DRAFT WEB MANUAL DO USUÁRIO
BEM-VINDO! Seja bem-vindo ao sistema DraftWeb! Disponivel em uma página na internet, tem como objetivo ser uma ferramenta de confecção de drafts que, posteriormente, gerarão BsL completos. Facilidade, agilidade e confiança são marcas deste sistema, no qual você verá que o tempo para a confecção de seus drafts não é muito extenso, que poderá conferir as informações antes de enviá-las à Oceanus, que terá a mobilidade de utilizá-lo em qualquer computador, sem a necessidade de utilizar programas extra, dentre outras características. O procedimento é simples: O draft é feito na ferramenta, conferido e seu respectivo arquivo é gerado e enviado à Oceanus.Temos um arquivo para cada draft, o que agiliza a operação, pois mesmo que tenha mais de um embarque, poderá enviá-los conforme vão ficando prontos, ao invés de esperar o término de todos. Apresentamos a seguir, o passo-a-passo da execução das funcionalidades deste sistema, sob forma de manual. Em caso de dúvidas de como preencher,você poderá falar com seu contato na Oceanus e para receber ajuda com relação à ferramenta em si, basta entrar em contato com o pessoal do Suporte, exclusivamente pelo e-mail: suporte_draft@oceanus.com.br Seja bem-vindo ao sistema! Atenciosamente, Equipe DraftWeb Oceanus Sistema DraftWeb Oceanus Manual do Usuário Página 1
ÍNDICE Conteúdo 1. ACESSESSANDO O SISTEMA 3 1.1 - PRIMEIRO ACESSO 4 1.2 - ESQUECEU A SUA SENHA? 6 1.3 - ALTERAR A SENHA DE ACESSO 7 2. CRIAR NOVO DRAFT DE BL 9 2.1 - PREENCHIMENTO DO FORMULÁRIO 11 3. EDITAR UM DRAFT DE BL 16 4. IMPRIMIR UM DRAFT DE BL 17 5. FINALIZAR DRAFT E IMPRIMIR PROTOCOLO DE ENTREGA 19 5.1 CONFERINDO OS ERROS 19 5.2 PROTOCOLO DE ENTREGA 20 6. SUPORTE 21 Sistema DraftWeb Oceanus Manual do Usuário Página 2
1. ACESSESSANDO O SISTEMA Através do seu navegador web, digite o seguinte endereço: OBS.: O sistema é compatível com o Internet Explorer e Google Chrome, A página inicial do sistema BL-Draft será aberta. Efetue seu login: (Caso não tenha um login ainda, veja no item 1.1 como criar um para você!) 1 Clique em LOGIN no canto superior da tela: 2 Preencha seu Nome de Usuário e sua Senha e clique em LOGIN Sistema DraftWeb Oceanus Manual do Usuário Página 3
Nota: você pode marcar a opção Manter-me logado antes de clicar no botão Log In. Isto fará com que sua sessão no sistema fique ativa em seu ambiente de trabalho até que voce reinicie ou desligue seu computador ou clique em LogOut. Desta forma você faz um único LogIn para diversos acessos consecutivos. 1.1 - PRIMEIRO ACESSO Quando for acessar o sistema pela primeira vez, será necessário criar uma nova conta de usuário para que possa utilizá-lo. Para isto, utilize o passo-a-passo a seguir: 1 Na tela inicial do sistema, clique em Gerenciar sua Conta de Usuário 2 Quando a tela se abrir, clique em Criar conta de usuário : Criar conta de usuário Preencha todos os dados solicitados e clique no botão CONFIRMAR: Sistema DraftWeb Oceanus Manual do Usuário Página 4
ATENÇÃO: O Nome de Usuário (login) deve conter no máximo 15 caracteres, sem acentos, espaços, cedilha, etc... Escolha um que vocè irá se lembrar sempre, não tem problema se for, por exemplo, o login que você já usa nos sistemas de sua empresa. Exemplos de logins válidos: cmiranda tomjobin tiradentes_mg santos_doumont lamartinebabo Ao confirmar seu cadastro, você receberá um e-mail contendo as informações de sua conta recém-criada e um link para poder ativá-la, como no exemplo a seguir: Sistema DraftWeb Oceanus Manual do Usuário Página 5
