Direção-Geral de Armamento e Infraestruturas de Defesa. Relatório Sintético. 28 de maio de 2014

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1 Direção-Geral de Armamento e Infraestruturas de Defesa Relatório Sintético de maio de

2 Ficha Técnica Título: Relatório Sintético 2013 Coordenação: Direção de serviços de Programação e Relações Eternas Data de finalização: 28 de maio de 2014 Ministério da Defesa Nacional Direção-Geral de Armamento e Infraestruturas de Defesa Av. Ilha da Madeira Lisboa Tel.: Fa: dgaied@defesa.pt

3 ÍNDICE GERAL ÍNDICE DE QUADROS... II ÍNDICE DE FIGURAS...III NOTA INTRODUTÓRIA... 1 CAPÍTULO I A DIREÇÃO-GERAL DE ARMAMENTO E INFRAESTRUTURAS DE DEFESA Missão Estrutura Orgânica... 3 CAPÍTULO II METODOLOGIA DE ELABORAÇÃO DO RELATÓRIO... 4 CAPÍTULO III OBJETIVOS ESTRATÉGICOS ORIENTADORES DO PLANO DE ATIVIDADES E DO QUAR... 5 CAPÍTULO IV AUTOAVALIAÇÂO Avaliação Global do Grau de Cumprimento do QUAR Avaliação global do grau de cumprimento dos objetivos Avaliação global do grau de cumprimento dos meios disponíveis Processo de Monitorização Avaliação do Sistema de Controlo (SCI) Análise das Causas de Incumprimento de Ações ou Projetos não Eecutados ou com Resultados Insuficientes Desenvolvimento de Medidas para um Reforço Positivo do Desempenho Audição de Dirigentes e Demais Trabalhadores na Autoavaliação do Serviço Resultados do inquérito Apreciação por Parte dos Utilizadores da Quantidade e Qualidade dos Serviços Prestados Resultados do inquérito CAPÍTULO VI ANÁLISE DOS RECURSOS UTILIZADOS Recursos Humanos Recursos Materiais Recursos Financeiros CAPÍTULO VII AVALIAÇÃO FINAL Apreciação Qualitativa e Quantitativa dos Resultados Alcançados Menção Proposta pelo Dirigente Máimo do Serviço Conclusões Prospetivas i

4 ÍNDICE DE QUADROS Quadro 1: Avaliação global do QUAR... 6 Quadro 2: Taa de realização dos objetivos... 8 Quadro 3: Taa de realização dos parâmetros... 8 Quadro 4: Análise dos desvios... 9 Quadro 5: Avaliação dos parâmetros, respetivos objetivos e taa de realização final Quadro 6: Avaliação final do QUAR Quadro 7: Comparação entre as pontuações planeadas e eecutadas de recursos humanos e respetivos desvios, por grupo/cargo/carreira Quadro 8: Comparação entre o orçamento planeado e eecutado e respetivo desvio Quadro 9: Avaliação do sistema de controlo interno (SCI) Quadro 10: Níveis de satisfação resultados de 2013 vs Quadro 11: Análise dos pontos fortes e fracos Quadro 12: Mapa de pessoal 2013 vs Eistências a 31 de dezembro de Quadro 13: Encargos com equipamento administrativo Quadro 14: Encargos com equipamento e software informático Quadro 15: Encargos com assistência técnica e conservação de bens Quadro 16: Dotações orçamentais, em Euros ( ) Quadro 17: Comparação das dotações orçamentais entre 2012 e 2013, em Euros ( ) Quadro 18: Fluos orçamentais registados durante o ano de 2013, por orçamento, em Euros ( ) Quadro 19: Fluos orçamentais registados, durante o ano de 2013, para o orçamento da DGAIED/Serviços Próprios, por agrupamento económico, em Euros ( ) Quadro 20: Fluos orçamentais registados, durante o ano de 2013, para o orçamento da EINATO, por agrupamento económico, em Euros ( ) Quadro 21: Fluos orçamentais registados, durante o ano de 2013, para o orçamento do POLO NAMSA, por agrupamento económico, em Euros ( ) Quadro 22: Fluos orçamentais registados durante o ano de 2013, para o orçamento da DGAIED/Receitas consignadas a converter, por agrupamento económico, em Euros ( ) Quadro 23: Fluos orçamentais registados, durante o ano de 2013, para o orçamento da DGAIED/Receitas consignadas com transição de saldos, por agrupamento económico, em Euros ( ) Quadro 24: Fluos orçamentais registados, durante o ano de 2013, para o orçamento DGAIED/Receitas Quadro 25: Dotação orçamental corrigida da LPM, na sub-fonte de financiamento , em Euros ) Quadro 26: Dotação orçamental corrigida da LPM, na sub-fonte de financiamento , em Euros( ) ii

5 ÍNDICE DE FIGURAS Figura 1: Organigrama DGAIED Figura 2: Média da satisfação dos dirigentes e colaboradores por questão Figura 3: Média da satisfação dos utilizadores por questão iii

6 NOTA INTRODUTÓRIA O Relatório Sintético 2013 da Direção-Geral de Armamento e Infraestruturas de Defesa (DGAIED) visa dar cumprimento ao disposto nos artigos 29.º a 31.º da Lei n.º 66-B/2007, de 28 de dezembro, que determina que para efeitos da avaliação intercalar do dirigente máimo do serviço este deve remeter à tutela, em conjunto com o Relatório de Atividades do serviço, um Relatório Sintético. O presente relatório pretende sumarizar os resultados alcançados na prossecução dos objetivos definidos no Plano de Atividades 2013 da DGAIED, evidenciando as potencialidades e vulnerabilidades detetadas, propondo-se em consonância ações corretivas e de melhoria. Da atividade desenvolvida, salientam-se de seguida as áreas de intervenção que mais diretamente contribuíram para o cumprimento da missão desta Direção-Geral: Atividades de representação institucional, a nível nacional e internacional, assumindo particular relevo a participação em diversos eventos organizados pela Agencia Europeia de Defesa (EDA) e pela Organização do Tratado do Atlântico Norte (NATO); Negociação do acordo entre a Republica Portuguesa e o Governo da Republica da Turquia sobre cooperação no domínio da indústria da defesa, assinado em Ankar, em 7 de novembro 2013, por S.E. o Ministro da Defesa Nacional; Elaboração, no âmbito das tarefas da Reforma "Defesa 2020", do "Estudo sobre a eequibilidade da agregação numa estrutura comum, na dependência do Ministro da Defesa Nacional e com o estatuto de Laboratório do Estado, das capacidades do IH e do IGeoE"; Eecução dos projetos de armamento, equipamentos, I&D e infraestruturas cuja gestão se encontra acometida à DGAIED; Acompanhamento da eecução da Lei de Programação Militar (LPM); Acompanhamento e participação nos estudos a desenvolver em sede do Resource Policy and Planning Board (RPPB) da NATO e de financiamento comum; Consolidação da utilização da aplicação informática Enterprise Project Management (EPM) no planeamento e acompanhamento da eecução de projetos de armamento, equipamentos, sistemas e infraestruturas para as Forças Armadas, tendo-se iniciado a sua epansão ao Eército; Utilização da aplicação informática Enterprise Project Management (EPM) em outras atividades, designadamente no desenvolvimento e implementação do Plano de ação eterna da Defesa Nacional para a Direção-geral de Política e Defesa Nacional (DGPDN); Avaliação dos resultados obtidos com a participação das Forças Armadas em iniciativas multinacionais de transporte estratégico; Desenvolvimento de várias ações de diplomacia económica de promoção do Sistema Científico e Tecnológico Nacional e da Base Tecnológica e Industrial de Defesa (BTID), em Portugal e no estrangeiro, das quais se destacam a realização: Em Portugal, do seminário European Structural Funds - Possibilities for the Defence Sector, em conjunto Agencia Europeia de Defesa (EDA), e; No estrangeiro, do Dia da Indústria Portuguesa na NATO Support Agency (NSPA), situada no Luemburgo; Realização de ações de fiscalização à atividade de transmissão e circulação de produtos de defesa; Realização das conferências Controlo de Eportações de Armas e "O Controlo do Comércio de Produtos Estratégicos", em outubro e novembro de 2013, respetivamente; 1

