Propoto por: Equipe da Secretaria do Conelho da Magitratura (SECCM) Analiado por: Repreentante da Adminitração Superior (RAS/SECCM) Aprovado por: Secretária da Secretaria do Conelho da Magitratura (SECCM) 1 OBJETIVO Etabelecer critério e procedimento gerai para gerir a Secretaria do Conelho da Magitratura (SECCM). 2 CAMPO DE APLICAÇÃO E VIGÊNCIA Eta Rotina Adminitrativa (RAD) e aplica à Secretaria do Conelho da Magitratura (SECCM), paando a vigorar a partir de 28/11/2013. 3 DEFINIÇÕES TERMO Código de Claificação de Documento (CCD) do PJERJ Indicador Materiai de conumo Material Permanente Plano de Ação Relatório de Açõe Corretiva e Açõe Preventiva (RACAP) Repreentante da Adminitração Superior DEFINIÇÃO Intrumento técnico utilizado no arquivo corrente e intermediário para conolidar codificação hierárquica de aunto de documento, viando, principalmente, ao repectivo agrupamento lógico e fíico. Dado ou informaçõe numérica que quantificam a entrada (recuro ou inumo), a aída (produto), bem como o andamento de proceo de trabalho. São aquele que perdem identidade mediante o uo, tendo ao meno uma da eguinte caracterítica: fragilidade, deteriorabilidade, tranformabilidade, incorporabilidade e limitada durabilidade (Lei 4320/64, art. 15, 2º). Dividem-e em materiai de expediente, impreo e de informática. Ben que não perdem ua identidade fíica e/ou contituem meio para a produção de outro ben e erviço. Planejamento documentado, com o fim de proporcionar e menurar a execução de atividade planejada, facilitando alcançar o reultado previto. A parametrização contempla a açõe previta, prazo e reponávei. Documento utilizado para etruturar e regitrar correção, ação corretiva e ação preventiva. 1-Membro da unidade organizacional, participante de ecopo de certificação ISO 9001:2008, que detém reponabilidade e autoridade para repreentá-la na getão da qualidade (RAS); 04 1 de 19
TERMO Sitema Protocolo Adminitrativo Eletrônico (e-prot) Termo de Reponabilidade Termo de Tranferência Termo de Tranferência de Carga Patrimonial DEFINIÇÃO 2-Membro da unidade organizacional que detém reponabilidade e autoridade para repreentá-la na getão da qualidade (RD). Sitema informatizado de protocolo, que regitra o andamento de expediente e de proceo adminitrativo no PJERJ e a ua movimentação. Documento emitido para controle patrimonial. Documento emitido pelo Sitema de Controle de Equipamento e Contrato (EQUIPAMENTOS) para regitro da movimentação de equipamento. Documento que formaliza a movimentação do bem (Ato Normativo TJ 16, de 09/11/2006). Unidade Executora e Judiciária da Adminitração Superior Uuário Unidade organizacionai pertencente ao nível mai alto da etrutura organizacional do PJERJ e que dipõem de etrutura adminitrativa permanente com atribuiçõe de propor ugetõe, executar e acompanhar a getão etratégica e operacional etabelecida para cada período. Peoa, jurídica ou fíica, que faça uo do erviço adminitrativo ou juridicionai do PJERJ. 4 REFERÊNCIAS Reolução TJ/OE nº 21/2009 - Aprova o Planejamento Etratégico Intitucional do Poder Judiciário do Etado do Rio de Janeiro; Etatuto do Funcionário Público Civi do Etado do Rio de Janeiro (Decreto 2479/79); Código de Organização e Divião Judiciária do Etado do Rio de Janeiro; Ato Normativo Conjunto TJ nº 1/2003 - Aprova o Código de Claificação de Documento do Poder Judiciário do Etado do Rio de Janeiro; Tabela de Temporalidade de Documento (TTD); Reolução CCESAJ nº 02/2006 Fixa critério para atribuição de ponto, relativo à educação continuada, para progreão funcional e para 04 2 de 19
