SIPAC PROTOCOLO MANUAL DE UTILIZAÇÃO (TRAMITAÇÃO) 1º Edição

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1 SIPAC PROTOCOLO MANUAL DE UTILIZAÇÃO (TRAMITAÇÃO) 1º Edição Julho/2017

2 UNIVERSIDADE FEDERAL DA GRANDE DOURADOS ADMINISTRAÇÃO SUPERIOR REITORIA: PROF.ª DR.ª LIANE MARIA CALARGE VICE-REITORIA: PROF. DR. MARCIO EDUARDO DE BARROS PRÓ-REITORIA DE GESTÃO DE PESSOAS PROF. DR. CAIO LUIS CHIARIELLO PRÓ-REITORIA DE ADMINISTRAÇÃO VANDER SOARES MATOSO PRÓ-REITORIA DE AÇÕES COMUNITÁRIA E ASSUNTOS ESTUDANTIS PROF. DR. PABLO CHRISTIANO BARBOZA LOLLO PRÓ-REITORIA DE AVALIAÇÃO INSTITUCIONAL E DE PLANEJAMENTO: PROF.ª DR.ª JAQUELINE SEVERINO DA COSTA PRÓ-REITORIA DE ENSINO E GRADUAÇÃO: PROF.ª DR.ª PAULA PINHEIRO PADOVESE PEIXOTO PRÓ-REITORIA DE ENSINO DE PÓS-GRADUAÇÃO E PESQUISA: PROF.ª DR.ª KELY DE PICOLI SOUZA PRÓ-REITORIA DE EXTENSÃO E CULTURA PROFª. DRª. JULIANA ROSA CARRIJO MAUAD MANUAL

3 GRUPO DE IMPLANTAÇÃO SIG PRAD PRÓ REITORIA DE ADMINISTRAÇÃO VAGNO NUNES DE OLIVEIRA ASSESSOR PRÓ REITORIA DE ADMINISTRAÇÃO FRANZ MACIEL MENDES INTERLOCUTOR - DIVISÃO DE PROTOCOLO GERAL COIN COORDENADORIA DE ADMINISTRAÇÃO SUSANA GUIMARAES DE PAULA ANALISTA DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO GILBERTO PEDERIVA ANALISTA DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO JOSÉ ROBERTO DE SOUZA ANALISTA DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO TAIRO FORBAT ARAÚJO ADMINISTRADOR DE BANCO DE DADOS AURELIO VARGAS RAMOS JÚNIOR TECNICO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO ADMINISTRADOR ANDRÉ MARTINS DO NASCIMENTO TECNICO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO ADMINISTRADOR

4 Sumário SIPAC/ Protocolo 5 Portal SIPAC 7 ADICIONAR DOCUMENTO 8 Ocorrências 10 MOVIMENTAÇÃO 11 ALTERAR ENCAMINHAMENTO 11 CANCELAR ENCAMINHAMENTO 13 REGISTRAR ENVIO (SAÍDA) DE PROCESSO 14 REGISTRAR RECEBIMENTO DE PROCESSOS 19 ARQUIVO 21 ARQUIVAR PROCESSO 21 DESARQUIVAR PROCESSO 23 DESPACHOS ELETRÔNICOS 24

5 SIPAC/ Protocolo Manual de Utilização - Unidades Protocolizadoras ACESSO AO SISTEMA 1) Acesse o Portal UFGDNet pelo endereço: ufgdnet.ufgd.edu.br Ap ós clicar no link SIPAC você será direcionado ao Portal Público do SIPAC 2) Para acessar clique em ENTRAR NO SISTEMA e use seu login do ufgdnet.

