Manual de Utilização SUAP Modulo Protocolo Criado por: Carlos Gomes Em: 13/10/2010 Objetivo: Operação do modulo Protocolo SUAP Pré-requisitos: Possuir acesso ao sistema; Possuir usuário com permissão de utilização ao modulo; Em caso de anormalidade no procedimento comunicar os responsáveis pelo sistema SUAP no DADT- Reitoria
Passos: 1. Acessar o sistema através do endereço: https://suap.ifpe.edu.br; 2. Inserir o usuário e senha fornecida; 2.1. Para alterar a senha entrar em contato com o suporte SUAP no DADT através do ramal 1681; 3. Acessar o Modulo Protocolo: 3.1. Ao realizar o acesso o menu será exibido conforme abaixo: 4. Cadastrar Processo: 4.1. Acessar o menu Cadastrar Processo;
4.2. Na tela de cadastro inserir as informações necessárias: 4.2.1. Pessoa interessada: A quem o processo é referenciado; 4.2.2. Numero do documento: Numero do documento enviado ao setor de protocolo solicitando a abertura do Processo; 4.2.3. Assunto: Titulo do Processo o mesmo deve ser redigido de forma que facilite a interpretação do processo; 4.2.4. Tipo: Memorando, Oficio ou Requerimento apenas por estes três tipos de documentos um o Processo deve ser solicitado; 4.2.5. Palavras Chaves: São palavras que facilitem a busca do Processo; 4.2.6. Primeiro trâmite: 4.2.6.1. Nenhum: Caso selecionado um processo é aberto sem um encaminhamento, ou seja, ele ainda não tem um despacho e setor de destino; 4.2.6.2. Interno: Caso selecionado um processo é aberto e é solicitado um despacho e um setor de destino obrigatoriamente interno significa dizer que o interessado é uma pessoa dentro do instituto; 4.2.6.3. Externo: Caso selecionado um processo é aberto e é solicitado um despacho e um setor de destino obrigatoriamente externo significa dizer que o interessado é externo ao instituto exemplo uma empresa;
4.3. Caso a pessoa interessada não esteja cadastrada basta clicar no link ao lado de Pessoa Interessada, para cadastro do mesmo: 4.3.1. Para cadastro de pessoa Física estes dados são solicitados 4.3.1.1. Nome, Sexo, CPF e Data de Nascimento; 4.3.2. Para cadastro de pessoa Jurídica estes dados são solicitados; 4.3.2.1. Obrigatoriamente, Nome, CNPJ e pelo menos um telefone para contato o campo DDD deve ser preenchido no formato xx e o numero no formato xxxx-xxxx; 4.4. Ao ser preenchidos os campos clicar em salvar para criar o Processo; 4.5. Quando o Processo é criado se selecionado interno ou externo o mesmo é direcionado para a tela de despacho, onde é solicitado a descrição do despacho e o setor de destino;
4.5.1.1. No campo despacho deve ser inserido o Maximo de informações possíveis, exemplo o que está acontecendo, quais documentos pertencem ao processo etc... 4.5.1.2. No Campo setor de destino existe duas possibilidades Exibir Auto Completar onde digitando a sigla do setor o descrição são listados as opções a serem escolhidas, encontrado a desejada basta clicar sobre a opção: 4.5.1.3. Selecionando a opção arvore é possível a localização do setor via arvore de figura:
4.6. Após confirmar o despacho e o destino será exibida esta tela; 4.7. Clicar sobre o numero do processo; 4.8. Será exibida uma tela com todas as informações do processo;
4.9. O Próximo passo é a impressão da capa do processo clicando sobre o link capa: 4.10. Abrir o PDF e realizar a impressão; 4.10.1. O Processo agora está criado e encaminhado; 5. Caixa de entrada e saída; 5.1. Acessar o menu Ver Caixa de entrada e saída; 5.2. Esta caixa tem o conceito de caixa de e-mail;
5.2.1. Caixa de entrada: Nesta área estão os processos encaminhados ao departamento; 5.2.2. Processos aguardando encaminhamento: Estão os processos que foram recebidos e aguardam tramitação; 5.2.3. Caixa de saída: Estão os processos que foram enviados e ainda não recebidos pelo destinatário, permite que de maneira fácil saibamos quem não recebeu os processos enviados por nós; 5.3. Para receber um processo se faz necessário abrir a caixa de entrada e saída e na área da caixa de entrada clicar sobre o link receber do processo;
5.3.1. Em seguida será exibida uma tela para inserir o despacho de recebimento, deve-se detalhar ao máximo, se a escolha for apenas receber clicar em Receber se a ação do usuário que está recebendo o processo estiver concluída e o processo poder ser encaminhado deve-se clicar em Receber e Encaminhar; 5.3.2. Se estiver encaminhando seguir os passos do tópico 4.5; 5.4. Apenas quando o processo é recebido o mesmo pode ser encaminhado ou finalizado; 5.5. Para Encaminhar um processo acessar o menu Ver Caixa de entrada e saída e na área de caixa de entrada acessar o link encaminhar, o procedimento seguinte é igual ao do tópico 4.5; 5.6. Para Finalizar um processo acessar o menu Ver Caixa de entrada e saída e na área de caixa de entrada acessar o link finalizar;
5.6.1. Deve-se inserir um despacho de finalização detalhado; 5.7. Arquivando um Processo: Este arquivamento pode ocorrer apenas quando o processo é finalizado; 5.7.1. AO Finalizar um processo é possível registrar o local de arquivamento do mesmo será exibido uma opção de arquivamento conforme segue: 5.7.2. Na tela seguinte é solicitado o setor de arquivamento e um despacho para o mesmo, após preencher os campos basta clicar em salvar:
5.7.3. Esta tela é apresentada: 5.7.4. Esta é a tela com o histórico de tramitação de um Processo: