CASE STUDY MICROSOFT ONENOTE E TOSHIBA CASE STUDY SOLUÇÃO DE CLIENTE AGENTE DA WEB AUMENTA A PRODUTIVIDADE E TIRA PARTIDO DE TRABALHO EM EQUIPA MAIS EFICAZ COM PORTÁTEIS TOSHIBA E ONENOTE O acesso partilhado à informação em tempo real é essencial para o sucesso da nossa empresa. Para pesquisas e projectos, sessões de brainstorming, resumos para redactores e designers gráficos, reuniões de grupo internas e localização, necessitamos de extrair rapidamente informações de diversas fontes e em vários formatos para um único local onde possam ser facilmente acedidas, reutilizadas e partilhadas. Wendy Knepper, Directora, WendPath Communications GmbH País: Alemanha Sector: Marketing de tecnologia, agentes Web Empresa A WendPath Communications é uma pequena empresa de marketing de tecnologia e agentes Web, fundada em 2003 por Lee Koenig e a Dra. Wendy Knepper. A actividade da empresa centra-se em projectos de comunicações de marketing, criação de conteúdos online, publicação na Web e localização de textos para mais de 15 idiomas. Situação da empresa Para reunir documentação de pesquisa e documentação informativa, em viagens de negócios, reuniões com clientes, reuniões de trabalho internas, em sessões de brainstorming, é fundamental poder capturar informações rapidamente. Estas informações são, depois, reutilizadas para a criação de outros documentos ou partilhadas com a equipa, clientes e parceiros. A WendPath Communications é uma empresa de marketing de tecnologia e agentes Web em expansão. Durante os últimos dois anos, a empresa expandiu-se a partir de uma parceria entre redactores freelancers de uma pequena agência localizada em Berlim que trabalha com parceiros e freelancers em todo o mundo. No Outono de 2005, a firma percebeu a necessidade de encontrar uma solução pessoal e colaborativa para capturar e partilhar rapidamente todos os tipos de informação digital com os membros da equipa do escritório, bem como com toda a equipa virtual de parceiros e freelancers. Os directores já utilizavam o OneNote nos seus portáteis Tecra da Toshiba. Como tal, sabiam o valor do OneNote para pesquisas, trabalho de informação e listas de tarefas pessoais. Na prática, o OneNote contribuiu para uma maior eficácia do trabalho móvel e da produtividade pessoal. Uma vez que viajam frequentemente em negócios, a visitar clientes ou a trabalhar com parceiros em escritórios remotos, compreenderam rapidamente o valor acrescentado que o acesso em tempo real à informação captada no OneNote proporciona. As informações das viagens, tais como detalhes sobre voos ou hotéis, podiam ser armazenadas no OneNote para consulta rápida. Solução A empresa decidiu utilizar o OneNote para reuniões de trabalho, sessões informativas e tarefas pessoais. Os portáteis Tecra da Toshiba com OneNote proporcionam maior produtividade do trabalho móvel no escritório, nas instalações dos clientes e parceiros, em casa e em viagens de negócios. O OneNote foi igualmente instalado nos computadores de secretária com vista a uma maior produtividade pessoal. Vantagens Pesquisa e integração de conhecimentos melhoradas Informações mais aprofundadas com notas em áudio Sessões de brainstorming mais eficazes Maior simplicidade na captação e partilha de minutas em reuniões Maior eficácia na localização de conteúdos em Web sites Melhor organização e trabalho em grupo através da partilha de listas de tarefas e informações essenciais Estudo de caso: Microsoft OneNote e Toshiba solução de cliente
MELHORIA DO PROCESSO CRIATIVO O tempo das viagens também podia ser utilizado para um trabalho móvel mais produtivo. Wendy Knepper, por exemplo, descobriu que as horas passadas na sala de espera de um aeroporto a aguardar um voo podiam ser melhor empregues a fazer pesquisas online. Ligando o seu Tecra a um hotspot, ela pode copiar ligações de Web sites e outras informações para o OneNote. Depois, de volta ao escritório, reutiliza estas informações na criação de documentos informativos para novos textos ou na concepção de documentos. Ao optar por alargar a experiência do OneNote a toda a equipa, os directores pretendiam fortalecer as comunicações entre si. Pretendiam igualmente colocar a todos, incluindo a eles próprios, o desafio de testar o OneNote e verificar se, com a sua ajuda, os outros trabalhos de pesquisa seriam mais produtivos. Embora alguns dos resultados