MANUAL DO USUÁRIO MÓDULO PDV OL
Índice: 1. Regras Básicas de Utilização:... 3 2. Acessando o sistema:... 4 a. Login e Senha:... 4 3. Roteiro:... 5 a. Reagendar:... 6 b. Recompor roteiro:... 7 4. Estabelecimentos:... 8 a. Filtro... 9 b. Solicitar uma exclusão:... 10 c. Profissionais... 11 d. Visita... 12 e. Histórico... 13 f. Pedido... 14 g. MDTR:... 17 5. Cadastro de um novo estabelecimento... 18 a. Solicitando uma inclusão:... 18 b. Segmentação:... 20 c. Tipo de Merchandising:... 21 d. Convênio:... 22 e. Serviços:... 23 f. Distribuidores:... 24 g. Funcionários:... 25 h. Visitar:... 26 i. Última Visita:... 27 j. Merchandising:... 28 k. Ruptura:... 29 l. Pesquisa de Mercado:... 30 m.foto:... 31 6. Solicitações:... 32 7. Relatórios:... 33 a. EVD:... 34 b. Consulta de Cota:... 35 c. DDD:... 36 d. Histórico de Pedido:... 38 e. MDTR Consolidado... 40 8. Operações:... 41 a. Informando Atividades Extras e dias não trabalhados:... 42 b. RDV... 43 c. Encerramento de ciclo:... 44 9. Sistema:... 45 a. Alterando a Senha:... 45 b. Configuração:... 46 c. Comunicação:... 47 d. Sobre:... 48 e. Sair:... 48 2
1. Regras Básicas de Utilização: o Nunca deixe de realizar a comunicação por mais de 02 (dois) dias, pois correrá o risco de perder toda a informação digitada caso seu equipamento venha a ter problema. Lembrando que a comunicação deverá ser realizada diariamente. o Verifique a data do sistema, pois caso esteja errada o sistema contabilizará toda informação realizada com a mesma data. Exemplo: Em seu Tablet a data do sistema é 10/02/2012 quando realizada uma alteração de dado de um médico, o sistema da intranet receberá essa informação com a data errada. o Não submeta seu equipamento a grandes variações de temperatura. Nunca o deixe no carro, além da alta ou baixa temperatura que ele poderá ficar exposto, sempre ocorrerá a possibilidade de furto/roubo. o Mantê-lo sempre com a bateria carregada. Para recarregar a bateria, não é necessário que esteja completamente descarregada. o Tenha sempre o máximo de cuidado com seu equipamento, nunca o deixe cair e ou utilize objetos pontiagudos sobre a tela, pois esta é feita de cristal líquido e é muito sensível. o Não coloque peso sobre seu equipamento e nem deixe ao alcance de crianças ou pessoas não treinadas. 3
2. Acessando o sistema: Clicar no ícone Sales Farma localizado na tela do seu equipamento em aplicativos: a. Login e Senha: No primeiro acesso, não há senha cadastrada e não é necessário preencher o campo. Basta tocar em Entrar ( ) para iniciar o sistema. 4
3. Roteiro: Essa ferramenta será muito útil no seu dia-a-dia. No roteiro é possível ver profissionais e estabelecimentos. As imagens do lado esquerdo do nome do cliente auxiliam na identificação do tipo de cliente. No momento em que você acessa o roteiro, são carregados os clientes agendados para o dia. Clicando no nome do cliente você tem algumas opções de ação disponíveis. 5
a. Reagendar: Quando não for possível visitar um cliente na data prevista, você pode realizar um reagendamento. Para realizar um reagendamento clique no ícone reagendar ( ) na aba de roteiro. Para reagendar um cliente, basta definir a data em que ele será visitado clicando no ícone do calendário ( ) e definindo o turno. Depois, basta clicar em Confirmar para reagendar o cliente. Note que o nome do cliente que foi reagendado fica com uma marcação ( sua identificação. ) para auxiliar na 6
b. Recompor roteiro: Outra opção importante do roteiro é o Recompor Roteiro ( ). É necessário que você recomponha o roteiro todo início de ciclo. Dessa forma, a programação do ciclo passado é apagada e uma nova programação é montada, baseada nas informações de roteiro de cada cliente e levando em conta o ciclo promocional. Da mesma forma, uma mudança de roteiro realizada no cadastro do cliente só aparece no roteiro após a recomposição do mesmo. 7