7 Gestão e inventariação do património imobiliário da Defesa, destacando-se a implementação da Unidade de Gestão Patrimonial (UGP) do MDN 1 ; Atribuição do Prémio Defesa Nacional e Ambiente 2012 (PDNA2012); Acompanhamento dos trabalhos de implementação de Sistemas de Gestão Ambiental para registo no EMAS - Sistema Comunitário de Ecogestão e Auditoria, no Instituto Hidrográfico (Marinha), no Regimento de Transportes (Eército), na Base Aérea nº 5 (Força Aérea), na Esquadra de Radar nº 2 (Força Aérea), e no edifício do MDN/EMGFA (SCS e EMGFA); Implementação de um arquivo central de aquisição de serviços. Lisboa, 28 de maio de 2014 O Diretor-Geral Manuel de Matos Gravilha Chambel Major-general 1 Despacho n.º 8930/2013, de 21 de junho, do Ministro da Defesa Nacional, publicado no Diário da República, 2ª série, n.º 130, de 9 de julho. 2

8 CAPÍTULO I A DIREÇÃO-GERAL DE ARMAMENTO E INFRAESTRUTURAS DE DEFESA 1.1. Missão A Direção-Geral de Armamento e Infraestruturas de Defesa (DGAIED) concebe, propõe, coordena, eecuta e apoia as atividades relativas ao armamento e equipamentos de defesa e ao património e infraestruturas necessárias ao cumprimento das missões da Defesa Nacional Estrutura Orgânica A estrutura organizacional responsável pela prossecução das atividades constantes neste documento foi a que se representa no organigrama da figura 1. Figura 1: Organigrama DGAIED Diretor-geral Subdiretor-geral Núcleo de Segurança (NS) Gabinete do Oficial de Ligação da Agência NAMSA (POLO NAMSA) 2 Estação Ibéria NATO (EINATO) Direção de Serviços de Programação e Relações Eternas (DSPRE) Divisão de Programação e Relações Eternas (DPRE) Direção de Serviços de Projetos, Indústria e Logística (DSPIL) Divisão de Projetos, Indústria e I&D (DPIID) Divisão de Logística e Controlo de Produtos (DLCP) Direção de Serviços de Infraestruturas e Património (DSIEP) Divisão de Infraestruturas (DIE) Divisão de Gestão Patrimonial (DGP) Direção de Serviços de Qualidade, Ambiente, Normalização e Catalogação (DSQANC) Divisão de Catalogação de Material (DCM) Divisão Financeira e de Apoio (DFA) Núcleo de Pessoal e Apoio (NPA) 3 2 Nos termos do Decreto Regulamentar n.º 5/2012, de 18 de janeiro, da Portaria n.º 92/2012, de 2 de abril, do Despacho n.º 7636/2012 do Diretor-geral de Armamento e Infraestruturas de Defesa, de 4 de abril, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 108, de 4 de junho de 2012, e da Resolução do Conselho de Ministros n.º 50/88, de 8 setembro; 2 As competências da Organização OTAN de Manutenção e Abastecimento (NAMSO) e respetiva Agência (NAMSA) foram transferidas para a recém-criada NATO Support Organization NSPO e respetiva Agência, a NATO Support Agency NSPA; 3 Equivalente a secção (Lei n.º 4/2004, de 15 de janeiro, art.21, n.º 8). 3

9 CAPÍTULO II METODOLOGIA DE ELABORAÇÃO DO RELATÓRIO A metodologia utilizada na elaboração do presente Relatório Sintético procura responder ao determinado no artigo 31.º da lei n.º 66-B/2007, de 28 de dezembro, a saber: a) Avaliação dos resultados obtidos face aos compromissos assumidos com a tutela; b) Avaliação das opções e dos resultados obtidos na gestão dos recursos humanos, financeiros e materiais afetos à Direção-geral. Neste processo participaram todas as Unidades Orgânicas (UO) da DGAIED que disponibilizaram os dados respeitantes ao grau de eecução das atividades planeadas, quer estas fossem da sua eclusiva responsabilidade, quer estas fossem partilhadas com outras UO. Estes dados foram sistematizados e harmonizados pela Direção de serviços de Programação e Relações Eternas (DSPRE), reanalisados e comentados pelos diferentes interlocutores, dessa interação resultando o presente documento. 4

10 CAPÍTULO III OBJETIVOS ESTRATÉGICOS ORIENTADORES DO PLANO DE ATIVIDADES E DO QUAR A Lei n.º 66-B/2007, de 28 de dezembro, estabelece o sistema integrado de gestão e avaliação do desempenho na administração pública, adiante designado por SIADAP e que, como refere o artigo n.º 7.º da referida Lei, se constitui como um instrumento de avaliação do cumprimento dos objetivos estratégicos plurianuais, determinados superiormente, e dos objetivos anuais e planos de atividades, através dos respetivos indicadores de medida dos resultados, a obter pelos serviços. Para o ano de 2013, a DGAIED elaborou o respetivo quadro de avaliação e responsabilização (QUAR), aprovado por Sua Ecelência o Ministro da Defesa Nacional, conforme despacho de 16 de dezembro de 2013, que assenta em quatro objetivos estratégicos (OE) plurianuais 3 : Contribuir, na sua área de responsabilidade, para a definição de políticas no âmbito do planeamento e eecução dos processos inerentes: (1) ao ciclo de vida logístico do armamento, sistemas, equipamentos de defesa e (2) à gestão das infraestruturas e património afetos à defesa; Desenvolver capacidades e instrumentos de apoio à gestão dos processos e atividades nucleares da direção-geral; Desenvolver competências multidisciplinares que permitam à DGAIED um desempenho relevante enquanto unidade funcional da defesa nacional; Afirmar um posicionamento dinâmico no âmbito da relação com os parceiros nacionais e internacionais, no quadro institucional e da base tecnológica e industrial de defesa. Processos Instrumentos Competências Posicionamento Baseado nestes objetivos estratégicos definiram-se seis (6) objetivos operacionais, três (3) de eficácia, dois (2) de eficiência e um (1) de qualidade, monitorizados através de doze (12) indicadores: Eficácia O1. Eecutar o "Plano de ação para a formação profissional dos trabalhadores da Administração Pública no período " ao nível da Direcção-Geral Melhorar o tempo de resposta a pedidos de parecer no âmbito do licenciamento de atividades em áreas relacionadas com a gestão do património afeto à Defesa Nacional; O2. Reforçar o controlo interno da atividade da Direção-geral; O3. Promover a implementação da política ambiental do MDN. Eficiência O4. Otimizar a gestão de projetos; O5. Otimizar a resposta às solicitações no âmbito da gestão do património afeto à Defesa Nacional. Qualidade O6. Melhorar o nível de satisfação dos utilizadores e dos colaboradores da DGAIED. 3 in Plano estratégico da Direção-geral de Armamento e Infraestruturas de Defesa, nos termos do Despacho n.º 4/DGAIED/2013, de 22 de março, do Diretor-geral de Armamento e Infraestruturas de Defesa. 5

11 CAPÍTULO IV AUTOAVALIAÇÂO 4.1. Avaliação Global do Grau de Cumprimento do QUAR Nos termos do artigo n.º 15.º da Lei n.º 66-B/2007, de 28 de dezembro, apresenta-se de seguida a autoavaliação do grau de cumprimento do QUAR Avaliação global do grau de cumprimento dos objetivos O cálculo do grau de realização dos objetivos, dos desvios verificados, da avaliação dos parâmetros de eficácia, eficiência e qualidade, e da avaliação final do serviço resultou do processo de monitorização implementado. Apresenta-se, assim, de seguida a avaliação global do QUAR da DGAIED: Quadro 1: Avaliação global do QUAR OBJETIVOS OPERACIONAIS EFICÁCIA Ponderação: 40 O1. Eecutar o "Plano de ação para a formação profissional dos trabalhadores da Administração Pública no período " ao nível da Direção-Geral Peso: 20 Indicadores Meta 2013 Tolerância Valor crítico Peso Resultado Taa de realização Classificação Desvio Ind. 1 Número de dirigentes abrangidos por ações de formação Atingiu 0 Ind. 2 Número de trabalhadores abrangidos por ações de formação ,2 Não atingiu -2 O2. Reforçar o controlo interno da atividade da Direção-geral Peso: 40 Indicadores Meta 2013 Tolerância Valor crítico Peso Resultado Taa de realização Classificação Desvio Ind. 3 Número de manuais, procedimentos e/ou formulários elaborados e/ou revistos ,8 Superou 3 Ind. 4. Taa de implementação de ações corretivas e/ou de melhoria efetuadas no âmbito de auditorias eternas à DGAIED ,3 Não atingiu -35 6

