REVOLUCIONE SEUS DEPARTAMENTOS DE BACK OFFICE AVANÇAR»

Transcrição

1 REVOLUCIONE SEUS DEPARTAMENTOS DE BACK OFFICE AVANÇAR»

2 2 Simplifique os processos de back office com o OnBase Com o OnBase by Hyland, os departamentos de back office reduzem a dependência de processos manuais e baseados em documentos papel, economizando tempo e dinheiro. Com isso, os funcionários podem se concentrar em tarefas mais importantes, como a prestação de excelente serviço a clientes e a conformidade com regulamentos setoriais que evoluem constantemente. O OnBase agiliza o processo interdepartamental, aprimora a tomada de decisões e habilita os departamentos para compartilharem informações essenciais. Essas soluções permitem que você atenda às necessidades de cada departamento com um aplicativo único e de fácil suporte. Com a flexibilidade do OnBase, você pode começar com um só departamento e expandir a implementação de acordo com o tempo, as metas e o orçamento. Por onde começar? Isso depende de você e dos problemas de negócios que deseja resolver. AVANÇAR»

3 3 Clique no departamento e saiba como o OnBase pode atender suas necessidades. AVANÇAR»

4 OnBase Revolucione e sua empresa seus fabricante departamentos global de back office 4 POR QUE O ONBASE: Com a remoção de documentos em papel do departamento de Contabilidade e Finanças, os processos de criação, revisão e aprovação de documentos são mais eficientes e seguros, o que economiza tempo e dinheiro. O OnBase automatiza processos de negócios, permitindo que os funcionários se concentrem em tarefas mais importantes, em vez de procurar por informações e documentos em papel. Trilhas de auditoria, relatórios instantâneos e painéis executivos proporcionam informações adicionais em tempo real sobre os processos, ajudando sua organização a cumprir padrões de conformidade e regulamentos proativamente. Contabilidade e Finanças SOLUÇÕES ONBASE TÍPICAS Gestão de despesas de capital Gestão de contratos Fechamento e relatórios financeiros Aprovação de requisições

5 O OnBase nos proporciona visibilidade. Também incorpora precisão e estabilidade ao processo completo de fechamento financeiro. - Brian Vondran, controlador corporativo, RTI International Metals

6 6 POR QUE O ONBASE: O OnBase captura suas faturas eletronicamente, recebidos por fax, correio, , EDI ou por outros meios, e as entrega às pessoas adequadas para revisão, aprovação e codificação. Ao administrar eletronicamente informações e documentos utilizados nos processos de CP, você maximiza os benefícios do processamento rápido e preciso de faturas. Isso ajuda a melhorar o relacionamento com fornecedores e se beneficiar de descontos por pagamentos antecipados. Contas a Pagar SOLUÇÕES ONBASE TÍPICAS Gestão e processamento de faturas Gestão de fornecedores

7 Em cinco anos, reduzimos nosso custo por fatura em 69% em cinco anos, de US$ 3,88 a US$ 1,21 por fatura. Também aumentamos nosso volume de processamento de faturas em 232%, sem precisar aumentar a equipe. - Nikki Head, gerente adjunto sênior de Contas a Pagar, Leggett & Platt, Incorporated

8 8 POR QUE O ONBASE: O OnBase automatiza as etapas manuais de CR e, ao mesmo tempo, fornece acesso instantâneo aos dados e documentos relevantes. Esse acesso às informações necessárias simplifica a resolução de controvérsias e melhora o serviço ao cliente, pois a equipe tem tudo o que precisa ao seu alcance. A agilização desses processos minimiza custos e reduz o prazo médio de recebimento (DSO). Essas soluções também possibilitam uma trilha completa de todas as transações, proporcionando visibilidade das contas a receber e do fluxo de caixa da organização. Contas a Receber SOLUÇÕES ONBASE TÍPICAS Cobrança Aplicação de caixa Processamento de cheques Processamento de pedidos Processamento de pagamentos

9 Graças ao OnBase, economizamos US$ por ano em mão de obra e custos operacionais. Reduzimos o prazo médio de recebimento de 38 para 32 dias. Como processamos US$ por dia, o ganho líquido no fluxo de caixa é de US$ 1,5 milhão. - Troy Grove, CIO, Berner Food, Inc.