4. Estabelecimentos: A aba de clientes é composta pelas opções Farmácia e Solicitações. Na opção Farmácia você entra na lista de farmácias cadastradas e em Solicitações ( ) você acompanhará as respostas de seu superior quando as solicitações de inclusão e exclusão de clientes. Para acessar a área de PDVs, toque na aba Clientes. Na tela de listagem de estabelecimentos, você encontra todos os PDVs que pertencem ao seu painel. Ela traz muitas informações e ferramentas para facilitar a manutenção das informações. A primeira delas são as indicações de performance da visitação através das imagens das carinhas. Onde a cor vermelha ( ) indica que o PDV ainda não foi visitado no ciclo, a amarela ( ) significa que a meta de visitação foi parcialmente atendida e a verde ( ) indica que a meta de visitação para o ciclo foi atingida. 8
a. Filtro A listagem exibe, por padrão, todos os PDVs presentes em seu painel. Para facilitar a consulta você pode utilizar um filtro de informações, basta tocar na lupa ( ) e refinar os dados. Após tocar na lupa você será direcionado para a tela ao lado. Nela, basta preencher os campos dos filtros desejados e clicar no botão Confirmar, na parte inferior da tela. Caso a sua pesquisa não traga nenhum resultado, tente realizar uma busca utilizando menos filtros. Você pode utilizar quantos filtros julgar necessário. Caso queira apagar todos os campos preenchidos, clique em Limpar, também na parte inferior da tela. Se você não quiser mais realizar a pesquisa, clique no botão Cancelar e você retornará para tela anterior. 9
b. Solicitar uma exclusão: Na tela de listagem de estabelecimentos, você também pode solicitar a exclusão de um estabelecimento de seu painel. Para solicitar uma exclusão, clique no nome do estabelecimento e depois em Excluir ( ). Para solicitar a exclusão basta selecionar o motivo e clicar no botão Confirmar. Para cancelar a solicitação clique no botão Cancelar. Depois desse procedimento, você acompanhará o status dessa solicitação em outra tela, agora que conhecemos o cadastro podemos conhecer essa ferramenta. 10
c. Profissionais Na opção Profissionais você pode consultar os profissionais ligados ao estabelecimento. É possível fazer uma busca mais detalhada no botão lupa ( ). 11
d. Visita Na opção Visita você realiza a visita ao estabelecimento e informa alguns detalhes como a data, efetiva, acompanhantes, comentários e objetivos da próxima visita. Surge a tela abaixo: Para tal, toque no calendário e escolha data. Após escolher, você precisa informar se essa visita foi efetiva ou não, marcando o quadrado ao lado do calendário. Não há limites para o lançamento de visitas Não efetivas. Se você foi acompanhado por alguém nessa visita, basta escolher marcando os quadrados de Acompanhantes. Os campos Comentários e Objetivos da Próxima Visita são obrigatórios. Preencha-os com, no mínimo 10 caracteres. 12
e. Histórico Você também pode, no momento da visita, consultar o histórico de visita do estabelecimento. Para tal, basta clicar no ícone Histórico ( menu na parte inferior da tela. ) no Na lista é possível consultar boa parte das informações de cada visita. Se você lançou uma visita de forma errada é aqui que você pode excluí-la, desde que a mesma não tenha sido comunicada. Na linha da visita que ainda não foi comunicada irá aparecer um ícone Lixeira ( lado do ítem não transmitido. ) ao Após consultar todos os dados, clique na seta ( ) no menu superior para sair. 13
f. Pedido Na tela de Pedido( ), você consegue lançar pedidos para o PDV. O lançamento de uma visita não é obrigatório para o lançamento do pedido. Ao clicar no botão Pedido é exibida uma confirmação. Para prosseguir com o pedido clique em Confirmar. Para cancelar o lançamento do pedido clique em Cancelar. Na tela de Pedido, a primeira coisa a ser feita é a escolha dos operadores logísticos. Toque na lupa ao lado dos campos OL1 e OL2 para selecionar as opções de operadores desejadas. 14