Assim que recebê-lo, clique no link Ativar Conta, que está destacado na imagem acima, o sistema abrirá o browser e informará sucesso na ativação de sua conta. Após isto, o DraftWeb estará pronto para ser utilizado. 1.2 - ESQUECEU A SUA SENHA? Caso já tenha senha de acesso cadastrada e não se lembra da mesma, acesse as opções: Gerenciar sua conta de usuário Esqueci a senha Informe seu endereço de email e será enviado a você uma nova senha de acesso.veja na próxima imagem como esta tela está desenhada. Sistema DraftWeb Oceanus Manual do Usuário Página 6
Abra a mensagem e anote sua senha, em seguida, acesse novamente o sistema e se logue com a senha enviada. Caso prefira, depois você poderá trocá-la, veja no item 1.2 (a seguir) como efetuar esta tarefa. 1.3 - ALTERAR A SENHA DE ACESSO Para alterar senha de acesso, siga estes passos: 1 Efetue seu login no sistema 2 Clique em Gerenciar a sua conta de usuário Gerenciar a sua conta de usuário 3 Clique em Alterar senha Alterar senha 4 Preencha o formulário de acordo com as instruções na tela e clique em Confirmar Sistema DraftWeb Oceanus Manual do Usuário Página 7
5 Quando a mensagem aparecer, a operação está confirmada Sistema DraftWeb Oceanus Manual do Usuário Página 8
2. CRIAR NOVO DRAFT DE BL Após acessar o sistema, selecione a opção Criar ou Editar Draft de BL Nota: Se você ainda não fez o seu login, o sistema irá direcioná-lo para esta tela antes Para criar um NOVO draft, clique em NOVO Serão exibidas as escalas de navios possíveis para você selecionar para seu embarque. Sistema DraftWeb Oceanus Manual do Usuário Página 9
Ao visualizar sua escala, clique no local indicado. Caso deseje, poderá utilizar os campos na parte superior da tela para gerar um filtro de dados e facilitar a busca. Após selecionar a escala, digite seu BL no formulário indicado abaixo. Note que no painel superior da janela há alguns recursos de controle, sendo: Permite que você copie e cole neste formulário os dados de um draft já digitado anteriormente, excetuando-se aqueles referentes às mercadorias e containers. Acione este recurso após digitar todos os campos do formulário principal. Este irá ajuda-lo a identificar alguma irregularidade no preenchimento das informações. No item 5.1 há uma explicação sobre ele. Esta função salva o BL para posterior edição, mesmo que você ainda não o tenha terminado por completo. Pode ser utilizado em qualquer tempo, para garantir que seu trabalho não será perdido. Quando o draft estiver pronto e conferido, com todas as informações corretas, o arquivo deve ser gerado para a Oceanus e este botão possui esta função. Seu draft será conferido, quanto a algumas regras (Como no botão Verificar Erros ) e, em Sistema DraftWeb Oceanus Manual do Usuário Página 10
caso positivo, o arquivo LAM será criado e o agente informado por e-mail da operação concluída com sucesso. Nota: O agente marítimo não irá considerar seu draft como recebido enquanto este recurso não finalizar corretamente. Imprime o seu draft com as informações preenchidas.veja no tópico 4 como executar esta tarefa. 2.1 - PREENCHIMENTO DO FORMULÁRIO 2.1.1 Cabeçalho do Draft Para preencher corretamente seu draft, recomendamos que sigam as instruções como se seguem: NOTA: Aqui estão listadas as informações obrigatórias somente. Campo SHIPPER: Tamanho: Até 5 linhas com até 25 caracteres em cada linha No campo deve conter: Nome ou Razão Social Endereço CNPJ (Obrigatório) Campo CONSIGNEE Tamanho: Até 5 linhas com até 25 caracteres em cada linha No campo deve conter: Nome ou Razão Social Endereço NOTA: Pode ser TO ORDER Campo NOTIFY Tamanho: Até 5 linhas com até 25 caracteres em cada linha No campo deve conter: Nome ou Razão Social Endereço ATENÇÃO: Deve o nome e endereço completo, em caso do consignee TO ORDER essa informação será indispensável Campo BOOKING: Número de sua reserva dada pelo armador Sistema DraftWeb Oceanus Manual do Usuário Página 11
