Intrafor Server Gerir Cronograma Instruções de Utilização

Transcrição

1 Intrafor Server Gerir Cronograma Instruções de Utilização Gerir Cronograma Acesso para os Resp. Pedagógicos / Mediadores O acesso à gestão do curso (cronogramas e outras permissões especiais) para os Responsáveis Pedagógicos / Mediadores é feito através da opção FORMADORES -> Informação ao Formador (No fundo da página) Para aceder à gestão do curso clicar no botão Gerir Curso Nota: Este acesso e respetivas permissões é concedido pelo Técnico de Formação responsável pelo curso na Ficha do Curso. Se o curso não aparecer na Informação ao Formador do R.P./Med., o Técnico deve verificar a ficha do curso. Para dar permissões é necessário definir o Resp./Med. e selecionar as permissões a atribuir: Acesso Proc.H.: Permite que o Resp./Med. possa confirmar os sumário no cronograma e efetuar o processamento de horas mensal Cron. Trocas: Permite que o Resp./Med. possa efetuar trocas diretas entre formadores no cronograma Cron. Gerir: Permite que o Resp./Med. possa fazer toda a gestão do cronograma no Intrafor.! 1!

2 Gerir Cronograma Acesso através de Gerir Curso O acesso à gestão do cronograma do curso para os Técnicos de Formação pode ser feito em: CURSOS -> Gerir Curso (No caso dos Resp./Med. o acesso ao gerir curso está explicado acima) Página Gerir Curso Cronograma do curso Opções: Gerir Cronograma Visualizar Cronograma Imprimir Cronograma (Completo/ por Datas) Gerir Cronograma Curso (Criar/Alterar/Confirmar Horas Efetuadas) Visualização interativa do cronograma (Informação Básica) Criar PDF de impressão do cronograma do curso (Informação Detalhada). Gerir Cronograma - Abrir A opção Gerir Cronograma abre uma janela adicional para a gestão do cronograma do curso. Qualquer alteração aos módulos do curso (Gerir Módulos) implica reabrir a janela ou efetuar Atualizar Página. Nota: Nesta versão do Intrafor Server, em especial no módulo de Cronogramas recorremos às mais recentes tecnologias para permitir uma mais facil e interativa utilização para o utilizador. Algumas destas tecnologias não são suportudas pelo Internet Explorer, pelo que recomendamos a utilização de outro browser: Chrome ou Firefox.! 2!

3 Gerir Cronograma Funcionalidades A janela de Gestão do Cronograma é composta por diversas áreas funcionais Cabeçalho Informação sobre o curso / Datas em cronograma Módulos Lista de todos os módulos definidos pelo Técnico de Formação para o curso (em Gerir Curso -> Módulos) Calendário Calendário com as horas em cronograma. Após Gerar Cronograma aparecem as horas com a informação Livre para serem ocupadas pelas respetivas marcações dos módulos. Ações Conjunto opções para Criar/Alterar/Eliminar o cronograma. Legenda Legenda informativa sobre o que representa cada cor na marcação do cronograma! 3!