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7 Portal SIPAC Após realizar o login o sistema apresentará a tela principal do usuário. Nesta tela temos as abas de aviso, autorização e processos, através da aba processo o servidor pode visualizar os processos clicando no ícone, receber através do ícone e enviar através do ícone. Abas Processo a receber Processo na unidade Processo a receber Processo a enviar No canto direito da tela encontra-se um menu de opções do usuário aonde é possível trocar mensagem dentro do SIPAC através da caixa postal, trocar foto, editar perfil e alterar a senha. Logo abaixo o sistema apresenta um menu de processos no qual é possível visualizar a quantidade de processos a receber (em vermelho) e a quantidade processo já recebidos que estejam na unidade (em verde), através do clique é possível entrar para visualizar esses processos, temos ainda um item em amarelo que apresenta os números de documentos que o usuário tem aguardando sua assinatura. O servidor também terá acesso ao modulo protocolo através do menu Módulos que se encontra no canto superior direto da tela.

8 Após entrar no menu módulos escolha a opção Protocolo. As operações referentes ao módulo Protocolo estão divididas no menu abaixo. Selecione a opção desejada: ADICIONAR DOCUMENTO Esta funcionalidade permite ao usuário anexar novos documentos a um processo existente em sua unidade. Para iniciar esta operação, acesse o SIPAC Módulos Protocolo Processos Cadastro Adicionar Documentos. A seguinte tela será exibida pelo sistema com os campos de Consulta de Processos e a Lista de Processos encontrados:

9 Clique no ícone ao lado de um determinado processo para anexar um documento a ele. Ao clicar o sistema exibirá a seguinte página: Na página acima, o sistema apresenta os dados gerais do processo selecionado e um formulário para inserção de novos documentos ao processo.

10 Informe o Tipo do Documento que será inserido, selecionando dentre as opções disponibilizadas pelo sistema (as opções de documentos aparecem após digitar o 3º caractere); Natureza do documento, informe se o documento é ostensivo ou sigiloso. Pode adicionar ainda um assunto e observações sobre o documento. Forma de documento, aqui deve ser informado se o documento vai ser anexado ou ser digitado. o Caso a escolha seja escrever Documento o sistema irá carregar uma caixa de texto para digitação do mesmo. o Caso a escolha for por anexar um documento o sistema apresentará a tela a seguir na qual deve ser informado a data do documento, identificador, ano, quantidades de folhas, unidade de origem e tipo de conferencia. Após anexar o documento ou escrever clique em Adicionar Documento para prosseguir com a operação. A página será recarregada e passará a exibir o documento na lista de Documentos Inseridos no Processo, da seguinte forma: Caso seja necessário adicionar mais documentos é só repedir os passos anteriores, ao termino clique no botão finalizar. Ocorrências Uma ocorrência de processo é uma informação adicional que é incluída durante uma movimentação de um processo. Esta informação se refere a uma observação que o usuário apresenta sobre eventos ocorridos enquanto o processo permanece em sua unidade que não se refere a despachos. Uma ocorrência ser "pública" significa que ela poderá ser visualizada por qualquer usuário do sistema, inclusive por aqueles que não estão vinculados à unidade do usuário que cadastrou a ocorrência. Além disso, poderão ser visualizadas através do portal público do sistema, ou seja, por qualquer pessoa que também não seja usuário do sistema.

11 O sistema permite cadastrar e alterar ocorrências do processo através do Modulo Protocolo Cadastro->Cadastrar Ocorrência ou Cadastro->Alterar Ocorrência. Quando selecionado a opção qualquer uma das opções o sistema trará os processos que estão na unidade, nesta tela também terá algumas opções de filtros para facilitar a busca por um processo especifico. Caso a lista não traga nenhum processo no cadastro é porque não existe nenhum processo e na opção alterar não traga nenhum processo é porque não existem processos na unidade com ocorrência. Nesta tela é possível visualizar o processo de forma detalhada através do ícone e também adicionar uma nova ocorrência através do ícone. por sobre a alteração desta ocorrência. Ao clicar em adici MOVIMENTAÇÃO ALTERAR ENCAMINHAMENTO Esta funcionalidade permite que o usuário faça alterações em um encaminhamento de processo previamente cadastrado no sistema da Instituição. Para realizar esta operação, acesse o SIPAC Módulos Protocolo Processos Movimentação Alterar Encaminhamento.