Após definir quais serão os operadores que atenderão esse pedido, clique na aba lista para poder adicionar itens na lista do pedido. Para adicionar um produto na lista basta clicar em seu nome na lista. Preencha as informações de condição comercial para cada operador logístico definido e a quantidade de unidades que farão parte do pedido. 15
Depois de adicionar todos os produtos em seu pedido você pode conferir os itens que fazem parte do pedido na aba Itens. Para excluir um produto do pedido basta clicar na lixeira ( ) ao lado da opção desejada. Você também pode alterar os dados do produto. Basta clicar no produto e realizar as modificações. Para salvar o pedido clique em Gravar ( ). Para sair do pedido sem salvar as informações clique em Sair ( ). Você ainda precisa fazer uma comunicação para que seu pedido seja enviado. Essa função será explicada mais a frente no manual. 16
g. MDTR: Na tela da listagem ainda existem um relatório muito útil que é a leitura do MDTR do PDV selecionado. Através deste relatório, você consegue ter a visão dos quatro últimos meses separados por mercados e unidades das vendas dos produtos de seu laboratório. O mês mais recente aparece aberto por semana (S1, S2, S3 e S4) permitindo uma análise mais completa e eficiente das vendas unitárias em cada PDV analisado. 17
5. Cadastro de um novo estabelecimento a. Solicitando uma inclusão: Você também pode solicitar a inclusão de um estabelecimento. Para tal, basta clicar no sinal de mais ( ) localizado no menu superior da tela. Você será direcionado para a tela ao lado. Nela, as informações destacadas em vermelho são obrigatórias. Não é possível finalizar a solicitação de inclusão se algum campo obrigatório não for preenchido. Sempre que você clicar no botão Gravar com alguma informação obrigatória faltando, o sistema o levará para a tela onde essa informação se localiza. Para cancelar uma solicitação de inclusão, basta clicar no botão Cancelar. Outra parte muito importante são as informações de Roteiro. Essas informações serão utilizadas para montar a ordem de visitação durante o ciclo promoional. A frequência é a quantidade de vezes que o estabelecimento deve receber a sua visita durante o ciclo. No campo Semana, você informa em qual semana do ciclo o estabelecimento receberá a sua visita. Depois dessa etapa, é necessário informar o dia da semana, dentro da semana escolhida, em que esse estabelecimento será visitado. Após definir o dia da semana, é necessário escolher o turno, que pode ser tanto da manhã quanto da tarde. O campo sequência é a ordem, dentro do turno, em que esse estabelecimento será visitado. 18
Após cadastrar as informações da aba Principal, você deve incluir um endereço de visita para esse estabelecimento. Você pode realizar essa inclusão de duas formas. É possível preencher somente os campos obrigatórios, destacados em vermelho e clicar em confirma. Após preencher os campos basta clicar no botão Confirmar para finalizar o cadastro do local de visita. Para cancelar, clique no botão Cancelar. Para finalizar a solicitação de inclusão, basta clicar no Ícone Gravar ( ). Para sair da solicitação de inclusão sem gravar, clique no ícone Sair ( ). Após gravar a solicitação de inclusão, os ícones complementares aparecem na barra inferior. É muito importante manter todas essas informações atualizadas. Elas servirão de auxílio tanto no seu trabalho, quanto para os departamentos de Marketing e Inteligência no momento de estruturar campanhas e materiais de suporte comercial. 19
b. Segmentação: Na tela de Segmentação ( ), você pode cadastrar mais informações a respeito do estabelecimento. É importante que você cadastre o máximo de informação possível sobre cada PDV. Essas informações servirão de auxílio para o desenvolvimento de campanhas e estratégias da empresa. Para confirmar as alterações realizadas clique no botão Confirmar. Para sair da tela sem salvar as alterações, clique no botão Cancelar. Ambos estão localizados no final da tela de Segmentação. 20