12 O3. Promover a implementação da política ambiental do MDN Peso: 40 Indicadores Meta 2013 Tolerância Valor crítico Peso Resultado Taa de realização Classificação Desvio Ind. 5. Apresentação de um relatório sobre a implementação do Programa de Eficiência Energética (ECO.AP) no MDN Ind 6. Apresentação da proposta do Plano de Ação Ambiental para a Defesa Nacional ,3 Superou ,2 Superou 215 EFICIÊNCIA Ponderação: 40 O4. Otimizar a gestão de projetos Peso: 60 Indicadores Meta 2013 Tolerância Valor crítico Peso Resultado Taa de realização Classificação Desvio Ind. 7. Implementação da fase II do projeto de epansão do MS EPM (aplicação empresarial de gestão de projetos) ao EMGFA, Ramos e Serviços Centrais Ind. 8. Taa de eecução dos projetos de armamento, equipamentos, I&D e infraestruturas ,2 Superou ,6 102,0 Superou 2 O5. Otimizar a resposta às solicitações no âmbito da gestão do património afeto à Defesa Nacional Peso: 40 Indicadores Meta 2013 Tolerância Valor crítico Peso Resultado Taa de realização Classificação Desvio Ind. 9. % de respostas às solicitações com prazo inferior a 20 dias úteis Ind. 10. % de processos do inventário organizados e atualizados ,6 114,5 Superou ,5 Superou 30 QUALIDADE Ponderação: 20 O6. Melhorar o nível de satisfação dos utilizadores e dos colaboradores da DGAIED Peso: 100 Indicadores Meta 2013 Tolerância Valor crítico Peso Resultado Taa de realização Classificação Desvio Ind. 11. Nível de satisfação dos utilizadores eternos e internos Ind. 12. Nível de satisfação dos dirigentes e trabalhadores da DG ,00 0 3, ,1 212,0 Superou ,24 3,25 0 3, ,8 153,0 Superou 1 7

13 De seguida, apresenta-se a taa de realização de cada objetivo e dos parâmetros eficácia, eficiência e qualidade. Quadro 2: Taa de realização dos objetivos Taa Realização (%) O1. Eecutar o "Plano de ação para a formação profissional dos trabalhadores da Administração Pública no período " ao nível da Direção-Geral O2. Reforçar o controlo interno da atividade da Direção-geral O3. Promover a implementação da política ambiental do MDN 193 O4. Otimizar a gestão de projetos 113 O5. Otimizar a resposta às solicitações no âmbito da gestão do património afeto à Defesa Nacional 119 O6. Melhorar o nível de satisfação dos utilizadores e dos colaboradores da DGAIED 183 Quadro 3: Taa de realização dos parâmetros Taa de realização (%) EFICÁCIA 131 EFICIÊNCIA 115 QUALIDADE 183 8

14 Análise dos desvios Relativamente aos desvios ocorridos, constata-se que na generalidade dos indicadores ocorreram desvios positivos ou negativos, apresentando-se de seguida um quadro eplicativos dos mesmos: Quadro 4: Análise dos desvios OBJETIVOS OPERACIONAIS O1. Eecutar o "Plano de ação para a formação profissional dos trabalhadores da Administração Pública no período " ao nível da Direção-Geral Taa realização =98% Não atingiu Indicadores Meta Tolerância Peso Resultado Taa de realização Ind. 1 Número de dirigentes abrangidos por ações de formação Ind. 2 Número de trabalhadores abrangidos por ações de formação ,2 O objetivo ficou aquém da meta estabelecida, verificando-se que o desvio negativo de 3,8% verificado na concretização do indicador 2, apesar de pouco significativo e de corresponder apenas à não frequência de duas ações de formação por parte de dois trabalhadores, comprometeu o seu cumprimento. As principais causas do incumprimento estão associadas um conjunto de constrangimentos desencadeados na fase de eecução e desconhecidos na fase de planeamento, designadamente o cancelamento de várias ações de formação pelo INA e, subsequente, dificuldade em encontrar, em tempo, ações de formação alternativas. O2. Reforçar o controlo interno da atividade da Direçãogeral Taa realização =86% Não atingiu Indicadores Meta Tolerância Peso Resultado Ind. 3 Número de manuais, procedimentos e/ou formulários elaborados e/ou revistos Ind. 4. Taa de implementação de ações corretivas e/ou de melhoria efetuadas no âmbito de auditorias eternas à DGAIED 9 Taa de realização , ,3 O objetivo ficou aquém da meta estabelecida tendo sido determinante a baia taa de realização obtida no indicador 4. O desvio positivo do indicador 3 deveu-se, primariamente, ao facto de se ter implementado uma aplicação informática de gestão documental e ter sido necessário elaborar e/ou adaptar diversos modelos de documentos. Relativamente ao indicador 4, cumpre referir que foram efetuadas cinco recomendações neste âmbito - Auditoria do Tribunal de Contas Auditoria de acompanhamento permanente da Lei de Programação Militar (três recomendações) e da Auditoria IGDN n.º 04/2011 Avaliar o grau de implementação e de eficácia dos Planos de Gestão de Riscos de Corrupção e Infrações Coneas no Ministério da Defesa Nacional (duas recomendações) mas que apenas foram implementadas recomendações efetuadas no âmbito da auditoria do Tribunal de Contas (duas das três recomendações efetuadas). Por este motivo, tendo-se verificado que devido a constrangimentos internos, ao nível dos recursos humanos, a unidade orgânica a quem foi acometida a coordenação da implementação das recomendações efetuadas no âmbito da Auditoria IGDN n.º 04/2011 foi incapaz de desenvolver as ações necessárias à sua implementação, considerou-se que esta auditoria só seria considerada ao nível dos objetivos da Direção-geral (QUAR) e dos objetivos operacionais da unidade orgânica em causa, a DSPRE/DPRE.

15 O3. Promover a implementação da política ambiental do MDN Taa realização =193% Superou Indicadores Meta Tolerância Peso Resultado Taa de realização Ind. 5. Apresentação de um relatório sobre a implementação do Programa de Eficiência Energética (ECO.AP) no MDN ,3 Ind 6. Apresentação da proposta do Plano de Ação Ambiental para a Defesa Nacional ,2 O objetivo foi superado, tendo para este facto sido determinante a elevada taa de realização obtida no indicador 6. A elevada taa de realização obtida neste indicador (indicador 6) deve-se ao facto de o documento que reúne todos os contributos recebidos pelos representantes da ECAA ter sido apresentado 134 dias (14 de maio de 2013) antes da data estabelecida para a sua apresentação (15 de dezembro de 2013). Relativamente ao indicador 5, verificou-se que o relatório foi enviado à tutela nove dias (Ofício n.º 3121/DGAIED, de 22 de julho de 2013) antes da data estabelecida para a sua apresentação (31 de julho de 2013). O4. Otimizar a gestão de projetos Taa realização =113% Superou Indicadores Meta Tolerância Peso Resultado Taa de realização Ind. 7. Implementação da fase II do projeto de epansão do MS EPM (aplicação empresarial de gestão de projetos) ao EMGFA, Ramos e Serviços Centrais ,2 Ind. 8. Taa de eecução dos projetos de armamento, equipamentos, I&D e infraestruturas ,6 102,0 O objetivo foi superado. Relativamente ao indicador 7, verificou-se que na reta final de implementação da fase II do projeto se conseguiram antecipar algumas tarefas, o que permitiu que se conclui-se esta fase 29 dias (2 de dezembro de2013) antes da data prevista (31 de dezembro de 2013). Quanto ao indicador 8, verifica-se que o desvio verificado, apesar de pouco significante, se deve à obtenção de uma taa de eecução dos projetos de infraestruturas de 77% que foi potenciada por algumas sinergias alcançadas aquando da eecução dos trabalhos de manutenção efetuados. Universo total de projetos: 77 projetos - 20 projetos de armamento, 10 de I&D e 47 de infraestruturas Número de projetos com atividades planeadas eecutadas: 59 projetos - 15 de armamento (75%), 8 de I&D (8%) e 36 de infraestruturas (77%). 10