promoção do ervidore do Quadro Único de Peoal do Poder Judiciário do Etado do Rio de Janeiro; Reolução TJ/OE nº 38/2010 - Altera a Etrutura Organizacional do Poder Judiciário do Etado do Rio de Janeiro, a atribuiçõe adminitrativa de ua repectiva unidade, etabelece a lotação de eu cargo comiionado e funçõe gratificada, e dá outra providência; Reolução TJ/OE nº 34/2010 - Aprova a revião do Planejamento Etratégico Intitucional do Poder Judiciário do Etado do Rio de Janeiro e altera a Reolução TJ/OE n. 21/2009, de 17/12/2009 e publicada no Diário da Jutiça Eletrônico de 12/01/2010; Ato Normativo TJ nº 16/2006 Conolida e diciplina a norma e procedimento gerai obre a getão patrimonial do ben móvei, no âmbito do Poder Judiciário do Etado do Rio de Janeiro; Ato Normativo TJ/ nº 26/2009 - Diciplina o exercício do direito à féria do ervidore do Quadro Único de Peoal do Poder Judiciário do Etado do Rio de Janeiro; Ato Normativo Conjunto TJ/CGJ nº 03/2003 Dipõe obre a padronização do procedimento de entrada de acervo arquivítico no Departamento Geral de Arquivo, e dá outra providência; Ato Executivo Conjunto TJ/CGJ nº 04/2004 Dipõe obre a utilização do correio eletrônico para a correpondência interna do Tribunal de Jutiça e dá outra providência; Ato Normativo TJ nº 09/2010 Etabelece norma para uo do recuro computacionai no âmbito da rede corporativa do Tribunal de Jutiça do Etado do Rio de Janeiro; 04 3 de 19
Ato Normativo Conjunto TJ/CGJ nº 04/2005 Dipõe obre a frequência menal e a incluão de valore em folha de pagamento; Ato Normativo Conjunto TJ/CGJ nº 09/2005 Dipõe obre a nomeaçõe e deignaçõe para exercício de cargo em comião e funçõe gratificada no Quadro Único de Peoal do Poder Judiciário do Etado do Rio de Janeiro; Reolução CM nº 01/2006 - Etabelece lotação máxima da Preidência, da Vice-Preidência, da EMERJ, da Diretoria Gerai do Tribunal de Jutiça e da Secretaria do Órgão Epecial e do Conelho da Magitratura, e dá outra providência. 5 RESPONSABILIDADES GERAIS FUNÇÃO Secretária da Secretaria do Conelho da Magitratura (SECCM) Chefe de Serviço Repreentante da Adminitração Superior (RAS) RESPONSABILIDADE Etabelecer diretrize para gerir a SECCM; gerir o recuro humano na SECCM; aprovar olicitaçõe referente à infraetrutura; etabelecer a itemática de execução do proceo de trabalho da SECCM; conduzir a reuniõe de análie crítica e aegurar o eu reultado, aeorado pelo RAS; gerenciar o correio eletrônico da SECCM; gerir a infraetrutura neceária à SECCM. Informar à Secretária da SECCM a movimentaçõe de peoal e eventuai alteraçõe na ecala de féria do ervidore lotado no erviço; manter atualizado o acervo documental de eu etore; informar à Secretária da SECCM eventuai neceidade de capacitação para o ervidore lotado em eu etore; apoiar à Secretária na implementação da getão etratégica etabelecida para a SECCM. Aegurar que o proceo de trabalho da SECCM ejam etabelecido, implementado e mantido; relatar à Secretária o deempenho do SIGA/SECCM, bem como qualquer neceidade de melhoria; aegurar a promoção da concientização obre o requiito do uuário em todo o ambiente da Secretaria; manter atualizado o Documento Etratégico da SECCM, ouvindo o Chefe de Serviço na ocaião da revião; apoiar a Secretária na condução da reuniõe de análie crítica e acompanhar auditoria na SECCM; apoiar a Secretária na implementação da getão etratégica etabelecida para a SECCM. 04 4 de 19