Tamanho: Até 20 caracteres ATENÇÃO: OBRIGATORIO para embarques Grimaldi Lines Campo VESSEL / VOYAGE: Navio e Viagem, preenchido automaticamente ao escolher o embarque na primeira tela Campo PORT OF LOADING: Porto de Embarque preenchido automaticamente ao escolher o embarque na primeira tela Campo PORT OF DISCHARGE:Vem como (Em BRANCO) para que você possa inserir de próprio punho, clique no campo, apague a informação e digite o porto de descarga Campo MARKS & NOS.: Tamanho: Até 50 linhas com até 25 caracteres em cada linha Campo NO. OF PKGS Tamanho: Até 50 linhas com até 25 caracteres em cada linha Campo DESCRIPTION OF PACKAGES AND GOODS Tamanho: Até 50 linhas com até 80 caracteres em cada linha INSTRUÇÕES DE PREENCHIMENTO NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul): Na opção NCM pode incluir até 8 números por carga no seguinte formato: NCM:XXXXXXX HS (Harmonized System Codes): Na opção HS pode incluir até 8 numeros por carga no seguinte formato: HSXXXX Quantidade de container e tipo: Exemplo: 01x20' Dry Quantidade de embalagens Tipo de embalagens: Exemplo: volumes, caixas, pallets) (Se for embarques de carga solta e ou rolante deve ser mencionado a quantidade total a serem embarcados) Metragem cúbica: (sempre usar ponto) Peso da mercadoria: em Kilos e sem a tara do container Condição de frete e termos de pagamento: prepaid/collect (Lembramos que deve ser a mesma que consta na SD/DDE) Carga Perigosa: todos os itens devem ser incluídos (Ex:UN 1263 / IMO:3 / F POINT:37ºC-P / GROUP:III ETC) Sistema DraftWeb Oceanus Manual do Usuário Página 12
DDE/SD: Devem ser incluídos no campo descrição de mercadorias e a copia enviada juntamente com o draft; Para mercadorias sob regime especial de desembaraço à posteriori essa informação deverá ser incluída posteriormente via correção NOTA: Campos GROSS WEIGHT e MEASUREMENT também são obrigatórios, porém são alimentados no momento da inclusão dos detalhes da carga e do(s) container(s) quando ele(s) existirem. 2.1.2 Detalhes da Carga Selecione o botão GOODs para informar os detalhes da carga: A tela está dividida da seguinte forma: Sistema DraftWeb Oceanus Manual do Usuário Página 13
INCLUSÃO de uma Carga Quando a tela aparece, a partir de uma chamada feita, ela já está pronta para receber a inclusão de uma carga, assim, preencha as informações e clique em SAVE. Inclua tantas cargas quanto forem os tipos que o draft cobrir. Como no exemplo, se tivermos 4 containeres e 12 peças soltas num mesmo draft, vamos cadastrar 2 cargas diferentes, uma do tipo LoLo e a outra do tipo Bulk. ALTERAÇÃO de uma Carga Para modificar alguma informação de uma carga já cadastrada, localize sua linha respectiva e clique em EDIT. Os dados serão carregados nos controles da área de formulário. Efetue as alterações que achar necessárias e, ao terminar, clique em SAVE. EXCLUSÃO de uma Carga Caso a carga informada necessite ser excluída do draft basta clicar em seu respectivo botão DELETE em sua linha. As informações que estão nesta tela são as seguintes: NCM Número do NCM principal da carga, que será seu identificador. Caso não saiba o completo, basta digitar os 4 primeiros dígitos do grupo e completar o restante com zeros. CARGO TYPE Tipo de Carga, informe LoLo, se for CONTAINER; RoRo, se for Chassi, ou Break Bulk se for granel. GROSS WEIGHT Peso Bruto total da carga. Campo numérico com 5 inteiros e 2 casas decimais. MEASUREMENT Cubagem. Campo numérico com 5 inteiros e 2 decimais. EXTRA NCMs Caso sua carga possua mais de 1 NCM informe o principal no campo NCM e os demais nesta área, Basta