16 O5. Otimizar a resposta às solicitações no âmbito da gestão do património afeto à Defesa Nacional Taa realização =119% Superou Indicadores Meta Tolerância Peso Resultado Taa de realização Ind. 9. % de respostas às solicitações com prazo inferior a 20 dias úteis ,6 114,5 Ind. 10. % de processos do inventário organizados e atualizados ,5 O objetivo foi superado. Relativamente ao indicador 9, foram recebidas 670 solicitações (270 no âmbito da administração dos bens imóveis afetos à Defesa Nacional e 400 no âmbito do licenciamentos e/ou operações urbanísticas em áreas abrangidas ou não por servidão militar), tendo sido dada resposta a 580 (240 no âmbito da administração dos bens imóveis afetos à Defesa Nacional e 340 no âmbito do licenciamentos e/ou operações urbanísticas em áreas abrangidas ou não por servidão militar), o que correspondeu a uma % de resposta de 86,6% - (580/670) * 100 = 86,6%. Quanto ao indicador 10, verificou-se que os 250 processos consultados estavam organizados e continham todo o histórico e/ou informação eistente à data da sua consulta, sendo de referir que decorrente da resposta às solicitações recebidas, 198 processos foram atualizados com novos dados/informação. O6. Melhorar o nível de satisfação dos utilizadores e dos colaboradores da DGAIED Taa realização =183% Superou Indicadores Meta Tolerância Peso Resultado Taa de realização Ind. 11. Nível de satisfação dos utilizadores eternos e internos 3, ,1 212,0 Ind. 12. Nível de satisfação dos dirigentes e trabalhadores da DG 3, ,8 153,0 O objetivo foi superado. Relativamente ao indicador 11 (nível de satisfação dos utilizadores eternos e internos), cumpre referir que o ano de 2013 foi o primeiro ano que foi avaliado pelos clientes eternos e internos da DGAIED e por esse motivo a meta para este indicador foi estabelecida de acordo com a perceção que a organização tinha relativamente a esta questão. Relativamente ao indicador 12 (nível de satisfação dos dirigentes e trabalhadores da DG) verifica-se que a meta estabelecida para 2013 foi demasiado conservadora face aos resultados obtidos no ano de 2012 (3,24), devendo-se salientar, no entanto, que a percentagem de respondentes em 2013 (29%) foi bastante inferior à de 2012 (44%). 11

17 Avaliação final do QUAR De seguida apresenta-se a avaliação final do QUAR, de cada parâmetro eficácia, eficiência e qualidade - e dos respetivos objetivos. Quadro 5: Avaliação dos parâmetros, respetivos objetivos e taa de realização final PARÂMETRO PONDERAÇÃO (%) TAXA REALIZAÇÃO (%) RESULTADO EFICÁCIA 40 52,8 SUPEROU O1. Eecutar o "Plano de ação para a formação profissional dos trabalhadores da Administração Pública no período " ao nível da Direção- Geral O2. Reforçar o controlo interno da atividade da Direção-geral O3. Promover a implementação da política ambiental do MDN 20 20,0 Não atingiu 40 35,0 Não atingiu 40 77,0 Superou EFICIÊNCIA 40 46,4 SUPEROU O4. Otimizar a gestão de projetos 60 68,0 Superou O5. Otimizar a resposta às solicitações no âmbito da gestão do património afeto à Defesa Nacional 40 48,0 Superou QUALIDADE 20 36,6 SUPEROU O6. Melhorar o nível de satisfação dos utilizadores e dos colaboradores da DGAIED ,0 Superou TAXA DE REALIZAÇÃO FINAL (%): 134,8 Quadro 6: Avaliação final do QUAR Desempenho bom Desempenho satisfatório Desempenho insuficiente 135% Atingiu todos os objetivos, superando alguns Atingiu todos os objetivos ou os mais relevantes Não atingiu os objetivos mais relevantes 12

18 Avaliação global do grau de cumprimento dos meios disponíveis Quanto aos recursos utilizados efetua-se, de seguida, uma breve análise do grau de utilização dos recursos humanos e do grau de eecução dos recursos financeiros, sendo que se podem obter informações complementares no ponto relativo à Análise dos Recursos Humanos, Materiais e Financeiros deste relatório. Recursos Humanos Através do quadro abaio eposto, efetua-se a comparação entre as pontuações planeadas e as eecutadas, assinalando-se os eventuais desvios ocorridos, sendo de referir que entre o planeado aquando da elaboração do QUAR e o eecutado até 31 de dezembro de 2013, eiste um desvio negativo de 69 pontos. Quadro 7: Comparação entre as pontuações planeadas e eecutadas de recursos humanos e respetivos desvios, por grupo/cargo/carreira RECURSOS HUMANOS Designação Pontuação Planeados Eecutados Desvio Dirigentes - Direção Superior Dirigentes - Direção intermédia e chefes de equipa Técnico Superior (inclui especialistas de informática) Coordenador Técnico (inclui chefes de seção) Assistente Técnico (inclui técnicos de informática) Encarregado geral operacional Encarregado operacional Assistente operacional TOTAL Recursos Financeiros O quadro seguinte efetua a comparação entre o Orçamento Planeado e Eecutado e respetivo desvio, verificando-se que eiste um desvio (saldo) positivo de , podendo-se obter mais informação sobre o planeamento e eecução orçamental no capítulo dedicado a essa matéria neste relatório. 13

19 Quadro 8: Comparação entre o orçamento planeado e eecutado e respetivo desvio ORÇAMENTO ( ) Designação Planeados Eecutados Desvio Orçamento de funcionamento Despesas c/pessoal Aquisições de Bens e Serviços Outras despesas correntes PIDDAC Outros valores* TOTAL (OF+PIDDAC+Outros) ** * Outros valores - inclui dotação da Estação Ibéria NATO (subdivisão 02/atividade 124), do GABINETE POLONAMSA (subdivisão 03/atividade 125), e receitas (atividade 236, 244 e 258); ** Dotação corrigida Processo de Monitorização Nos termos do artigo 13.º da Lei n.º 66-B/2007, de 28 de dezembro, foi estabelecido um processo de monitorização da eecução dos objetivos do serviço, que aferiu os resultados alcançados e os desvios verificados, baseado no conhecimento e nos dados eistentes em cada momento. De forma a assegurar a fiabilidade e a integridade dos dados para cada indicador dos objetivos operacionais e respetiva(s) fonte(s) de verificação, foi nomeado um responsável funcional ou nominal e definido o respetivo processo de monitorização. A monitorização foi registada num Sistema de Indicadores de Desempenho (S.I.D.) materializado num documento em formato ecel através do qual se efetuou a recolha dos dados enviados por cada um dos responsáveis pela monitorização de cada indicador dos objetivos operacionais, sendo posteriormente registados na aplicação informática GeADAP Avaliação do Sistema de Controlo (SCI) A implementação do sistema de avaliação, SIADAP 1, pressupõe a definição e implementação de um sistema de monitorização e controlo que permita uma cabal verificação do nível de cumprimento dos objetivos estabelecidos e uma atempada correção de eventuais desvios detetados, quer dos objetivos do QUAR, quer dos associados ao desenvolvimento das múltiplas atividades em que esta Direção-geral atua. 14