c. Tipo de Merchandising: Na tela de Tipo de Merchandising ( ), você encontra mais informações para detalhar o cadastro do PDV. Para adicionar informações de tipo de Merchandising, basta marcar o quadrado ( ) ao lado do nome da opção desejada. Para desmarcar,basta clicar novamente no quadrado ( ). Após preencher todos os campos onde você possui informação, clique na seta ( ) no menu superior para sair. 21
d. Convênio: Na tela de Conselho ( ), você encontra mais informações para detalhar o cadastro do PDV. Para adicionar informações de tipo de merchandising, basta marcar o quadrado ( ) ao lado do nome da opção desejada. Para desmarcar,basta clicar novamente no quadrado ( ). Após preencher todos os campos onde você possui informação, clique na seta ( menu superior para sair. ) no 22
e. Serviços: Na tela de Serviços ( ), você encontra mais informações para detalhar o cadastro do estabelecimento. Para adicionar informações de serviço, basta marcar o quadrado ( ) ao lado do nome do produto. Para desmarcar,basta clicar novamente no quadrado ( ). Após preencher todos os campos onde você possui informação, clique no botão Confirmar para salvar suas alterações. Caso você não queira sair da tela sem salvar as alterações realizadas basta clicar em Cancelar. 23
f. Distribuidores: Na tela de Distribuidores ( ), você encontra mais informações sobre o estabelecimento. Você pode cadastrar com quais distribuidores o estabelecimento prefere trabalhar. Para cadastrar um novo distribuidor, clique no sinal de mais ( ) localizado no menu superior da tela. Preencha todas as informações e clique em Confirma para realizar a inclusão. Para sair da tela sem gravar, clique em Cancelar. 24
g. Funcionários: Na tela de Funcionários ( ), você encontra mais informações sobre os profissional que trabalham naquele PDV. Você pode cadastrar os funcionários do estabelecimento. Para cadastrar um novo funcionário clique no sinal de mais ( da tela. ) localizado no menu superior Preencha todas as informações e clique em Confirma para realizar a inclusão. Para sair da tela sem gravar, clique em Cancelar. 25
h. Visitar: Na tela de Visitar ( ), você pode lançar os relatórios de visitação para esse PDV. Primeiro, você deve escolher a data da visita. Para tal, clique no calendário ( desejada. ) e depois na data Após escolher a data, você precisa informar se essa visita foi efetiva ou não, marcando o quadrado ao lado do calandário ( ). Não há limites para o lançamento de visitas Não efetivas. Se você foi acompanhado por alguém nessa visita, basta escolher marcando os quadrados de Acompanhantes ( ). Os campos Comentários e Objetivos da Próxima Visita são obrigatórios. Preencha-os com, no mínimo 10 caracteres. Esses são os campos obrigatórios para o lançamento de uma visita. Serão abordados na próxima parte do manual, os itens presentes no menu na parte inferior da tela. Após preencher todos os campos onde você possui informação, clique no botão Gravar ( ) para salvar suas alterações. Caso você queira sair da tela sem salvar as alterações realizadas basta clicar em Sair ( ). 26
i. Última Visita: Você pode, no momento da visita, consultar os dados da última visita efetiva. Para tal, basta clicar no ícone Última Visita ( parte inferior da tela. ) no menu na Essa tela serve apenas para consulta. Para sair clique na seta ( ) ne menu superior. 27
j. Merchandising: Na tela de Merchandising ( ), você informa como estão os preços, estoque e ações de marketing no PDV. Para adicionar informações de Merchandising, basta clicar na linha do ítem. Depois, complete os campos com as informações e clique no botão Confirmar. Para sair sem gravar clique em Cancelar. Após preencher todos os campos onde você possui informação, clique na seta ( ) no menu superior para sair. Para excluir algum item clique na lixeira ( ) ao lado do ítem desejado. 28
k. Ruptura: Na tela de Ruptura ( ), você informa se existe alguma ruptura ou produto com estoque baixo no PDV, clicando sobre o item desejado. 29
l. Pesquisa de Mercado: Na tela de Pesquisa de Mercado ( ), você realiza uma pesquisa de opinião com o PDV. O sistema mostra um alerta sempre que o estabelecimento tem uma pesquisa a ser respondida. 30