preencher o campo editável (na imagem com os zeros) e clicar no botão CONFIRMA (Verde). Você possui o limite de 7 NCMS extra para preencher, totalizando até 8 NCMs para a carga. Caso haja mais de 8, você deverá criar mais um registro GOODS (Com as mesmas informações) e assim incluir os demais nele. CARGA PERIGOSA Se sua carga é perigosa, informe seus detalhes nos campos: IMDG CODE, UNDG CODE e PAGE. 2.1.3 Detalhes do(s) Container(s) Selecione o botão CONTAINERS para informar a lista dos containers que embarcam neste BL. Lembre-se que para inserir containers é preciso primeiramente inserir pelo menos um item de carga na tela GOODS. Sistema DraftWeb Oceanus Manual do Usuário Página 14
Verifique que a tela está organizada da seguinte forma: INCLUSÃO de um Container Quando a tela aparece, a partir de uma chamada feita, ela já está pronta para receber a inclusão de um container, portanto selecione no primeiro campo o NCM no qual deseja inserir a lista de contaienrs preencha as informações e clique em SAVE. Inclua tantos containeres quanto forem os que o draft possuir. ALTERAÇÃO de um Container Altere quantas informações do container precisar, apenas clique em sua linha respectiva e aguarde os controles serem carregados. Efetue as alterações que achar necessárias e, ao terminar, clique em SALVAR. NOTA: Caso demore um pouco para os controles carregarem, na área de menus clique em GOODs e depois em CONTAINERES pois assim a tela é atualizada mais rapidamente. EXCLUSÃO de um Container Para excluir um container de sua carga clique no botão DELETE de sua respectiva linha. As informações presentes no formulário são estas: Numero do container Tara do contêiner Lacre do contêiner Embalagem Atenção ao campo EMBALAGEM (Package Code): Escolha na combobox PACKAGE CODE qual o tipo de embalagem que vai dentro do container, se quiser, pode digitar a primeira letra da embalagem Sistema DraftWeb Oceanus Manual do Usuário Página 15
Quantity Of Packages: Deve-se colocar a quantidades de embalagens dentro do container: Exemplo 30 caixas Quantity Of Volumes: Quantidade de volumes dentro de cada Embalagem (Package) Os selos são colocados nos campos: SealNumber1 SealNumber2 SealNumber3 SealNumber4 Após finalizar a inclusão da lista de containers e/ou mercadorias, você pode acessar a lista de botões principais da tela do draft para continuar navegando entre os formulários dos dados do BL, ou mesmo salvar, imprimir, conforme opções abaixo (encontre suas explicações na página 9 deste manual): 3. EDITAR UM DRAFT DE BL Para acessar um draft que você já iniciou anteriormente a digitação acesse as opções: Criar ou Editar Draft de BL Clique em Editar Sistema DraftWeb Oceanus Manual do Usuário Página 16
Escolha em seguida o registro do draft que deseja continuar a digitação, mas lembre-se que nesta somente será possivel buscar registros que voce ainda não tenha finalizado. Ao clicar em uma opção o sistema carregará as informações do draft em seus controles para que possam ser editadas. Ao final de sua operação, não se esqueça de salvar seu trabalho, temporariamente ou definitivamente. 4. IMPRIMIR UM DRAFT DE BL Há duas maneiras de efetuar a impressão de um draft de BL: Direto da tela do próprio aberto ou então a partir da tela inicial. Em ambas formas, o sistema faz o mesmo, abre uma nova janela de seu browser com as informações, quando ela carregar, basta solicitar a impressão conforme executa em qualquer página web. Na primeira forma, com o draft aberto, clique no botão IMPRIMIR Sistema DraftWeb Oceanus Manual do Usuário Página 17
Ou então, clique em Visualizar e Imprimir a partir da tela inicial das opções do DRAFT Criar ou Editar Draft de BL Escolha abaixo o registro do draft visualizar/imprimir. Sistema DraftWeb Oceanus Manual do Usuário Página 18