fossem facilmente previsíveis, tais como o aumento da produtividade das reuniões, outros ganhos de produtividade, tais como a utilização do OneNote para localizar conteúdos da Web, não o eram. Após dois meses de utilização do OneNote na nossa empresa, tornou-se evidente para todos que, praticamente em todas as fases dos processos de criação e de produção, o OneNote e a Toshiba proporcionam melhorias da produtividade pessoal e colaborativa para a nossa equipa, observou Lee Koenig. Um olhar mais atento aos processos de criação e de produção demonstra facilmente o valor do OneNote. Um bom exemplo disso é o boletim informativo mensal online que a WendPath produz para uma empresa líder do sector das TI. O boletim informativo online é traduzido em mais de 15 idiomas e localizado através de um sistema de publicação online para mais de 19 Web sites em toda a Europa. A WendPath consegue utilizar o OneNote em quase todas as fases do projecto, desde a concepção criativa até à produção, incluindo: 1. Reunir com o cliente para criar o índice do boletim informativo 2. Partilhar o conteúdo do boletim informativo com a equipa 3. Efectuar pesquisas online e criar documentos informativos para os produtos 4. Gerir a produção e a edição dos textos 5. Formatar os textos e a publicação online 6. Gerir o processo de revisão das traduções aprovadas 7. Localizar o texto da tradução aprovada nos Web sites regionais Todos estes passos exigem coordenação, uma vez que os funcionários da WendPath devem trabalhar como equipa, bem como com clientes, redactores freelance e parceiros de localização. O resultado final é um boletim informativo online que é enviado pelo cliente aos seus clientes como uma campanha por correio electrónico. REUNIÕES COM O CLIENTE E COMUNICAÇÕES DE LOGÍSTICA MELHORADAS O OneNote já foi utilizado em reuniões com clientes para gravar notas e criar minutas, que podiam ser facilmente partilhadas por correio electrónico após Estudo de caso: Microsoft OneNote e Toshiba solução de cliente 2
a reunião. Lee Koenig já tinha reparado que o OneNote poupava tempo, uma vez que as notas das reuniões podiam ser capturadas e facilmente estruturadas durante a sessão. Além disso, o registo de notas em modo electrónico em vez de modo manual revelava-se particularmente útil em viagem, onde existe um risco acrescido de perder ou não saber onde estão os papéis. Por outro lado, as notas digitais podem ser facilmente partilhadas com os membros da equipa no escritório. Estes ficam rapidamente actualizados e podem começar a preparar novos projectos, quer isso signifique seleccionar imagens, começar a efectuar pesquisas ou a resumir documentos. Este passo ainda não tinha sido dado no passado e provou rapidamente poder contribuir para melhorar a eficácia, uma vez que a partilha da informação é efectuada em tempo real, em vez de ser diferida. A produtividade foi aumentada através da redução do intervalo de tempo entre as fases um (reunião com o cliente) e dois (partilha da agenda com a equipa da WendPath após a reunião) da gestão do projecto. PESQUISA E CRIAÇÃO DE DOCUMENTAÇÃO INFORMATIVA DOS PRODUTOS Antes do projecto piloto, a pesquisa e a criação de documentação informativa dos diversos produtos eram efectuadas exclusivamente através do MS Word. A utilização do OneNote para pesquisas e projectos relativos a documentação informativa demonstrou possuir diversas vantagens. Uma vez que, com o OneNote, a informação pode ser colocada em qualquer lugar da página, é possível efectuar uma disposição mais visual das ideias. A funcionalidade de gravação automática a cada 30 segundos do OneNote significa que o fluxo de ideias não é interrompido pela necessidade de guardar o ficheiro. Além disso, as ligações activas dos Web sites podem ser armazenadas no OneNote e as informações cortadas e coladas no OneNote podem ser incluídas no URL de referência. Wendy Knepper descobriu igualmente que a funcionalidade de gravação de áudio era muito útil, uma vez que podia simplesmente contar ao OneNote uma ideia inspirada. Esta funcionalidade demonstrou ser mais rápida do que escrever o conceito no papel a informação espontânea já não era perdida ou diluída devido ao tempo dedicado ao registo do conceito. Todas as informações reunidas no OneNote são, então, facilmente organizadas e copiadas para um modelo Estudo de caso: Microsoft OneNote e Toshiba solução de cliente 3