m. Foto: Na tela de Foto você pode tirar fotos do estabelecimento diretamente do sistema. Para isso é preciso tocar no ícone da foto, surgirá a tela informando que você pode incluir a foto. Toque no sinal de (+) e você será direcionado para a tela de descrição da foto. Após preencher as tags e a descrição livre da foto e tocar no botão confirmar, surge a tela da câmera para capturar a foto do local. Só é possível dimensionar a tela na horizontal e para capturar basta tocar no botão com o ícone da câmera: 31
6. Solicitações: A tela de solicitações é onde acontece o acompanhamento de todas as solicitações realizadas, tanto para profissionais quanto para estabelecimentos. Para acessar a área de Solicitações, clique em Solicitações no menu de Clientes. Caso exista alguma solicitação pendente ela aparecerá nessa tela. Você deve optar entre as solicitações referentes a Profissionais e Estabelecimentos clicando na marcação ( ). Para ver mais detalhes da solicitação basta clicar na opção desejada. O mesmo procedimento se aplica para as solicitações referentes a estabelecimentos. Se você ainda não comunicou a solicitação, ainda é possível excluí-la. Basta clicar na lixeira ( ) ao lado da opção para cancelar a solicitação. Para voltar para a área de clientes clique na seta ( ) no menu superior da tela. 32
7. Relatórios: Na área dos Relatórios ( ) é possível acompanhar sua performance durante o ciclo. É muito importante acompanhar a performance durante o ciclo. Dessa forma, é possível evitar surpresas desagradáveis no final do ciclo e identificar pendências quando ainda é possível recuperar o trabalho. 33
a. EVD: Para acessá-lo, clique no ícone EVD Estatísticas de Visitação Diária ( relatórios. ) na área de As informações aparecem divididas por semanas, trazendo um total da semana na coluna da direita. T. Vis: Total de visitas realizadas no período; AE/DNT: Atividades Extras e Dias não Trabalhados; Média: Média de visitas no período; Acomp.: Visitas acompanhadas no período; Obj. D: Objetivo de visitas por dia; Obj.Vis: Objetivo de visitas na semana; 34
b. Consulta de Cota: Na tela de consulta de cota é possível acompanhar quanto falta para que a cota de cada produto seja atingida. Para acessá-la, clique no ícone Consulta de Cota ( relatórios. ) na área de Basta selecionar o filtro denominado categoria que as informações são carregadas de acordo com a família de produtos ou marcas em destaque. 35
c. DDD: Na tela de DDD é possível acompanhar a demanda de cada produto durante os ciclos. Para acessá-la, clique no ícone DDD ( ) na área de relatórios. A primeira ação é escolher qual Mercado você quer visualizar. Para isso, na primeira linha selecione o filtro que você quer ver. Uma vez isso feito, selecione quais bricks do seu setor, serão alvos da análise. As informações aparecem divididas por produto e por mês do ano. É possível ver as informações tanto em Venda de Unidades quanto em Participação de Mercado. Basta selecionar utilizando a opção ( ). 36
Após fazer a seleção do mercado e tocar em concluir é possível visualizar o resultado do DDD: 37
d. Histórico de Pedido: Na tela de Histórico de Pedido é possível acompanhar todos os pedidos efetuados. Para acessá-la, clique no ícone Histórico de Pedido ( ) na área de relatórios. Na aba resumo, são dispostos todos os pedidos efetuados. Para ver detalhes do pedido, clique na drogaria desejada e depois na aba Pedido: 38
Você pode fazer filtros, optando pela lupa localizada no canto superior direito. Surgirá a tela abaixo: É possível selecionar o estabelecimento tocando na lupa destacada acima, marcando o cliente na tela abaixo: 39
e. MDTR Consolidado O relatório de MDTR Consolidado exibe as informações de MDTR relacionadas a todos os PDVs contidos no seu brick. As visões são separadas nos últimos quatro meses, onde o mês mais próximo fica com os dados unitários abertos por semana (S1, S2, S3 e S4). Cada mercado tem suas apresentações abertas em combos separados, conforme ilustra a imagem abaixo: 40