NOTA: O draft impresso este é somente um formulário de conferencia. Ele não é o BL em si, que ainda pode ter um lay-out um pouco diferente do que está neste sistema. 5. FINALIZAR DRAFT E IMPRIMIR PROTOCOLO DE ENTREGA Após inserir todas as informações do draft do BL nas telas de dados principais (data draft), mercadorias (goods) e containers e efetuar todas as conferências necessárias, é hora de gerar o arquivo para a Oceanus. Clique neste botão para finalizar seu draft.se estiver tudo OK, o arquivo contendo suas informações é gerado e um e-mail é enviado para a Oceanus informando que um novo draft está disponível. Quando você aciona este recurso o sistema automaticamente inicia a verificação de consistência de tamanhos máximos e obrigatoriedades. Na próxima seção, há a explicação de como proceder nestes casos. Portanto, fique atento, se aparecerem botões em vermelho ao lado de campos do formulário principal. Nota: O agente marítimo não irá considerar seu draft como recebido enquanto este recurso não finalizar corretamente, portanto somente considere os dados entregues a partir do momento que o sistema disponibilizar o protocolo de entrega a partir do Salvar e Finalizar. 5.1 CONFERINDO OS ERROS Os dados são verificados em 2 momentos, na finalização do draft ou, se preferir, vá aos poucos efetuando sua conferência durante a confecção, basta clicar em Verificar Erros ATENÇÃO: Após a entrega de seu arquivo, qualquer ALTERAÇÃO deverá ser SOLICITADA VIA E-MAIL para o setor de EXPORTAÇÃO da Oceanus que estiver atendendo a seu embarque. Não será mais possível efetuar qualquer mudança no sistema. Caso haja alguma inconsistência, o draftweb irá informar através de bolinhas vermelhas em cada campo. Passe o mouse sobre ela e o sistema irá exibir o motivo da critica. Corrija as irregularidades e salve novamente até que nenhuma critica seja apresentada. As críticas versam sobre: Sistema DraftWeb Oceanus Manual do Usuário Página 19
- Campo Obrigatório Não Preenchido Explicação: A informação mostrada com a bolinha é obrigatória e não foi preenchida. Solução: Preencher a informação que está faltand. - Quantidade de Linhas Excedida Explicação: O campo está com mais linhas do que ele comporta. Ex.: Ele está com 7 linhas e seu limite é de 5 (veja na descrição dos campos a quantidade permitida); Solução: Diminua a quantidade de linhas - Quantidade de Caracteres por Linha Excedida Explicação: Uma ou mais linhas do campo está com mais caracteres do que o permitido. Ex.: O limite é de 50 caracteres por linha e está com 58 (veja na descrição dos campos a quantidade permitida);. Solução: Reescreva o campo, diminuindo a linha que está maior. - Dígito Verificador do Container Incorreto Explicação: O número do container está com o verificador incorreto. Solução: O próprio sistema na mensagem crítica informa o correto, basta substituir um pelo outro. 5.2 PROTOCOLO DE ENTREGA Ao salvar e finalizar o draft sem críticas, ao mesmo tempo em que o agente recebe m e- mail informando que um novo draft está disponível, a tela com a impressão do protocolo de entrega é mostrada, como na imagem abaixo: Sistema DraftWeb Oceanus Manual do Usuário Página 20
6. SUPORTE Em caso de dúvidas com relação à operação do sistema ou reporte de erros, envie um e- mail para: suporte_draft@oceanus.com.br Mas, em caso de dúvidas em relação às informações em si, entre em contato com a Filial Oceanus que estiver cuidando de seu embarque. OBRIGADA por utilizar nosso sistema! Atenciosamente, Equipe DraftWeb Oceanus. Sistema DraftWeb Oceanus Manual do Usuário Página 21