Case Roca Inovando em tempos de crise Roca - Artur Abner da Costa Rodrigues E-IT - Sergio Noronha Outubro/2016
A EMPRESA 1917 1929 1936 1954 Início das atividades produzindo radiadores de ferro fundido Entrou no ramo de banheiros produzindo banheiras Iniciou a produção de louça para banheiros Iniciou a produção de torneiras
A EMPRESA Década 90 1999 2006 2016 Primeiros passos expansão internacional Aquisição do Grupo Laufen Liderança mundial no setor 135 países 76 fábricas 20.000 funcionários
O DESAFIO Recife Santo Antão Serra Sta. Luzia. Alto custo com envio de cópias de notas fiscais através de malotes. Jundiaí. Tempo elevado para a escrituração Fiscal;. Não conformidade com o pedido de compras.
BUSCANDO A SOLUÇÃO Critérios de Seleção: Identificar todas as discrepâncias entre os valores dos arquivos XML e as informações do SAP ECC; Análise e validação de assinatura digital e layout no arquivo XML recebido; Realização da manifestação do destinatário; Garantia de arquivo em banco de dados de todos os arquivos XML emitidos em nome da empresa; Identificação de todos os arquivos XML recebidos que não foram escriturados;
BUSCANDO A SOLUÇÃO Contemplar cenários além da automação MIGO/MIRO, tais como subcontratação e cenários sem movimentação de estoque; Visualização no cockpit dos departamentos responsáveis por cada ação para resolução das pendências; Gerar relatórios com estatísticas das ocorrências dos problemas encontrados nos arquivos XML e o tempo de resolução; Reduzir o tempo de operação e encurtar a distância entre as Filiais e a Matriz.
Projeto de implantação Início Blue Print Realização Integrados Go Live Julho 2015: Preparação da equipe e ambientes. Levantamento dos processos atuais. Assinatura do document de Blue Print. Configuração do sistema. Testes unitários. Treinamento dos usuários. Testes integrados. Outubro 2015: Entrada em produção.
Resultados alcançados Com a evolução dos arquivos digitais, onde destacamos o SISTEMA PÚBLICO DE ESCRITURAÇÃO DIGITAL (SPED), o FISCO tem realizado em escala cada vez maior o cruzamento de documentos fiscais, onde é facilmente identificada a falta de lançamento por parte dos destinatários em seus livros fiscais de entrada, o que pode acarretar multas para as empresas até mesmo nas cifras de milhões de reais. A identificação das notas fiscais não recebidas ou não registradas, tornou-se possível somente com a implantação do E-GR, onde verificamos que muitas vezes, tais documentos sequer são enviados para a empresa, portanto, para nos prevenir de riscos fiscais estamos agindo com a manifestação do destinatário, sendo realizada através do Desconhecimento da Operação ou da Operação Não Realizada.
Resultados alcançados Além de identificar os documentos não lançados, a implantação do E-GR permitiu que a Roca pudesse ter acesso aos arquivos XML das NFs emitidas em seu nome. Pois um problema enfrentado pela empresa era que muitos clientes, no momento da emissão de notas fiscais de devolução, enviavam somente as DANFEs acompanhando as mercadorias, ou seja, como os arquivos XML não eram enviados a empresa não obtinha o documento jurídico válido da operação, porém, esses documentos são obtidos facilmente pela ferramenta E-GR, sem a necessidade de solicitar o mesmo aos clientes.
Resultados alcançados Lançar os documentos fiscais de maneira automatizada através dos arquivos XML recebidos dos fornecedores ou clientes, além da melhoria do nível de serviço em relação a velocidade e qualidade na análise das informações, proporcionou também para a empresa a garantia de 100% de exatidão nos lançamentos dos documentos, o que também previne a empresa de riscos fiscais por lançamentos incorretos que não mais ocorrem.
Resultados alcançados A melhoria do nível de serviço foi rapidamente alcançada na questão da automatização e controle na recuperação de contribuições federais em operações em que a empresa não vinha conseguindo atuar anteriormente por ser algo extremamente complexo, porém, tal tarefa tornou-se perfeitamente executável com a implantação da ferramenta E-GR, o que proporcionou um ROI muito satisfatório.
Retorno do Investimento Eliminação de custo mensal (Malote) : R$ 10.000,00 Recuperação mensal em tributos federais : R$ 30.000,00 PayBack : 4 Meses
Conclusão Portanto, pode-se concluir que o sucesso do projeto está baseado em três pilares: Tempo: a melhoria no fluxo do processo de entrada de notas fiscais proporcionou ganho significativo no tempo dos colaboradores que participam do processo. Segurança Jurídica: maior controle através da eliminação e prevenção de riscos fiscais. Financeiro: o retorno do investimento foi altamente positivo.
Obrigado!