Servidore FUNÇÃO RESPONSABILIDADE Comunicar à Secretária o curo realizado, para regitro; informar à Secretária qualquer neceidade de material para a execução adequada de eu proceo de trabalho; receber, quando neceário, o material de conumo ou permanente olicitado para utilização na SECCM; informar à Secretária qualquer olicitação de manutenção no aplicativo de informática e acompanhar o erviço; informar à Secretária eventuai neceidade de realização de erviço de limpeza ou conervação; realizar a atividade inerente ao eu proceo de trabalho; informar ao uperiore qualquer impoibilidade de atender à atifação do detinatário do proceo de trabalho; utilizar o recuro diponívei de forma adequada. 6 LOTAÇÃO E MOVIMENTAÇÃO DE PESSOAL 6.1 A lotação do erventuário e a movimentaçõe de peoal ão realizada mediante envio de Ofício à Diretoria-Geral de Getão de Peoa (DGPES), com obervação da Matriz de Competência Profiionai. A Secretária mantém regitro dea movimentaçõe. 6.1.1 Quando obervada a neceidade de recuro humano, a SECCM olicita à DGPES a realização de eleção interna no PJERJ. Há, ainda, a poibilidade eventual de identificação de ervidor, com perfil adequado, para a execução do proceo de trabalho realizado pela SECCM, em a neceidade de abertura de proceo eletivo. 6.1.2 A Secretária mantém relação de frequência do erventuário e empregado de emprea contratada (terceirizado), lotado na SECCM. 6.2 A frequência menal do erventuário é feita na intranet, até o terceiro dia útil do mê ubequente. A Secretária arquiva cópia da frequência. 6.2.1 A Secretaria do Conelho da Magitratura (SECCM) também realiza a frequência menal do erventuário lotado na Aeoria Técnica de Intrução do Conelho da Magitratura (ASTEC), pela intranet, da mema forma como é feito o lançamento do erventuário lotado na Secretaria do Conelho da Magitratura (SECCM). 04 5 de 19
6.2.2 Cabe ao reponávei pela frequência na Secretaria do Conelho da Magitratura (SECCM) anotar o motivo e período de auência ou afatamento do erventuário da Secretaria, no livro de ponto, a fim de facilitar o futuro lançamento da frequência. 6.3 A frequência do empregado de emprea contratada (terceirizado) é conolidada no FRM-DGLOG-005-07 Relação Menal de Identificação de Pretadore de Serviço Equipe / Serviço. 6.3.1 A Secretária envia a relação menal de frequência única de todo o empregado de emprea contratada (terceirizado), encaminhando, em anexo, o relatório de ponto eletrônico, ao repreentante da emprea contratada. Apó, armazena em pata epecífica a cópia do FRM-DGLOG- 005-07, com o recibo do repreentante da emprea contratada. 6.4 A féria do erventuário ão definida a partir de ecala anual lançada na intranet, em período divulgado pela Diretoria Geral de Getão de Peoa (DGPES). A Secretária mantém regitro da ecala de féria, bem como de eventuai alteraçõe. 6.4.1 A Secretária olicita agendamento de féria do empregado de emprea contratada (terceirizado) por meio de ofício à emprea de terceirização do erviço. A Secretária mantém regitro da ecala de féria, bem como de eventuai alteraçõe. 6.5 Em regra, a movimentaçõe do ervidore referente à licença ão olicitada diretamente pelo ervidor à Diretoria Geral de Getão de Peoa (DGPES), e encaminhada, poteriormente, à Secretária, para ciência. Cabe realtar, quanto à olicitação de licença epecial, a neceidade do de acordo da Secretária para, então, encaminhar a referida olicitação na Diretoria Geral de Getão de Peoa (DGPES). 04 6 de 19
6.5.1 No cao de licença do empregado de emprea contratada (terceirizado), ete formalizam a licença junto à devida emprea, levando o fato ao conhecimento da Secretária. 6.6 A movimentaçõe referente à lotação ão encaminhada à Diretoria Geral de Getão de Peoa (DGPES), no cao de ervidore, ou à Diretoria Geral de Logítica (DGLOG), no cao de empregado de emprea contratada (terceirizado), apó aprovação da Secretária. 6.7 A Secretária mantém atualizada a informaçõe referente à atividade de cada equipe da Secretaria, o reponávei por ua execução e o repectivo ubtituto, conforme FRM--01-Equipe por Proceo de Trabalho. 