MANUAL SUAP PROCESSOS ELETRÔNICOS DTI Dezembro 207 (Atualizado em Março 208)
Sumário Introdução...3. Criar processo eletrônico...4 2. Adicionar documento no processo eletrônico...7 3. Encaminhar o processo eletrônico... 4. Receber o processo eletrônico... 5 5. Finalizar o processo eletrônico... 7
Introdução Os módulos de documento eletrônico e processo eletrônico do SUAP, foi desenvolvido para atender o Decreto nº. 8.539 de 08 de outubro de 205, que dispõe sobre o uso do meio eletrônico para realização do processo administrativo no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional. O objetivo deste manual é servir de consulta e auxiliar os usuários no aprendizado do módulo Processos Eletrônicos do SUAP. 3
. Criar Processo Eletrônico Para criar um processo eletrônico, deve-se seguir os seguintes passos: Acessar no SUAP, o menu Administração Processos Eletrônicos Processos; Na tela exibida, clique no botão (), localizado no canto superior: 2 3 (2) É possível filtrar os processos eletrônicos através dos seguintes campos: Texto; Campus de criação; Setor de criação; Campus atual; Setor atual; Tipo de Processo; Data/Hora da Criação; Nível de Acesso e Situação; (3) Os processos eletrônicos serão visualizados de acordo com a sua situação e é possível acessá-los através das seguintes abas: Meus Processo; Meus Despachos Pendentes, Aguardando minha Ciência e Todos. 4
Deve-se preencher os campos obrigatórios (*) do formulário. Após, clique no botão Salvar () para criar o processo eletrônico: Digite o seu nome, como pessoa interessada (pode ter um ou mais interessados). Selecione a opção, através do botão BUSCAR (já existe um pré-cadastro no sistema SUAP, escolha, por exemplo: Pessoal: Averbação de Tempo de Serviço ). É o assunto principal que o processo se refere. Por exemplo: Solicito Averbação de Tempo de Serviço. Define quem poderá acessar o processo: Público - Visível para todos os servidores; Restrito Acessado pelo setor criação e pelos setores que ele irá tramitar; ou Privado O processo é encaminhado para uma pessoa física ou jurídica. Selecione o setor de criação, usualmente vai aparecer somente o setor que o servidor está lotado e cadastrado no SUAP. 5
Você será redirecionado para o processo eletrônico criado, onde será possível verificar os dados gerais do processo (), os registros de ações que foram realizadas no processo (2), os trâmites do processo (3), além de diversas abas que permite, por exemplo anexar documentos, acompanhar os despachos, entre outros (4): 2 3 4 6
2. Anexar documentos no Processo Eletrônico Para anexar documentos no processo, na aba Documentos (), clique no botão (2): 2 7
Como você optou por adicionar um documento através de upload, é exibida a seguinte tela, onde deve-se preencher os campos obrigatórios (*). Após, clique no botão Salvar (): Preencher o assunto referente ao documento. Selecione o arquivo que será anexado ao processo. Só permitido anexar arquivos com extensão: *.pdf Selecione o tipo do documento, dentre as opções listadas. Define o nível de acesso ao documento acessado: Público, Restrito (é visível apenas para o setor, no qual se encontra o trâmite do processo) ou Privado (visível apenas para a pessoa que irá receber o processo). Escolha a opção Auto Completar, o campo Setor Dono ficará disponível para preenchimento. Digite nesse campo, a sigla do setor, por exemplo COSIN. Selecione o tipo do documento, dentre as opções listadas. Selecione o tipo de assinatura: Assinatura por Senha 8
Ao selecionar a opção Assinatura com Senha, a seguinte tela é exibida, preencha os campos obrigatórios (*). Após, clique no botão (): Selecione o seu perfil, que é um cadastro no SUAP do cargo ocupado pelo servidor. Digite a senha (é a mesma usada para acessar o sistema SUAP). 9
Após, a assinatura do documento o sistema retorna a tela inicial do processo eletrônico, mostrando o arquivo anexado () e informando quem assinou o documento (2): 2 0
3. Encaminhar o Processo Eletrônico Para encaminhar o processo eletrônico para outro setor, clique no botão despacho ():, na opção Sem despacho ou Com
No caso de selecionar SEM DESPACHO: A seguinte tela é exibida, onde você deverá informar o setor para onde enviará o processo, podendo optar por selecionar a opção Auto Completar ou Árvore (), por exemplo, se selecionar a opção Auto Completar, abrirá o campo Setor de Destino (2), digite o nome do setor, o sistema mostrará o setor basta selecioná-lo. Após, clique no botão Salvar (3): 2 3 Observação: Caso o nível de acesso do processo eletrônico seja PRIVADO, quando for encaminhado o processo a seguinte tela será exibida, para que seja informado o nome do destinatário (): 2
A seguinte mensagem é exibida: Processo encaminhado com sucesso (). Você pode acompanhar o andamento do processo através da seção Trâmites (2), acessando o referido processo: 2 3
Caso selecione a opção COM DESPACHO, é exibida a seguinte tela para informar o despacho, preencha os campos obrigatórios (*). Após, clique no botão Salvar (): Digite nesse campo, o despacho que irá constar no seu processo. Selecione o Perfil, pré-cadastro no SUAP. Digite a sua senha, a mesma usada para logar-se no SUAP. Escolha a opção Auto Completar Digite nesse campo, o Setor de Destino. 4
4. Receber o Processo Eletrônico Para receber o processo eletrônico, o setor destino deve seguir os seguintes passos para recebê-lo: Na tela inicial do SUAP, na aba Processos Eletrônicos aparece os processos que foram enviados para o setor e que estão aguardando o recebimento, para recebê-lo clique sobre a mensagem (): 5
Na tela são exibidos os processos que estão aguardando o recebimento, então clique no botão (), do processo o qual deseja receber:, na coluna Opções É exibida a seguinte tela mostrando a mensagem: Processo recebido com sucesso (). 6
5. Finalizar o processo eletrônico Após todos os trâmites, deve-se finalizar o processo eletrônico, para isso deve-se acessar o processo de seu interesse, na tela exibida, clique no botão (): 7
É exibida a tela, para que seja confirmada a finalização do processo, clique no botão OK (): Preencha o campo Justificativa e no campo Senha, digite a sua senha de acesso ao SUAP, após clique no botão Enviar (): 8
O processo eletrônico será finalizado, conforme destacado na mensagem: Processo Finalizado com Sucesso (). Se desejar visualizar o processo final, clique no botão (2): 2 9