8. Operações: A área de Operações é muito importante para a sua performance. Aqui são cadastrados todos os dias em que, por algum motivo, você não pode realizar o trabalho de visitação no campo. No menu Ativ. Extras e Dias não trab. ( ) você pode registrar as ausências e faltas ocorridas dentro do ciclo de acordo com os motivos liberados e justificativas. Todas as informações cadastradas aqui necessitam da aprovação de seu superior. Uma vez aprovado, esse dia não trabalhado é abatido de seu objetivo de dias trabalhados. Dessa forma, a sua performance não é prejudicada. Você pode excluir uma solicitação de Atividade Extra que ainda não foi comunicada. Para tal, clique na lixeira ( As bandeiras indicam o status da solicitação. Vermelho ( ) ao lado da opção desejada. ) significa que a solicitação foi recusada. A verde ( ) significa aprovação e a branca ( ) que a solicitação ainda não foi apreciada pelo seu superior. 41
a. Informando Atividades Extras e dias não trabalhados: Para informar uma atividade extra realizada, clique no botão ( superior da tela. ) no menu na parte Para informar uma atividade, primeiro você deve informar a data em que essa atividade aconteceu. Para tal, clique no ícone do calendário ( ) e depois no dia desejado. Depois, informe o período. Note que é possível informar frações nesse campo, onde 0,25 significa metade de um turno, 0,50 significa a metade do dia e assim por diante. Portanto, não estranhe se, em algum relatório, o seu objetivo de dias trabalhados aparecer como uma fração. Ex.: 18,5 dias trabalhados. Depois, basta selecionar o motivo e preencher a observação. Para salvar a solicitação clique no botão Confirmar. Para sair sem salvar, clique no botão Cancelar. 42
b. RDV Na opção RDV você pode registrar todos os custos ocorridos durante todo o processo de visitação e translados. Eles serão repassados ao laboratório após a comunicação. 43
c. Encerramento de ciclo: É aqui que você informa para a empresa que o seu trabalho no ciclo atual está finalizado e você está pronto para o próximo ciclo. Para encerrar o ciclo clique no ícone Encerramento. Para encerrar o ciclo, clique no botão Encerrar. Esse botão só é habilitado no último dia do ciclo. 44
9. Sistema: Você deve cadastrar sua senha assim que acessa o sistema pela primeira vez. Dessa forma, são evitados acessos de pessoas sem autorização e que podem realizar alguma operação ou alteração no seu painel sem o seu conhecimento. Para cadastrar uma senha, clique no ícone Sistema no menu na parte inferior da tela a. Alterando a Senha: Após clicar no ícone Sistema você será levado para a tela abaixo. Para cadastrar uma nova senha, clique na linha Alterar Senha ( ). Para cadastrar a senha basta preencher os campos Senha Nova e Senha Confirmar com a sua senha. Como o sistema não possui senha no primeiro acesso, deixe o campo Senha Atual em branco e clique em Confirmar. Agora que já cadastramos a senha pessoal podemos conhecer todas as funcionalidades da aba Sistema. 45
b. Configuração: Área restrita do sistema. O acesso a essa área requer senha. Você só deverá acessar essa parte do sistema com o acompanhamento de alguém do Help Desk. Você não deve acessar essa área sem estar acompanhado por um profissional do Help Desk. 46
c. Comunicação: Uma das áreas mais utilizadas do sistema. É daqui que as informações são enviadas e recebidas da empresa. Para realizar um envio de informações clique no ícone Comunicações ( ). Após o clique a comunicação começa automaticamente. Basta aguardar o término e voltar a utilizar o sistema. 47
d. Sobre: Essa área tem apenas algumas informações de versão dos arquivos. Pode ser que alguém do Help Desk pergunte alguma informação presente nessa tela. Para consultar essas informações clique no ícone Sobre ( ). Essa tela serve apenas para consulta. e. Sair: Para sair do sistema, clique no ícone Sair ( ). 48