7 CAPACITAÇÃO DOS SERVIDORES DA SECCM 7.1 A Secretária do Conelho da Magitratura (SECCM) realiza o controle da capacitação do ervidore com bae na RAD-DGPES-040 (Identificar Neceidade de Deenvolvimento da Competência Profiionai do Servidore) e no MAN-DGPES-040-02 (Manual de Metodologia para Implementação de Açõe Não Formai). 7.2 Cada ervidor acompanha a programação do curo na Ecola de Adminitração Judiciária, da Diretoria Geral de Getão de Peoa (DGPES/ESAJ) pela intranet, e faz ua incrição com autorização da Secretária. 7.3 O ervidore comunicam à Secretária o curo realizado para anotação, e verificam, na intranet, e o ponto pertinente àquele curo foram computado. Cao não etejam, entram em contato com a Ecola de Adminitração Judiciária (ESAJ). 04 7 de 19
7.4 A Secretária providencia, quando neceário, a infraetrutura para a açõe de capacitação realizada, excluivamente, para o ervidore da Secretária do Conelho da Magitratura (SECCM). 7.5 No cao de ervidor novo, ao ingrear na equipe, ete é apreentado para toda a ecretaria, para que adquira vião itêmica do trabalho. A Secretária diponibiliza o Documento Etratégico e a Rotina Adminitrativa (RAD), importante para a integração do novo ervidor, bem como do etagiário, e o conhecimento do funcionamento da ecretaria. 7.6 Pormenore da capacitação do ervidore, bem como eu regitro, eguem o parâmetro etabelecido na RAD-DGPES-040 (Identificar Neceidade de Deenvolvimento da Competência Profiionai do Servidore). 8 GERENCIAR PROCESSOS E EXPEDIENTES NA SECRETARIA 8.1 O proceo e o expediente ão mantido na ecretaria, em local apropriado. 8.2 No cao de acórdão, depacho e deciõe publicado, a pilha de proceo fíico ão identificada com o tipo de publicação, com o número do proceo que a compõem e a data da repectiva publicação. 8.3 O documento recebido e gerado pela Secretaria do Conelho da Magitratura ão claificado e arquivado em pata própria, para poterior conulta e recuperação. 8.4 A eliminação de documento, em conformidade com a Tabela de Temporalidade de Documento do PJERJ, é realizada com o neceário preenchimento do Termo de Eliminação. 9 CONTROLAR PESQUISA DE SATISFAÇÃO E DE OPINÃO DO USUÁRIO 04 8 de 19
9.1 A pequia de atifação e de opinião de uuário é realizada de acordo com o procedimento decrito na RAD-PJERJ-010 Medir a Percepção do Uuário. Para a pequia de Satifação do Uuário, além do formulário geral (FRM-PJERJ-010-06), a Secretaria utiliza um formulário próprio para a pequia por e-mail (FRM--02 - Pequia de Satifação do Uuário - SECCM). Para Pequia de Opinião do Uuário é utilizado o FRM-PJERJ-010-01. 9.1.1 A análie de dado e o gráfico da pequia de atifação ão conolidado no formulário FRM-PJERJ-010-02 Análie da Pequia de Satifação do Uuário. 9.2 Cao o uuário apreente opinião, ugetão ou reclamação verbalmente, eta ão tranmitida à Secretária, com o objetivo de olucionar a reclamação ou implementar oportunidade de melhoria. A que ão recebida por e-mail ão conolidada ou, e for o cao, encaminhada ao Gabinete da Preidência para a providência neceária. 9.3 O reultado conolidado da Pequia de Satifação e de Opinião ão divulgado à equipe da SECCM e afixado no quadro de avio da Secretaria. 10 GESTÃO DE ARQUIVOS CORRENTES 10.1 A getão do arquivo corrente na Secretaria do Conelho da Magitratura (SECCM) obedece à RAD-DGCON-020 (Eliminar Documento na Unidade Organizacionai), RAD-DGCON-009 - Organizar o Arquivo Corrente da Unidade Organizacionai e o MAN-DGCON-009-01 (Manual de Arquivo Corrente). 10.1.1 O documento gerido pela Secretaria do Conelho da Magitratura (SECCM) ão claificado de acordo com a TTD. 04 9 de 19