20 Apesar desta constatação, cumpre referir que o sistema de controlo implementado não obedece a nenhuma metodologia ou procedimento específico, sendo apenas efetuada uma verificação periódica do nível de cumprimento dos objetivos, com preenchimento das fichas de monitorização e seu registo na aplicação informática GeADAP como, anteriormente, foi referido. Releva-se, no entanto, que apesar das dificuldades internas no âmbito de RH, foi possível aferir a apreciação por parte dos utilizadores internos e eternos da qualidade dos serviços prestados. Quadro 9: Avaliação do sistema de controlo interno (SCI) QUESTÕES APLICADO S N NA 1 AMBIENTE DE CONTROLO FUNDAMENTAÇÃO 1.1 Estão claramente definidas as especificações técnicas do sistema de controlo interno? 1.2 É efetuada internamente uma verificação efetiva sobre a legalidade, regularidade e boa gestão? 1.3 Os elementos da equipa de controlo e auditoria possuem a habilitação necessária para o eercício da função? 1.4 Estão claramente definidos valores éticos e de integridade que regem o serviço (e. códigos de ética e de conduta, carta do utente, princípios de bom governo)? Os valores da DGAIED encontram-se inscritos no documento Plano estratégico da Direção-geral de Armamento e Infraestruturas de Defesa. 1.5 Eiste uma política de formação do pessoal que garanta a adequação do mesmo às funções e compleidade das tarefas? Plano Anual de formação mas o seu desenvolvimento não tem subjacente um efetivo diagnóstico das necessidades formativas dos colaboradores da DG. 1.6 Estão claramente definidos e estabelecidos contactos regulares entre a direção e os dirigentes das unidades orgânicas? Eistem reuniões regulares entre a direção e os dirigentes intermédios. 15

21 QUESTÕES 1.7 O serviço foi objeto de ações de auditoria e controlo eterno? APLICADO S N NA FUNDAMENTAÇÃO Auditoria IGDN n.º 02/ Avaliação dos procedimentos de contratação pública no Ministério da Defesa Nacional (processo concluído em 2013); Auditoria IGDN n.º36/2013 Implementação da Diretiva Ambiental para a Defesa Nacional; Auditoria do Tribunal de Contas Auditoria de acompanhamento permanente da Lei de Programação Militar; Auditoria à atividade do fundo de reabilitação e conservação patrimonial processo n.º 13/2013 AUDIT (processo a decorrer); Auditoria NATO/IBA (International Board of Auditors) aos projetos de infraestruturas BRASS, JALLC e POACCS. 2 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL 2.1 A estrutura organizacional estabelecida obedece às regras definidas legalmente? Decreto Regulamentar n.º 5/2012, de 18 de janeiro, Portaria n.º 92/2012, de 2 de abril, e Despacho n.º 7636/2012, de 4 de abril, do Diretorgeral de Armamento e Infraestruturas de Defesa. 2.2 Qual a percentagem de colaboradores do serviço avaliados de acordo com o SIADAP 2 e 3? 100%. 2.3 Qual a percentagem de colaboradores do serviço que frequentaram pelo menos uma ação de formação? 67,7 % (57 trabalhadores, incluindo 7 dirigentes, de um total de 83 trabalhadores)*. *Não foram considerados os trabalhadores do Polo NAMSA (1) e da EIN (26). 3 ATIVIDADES E PROCEDIMENTOS DE CONTROLO ADMINISTRATIVO IMPLEMENTADOS NO SERVIÇO 3.1 Eistem manuais de procedimentos internos? 3.2 A competência para autorização da despesa está claramente definida e formalizada? Através das competências próprias inerentes ao Diretor-geral de Armamento e Infraestruturas de Defesa, bem como, das que lhe foram subdelegadas por S. Ea. o Ministro da Defesa Nacional, com faculdade de subdelegação (Despacho n.º 6864/2012, de 19 de abril, do Ministro da Defesa Nacional), e através da delegação e subdelegação de competências do Diretor-geral de Armamento e Infraestruturas de Defesa no Subdiretor-geral de Armamento e Infraestruturas de Defesa (Despacho n.º 11736/2012, de 24 de agosto, do Diretor-geral de Armamento e Infraestruturas de Defesa). 3.3 É elaborado anualmente um plano de compras? 16

22 QUESTÕES 3.4 Está implementado um sistema de rotação de funções entre trabalhadores? 3.5 As responsabilidades funcionais pelas diferentes tarefas, conferências e controlos estão claramente definidas e formalizadas? 3.6 Há descrição dos fluos dos processos, centros de responsabilidade por cada etapa e dos padrões de qualidade mínimos? 3.7 Os circuitos dos documentos estão claramente definidos de forma a evitar redundâncias? 3.8 Eiste um plano de gestão de riscos de corrupção e infrações coneas? 3.9 O plano de gestão de riscos de corrupção e infrações coneas é eecutado e monitorizado? APLICADO S N NA FUNDAMENTAÇÃO Não mas, sempre que considerado adequado, a mobilidade interna dentro da Direção-geral é fomentada, nos termos da Lei 12-A/2008, de 27 de fevereiro. O descritivo funcional de cada posto de trabalho constante no mapa de pessoal da DGAIED responde apenas parcialmente a este desiderato de segregação de funções de forma a permitir uma efetiva responsabilização dos diferentes atores. O plano de gestão de riscos de corrupção e infrações coneas de 2011 não foi revisto e/ou atualizado em Ver resposta anterior. 4 FIABILIDADE DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO 4.1 Eistem aplicações informáticas de suporte ao processamento de dados, nomeadamente, nas áreas de contabilidade, gestão documental e tesouraria? Área de eecução orçamental, gestão de tesouraria, gestão documental e controlo da assiduidade. 4.2 As diferentes aplicações estão integradas permitindo o cruzamento de informação? 4.3 Encontra-se instituído um mecanismo que garanta a fiabilidade, oportunidade e utilidade dos outputs dos sistemas? 4.4 A informação etraída dos sistemas de informação é utilizada nos processos de decisão? 4.5 Estão instituídos requisitos de segurança para o acesso de terceiros a informação ou ativos do serviço? Com a informação etraída são elaborados relatórios, estatísticas e indicadores de gestão. Considerando a atividade desenvolvida por esta Direção-geral, encontram-se implementadas as instruções relativas aos requisitos de segurança nacional, salvaguarda e defesa das matérias classificadas. O acesso de utilizadores e de computadores a recursos de rede são efetuados através de mecanismos de autenticação e de autorização no domínio defesa.pt e no domínio Direção-geral, mecanismos esses que são assegurados pela Secretaria-geral do MDN, através do Centro de Dados de Defesa, e pela DGAIED, respetivamente. 17

23 QUESTÕES 4.6 A informação dos computadores de rede está devidamente salvaguardada (eistência de backups)? APLICADO S N NA FUNDAMENTAÇÃO Neste âmbito, releva-se que apesar de não se efetuarem backups aos computadores de rede, em 2013 começou-se a efetuar backups aos servidores eistentes na Direção-geral. 4.7 A segurança na troca de informações e software está garantida? A administração da rede informática comum da defesa é da responsabilidade da Secretaria-geral do MDN, através do Centro de Dados de Defesa Análise das Causas de Incumprimento de Ações ou Projetos não Eecutados ou com Resultados Insuficientes De uma forma geral, as principais causas do incumprimento das ações e da eistência de projetos não eecutados continuam-se a relacionar com a escassez de recursos humanos, dificultando a implementação efetiva de um sistema de controlo interno que permita monitorizar e verificar a globalidade da atividade da DGAIED e desencadear as devidas ações corretivas e de melhoria. Relativamente aos recursos humanos, conforme se pode constatar no Balanço Social, apesar dos esforços de recrutamento, o grau de preenchimento dos postos de trabalho previstos no mapa de pessoal desta Direção-geral permanece aquém do desejável, assumindo este deficit proporções preocupantes ao nível dos postos de trabalho a serem ocupados por colaboradores da carreira/categoria de Técnico Superior, que representam a massa crítica necessária à prossecução das atividades da DGAIED, atividades essas eigentes e com elevado nível de compleidade funcional associado. Releva-se, ainda, que o espectro abrangente das atividades desenvolvidas por esta Direçãogeral, implica a participação ou colaboração de diversas entidades eternas, designadamente do EMGFA e dos Ramos, dependendo destes, por vezes, a eecução de algumas etapas dos processos, que concorrem assim como um todo para o cumprimento geral de tarefas ou ações internas. Salienta-se, igualmente, que devido à implementação das medidas previstas no PREMAC (ano de 2012), não se encontram ainda totalmente estabilizados os processos internos da DGAIED o que tem propiciado que algumas ações ou projetos planeados não tenham sido eecutados ou tenham sido desenvolvidos com resultados insuficientes. 18