12 O sistema o direcionará para a página a seguir: Clique no ícone ao lado de um dos processos listados para alterar seu encaminhamento a uma determinada unidade da Instituição. A tela a seguir será, então, apresentada, com os Dados Gerais do Processo e os campos para inserção das Informações para Alteração de Encaminhamento:

13 Informe a Nova Unidade de Destino do processo. Será necessário inserir o nome do órgão para o qual o processo será enviado. Cabe destacar que após digitar as primeiras letras do nome do Órgão Externo, o sistema exibirá as opções relacionadas para escolha. Clique sobre a opção desejada para selecioná-la. Após ter informado a Nova Unidade de Destino do processo, clique em Alterar para finalizar a operação. CANCELAR ENCAMINHAMENTO Esta funcionalidade permite cancelar o encaminhamento dos processos enviados pela unidade, que ainda não foram recebidos em suas unidades de destino. Para realizar esta operação, acesse o SIPAC Módulos Protocolo Processos Movimentação Cancelar Encaminhamento. A seguinte tela será exibida, com os campos de Consulta de Processos e a lista de Processos Enviados e Ainda não Recebidos:

14 Clique no ícone para cancelar o encaminhamento do processo, logo após parecerá uma janela perguntando a confirmação do cancelamento. Clique em Cancelar, caso desista da operação ou em OK para confirmá-la. Optando por confirmar, a seguinte mensagem será disponibilizada, no topo da página: REGISTRAR ENVIO (SAÍDA) DE PROCESSO Esta funcionalidade permite realizar o registro eletrônico do envio de processos entre unidades. Para realizar esta operação, acesse o SIPAC Módulos Protocolo Processos Movimentação Registrar Envio (Saída).

15 A seguinte tela será exibida pelo sistema com os campos de Consulta e Lista de Processos: Na tela contendo a Lista de Processos, selecione os processos que deseja enviar clicando na caixa de seleção exibida ao lado esquerdo dos dados de cada processo, em seguida clique em Continuar>>. A seguinte tela será exibida pelo sistema: Se desejar cadastrar um despacho eletrônico para o processo que será enviado, clique no ícone que aparece a opção de anexar ou escrever um despacho.

16 Caso usuário cadastrador seja o Servidor Responsável pelo despacho, o mesmo será autenticado automaticamente, caso contrário, o despacho deverá ser autenticado pelo Servidor Responsável por meio de SIPAC Módulos Protocolo Processos Despachos Eletrônicos autenticar. ATENÇÃO: É obrigatória a impressão do despacho e anexação ao processo físico. Para imprimir o despacho, clique em. Retornando à página contendo os Processos Selecionados para Envio, insira os dados referentes ao envio do processo. Inicialmente informe a Unidade de Destino digitando o código ou o nome da unidade desejada ou, ainda, selecionando a opção no esquema de hierarquia das unidades e se desejar acrescente Observações sobre o envio.

17 Após continuar deve-se escolher a unidade de destino, o tempo de permanência, se o documento é público e caso deseje pode escrever alguma observação sobreo processo. Após informar os dados necessários, clique em Enviar para prosseguir. A seguinte página contendo a mensagem de sucesso do envio e as informações sobre o processo enviado será exibida: A partir desta página, será possível imprimir as guias de movimentação do processo. Caso deseje registrar o envio de outro processo, clique em e repita toda a Operação descrita neste manual.

18 Se desejar visualizar a guia da movimentação atual no modo econômico, clique em Imprimir Guia de Movimentação Atual econômico. A guia de movimentação será disponibilizada no formato a seguir: Para imprimir a guia, clique em. Retornando a página anterior, caso queira visualizar a guia da movimentação atual no modo normal, clique em Imprimir Guia de Movimentação Atual normal. A guia de movimentação será disponibilizada no formato a seguir: Para imprimir a guia, clique em.