10 10 POR QUE O ONBASE: O OnBase facilita o trabalho da sua organização de compilar, administrar e rastrear a documentação de fornecedores. Todas as informações são armazenadas no repositório de documentos do OnBase, oferecendo aos usuários acesso imediato às informações quando necessário. Para otimizar ainda mais os processos de compras e aquisições, o OnBase monitora a documentação exigida e permite que usuários executem relatórios rapidamente para ver que informações faltam ao longo de toda a cadeia de suprimentos. Compras e Aquisições SOLUÇÕES ONBASE TÍPICAS Gestão de contratos Aprovação de requisições Gestão de fornecedores

11 "A aprovação de uma requisição costumava levar três semanas; algumas vezes, até mais. Agora, concluímos a maioria das requisições em apenas três dias. Mas o principal é que temos a segurança de que todos seguiram os procedimentos corretos e podemos comprovar isso através de trilhas de auditoria." - Cathy Kowalski, especialista de Sistema de Gestão de Materiais, The MetroHealth System

12 12 POR QUE O ONBASE: O OnBase possibilita aos funcionários máxima eficiência na execução de tarefas administrativas, acesso a informações e acionamento de processos de aprovação de RH. Comece pelas soluções necessárias no momento, como o armazenamento e a recuperação eletrônica de documentos e estenda-as a todo o departamento, à medida que os prazos, o orçamento e as metas permitirem. Após iniciar a otimização dos processos, amplie a solução OnBase e automatize outras tarefas essenciais, como a confirmação de conhecimento de políticas e procedimentos e a integração de novos funcionários. Recursos Humanos SOLUÇÕES ONBASE TÍPICAS Administração de benefícios Gestão de prontuários de funcionários Integração de novos funcionários Desligamento de funcionários Gestão de desempenho Administração de políticas e procedimentos Recrutamento e seleção

13 "Com o OnBase, sabemos que os funcionários leram a versão mais recente dos procedimentos. O OnBase nos assegura que eles estão trabalhando com as informações mais atualizadas". - Tamera Koegler-Vaughan, gerente de processo, Sistemas de Informação, Gallatin Steel Company

14 14 POR QUE O ONBASE: O OnBase permite a você atender aos requisitos de conformidade facilmente, reduzindo riscos para aumentar a lucratividade. O gerenciamento de registros do OnBase controla a retenção de registros empresariais automaticamente, fornecendo períodos de corte, planos de retenção e várias opções de destruição. Jurídico O OnBase também aprimora a gestão de contratos, pois possibilita que você gerencie o ciclo de vida do contrato desde a requisição até a aprovação, o vencimento e a renovação. Os usuários capturam e armazenam contratos e documentos de apoio de forma segura. Além disso, recebem notificações automáticas de vencimentos e renovações. Acelere o ciclo de vida dos contratos: automatize tarefas previsíveis e ofereça ao pessoal acesso fácil a todas as informações necessárias para o andamento do trabalho. SOLUÇÕES ONBASE TÍPICAS Gestão de documentos de conformidade Gestão de contratos Descoberta eletrônica - Arquivamento - Retenção de documentos Gestão de registros

15 Antes, precisávamos de até 10 dias para processar pacotes de contrato completos e mais ainda se o pacote estivesse incompleto. O OnBase reduziu o tempo de processamento imediatamente. Pacotes de contrato completos, incompletos e incorretos agora são processados mais rapidamente e com maior eficácia." - Bert van den Berg, gerente de Processo e Qualidade, BMW Group Financial Services

16 16 POR QUE O ONBASE: Com a integração perfeita entre seus aplicativos de linha de negócios e o OnBase, você economiza tempo e reduz os riscos associados à transferência manual de dados entre aplicativos. O OnBase oferece uma gama de ferramentas de integração que dispensam a programação personalizada custosa para implementação e permitem integração a vários aplicativos da Microsoft e sistemas de ERP, como SAP, Peoplesoft e Lawson. Tecnologia da informação O OnBase também aperfeiçoa a gestão de contratos e ativos, pois monitora informações em tempo real e oferece acesso instantâneo quando necessário, a partir de desktops, tablets ou smart phones. SOLUÇÕES ONBASE TÍPICAS Gestão de contratos Integrações Gestão de ativos de TI

17 Com o OnBase como ponto central de integração, podemos proporcionar aos usuários um serviço uniforme e assim reduzir o tempo que gastam alternando entre sistemas diferentes." - Mary Schmidt, gerente de Análise de Negócios e Controle de Qualidade, Farm Bureau of Michigan

18 18 Por que o OnBase: Agora que você viu como o OnBase aumenta a eficiência e reduz os custos, é hora de examinar toda a sua operação de back office. Embora seja personalizado para satisfazer necessidades departamentais específicas, o OnBase é suficientemente abrangente e flexível para servir a todos os departamentos de back office, bem como às operações principais. Com o OnBase, você atende necessidades em constante evolução com uma só solução, uma só base de código e um só fornecedor. Com preço acessível e fácil de configurar e usar, o OnBase é financeiramente sustentável e o retorno sobre o investimento começa a ser percebido logo após a implantação. É hora de conectar seus sistemas, processos e departamentos. Saiba mais em OnBase.com» AVANÇAR»