24 4.5. Desenvolvimento de Medidas para um Reforço Positivo do Desempenho Tendo em consideração que a prossecução dos objetivos deve ser norteada por uma constante procura da melhoria do desempenho, não obstante alguns fatores da envolvente interna e eterna desta Direção-geral, indutores de eventuais dificuldades, o reforço positivo do desempenho deve basear-se essencialmente em três vertentes, designadamente: Recrutamento de efetivos, essencialmente ao nível de Técnicos Superiores, e procura de mecanismos de motivação do mapa de efetivos eistente; Consolidação e melhoria contínua dos processos, com integração de lições aprendidas; Implementação de um sistema de monitorização e controlo do desempenho da globalidade das atividades da Direção-geral, integrando os três subsistemas SIADAP serviço, dirigentes e trabalhadores. Relativamente ao recrutamento, em 2013, pese embora os constrangimentos financeiros eistentes, foi mantido o esforço de recrutamento de novos efetivos civis, fator considerado essencial para garantir as condições necessárias, em termos de adequação dos recursos humanos, à plena realização das atribuições e responsabilidades da DGAIED. Quanto aos recursos humanos eistentes, nunca será demais realçar que devido a este deficit, o nível de eigência e a sobrecarga individual têm sido mais acentuados, sendo por isso imprescindível a eistência de um grupo coeso, dinâmico e motivado para fazer face aos desafios e inerentes à criação de uma Direção-geral. Neste âmbito, tendo em vista obter um compromisso das pessoas para com a Organização, tem-se procurado desenvolver as seguintes medidas: Apostar na qualificação do pessoal, por via da eecução na íntegra do Plano de Formação anual, que visa a criação de um quadro de competências multidisciplinares, com capacidade de oferecer a resposta adequada aos constantes desafios desta Direção-geral; Oferecer melhores condições de trabalho aos funcionários, nomeadamente ao nível das instalações e ferramentas de trabalho; Fomentar o espírito de iniciativa e apelar à responsabilidade individual, e; Valorizar a ecelência, por via da distinção do desempenho das pessoas. No âmbito da consolidação da implementação da DGAIED, considera-se importante dar continuidade às atividades que se inscrevem no seguinte âmbito: Desenhar e implementar novos processos, adequados às circunstâncias evolutivas da envolvente, funcionando como a base de suporte da organização; Basear o suporte dos processos de atividade e de decisão, em meios informáticos atuais e adequados à função, na partilha e divulgação da informação e na desmaterialização dos mesmos, tendo em vista respostas cada vez mais ágeis, eficientes e eficazes; Gerir a mudança, atualizando permanentemente os processos internos e facilitando a adesão das pessoas a novas formas de agir. 19

25 4.6. Audição de Dirigentes e Demais Trabalhadores na Autoavaliação do Serviço Tendo em consideração que a prossecução da melhoria continua e no âmbito da aplicação do SIADAP 1 (Avaliação dos Serviços da Administração Pública), a DGAIED deve realizar anualmente a sua autoavaliação, em articulação com o ciclo de gestão do serviço, cumprindo assim o determinado nos artigos 14.º e 15.º da Lei 66-B/2007, de 28 de dezembro. Em 2013, para alcançar os objetivos da referida autoavaliação, procedeu-se a um primeiro questionário de satisfação. A importância da repetição deste tipo de questionário foi reconhecida superiormente igualmente pela sua inclusão nos objetivos organizacionais definidos no âmbito do QUAR 2013 desta DG. Neste âmbito a DSPRE preparou um novo questionário de satisfação, do qual se apresentam os resultados. Em 2012 o nível de respostas rondou os 44%. O questionário de 2013, ao contrário das epetativas, situou-se nos 29%. A amostra não é, por isso, representativa do universo DGAIED. Para tornar possível a comparação dos resultados dos dois questionários, a DSPRE optou por utilizar o mesmo questionário, com a mesma escala (de 1 a 5) tendo apenas introduzido quatro novas questões que permitem aos colaboradores da DGAIED pronunciar-se sobre a satisfação com o questionário anterior. O inquérito por questionário foi adaptado a partir do modelo de questionário de satisfação dos colaboradores da CAF (Common Assessment Framework) 4, disponibilizado no site da DGAEP 5, organismo responsável pela coordenação, acompanhamento e avaliação das iniciativas de divulgação e implementação da CAF na Administração Pública Portuguesa 6. O inquérito foi efetuado entre os dias 11 e 19 de janeiro de 2014, tendo sido solicitado o seu preenchimento online, através de correio eletrónico, a todos os colaboradores da DGAIED (ecetuando os colaboradores da EIN e do POLO NAMSA). Foram igualmente distribuídos questionários em formato papel. A aplicação utilizada para criar, realizar e tratar estatisticamente os dados obtidos no questionário foi a LimeSurvey 7, aplicação que permite realizar este tipo de questionários, online e de forma gratuita. Os dados (quantitativos e qualitativos) obtidos foram eportados da aplicação LimeSurvey para o formato ecel, não tendo sido consideradas as respostas incompletas ou questionários não submetidos. Dos 84 colaboradores contactados, 24 responderam ao questionário, o que representa uma amostra de 29%, salientando-se que este ano não foram devolvidas respostas em formato papel. As sugestões de melhoria (dados qualitativos) foram agrupadas por grandes categorias de resposta, sendo referir que dos 24 respondentes apenas 3 deram sugestões de melhoria conforme solicitado. 4 Versão de 2006; 5 in 6 Desde outubro de 2002;

26 Resultados do inquérito Os resultados do inquérito são apresentados com maior detalhe num dos aneos do presente Relatório mas face aos mesmos, do ponto de vista quantitativo, e das questões 2 a 9, q decorre que o nível médio de satisfação é de 3,78, o que se traduz num resultado satisfatório. De uma forma geral, uma das primeiras conclusões que é possível efetuar é a de que os respondentes se consideram bastante motivados (4,24). O estilo de liderança dos dirigentes intermédios e as condições de higiene, segurança, equipamentos e serviços são igualmente aspetos positivos, estando a maioria satisfeita com estas áreas (4,20 e 3,98 respetivamente). Em particular no que diz respeito ao reconhecer e premiar os esforços individuais e das equipas (4,32), bem como aos equipamentos informáticos disponíveis (4,29). As áreas em que os níveis de satisfação se apresentam mais baias são respeitantes à gestão e sistemas de gestão (3,37) e ao desenvolvimento da carreira (3,52). Os valores de baia satisfação devem-se em particular à forma como a organização recompensa os esforços de grupo (3,00) e a forma como o sistema de avaliação de desempenho em vigor foi implementado (3,09). Relativamente à satisfação com as condições de trabalho, foi mostrada uma média igualmente baia referente ao horário de trabalho (3,13), embora o nível de satisfação com o ambiente de trabalho seja bastante elevado (4,13). Os valores da satisfação global dos colaboradores são igualmente baios estando relacionados com o envolvimento dos colaboradores em atividade de melhoria (3,20), o envolvimento dos colaboradores nos processos de decisão (3,22), bem como os mecanismos de consulta e diálogo entre os colaboradores e gestores (3,25). Figura 2: Média da satisfação dos dirigentes e colaboradores por questão Médias da Satisfação por questão 4,5 4 3,5 3 2,5 2 1,5 1 0,5 0 21