4 Criação Inicial de um Cronograma Passos Básicos 1º Gerar Cronograma (Ações) Utilizar este botão para dar inicio a criação do cronograma ou se pretender gerar mais horas/dias ao final do cronograma Gerar Cronograma Selecionar opções: Data inicio - Data a partir da qual se quer gerar o cronograma (Para cursos antigos que estejam a decorrer podemos apenas gerar o cronograma parcial a partir de uma determinada data para a frente) Tipo Horário Confirmar se o horário selecionado é o real. Não gerar o cronograma com o horário errado. Avançar Feriados Selecionado: Ao gerar o cronograma o sistema avança automaticamente os Feriados Nacionais. Avançar Tolerâncias Selecionado: Ao gerar o cronograma o sistema avança automaticamente as tolerâncias/paragens definidas pela administração do centro. Feriado Municipal / Outras Tolerâncias - Deve ser inserida aqui a(s) data(s) do feriado municipal e outras paragens específicas definidas para o curso, o sistema avançará automaticamente essas datas. Exemplo: , , : > Avança os dias 1 de junho, 24 de junho e todos os dias de 16 de julho a 31 de julho de º Dias da Semana - Selecionar os dias da semana em que ira decorrer a Formação. O sistema ira gerar horas apenas nos dias selecionados. Total horas a criar - Digitar o total de horas a criar em cronograma. É sempre possível voltar a gerar cronograma para adicionar horas/dias no final do cronograma/curso. Gerar -> Se tudo estiver bem definido o sistema irá gerar as horas respeitando as opções tomadas. Serão geradas as horas no Calendário e estarão marcadas como Livre, prontas a receber os módulos. Se estamos a planear um curso completo, por exemplo de 1500 horas, se definirmos corretamente todas as opções acima, a data final do cronograma será aquela que o sistema calcula. Notas Importantes: Tipo Horário Devido à gestão de ocupações automática de formadores não é possível a alteração automática das horas referentes a um curso. Caso tenha gerado o cronograma com o horário errado é necessário anular e lançar de novo todo o cronograma. O Horário é definido pelo Técnico na Ficha do Curso. Horários Irregulares Caso esteja a criar um horário irregular, como por exemplo uma modular às segundas de manha, terças de tarde na primeira semana e na seguinte já muda para segundas, terças e quartas de tarde, tem duas hipóteses: ou cria um horário com excesso de horas de forma depois a apenas ocupar as que interessam, ou então não utiliza o Gerar Cronograma e adiciona as horas uma a uma ao cronograma através da opção Adicionar Hora.! 4!

5 Verificar/Ajustar o cronograma gerado Efetuar uma verificação rápida pelo cronograma gerado. Caso esteja errado anule o cronograma através da opção Eliminar Cronograma. 3º Pode também efetuar ajustes ao cronograma como por exemplo limpar dias que não vai haver formação, remover/adicionar horas em dias específicos. Para poder marcar uma hora de um determinado módulo em cronograma a mesma tem de se encontrar criada. Marcar Horas dos Módulos em Cronograma Existem duas formas de efetuar a marcação das horas em cronograma: 1- Marcação Manual 2- Assistente de Marcação 1 Marcação Manual 1 Marcação manual Através da marcação manual efetua-se a marcação hora a hora dos módulos em cronograma. A Selecionar módulo Selecionar o modulo que pretende marcar em cronograma. Cada Módulo registado no sistema tem o respetivo botão com a Abreviatura do módulo e informação sobre o nome, formador, ano respetivo, horas já marcadas e total de horas. Dados do botão: Abreviatura [ Horas registadas / Horas Total ] Ao selecionar o módulo vai surgir uma janela de informação adicional com informação da ativação do mesmo. Através da janela adicional podemos: - Visualizar o cronograma do formador - Editar a Abreviatura do Módulo (Max. 7 Carateres) - Limpar todas as horas do módulo selecionado 4º B Marcar Horas Manual Clicar hora a hora no cronograma conforme se pretende marcar o respetivo módulo. REPETIR OS PASSOS A e B CONFORME PLANEAMENTO DO CRONOGRAMA/MÓDULOS 2 Assistente de Marcação Se existir algum padrão para os módulos de um determinado formador por exemplo, é possível utilizar o Assistente de marcação para automaticamente efetuar a marcação das respetivas horas. Através do assistente o sistema marca automaticamente as horas desses módulos de forma sequencial no período escolhido, avançando qualquer hora dessa seleção que o formador já se encontre ocupado para evitar sobreposição de horário. Exemplo: O formador forxxxx vai dar CLC_LEI_1 e depois CLC_LEC_1 às terças de manhã e Quintas à tarde. 2 Assistente de Marcação! 5!

