 3.2.2.01.001.00007 FGTS 3.2.2.01.001.00008 Indenizacoes e aviso previo 3.2.2.01.001.00009 Assistencia medica e social 3.2.2.01.001.00010 D.S.R 3.2.2.01.001.00011 Comissoes 3.2.2.01.001.00012 Vale Transporte 3.2.2.01.001.00013 Horas Extras 3.2.2.01.001.00014 Seguro de vida 3.2.2.01.001.00015 Vale alimentação 3.2.2.01.001.00016 Exame Médico Ocupacional 3.2.2.01.001.00017 Ajuda de Custo 3.2.2.01.001.00018 Vale Refeição 3.2.2.01.001.00019 Estagiario 3.2.2.01.001.00020 Autonomo 3.2.2.01.001.00021 Ajuda de custo salario familia Caso prático para fixação: Empresa Exemplo Ltda * Valores utilizados em encargos e descontos são fictícios e podem não representar legislações e ou alíquotas vigentes. O principal objetivo do exemplo é enfatizar o procedimento de contabilização de folha de pagamento e não a geração de seus respectivos cálculos. 6
Resumo de Folha de Pagamento do mês de julho: 04 funcionários Razão Social: Empresa Exemplo Ltda CNPJ: 00.999.000/0001-00 Endereço: Rua das Nuvens, sem número Período: 01/07 a Fechado em 05/08/2014 Lançamentos do mês PROVENTOS DESCONTOS 1 Salário 10.000,00 8 INSS sobre Salário 1.800,00 2 Hora Extra 1.000,00 9 IRRF sobre Salário 1.500,00 3 DSR sobre Hora Extra 200,00 10 Adiantamento Quinzenal 4.000,00 4 Adicional Noturno 1.000,00 11 Desconto Vale Refeição 400,00 5 Comissão 3.000,00 12 Desconto Assistência Médica 500,00 6 DSR sobre Comissão 600,00 13 Contribuição Assistencial 200,00 7 Salário Maternidade 800,00 14 Outros Descontos 350,00 Total Proventos 16.600,00 Total Descontos 8.750,00 Líquido 7.850,00 Lançamentos de Proventos do mês de julho: 1 2 3 Débito Despesas com Salários - DRE Crédito Salários a Pagar - Passivo Circulante 10.000,00 Histórico Despesas com Salários - Julho/2014 Débito Despesas com Horas Extras - DRE Crédito Salários a Pagar - Passivo Circulante 1.000,00 Histórico Despesas com Horas Extras - Julho/2014 Débito Despesas com DSR - DRE Crédito Salários a Pagar - Passivo Circulante 200,00 Histórico Despesas com DSR - Julho/2014 7
Lançamentos de Proventos do mês de julho: 4 Débito Despesas com Salários - DRE Crédito Salários a Pagar - Passivo Circulante 1.000,00 Histórico Despesas com Adicional Noturno - Julho/2014 5 6 7 Débito Despesas com Comissões de Funcionários - DRE Crédito Salários a Pagar - Passivo Circulante 3.000,00 Histórico Despesas com Comissões de Funcionários - Julho/2014 Débito Despesas com DSR - DRE Crédito Salários a Pagar - Passivo Circulante 600,00 Histórico Despesas com DSR - Julho/2014 Débito Despesas com Salários - DRE Crédito Salários a Pagar - Passivo Circulante 800,00 Histórico Despesas com Salário Maternidade - Julho/2014 Lançamentos de Descontos do mês de julho: 8 9 10 Crédito INSS a Recolher 1.800,00 Histórico INSS a recolher parte dos segurados - Julho/2014 Crédito IRRF a Recolher 1.500,00 Histórico IRRF a recolher sobre salários - Julho/2014 Crédito Adiantamento a Funcionários - Ativo Circulante 4.000,00 Histórico Apropriação do adiantamento quinzenal - Julho/2014 Obs: no momento do adiantamento quinzenal, foi gerado um lançamento de Débito no Adiantamento a Funcionários e um Crédito na conta de de Caixa e Equivalentes de Caixa. 8
Lançamentos de Descontos do mês de julho: 11 12 Crédito Despesa com Vale Refeição - DRE 400,00 Histórico Desconto de Vale Refeição de Funcionários Crédito Despesa com Assistência Médica - DRE 500,00 Histórico Desconto de Assistência Médica de Funcionários 13 14 Crédito Contribuição Assistencial a Pagar 200,00 Histórico Desconto de Contribuição Assistencial de Funcionários Crédito Contas a Pagar - Passivo Circulante 350,00 Histórico Outros Descontos de Funcionários DESCONTOS Obs: outros descontos podem representar telefone, empréstimos, etc.. Líquido Razão Contábil X Resumo de Folha SALÁRIOS A PAGAR 8 1.800,00 10.000,00 1 9 1.500,00 1.000,00 2 10 4.000,00 200,00 3 11 400,00 1.000,00 4 PROVENTOS 12 500,00 3.000,00 5 13 200,00 600,00 6 14 350,00 800,00 7 8.750,00 16.600,00 7.850,00 9
Resumo de Folha de Pagamento do mês de julho: INSS e FGTS FGTS Mensal (Recolhimento SEFIP) INSS Mensal (Recolhimento GPS) 1.264,00 4.200,00 Lançamentos de Tributos no mês de julho: Débito Despesas com FGTS - DRE Crédito FGTS a Recolher 1.264,00 Histórico FGTS do mês Débito Despesas com INSS - DRE Crédito INSS a Recolher 4.200,00 Histórico INSS Patronal e de Terceiros Férias e Décimo Terceiro Podemos considerar como Provisões? Não, conforme conceito de provisões Resolução 1.285/09 CFC Provisões representam acréscimo de exigibilidade cujo valor e/ou prazo de pagamento ainda não está totalmente definido. Férias e Décimo Terceiro Salário representam obrigações a serem reconhecidas mensalmente por regime de competência e não seguem a premissa de provisões. 10
Férias EXEMPLO PRÁTICO SALÁRIOS 10.000,00 1/3 ADICIONAL 3.333,33 INSS S/ FÉRIAS 3.800,00 FGTS 1.066,67 VALOR MENSAL DE FÉRIAS 1.111,11 Débito Despesas com Férias - DRE Crédito Férias a Pagar - Passivo Circulante 1.111,11 Histórico Reconhecimento de férias do mês Débito Despesas com INSS sobre Férias - DRE Crédito INSS sobre Férias - Passivo Circulante 316,67 Histórico Encargos de INSS sobre férias do mês Débito Despesas com FGTS sobre Férias - DRE Crédito FGTS sobre Férias - Passivo Circulante 88,89 Histórico Encargos de FGTS sobre férias do mês Décimo Terceiro Salário EXEMPLO PRÁTICO SALÁRIOS 10.000,00 INSS S/ FÉRIAS 2.850,00 FGTS 800,00 VALOR MENSAL DE 13º 833,33 Débito Despesas com Décimo Terceiro Salário - DRE Crédito Décimo Terceiro a Pagar - Passivo Circulante 833,33 Histórico Reconhecimento de Décimo Terceiro do mês Débito Despesas com INSS sobre Décimo Terceiro - DRE Crédito INSS a Pagar - Passivo Circulante 237,50 Histórico Encargos de INSS sobre décimo terceiro do mês Débito Despesas com FGTS sobre Férias - DRE Crédito FGTS sobre Férias - Passivo Circulante 66,67 Histórico Encargos de FGTS sobre décimo terceiro do mês 11
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