SUPERINTENDÊNCIA DE ORGANIZAÇÃO E TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO DEPARTAMENTO DE DESENVOLVIMENTO DO SISTEMA INTEGRADO DE GESTÃO

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2 Guia do Usuário de Relatórios do ERP Edição 01/2012 SUMÁRIO Introdução...1 Definindo Critérios na Consulta...1 Opções de Seleção...2 Seleção Múltipla...2 Variante...3 Resultado das Consultas: padrão ALV...4 Ordenação...4 Filtragem...5 Totalização...5 Modo de Visão...6 Exportação...6 Definindo um Layout...6 Gerando Gráficos...7

3 Introdução Uma vantagem do uso dos relatórios do sistema SAP/R3 é a uniformização da saída através da ferramenta padrão denominada ALV. O ALV apresenta avançados recursos que permitem a configuração da saída das mais diversas formas, permitindo que o mesmo relatório supra várias necessidades de formatação da saída. O ALV de forma simples e amigável torna-se um recurso comum para a Empresa, padronizando a utilização dos relatórios em todos os níveis e órgãos da companhia. Além de ensinar o uso do ALV, este documento apresenta o padrão de transações de consulta do ERP. Definindo Critérios na Consulta Como o sistema é integrado, uma consulta de dados pode trazer informações não relevantes ao nosso propósito ou pior anda, trazer anos e anos de dados congestionando a rede da Companhia. Por isso é muito importante que já ao se acionar uma transação SAP de consulta, se defina critérios para seleção (filtragem) do resultado. Os seguintes componentes são comuns nas transações SAP para a entrada de parâmetros: Executar a consulta Abrir uma Variante salva Seleção Múltipla Caixa de Texto para seleção Match Code para descobrir um valor a ser fornecido Caixas de Texto: onde se fornece o valor do parâmetro que servirá de condição na filtragem da seleção. Alguns parâmetros permitem a definição de um intervalo [de Valor1 até Valor2]. Algumas caixas de texto possuem: Um Match Code, que só aparece quando se está posicionado dentro da caixa de texto; Duplo clique dentro da caixa ou botão Opções de Seleção (quando visível): ativa a Caixa de Opções de Seleção. 1

4 Opções de Seleção Permite definir um operador de comparação. Por padrão, quando não definido, o sistema assume =. Basta selecionar outro operador e fechar a caixa de seleção. Se clicar no botão [Excluir da Seleção] o operador passa a trabalhar na forma de negação. Por exemplo: 100 significa exceto valores menores ou iguais a 100. Seleção Múltipla O formulário que abre com este botão pode ser a versão reduzida ou a completa. Neste guia será detalhada a completa: Forma da multi-seleção Área para lançamento de vários valores Opções da Seleção se clicar aqui Opções da Seleção Definição por match code Definição por arquivo Definição por Transferência Adicionar / Eliminar linhas Eliminar todas as linhas A multi-seleção trabalha com a lógica do OU : no exemplo acima, está filtrando documentos do tipo: AC ou KA ou KB etc. Na segunda aba, é possível se definir vários intervalos [de.. até]. As duas últimas abas são de negação (como visto anteriormente). Definição por Match Code : permite definir os critérios de multi-seleção usando o mesmo padrão do match code do parâmetro. A figura ao lado exibe o mesmoformulário que abre com o Match Code só que com uma Check Box que permite ativar várias opções evitando assim que se digite ou busque uma a uma. Definição Por Arquivo: as opções de seleção podem estar em arquivo texto. 2

5 Definição pela Área de Transferência: permite o uso do recurso de Copiar <CTRL+C> e Colar <CTRL+V> do Windows. Variante Todos os dados fornecidos como valores dos parâmetros de entrada de uma transação, podem ser salvos através deste recurso, bastando se clicar no botão na barra de ferramentas superior. No formulário que aparece, informar um nome e uma descrição (abaixo do nome) Existem opções avançadas para a variante mas que fogem ao objetivo deste guia. Se a variante for salva com o caracter / iniciando o nome ela será considerada global, ficando visível em toda a Companhia. O botão permite selecionar uma variante salva. Para o salvamento de variantes Globais, após a / colocar a sigla do órgão para ficar evidente a autoria e utilização. 3

6 Resultado das Consultas: padrão ALV A imagem abaixo representa uma saída padrão ALV. Detalhe Ordenar crescente e decrescente Filtro Total e subtotal Modo de Visão Exportar Layout Gráfico Busca Trata-se de um relatório na forma de tabela adimensional uma relação composta por campos (colunas) e linhas. A barra de ferramentas no topo da tabela é padrão podendo haver alguns controles (botões) a mais não muito usuais. Por exemplo, se as linhas do relatório possuírem uma caixa de seleção do tipo liga/desliga, os botões marcar / desmarcar tudo aparecerá. Botão Detalhe: exibe em um formulário tudo da linha selecionada (figura ao lado). Ordenação Ao clicar no botão surge o formulário ao lado composto por dois quadros. No quadro a direita, todas as colunas que compõem o relatório. Basta selecionar uma ou mais colunas e clicar no botão entre os quadros para passar o nome da coluna do quadro da direita para a esquerda ou ao contrário. Para cima / para baixo Inclui / Exclui colunas Cada nome de coluna no quadro da esquerda indica um nível de ordenação. Os botões no topo permitem mudar a ordem das colunas na esquerda afetando os níveis de ordenação. Para cada nome de coluna é possível selecionar se o nível ordenará de forma crescente ou decrescente. Ordenação rápida: selecione um a coluna do relatório clicando no cabeçalho (a coluna ficará toda amarela). Em seguida clique diretamente em um dos botões de ordenação. Repare que ao ordenar, o ALV gera grupos nos níveis selecionados, conforme o exemplo ao lado. A data não se repete nas linhas que pertencem a essa data. 4