6 Informação Adicional: Os botões dos módulos vão sendo atualizados com informação das horas registadas e com uma cor referente ao estado das registadas em relação às previstas. Numero de horas do módulo (A menos / OK / A mais) Utilizar a opção Limpar Hora para limpar o registo de um módulo numa determinada hora, a mesma passa de novo para o estado livre. Opção para limpar hora do módulo Se um formador estiver ocupado numa determinada hora, o sistema impede a sobreposição da mesma, e apresenta essa hora com o texto a vermelho. Ao sobrepor com o rato vemos informação adicional da ocupação. Não é possível agendar módulos a um formador com sobreposições de horário. Se pretenderem realmente agendar essa hora, primeiro tem de se resolver a hora sobreposta no outro curso (desmarcar / trocar /...) Exemplo de horas ocupadas pelo formador e informação adicional sobre o curso, modulo e local. Se pretender efetuar registo de sala ao mesmo tempo que efetua registo de hora, selecionar uma sala na opção Selecionar Sala a Atribuir, o sistema por defeito marca quer o módulo, quer a sala. Pode sempre marcar a sala posteriormente utilizando as opções atribuir sala (junto aos módulos) ou a ação Atribuir sala base. Opções para Gestão/Atribuição de salas por hora Opção para atribuir sala base para todo o cursos/por módulo. As horas de PRAUFCD são um módulo especial que tem de ser marcado em cima de uma hora de PRA. Nestes casos marque primeiro as horas de PRA e posteriormente as de PRAUFCD Módulo PRAUFCD apenas pode ser marcado em Horas de PRA! Nota: Todos as alterações efetuadas são gravadas automaticamente, não sendo necessário nenhuma opção para gravar. No final recomenda-se que se gere o PDF do cronograma na opção Imprimir Cronograma Completo (página Gerir Curso). Ações - Botões e Funcionalidades É através dos botões Ações que criamos / personalizamos o cronograma de forma a receber a calendarização dos módulos. O conhecimento destas funcionalidades facilita a criação/ajustes a cronogramas. Gera cronograma inicial e permite adicionar horas ao final do cronograma se necessário. Elimina todo o cronograma, ou permite que sejam eliminadas todas as horas entre determinadas datas. Atualizar / fazer refresh à página. Útil se por algum motivo a ligação à Net deixar de carregar dados na página. (faz o mesmo que o Refresh do browser) Ajustes de Horas no cronograma: Podemos alterar/adicionar/eliminar horas ao cronograma, duplicar horas para marcaçãoo de cominitoragem (Exemplo PAF) e adicionar dias completos ao cronograma. Atribuir automaticamente sala base para todas as horas do curso ou por módulo. Se numa determinada hora atribuirmos uma sala base já ocupada, o sistema avança essa hora e não marca sala para a mesma evitando sobreposição de salas. Esta opção regista as trocas diretas efetuadas entre formadores (pedidos de troca). Os pedidos registados desta forma ficam com registo de troca e motivo. Estas opções servem para registar a confirmação dos sumários efetuados / marcação de faltas aos formadores. O processamento de horas mensal é feito com base nas horas confirmadas. (No caso da utilização do módulo de Sumário Electrónico esta conformação é automática)! 6!

7 Módulo Cronograma Funcionalidades adicionais Através da Gestão dos Cronogramas dos Cursos, estamos de forma integrada e automatizada a gerir os Cronogramas dos Formadores e das Salas. Através do módulo cronogramas temos acesso a todas as funcionalidades referentes aos cronogramas. Acesso ao Módulo Cronogramas Opções do Menu: Gerir cronograma Curso: Gestão do Cronograma dos Cursos (Acesso alternativo ao Gerir Curso -> Cronogramas) Visualizar Cronograma Sala: Visualizar / Imprimir PDF dos cronogramas das salas Visualizar Cronograma Formador: Visualizar / Imprimir PDF dos cronogramas de Formadores Formador Marcar Ocupação: Marcação de ocupações externa (disponibilidades) dos formadores. Esta funcionalidade permite integrar a gestão de disponibilidades dos formadores registando as ocupações fora do centro. Ocupação de salas Dia: Gerar mapa diário de ocupação das salas. Atividades Extra-Monitoragem: Registo de Atividades Extra-Monitoragem para formadores externos (concurso) Atividades Mediação/RP: Registo das atividades de Mediação/ Responsável Pedagógico (Registo das horas semanais de Med. /R.P.) Registo de Transporte: Calculo automático de deslocações e registos de valores de transporte para atividades de formação dos formadores externos (Concurso)! 7!