informativo do MS Word, que é depois transferido para o redactor na extranet da empresa. GESTÃO DA PRODUÇÃO E DA EDIÇÃO DOS TEXTOS A gestão da produção e da edição dos textos é efectuada através de comunicações electrónicas e do diálogo entre os membros da equipa. Para a produção do boletim informativo, o processo é relativamente fácil, uma vez que apenas é necessário gerir alguns textos. Para projectos de maior dimensão, em que estão envolvidos mais textos, o OneNote demonstra a sua utilidade como ferramenta de reuniões e de gestão de projectos. Utilizando um portátil Tecra ligado a um projector P75, ambos da Toshiba, Lee Koenig capta rapidamente a agenda para os vários documentos durante uma reunião. Esta lista pode ser visualizada rapidamente pelos membros da equipa, actualizada e colocada em circulação através do correio electrónico ou armazenada no servidor da empresa numa pasta do OneNote comum. Também podem ser adicionados sinalizadores de notas para organizar melhor a informação. FORMATAÇÃO TEXTOS E PUBLICAÇÃO ONLINE A maior parte do trabalho de produção para criar o boletim informativo online é baseado em HTML. A equipa de produção descobriu que o OneNote permite armazenar blocos de textos repetitivos, pedaços de HTML em 15 idiomas diferentes e imagens numa área central para fácil acesso e reutilização. Uma vez que as páginas do OneNote podem ser facilmente adicionadas e categorizadas, a equipa descobriu também que é fácil adicionar itens numa base contínua ao repositório central de informações do OneNote localizado no servidor. Além disso, em alturas de níveis máximos de produção, a equipa pode criar tarefas do Outlook a partir da agenda e atribuir tarefas entre si ou a assistentes de produção freelance. Utilizar o OneNote para armazenar blocos de texto repetitivos, pedaços de HTML em 15 idiomas diferentes e imagens numa área central para fácil acesso e reutilização. Estudo de caso: Microsoft OneNote e Toshiba solução de cliente 4
GESTÃO DO PROCESSO DE REVISÃO DAS TRADUÇÕES APROVADAS Receber versões de textos em 15 idiomas diferentes e revê-los com representantes locais, exige uma grande coordenação. A equipa de localização descobriu que a funcionalidade de lista de tarefas do OneNote e o resumo de sinalizadores de notas permitem criar listas de registo. Com essas listas de registo, é possível constatar facilmente se um país está atrasado no plano de revisão. Lee Koenig afirma que A produtividade é um aspecto-chave para a nossa empresa. Da mesma forma que estou totalmente convencido dos beneficios da utilização dos portáteis Toshiba em termos de produtividade, estou igualmente convencido dos ganhos de produtividade conseguidos com a utilização do OneNote.. SOLUÇÃO DESCRIÇÃO TÉCNICA Esta pequena rede empresarial consiste num servidor com o Microsoft Small Business Server. O Microsoft Exchange Server 2003 fornece os serviços de correio electrónico e o WorkZone fornece uma funcionalidade extranet segura. O Microsoft Office OneNote 2003 está instalado em todos os clientes, incluindo os portáteis Toshiba Tecra com tecnologia sem fios e os computadores de secretária. As informações do OneNote permitem igualmente uma fácil integração em documentos novos criados com produtos comuns do MS Office Suite, tais como o PowerPoint e o Word. SOFTWARE E SERVIÇOS Microsoft Office Professional Edition 2003 Microsoft Office Word 2003 Microsoft Office Excel 2003 Microsoft Office PowerPoint 2003 Microsoft Office Outlook 2003 Microsoft Office OneNote 2003 Microsoft Small Business Server HARDWARE Toshiba Tecra M3 Toshiba Tecra S2 Projector Toshiba P75 LCD Revestimento anti-reflexo Apresenta imagens nítidas e detalhadas, evitando o reflexo em condições de luminosidade intensa 2005. Toshiba Europe GmbH. Embora a Toshiba tenha envidado todos os esforços para garantir a precisão das informações à data da publicação, as especifi cações dos produtos, confi gurações, preços, disponibilidade de sistemas/componentes/opções são passíveis de alteração sem aviso prévio. Para obter a informação de produto mais actualizada sobre o seu computador ou manter-se actualizado sobre as diferentes opções de software e hardware, visite o Web site da Toshiba em www.toshiba-europe.com.web site at www.toshiba-europe.com. Estudo de caso: Microsoft OneNote e Toshiba solução de cliente 5