7 Para eliminar a ordenação remover os nomes de coluna do quadro da esquerda. Filtragem Permite que apenas linhas que atendem a um critério definido, apareçam no relatório. O formulário que aparece é semelhante ao da ordenação, permitindo definir mais de um nome de coluna como critério de filtragem. O operador lógico quando houver mais do que uma será o E, isto é, as linhas que serão selecionadas atendem ao Critério 1 E Critério 2 E... Definido o(s) nome(s) da coluna, clica-se no botão [2ª Etapa] para informar a condição, surgindo o formulário ao lado. Observe que a condição padrão é um valor informado no campo que o ALV assumirá o operador =. O formulário possui o botão Opções de Seleção e multi-seleção (vistos anteriormente). 2ª Etapa Para cada nome de coluna informado no primeiro passo, haverá uma linha de condição neste formulário. Muito interessante o comportamento do Match Code dentro desse formulário: ele exibirá os valores possíveis presentes na coluna do relatório. Filtragem Rápida: selecione uma coluna (clicando no cabeçalho dela) e clica no botão de filtragem. O formulário da 2ª etapa aparece imediatamente. Após ativar o filtro se fizer o procedimento acima novamente, ele acrescentará um novo critério sem retirar o anterior. Para desativar o filtro: remover os nomes de coluna do quadro à esquerda ou no pequeno ícone ao lado do filtro ( ). Ainda é possível que exista um botão específico para Limpar o Filtro. Totalização Selecionar uma coluna do tipo numérica e clicar no botão vai gerar uma linha extra no final do relatório totalizando. Quando o controle possuir o ícone, permitirá selecionar a operação: soma, média, máximo ou mínimo. Para desativar, clicar novamente. 5

8 Somente com uma operação de totalização ativada, o ícone de subtotal ativo. O formulário que surge é idêntico ao de ordenação, pois os subtotais necessitam dos grupos gerados pela ordenação. Uma caixa de seleção aparecerá permitindo se ativar ou desativar o subtotal para aquela coluna. Como é possível haver vários níveis de ordenação, também poderá haver vários subtotais. Ativa / desativa o subtotal Cada subtotal possuirá antes do valor, um ponto para indicar o nível que está. O último nível será sempre o total geral. estará Um clique sobre esse ponto esconde os detalhes do grupo totalizado. Um novo clique reaparece. Essa operação pode ter o apoio dos botões Expandir / Comprimir são mais comuns no Modo de Visão Saída de Listagem. Totais e subtotais são recalculados quando se aplica (ou desativa) um filtro. Modo de Visão. Esses botões Muda a forma de apresentação do relatório. O modo gride é o padrão. Ainda existem os modos: Saída de Listagem (muito bom para impressão e exportação) e Excel In-Place. Exportação As opções de exportação são obtidas clicando no ícone na lateral do botão. Em alguns relatórios e no Modo de Visão listagem essas opções aparecem na forma dos ícones: As opções de exportação mais relevantes são: Planilha (Excel), Texto (Word), Enviar ( ), Arquivo Local - este possui subitens de formato para salvar o arquivo. Definindo um Layout Através deste controle é possível se selecionar quais colunas serão exibidas no relatório. Um layout pode ser salvo para posterior uso. Nesse ponto o ALV estendeu a funcionalidade do layout salvando não só as colunas de saída mas também a ordenação, filtragem e totalização. Dessa forma, todas as definições feitas anteriormente poderão ser salvas para posterior uso ou compartilhamento do uso. 6

9 As opções desse botão são ativadas pelo ícone Selecionar, Gravar quando visíveis. Ao se optar por modificar, surge o formulário já conhecido, onde os nomes de coluna do quadro da esquerda são das visíveis. Para ocultar basta jogar o nome para o quadro da direita. Observar que ao lado de colunas numéricas aparece uma caixa de seleção para ativar o total. Em destaque na figura ao lado, todas as opções que podem ser salvas.ç Inclusive é possível se definir tudo neste formulário: ordenação, filtragem, etc. Também é possível, nesse formulário, gravar todas as definições. Para gravar, informar um nome e uma descrição. A regra de colocar / para um layout global também se aplica. Também a sugestão de iniciar com a sigla do Órgão um layout específico para toda uma gerência. Específico do Usuário: ativar esta opção para que o nome do layout só apareça para quem o definiu. ou pelos botões Modificar, Config. Prelim.: define que este layout será o apresentado ao se chamar o relatório, isto é, torna ele o padrão. CUIDADO: ao usar esta opção certifique-se de ativar também Específico do Usuário para que se torne o seu padrão e não de toda a Empresa. Gravar Com: esta Aba permite escolher (ou desativar) outras características a serem salvas, como por exemplo, o gráfico caso esteja ativo. Gerando Gráficos Para o uso correto deste controle, o ideal é que se tenham subtotais ativados no relatório. O primeiro nível será o utilizado. No formulário do gráfico, um clique com o botão da direita exibirá um menu de contexto que permitirá formatar ou alterar o tipo do gráfico. 7