19 REGISTRAR RECEBIMENTO DE PROCESSOS Esta funcionalidade permite registrar o recebimento por sua unidade de processos cadastrados e tem a finalidade de realizar o registro eletrônico do recebimento dos processos entre as unidades. Processo é o documento ou o conjunto de documentos que exige um estudo mais detalhado, bem como procedimentos expressos por despachos, pareceres técnicos, anexos ou, ainda, instruções para pagamento de despesas. Para iniciar a operação, acesse o SIPAC Módulos Protocolo Processos Movimentação Registrar Recebimento. O sistema exibirá uma janela contendo o campo de Consulta de Processos e a lista de Processos Pendentes de Recebimento.

20 Na lista de Processos Pendentes de Recebimento, clique em número do processo para visualizar seus todos seus detalhes. ou no Na tela Processos Pendentes de Recebimento, além de visualizar também pode receber o mesmo, selecionando os processos que deseja receber e clicando em Continuar. Os processos com a Natureza de Acesso do tipo Restrição de Acesso só serão listados para serem recebidos, para o (os) usuário (os) indicado como responsável pela unidade que realizou o envio.

21 De volta à tela com os Processos Selecionados para Recebimento, para dar continuidade à operação, clique em Confirmar Recebimento. A mensagem de sucesso a seguir será fornecida: ARQUIVO ARQUIVAR PROCESSO Esta funcionalidade permite realizar o arquivamento dos processos cadastrados no sistema da Instituição. Um processo é denominado arquivado quando não há a possibilidade de sofrer modificações, ficando disponível apenas para visualização. Para realizar a operação, acesse o SIPAC Módulos Protocolo Processos Arquivo/Cancelamento/Diligência Arquivar Processo.

22 A seguinte tela será exibida pelo sistema com os campos de Consulta de Processos e a Lista de Processos encontrados: Para arquivar um determinado processo, selecione-o clicando na caixa de seleção localizada ao lado do seu número. Em seguida, clique em Incluir Processos. Uma mensagem de sucesso da inserção do processo será apresentada e a lista de Processos Informados para Arquivamento: Após inserir, na lista de Processos Informados para Arquivamento, todos os processos desejados, clique em Confirmar Arquivamento para prosseguir com a operação. O sistema o direcionará para a página abaixo:

23 Caso deseje, informe a Localização Física e Observação, depois clique em Confirmar para finalizar o arquivamento do(s) processo(s). DESARQUIVAR PROCESSO Esta funcionalidade permite que o usuário realize o desarquivamento dos processos previamente arquivados no sistema. Um processo é denominado arquivado quando não há a possibilidade de sofrer modificações. Ao desarquivar um processo, o usuário permitirá que ele possa vir a ser modificado novamente. Para acessar esta operação, acesse o SIPAC Módulos Protocolo Processos Arquivo/Cancelamento/Diligência Desarquivar Processo. A seguinte tela será exibida, com os campos de Consulta de Processos e a lista de Processos na Unidade:

24 Para realizar o desarquivamento de um ou mais processos arquivados no sistema da Instituição, selecione os processos desejados na caixa de seleção exibida do lado esquerdo de seu número e clique em Desarquivar. O sistema o direcionará para a página a seguir: Caso deseje é possível inserir uma Observação referente ao desarquivamento dos processos selecionados. Para prosseguir com o desarquivamento, clique em Confirmar. DESPACHOS ELETRÔNICOS AUTENTICAR Esta funcionalidade permite a autenticação dos despachos eletrônicos realizados em processos ou documentos. Para realizar a autenticação em um despacho, é necessário que o usuário tenha sido designado como responsável pelo despacho por um outro usuário. Para fazer uso desta operação, acesse o SIPAC Módulos Protocolo Processos Despachos Eletrônicos Autenticar.

25 Serão listados os Despachos Pendentes de Autenticação em Processos, conforme a seguir: Clique no ícone selecionado na imagem para abrir a tela de Confirmar Autenticação do Despacho Nesta tela, é necessário inserir a Senha de login do sistema para prosseguir com a operação. Posteriormente, clique em Confirmar e o despacho será autenticado, passando a ser exibido no seguinte formato:

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