10.1.2 A identificação, o acondicionamento, o controle e a conervação do documento guardado em eu arquivo corrente cabem ao erviço da Secretaria do Conelho da Magitratura (SECCM). 10.1.3 Cada erviço da Secretaria do Conelho da Magitratura (SECCM) atualiza a Relação do Acervo Documental (FRM-DGCON-009-04). 10.2 A eleção, a avaliação e a detinação do documento ão realizada anualmente, pelo ervidor reponável pelo arquivo corrente da Secretaria do Conelho da Magitratura (SECCM). 10.3 A eliminação, o arquivamento e o dearquivamento de documento e pormenore da getão de arquivo corrente, bem como eu regitro, eguem o parâmetro etabelecido na RAD-DGCON-009 (Organizar o Arquivo Corrente da Unidade Organizacionai), RAD-DGCON-020 (Eliminar Documento na Unidade Organizacionai) e RAD-DGCON-002 (Arquivar e Dearquivar Documento no DEGEA). 10.3.1 O documento encaminhado ao DEGEA para arquivamento ão feito mediante preenchimento do FRM-DGCON-002-01 Pedido de Arquivamento. 11 GESTÃO DA INFRAESTRUTURA 11.1 A Secretária controla a entrada e a aída de material de conumo e permanente da Secretaria, de acordo com o MAN-DGLOG-009-01 (Manual de Solicitação de Material de Conumo). 11.2 Servidor autorizado olicita o material mediante regitro no Sitema de Solicitação de Material online, diponibilizado na intranet do PJERJ, utilizando procedimento pormenorizado na RAD-DGLOG-009 (Fornecimento de Materiai). 04 10 de 19
11.2.1 Para incluão, excluão ou alteração de cadatro de peoa autorizada ao SM, a Secretária encaminha olicitação por ecrito à Divião de Suporte a Sitema Corporativo Adminitrativo, da Diretoria-Geral de Tecnologia da Informação (DGTEC/DICAD), indicando até 2 (doi) ervidore a erem cadatrado, informando login, nome e matrícula. 11.3 Quando o material pretendido não contar da litagem diponibilizada na intranet, ou em cao excepcionai, encaminha o pedido ao Departamento de Patrimônio e Material, da Diretoria-Geral de Logítica (DGLOG/DEPAM), apó comunicação ao Diretor-Geral. 11.3.1 Sendo impreo e demai produto gráfico não previto na litagem de material diponibilizada na intranet, comunica à Secretária e, utilizando o formulário para Solicitação de Produto Gráfico não Codificado (FRM- DGLOG-012-01) encaminha a olicitação ao Serviço de Programação e Produção Gráfica, da Diretoria-Geral de Logítica (DGLOG/SEGRA). 11.4 O material olicitado é recebido por qualquer erventuário da Secretaria do Conelho da Magitratura (SECCM) que, apó conferência, ateta eu recebimento, com ainatura e matrícula na repectiva guia de entrega, para materiai de conumo, ou também no Termo de Tranferência de Carga Patrimonial ou de Reponabilidade, para materiai permanente. 11.4.1 Apó o recebimento do material na Secretaria do Conelho da Magitratura (SECCM), a guia de olicitação de material ou Termo de Tranferência de Carga Patrimonial/Termo de Reponabilidade ão entregue à Secretária, para erem arquivado. 11.4.2 Pormenore do proceo de trabalho olicitação de material ão encontrado na RAD-DGLOG-009 (Fornecimento de Material). 11.5 No cao de equipamento de informática, a Secretária o olicita à Diretoria Geral de Tecnologia e Informação (DGTEC), e identificada a neceidade, 04 11 de 19
endo a olicitaçõe atendida de acordo com o critério da citada diretoria. 11.5.1 A manutenção do aplicativo do itema informatizado e do equipamento de informática ão olicitada por qualquer ervidor da Secretaria do Conelho da Magitratura/SECCM, via telefone, à Central de Atendimento da DGTEC, que pode informar a neceidade da olicitação er encaminhada por ecrito, dependendo do erviço. O olicitante acompanha o erviço realizado pelo técnico da DGTEC, atetando-o na olicitação de erviço, cuja cópia é arquivada pela Secretaria. 