27 Comparando os resultados de 2013 com os de 2012 podemos concluir que os níveis gerais de satisfação aumentaram em quase todos os aspetos, com eceção das condições de trabalho, conforme se apresentam: Quadro 10: Níveis de satisfação resultados de 2013 vs 2012 Questões Ano 2012 Ano 2013 Satisfação Global 3,31 3,53 Gestão e sistemas de gestão 3,26 3,37 Condições de trabalho 3,63 3,57 Desenvolvimento da carreira 3,29 3,52 Níveis de motivação 4,23 4,24 Estilo de liderança dos dirigentes superiores 2,22 3,93 Estilo de liderança dos dirigentes intermédios 2,33 4,20 Condições de higiene, segurança, equipamentos e serviços 3,65 3,98 Total 3,24 3,78 Após a análise de todo o questionário são possíveis identificar os seguintes pontos fortes e fracos: Quadro 11: Análise dos pontos fortes e fracos Pontos Fortes: Pontos Fracos: Ambiente de trabalho Equipamento informático disponível Liderança de topo e nível intermédio Elevado nível de motivação Questionário de satisfação Política de gestão de Recursos humanos Desenvolvimento de novas competências Avaliação do desempenho Horário de trabalho Nível de conhecimentos que os colaboradores têm dos objetivos da DGAIED 22

28 4.7. Apreciação por Parte dos Utilizadores da Quantidade e Qualidade dos Serviços Prestados Tendo em consideração que a prossecução da melhoria continua e no âmbito da aplicação do SIADAP 1 (Avaliação dos Serviços da Administração Pública), a DGAIED deve realizar anualmente a sua autoavaliação, em articulação com o ciclo de gestão do serviço, cumprindo assim o determinado nos artigos 14.º e 15.º da Lei 66-B/2007, de 28 de dezembro. A autoavaliação é um processo de conhecimento da organização, que visa avaliar vetores fundamentais do desempenho da organização. Para alcançar os objetivos da autoavaliação foi preparado pela primeira vez um questionário de preenchimento on-line, através do qual a DGAIED pretende aferir o grau de satisfação dos seus clientes, em relação aos serviços que presta. Ao analisar os questionários de satisfação, não é só possível verificar se as entidades se encontram globalmente satisfeitas com o desempenho da DGAIED, assim como verificar o grau de envolvimento com as mesmas e a projeção da imagem desta Direção-geral, de forma a obter uma melhoria contínua dos serviços prestados e um maior envolvimento entre ambas as partes. O inquérito por questionário foi adaptado pela DSPRE a partir do modelo da CAF (Common Assessment Framework) 8 e foi efetuado entre 12 e 26 de fevereiro, tendo sido solicitado o seu preenchimento, através de ofício, a entidades/clientes selecionados para este efeito. A aplicação utilizada para este efeito foi a LimeSurvey, tendo os dados (quantitativos e qualitativos) obtidos foram eportados desta aplicação para o formato ecel, não tendo sido consideradas as respostas incompletas ou questionários não submetidos. A amostra em que se baseou este estudo é constituída por 10 entidades respondentes, do universo de 12 entidades contatadas pertencentes ao Ministério da Defesa Nacional que durante o ano 2013 a DGAIED prestou serviço. Representando assim, uma amostra de 92% de respostas. A escala utilizada no inquérito foi de 1 a 5, em que 1 corresponde a uma avaliação de muito insatisfeito e 5 equivale a uma avaliação de muito satisfeito. 8 Versão de

29 Resultados do inquérito Os resultados do inquérito são apresentados com maior detalhe num dos aneos do presente Relatório mas face aos mesmos, do ponto de vista quantitativo, e das questões 1 a 4, verificase que o nível médio de satisfação global foi de 4,12, demonstrando que de uma forma geral os utilizadores se consideram satisfeitos ou muito satisfeitas com o desempenho da DGAIED, sendo de realçar que nenhuma das entidades respondentes se considerou insatisfeita ou muito insatisfeita quando confrontada com as questões colocadas. Valorizando a acessibilidade e os serviços, sendo estes os aspetos mais positivos desta análise (4,23 e 4,21, respetivamente). Em particular a maioria está satisfeita ou muito satisfeita com a qualidade da informação disponibilizada e a eistência de interlocutores a quem se podem apresentar sugestões e reclamações (4,36). Em termos gerais o envolvimento e a participação demonstram uma menor apreciação, sendo a área com o nível de satisfação mais baia. Os valores de baia satisfação devem-se em particular à participação dos serviços em reuniões para debater a melhoria de processos da organização (3,80) e a possibilidade de sugerir melhorias (3,88). Atendendo às conclusões obtidas resultantes da análise efetuada, a DGAIED deve no próimo ano manter ou elevar o índice médio de satisfação em relação às entidades respondentes e deve igualmente estender este inquérito a um maior número de entidades, nomeadamente entidades eternas que mais se correspondem com esta DG. Deve igualmente dar prioridade e atenção aos índices mais baios adotando ações de melhoria e de correção. Figura 3: Média da satisfação dos utilizadores por questão Médias da Satisfação por questão 4,25 4,2 4,15 4,1 4,05 4 3,95 3,9 3,85 Imagem global da DGAIED Envolvimento e participação Acessibilidade Serviços 24

30 CAPÍTULO VI ANÁLISE DOS RECURSOS UTILIZADOS 6.1. Recursos Humanos À data de 31 de dezembro, o ponto de situação das eistências ao nível dos recursos humanos, em contraponto com o Mapa de Pessoal 2013, encontra-se resumido no quadro seguinte: 25

31 Total Total Total AO AT CT TI EI TS Int 2º Grau Int 1º Grau Sup. 2º Grau Sup. 1º Grau AO AT CT TI EI TS Int 2º Grau Int 1º Grau Sup. 2º Grau Sup. 1º Grau AO AT CT TI EI TS Int 2º Grau Int 1º Grau Sup. 2º Grau Sup. 1º Grau Quadro 12: Mapa de pessoal 2013 vs Eistências a 31 de dezembro de 2013 Mapa de Pessoal 2013 Eistências a 31 de dezembro de 2013 Diferencial Dirigentes Trabalhadores Dirigentes Trabalhadores Dirigentes Trabalhadores DGAIED EINATO Polo NAMSA Totais Militares Nota 1: Mapa de Pessoal 2013 aprovado por S. E. o Secretário de Estado da Administração Pública, em 15 de março de 2013, no âmbito do processo de reestruturação da DGAIED decorrente da implementação do PREMAC; Nota 2: As eistências relativas a 31 de dezembro de 2013 reportam-se aos colaboradores (civis ou militares) que representaram encargos para a DGAIED nessa data e aos colaboradores militares que desempenham funções não dirigentes na DGAIED e que não representam encargos diretos para a DGAIED; Nota 3: Os militares a desempenhar funções não dirigentes na DGAIED - Oficiais, Sargentos e Praças, ocupam, respetivamente, postos de trabalho com o conteúdo funcional de Técnicos Superiores, Assistentes Técnicos e Assistentes Operacionais (ecetuam-se os militares que desempenham funções na Estação Ibéria NATO estrutura militar na dependência administrativa e financeira da DGAIED). Da análise deste quadro sobressai a situação deficitária ao nível dos Técnicos Superiores, para a qual também contribui uma resistência crescente por parte dos Ramos em colocar pessoal militar DGAIED, principalmente da categoria de oficiais. Ainda assim, em termos globais, os militares na DGAIED, entre cargos dirigentes e postos de trabalho ocupados, representam 52,7% do total dos efetivos, sendo que se não forem consideradas as estruturas que dependem da DGAIED (EINATO e Polo NAMSA), verifica-se que estes representam 36,0% do efetivo de 86 trabalhadores (55 civis e 31 militares). 26

32 6.2. Recursos Materiais Equipamento Administrativo Conforme indicado no quadro abaio, foram despendidos : Quadro 13: Encargos com equipamento administrativo DESCRIÇÃO MONTANTE ( ) Aquisição de mobiliário, equipamentos, etc Material de escritório TOTAL Comparativamente com o ano transato verifica-se uma redução muito significativa nos encargos com equipamento administrativo, especialmente na rubrica de material de escritório, devido à definição novos critérios aquando da aquisição deste material. Equipamento e Software Informático Conforme indicado no quadro infra eposto foram despendidos : Quadro 14: Encargos com equipamento e software informático DESCRIÇÃO MONTANTE ( ) Aquisição de hardware 491 Aquisição de software TOTAL No que respeita aos encargos com equipamento e software informático, houve uma redução no montante despendido por o esforço do investimento em equipamento informático ter sido efetuado em Infraestruturas Os encargos com assistência técnica e conservação de bens foi o seguinte: Quadro 15: Encargos com assistência técnica e conservação de bens DESCRIÇÃO MONTANTE ( ) Máquinas fotocopiadoras Ar condicionado Reparação de viaturas Reparações de equipamentos 0 TOTAL