11.6 Sendo erviço de limpeza e conervação, controle de vetore (dedetização, deratização e decupinização), remanejamento interno, mudança e tranporte de carga, qualquer ervidor pode olicitar à Secretária que entre em contato com a Central de Atendimento (CA) do Serviço de Ficalização e Limpeza, da DGLOG (DGLOG/SELIM). 11.6.1 Em cao emergenciai, ou e tratando de pequena limpeza, qualquer ervidor da ecretaria pode contatar diretamente o SELIM, informando, apó, à Secretária. 11.6.2 O ervidor, ao atetar a execução do erviço, aina o Regitro de Acompanhamento de Execução Contratual (RAEC), oberva eu correto preenchimento e o entrega ao executor do erviço. 11.6.3 Pormenore do atendimento e monitoramento de erviço contratado de apoio predial ão encontrado na RAD-DGLOG-010 (Ciclo de Atendimento e Monitoramento do Serviço de Limpeza, Conervação e Controle de Vetore). 11.7 Cao haja a neceidade de manutenção corretiva predial de pronto atendimento, qualquer ervidor da SECCM pode olicitar à Secretária que entre em contato com o Serviço de Manutenção Corretiva de Obra, da 04 12 de 19
Diretoria Geral de Engenharia (DGENG/SEMAC), para abertura de Ordem de Serviço. Em cao emergenciai, qualquer ervidor da SECCM pode contatar diretamente o SEMAC, informando, apó, à Secretária. 12 CONTROLE DA AGENDA DE COMPROMISSOS 12.1 A Secretária é reponável pelo agendamento de eu compromio. 12.1.1 Em cao de olicitação de agendamento de compromio com a Secretária, a mema verifica a diponibilidade do dia e horário requiitado e confirma com o olicitante. 12.1.2 A Secretária prepara o local do compromio e providencia a infraetrutura adequada à ua realização, verificando materiai e documento a erem utilizado na reunião e a intalação de equipamento, quando neceário. 12.1.3 Por decião da Secretária, bem como por motivo de eventuai impoibilidade, a data e horário do compromio agendado podem er remanejada, devido à incluão de compromio coniderado prioritário, endo ua reponabilidade o contato para novo agendamento. 13 CONSIDERAÇÕES GERAIS DA GESTÃO ESTRATÉGICA A E OPERACIONAL NA SECCMS 13.1 A Secretária promove a getão da SECCM, cabendo-lhe monitorar o reultado do indicadore, o grau de implementação do plano de ação do objetivo da qualidade e o deenvolvimento de açõe que contribuam para um eficiente e eficaz proceo de comunicação interna e para a contituição de um bom ambiente de trabalho. 13.1.1 São procedimento adminitrativo de competência do CM: Licença de Juíze de 1ª Intância; Recuro Adminitrativo Hierárquico; Proceo contra Deciõe Adminitrativa de Juiz da Infância e Juventude (art. 9º, XVII, do Regimento Interno do Tribunal de Jutiça do Etado do Rio de 04 13 de 19
Janeiro); Pedido de Reconideração; Reclamaçõe de Magitrado contra Colocação em Lita de Antiguidade; Promoção e Remoção de Magitrado; Reoluçõe; Proceo relativo à Jutiça de Paz; Proceo que Verem obre Matéria Atinente à Getão Adminitrativa e Econômico-Financeira; Proceo relativo à deciõe proferida pelo Juíze de Regitro Público (art. 89, II, III e 2º do CODJERJ); Proceo relativo à deciõe proferida pelo Juíze do Regitro Civil de Peoa Naturai (art. 90, VI, VII e parágrafo único). 13.1.2 O RAS, com o apoio da Secretária, elabora minuta do Documento Objetivo da Qualidade da SECCM, contendo o objetivo da qualidade e o eu repectivo indicadore e meta, alinhando-o ao tema e objetivo etratégico, e o apreenta ao Chefe do PJERJ para aprovação. 13.2 Tanto o reultado da medição do indicadore do objetivo da qualidade, bem como o do indicadore operacionai da SECCM ão utilizado como entrada da reuniõe de análie crítica da Secretaria. 13.3 A Secretária promove reunião para avaliar a getão da ecretaria, o reultado do indicadore da unidade, de açõe gerenciai implementada e o SIGA/SECCM, com a periodicidade coniderada neceária. 13.4 Ao RAS, com o apoio da Secretária, compete: a) acompanhar a formulação do planejamento etratégico da SECCM e impulionar ua implementação; b) acompanhar o monitoramento e a evolução do indicadore da SECCM; c) conolidar o indicadore, a fim de elaborar o RIGER Setorial do 1º Semetre e Anual da Secretaria; 04 14 de 19
d) indicar, e verificada a neceidade, colaboradore no âmbito de cada erviço da Secretaria, com a aprovação da Secretária, para apoiar ua atividade; e) realizar, com o apoio da Secretária, a pequia de atifação do uuário e a pequia de opinião da SECCM, conolidando e analiando o reultado em conjunto; f) controlar o RACAP emitido e repondido pela SECCM; g) acompanhar o tratamento dipenado ao produto não conforme identificado pela unidade organizacionai da SECCM. 14 GESTÃO OPERACIONAL 14.1 Cabe à Secretária a propoição e a alteração do indicadore, ouvindo o chefe de cada erviço e o RAS. 14.1.1 Cabe ao RAS, com o conhecimento da Secretária, preparar e divulgar cronograma de reuniõe e alterar, e for o cao, a Árvore de Proceo de Trabalho e Indicadore da SECCM e o Quadro Geral de Indicadore da SECCM. 14.1.2 Cao haja propota de alteração do indicadore, o RAS elabora minuta reviada da Árvore de Proceo de Trabalho e Indicadore da SECCM, para aprovação pela Secretária e poterior conolidação de revião da Árvore de Proceo de Trabalho e Indicadore da SECCM. 14.1.3 Cabe ao chefe de erviço da SECCM manter o reultado do indicadore medido por aquela unidade. 15 ACOMPANHAMENTO DE PRODUTOS NÃO CONFORMES NA SECCM 04 15 de 19
15.1 O produto não conforme gerado pela SECCM ão anotado por todo ervidor no Quadro de Controle de Produto não conforme da ecretaria, tão logo ejam identificado, e corrigido imediatamente, empre que poível. 15.1.1 O RAS acea o epaço compartilhado, até o 3 dia útil de cada mê, para análie e aprovação do Quadro de Produto não conforme. 15.1.2 Verificada a neceidade de ação gerencial etruturada para o tratamento de um determinado produto não conforme, o RAS emite RACAP em conjunto com o erviço da SECCM que o identificou, apó conulta e aprovação da Secretária. 15.2 Pormenore do procedimento para tratamento de produto não conforme na SECCM etão pormenorizado na -007 (Tratar Produto Não conforme na Secretaria do Conelho da Magitratura) e na RAD-PJERJ-004 (Tratamento Mediante Açõe Corretiva e Açõe Preventiva). 16 ACOMPANHAMENTO DAS AÇÕES CORRETIVAS E PREVENTIVAS NA SECCM CM 16.1 A açõe corretiva ou preventiva, idealizada para corrigir eventuai devio, eguem a diretrize contida na RAD-PJERJ-004 (Tratamento Mediante Açõe Corretiva e Açõe Preventiva). 16.2 O RACAP emitido e repondido pela Secretaria ão acompanhado pelo RAS, que incentiva o erviço da SECCM a implementarem a açõe propota dentro do prazo previto na emião do RACAP. 16.2.1 O RAS controla a implementação da açõe propota em RACAP emitido por outra unidade do PJERJ e encaminhado à SECCM. 17 ACOMPANHAMENTO E MELHORIA DA GESTÃO NA SECCMS 17.1 O acompanhamento do deempenho do SIGA/SECCM é realizado: 04 16 de 19
a) pela análie do indicadore; b) pelo reultado do objetivo da qualidade; c) pela avaliação do regitro da qualidade que documentam a percepção do uuário do erviço da ecretaria; d) pela verificação da eficácia da açõe corretiva e preventiva realizada pelo RAS, com o apoio da Secretária; e) pelo reultado da auditoria de getão; f) pela deliberaçõe da reuniõe de análie crítica realizada pela unidade. 17.2 Pormenore obre getão etratégica e operacional, bem como o regitro mencionado ão encontrado na RAD-PJERJ-006 (Implementação e Gerenciamento da Getão Etratégica e Operacional do Poder Judiciário do Etado do Rio de Janeiro). 18 ELABORAÇÃO DE RELATÓRIO RIO DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS RIGER 18.1 Pormenore do procedimento para emião de Relatório de Informaçõe Gerenciai (RIGER) ão encontrado na RAD-PJERJ-007 (Elaborar Relatório de Informaçõe Gerenciai). 18.2 Para a elaboração do RIGER, ão apreentado o reultado do objetivo da qualidade e do indicadore operacionai da SECCM, bem como demai informaçõe aplicada ao gerenciamento da Secretaria, a fim de avaliar a getão e propor oluçõe, cao neceário. 18.2.1 Apó finalizado e diponibilizado na intranet, o relatório é arquivado pela Secretária, em pata eletrônica. 19 INDICADORES 04 17 de 19
NOME FÓRMULA PERIODICIDADE Grau de atifação do uuário da SECCM [( Ótimo do conjunto de queito pequiado) + ( Bom do conjunto de queito pequiado)] Anual 20 GESTÃO DE REGISTROS 20.1 O regitro dete proceo de trabalho ão gerido pela e mantido em eu arquivo corrente, de acordo com a tabela de getão de regitro apreentada a eguir: IDENTIFICAÇÃO Análie da Pequia de Satifação do Uuário (FRM- PJERJ- 010-02) Ata de Reunião CÓDIGO CCD* RESPON- SÁVEL ARMAZE- NAMENTO RECUPE- RAÇÃO 0-0-3 b SECCM Pata Data 0-1-1-1 b SECCM Pata Data PROTEÇÃO Condiçõe Condiçõe RETENÇÃO (ARQUIVO CORRENTE - PRAZO DE GUARDA NA **) 2 ano 4 ano DISPOSIÇÃO DGJUR / DEGEA*** Boletim de Frequência Menal 0-2-9-1-1 b SECCM Pata Data Condiçõe 2 ano Controle de Freqüência (Terceirizado) Cópia de Correpondênci a expedida (Ofício, memorando, etc) Ecala de Féria Pequia de Satifação do Uuário da SECCM (FRMPJERJ- 010-06 e FRM-CM- 009-02) Conolidação da Pequia de Opinião SECCM (FRM-PJERJ- 010-01) 0-2-9-5 b SECCM Pata Data 0-6-2-2 j SECCM Pata 0-2-4-2 a SECCM Pata Data/ Número Aunto/ Data 0-0-3 b SECCM Pata Data 0-0-3 b SECCM Pata Data Livro de Ponto 0-2-9-1-1 a SECCM Armário Aunto/ Data Condiçõe Condiçõe Condiçõe Condiçõe Condiçõe Condiçõe 10 ano 2 ano 2 ano DGJUR/DEGEA 2 ano 2 ano 5 ano DGJUR/DEGEA Pedido de 0-6-2-6-3 a SECCM Pata Data/ Condiçõe 5 ano DGJUR/DEGEA 04 18 de 19
RETENÇÃO (ARQUIVO IDENTIFICAÇÃO CÓDIGO RESPON- ARMAZE- RECUPE- CORRENTE - PROTEÇÃO CCD* SÁVEL NAMENTO RAÇÃO PRAZO DE GUARDA NA **) Arquivamento Período (FRM-DGCON- 002-01) Relação do Acervo Documental RIGER Setorial do 1º Semetre RIGER Setorial Anual Solicitação de Material de Conumo Termo de Eliminação de Documento (Livro, Ficha, Pata, Envelope e Similare - 2ª Via) (FRM- DGCON-020-01) Termo de Reponabilida de pelo Patrimônio (Cópia) Termo de Tranferência do Patrimônio (Cópia) Equipe por Proceo de Trabalho FRM--01 Legenda: 0-6-2-4 b SECCM 0-0-3 d SECCM 0-0-3 c SECCM Dico Rígido Pata Eletrônica Pata Eletrônica Data / Período Data Data 0-3-4 a SECCM Pata Data 0-6-2-6-2 a SECCM Pata Data 0-3-4 b SECCM Pata Data 0-3-4 c SECCM Pata Data 0-0-2 c SECCM Pata Data *CCD = Código de Claificação de Documento. ** = Unidade Organizacional. Backup e condiçõe Backup e condiçõe Backup e condiçõe Condiçõe Condiçõe Condiçõe Condiçõe Condiçõe 5 ano 2 ano DISPOSIÇÃO 5 ano DGJUR/DEGEA 1 ano 5 ano DGJUR/DEGEA 2 ano 5 ano 1 ano *** DGJUR/DEGEA = Departamento de Getão de Acervo Arquivítico, da Diretoria Geral de Apoio ao Órgão Juridicionai. Nota: a) procedimento - Eliminar Documento na Unidade Organizacionai (DEGEA). b) DGJUR/DEGEA procedimento - Arquivar e Dearquivar Documento no DEGEA; Avaliar, Selecionar e Eliminar Documento do Arquivo Intermediário e Gerir Arquivo Permanente. c) O regitro lançado no Sitema Corporativo ão realizado por peoa autorizada e recuperado na. O armazenamento, a proteção e o decarte dee regitro cabem à DGTEC, conforme RAD-DGTEC-021 Elaborar e Manter Rotina de Armazenamento de Segurança do Banco de Dado e Servidore de Aplicação. ========== 04 19 de 19