33 De acordo com a informação apresentada no quadro acima, é de salientar que 61 % dos encargos são justificados com a necessidade da reparação de viaturas, devido ao débil e envelhecido parque automóvel da DGAIED; 20%, para fazer face à assistência de equipamentos de ar condicionado, em linha com o eecutado em de 2012; 19%, para suportar encargos resultantes da necessidade de assistência às máquinas fotocopiadoras. Comparativamente com o ano de 2012 verifica-se um aumento nos encargos com assistência técnica e conservação de bens, pelo que se torna necessário avaliar e posteriormente implementar medidas que visem diminuir os referidos encargos. Outros Dispêndios - Combustíveis e Lubrificantes No abastecimento das viaturas ao serviço da DGAIED foi despendido o montante de Tal fato é justificado pela operacionalidade das viaturas da DGAIED durante 2013 e ao aumento do n.º de fiscalizações nos projetos de construção civil nas regiões autónomas dos Açores e da Madeira Recursos Financeiros Os dados a seguir apresentados, encontram-se de acordo com a conta de gerência de 2013 da DGAIED, aprovada pelo despacho n.º 11/2013/DGAIED, de 24 de abril, do Diretor-geral de Armamento e Infraestruturas de Defesa. A dotação orçamental corrigida para a DGAIED, POLO NAMSA e Estação Ibéria NATO (serviços próprios), para o ano de 2013, foi a que se indica no quadro seguinte: Classificação Funcional Quadro 16: Dotações orçamentais, em Euros ( ) Designação Subdivisão Dotação Inicial Cativação Transferências Dotação Corrigida (com cativação) Funcionamento Estação Ibéria NATO Gabinete POLONAMSA Receita quotizações NATO DL 41575/ a converter Total Funcionamento DGAIED - Investimento Total TOTAL GERAL

34 Os montantes globais do Orçamento de Receitas Gerais, aprovados para 2013, no valor total de , foram inferiores ao total aprovado em 2012 para a DGAIED, representando um decréscimo de 1,67 %, como se pode constatar pelo quadro seguinte: Quadro 17: Comparação das dotações orçamentais entre 2012 e 2013, em Euros ( ) Orçamentos Serviços próprios Gabinete POLONAMSA Estação Ibéria NATO TOTAL VARIAÇÃO -0,17% -21,02% 0,13% -1,67% Relativamente à eecução orçamental, esta é apresentada no quadro síntese abaio eposto: Quadro 18: Fluos orçamentais registados durante o ano de 2013, por orçamento, em Euros ( ) Entidades Dotação Inicial 1 Cativação 2 Transferências Orçamentais 3 Dotação Corrigida 4 =1-2+3 Eecução 5 Percentagem (Total Eecutado) Serviços próprios % Gabinete POLONAMSA % Estação Ibéria NATO % TOTAL % Releva-se que a dotação corrigida foi de e a eecução orçamental foi de , ou seja em 2013 a DGAIED eecutou 97% do orçamento. No quadro apresentado destaca-se também o montante inscrito nas alterações orçamentais dos Serviços Próprios, que resultam da transferência efetuada pela Secretaria Geral do Ministério da Defesa Nacional para fazer face a projetos de construção civil no Hospital das Forças Armadas (HFAR). 29

35 De seguida, descrimina-se a eecução orçamental, ao nível dos Serviços Próprios, POLO NAMSA e EINATO, nas vertentes relativas aos custos de Pessoal, Bens e Serviços, Outra Despesas Correntes e Aquisições de Bens de Capital. Fonte de financiamento Receitas gerais (RG) RG não afetas a projetos cofinanciados Subdivisão: 01 Funcionamento Da análise do quadro abaio eposto, constata-se que: A maior percentagem de encargos incidiu em Despesas com o Pessoal, com a inclusão dos descontos para a Segurança Social e CGA, atingindo 54,5% do total das despesas; A aquisição de Bens de Capital atingiu os 43%, eplicado pelo facto da DGAIED estar a liderar os projetos de construção civil do Hospital das Forças Armadas (HFAR); A Aquisição de Bens e Serviços atingiu apenas os 2,5% do total das despesas. Quadro 19: Fluos orçamentais registados, durante o ano de 2013, para o orçamento da DGAIED/Serviços Próprios, por agrupamento económico, em Euros ( ) Agrupamento económico Dotação Inicial 1 Cativação 2 Transferências Orçamentais 3 Dotação Corrigida 4 =1-2+3 Eecução 5 Percentagem (Total Eecutado) Pessoal ,5% Bens e Serviços ,5% Transferências Correntes % Outras despesas correntes % Aquisições de Bens de Capital % TOTAL % 30

36 Subdivisão: 02 - EINATO Quadro 20: Fluos orçamentais registados, durante o ano de 2013, para o orçamento da EINATO, por agrupamento económico, em Euros ( ) Agrupamento económico Dotação Inicial 1 Cativação 2 Transferências Orçamentais 3 Dotação Corrigida 4 =1-2+3 Eecução 5 Percentagem (Total Eecutado) Pessoal % Bens e Serviços % Outras despesas correntes Aquisições de Bens de Capital % % TOTAL % Da análise do quadro supra constata-se que os encargos dizem respeito, eclusivamente, a pessoal. Subdivisão: 03 - POLO NAMSA Quadro 21: Fluos orçamentais registados, durante o ano de 2013, para o orçamento do POLO NAMSA, por agrupamento económico, em Euros ( ) Agrupamento económico Dotação Inicial 1 Cativação 2 Transferências Orçamentais 3 Dotação Corrigida 4 =1-2+3 Eecução 5 Percentagem (Total Eecutado) Pessoal % Bens e Serviços % Transferências correntes % Outras despesas correntes % Aquisições de Bens de Capital % TOTAL % 31

37 Da análise do quadro supra, constata-se que: A maior percentagem de encargos incidiu em encargos com Pessoal,76% do total eecutado, estes custos suportam os pagamentos de Subsídios e abonos de fiação, residência e alojamento do militar destacado no Luemburgo e do militar que o foi substituir; As Transferências Correntes representam 19% dos encargos totais. Subdivisão: 04 - Receita quotizações NATO DL 41575/1958 a converter Este orçamento tem como origem as receitas provenientes dos Fundos Comuns NATO e das contribuições dos ramos, sendo eclusivamente utilizado para suprir despesas no âmbito do NATO Security Investment Programme (NSIP), onde se englobam os projetos nacionais aprovados pela NATO e que se destinam a suportar os encargos com os Investimentos Militares em que a Nação participa e é parte interessada. Este orçamento possui transição de saldos automáticos, o que permite que este seja eecutado sem os constrangimentos do ciclo anual e que a sua taa de eecução dependa das receitas obtidas através dos Fundos Comuns. Quadro 22: Fluos orçamentais registados durante o ano de 2013, para o orçamento da DGAIED/Receitas consignadas a converter, por agrupamento económico, em Euros ( ) Agrupamento económico Dotação Inicial 1 Cativação 2 Transferências Orçamentais 3 Dotação Corrigida 4 =1-2+3 Eecução 5 Percentagem (Total Eecutado) Pessoal ,4% Bens e Serviços ,5% Transferências Correntes ,0% Outras despesas correntes ,0% Aquisições de Bens de Capital ,1% TOTAL ,6% Como se pode observar, da análise do quadro abaio eposto no ano de 2013: A maior percentagem de encargos incidiu em despesas com Aquisições de Bens de Capital, atingindo 99% do total das despesas; As despesas com Pessoal e Bens e serviços representam apenas 0,4% e 0,5 % respetivamente, da eecução total. 32

38 Fonte de financiamento Receita própria (RP) RP do ano com possibilidade de transição Subdivisão: 01 Funcionamento Atividades: 244 Receitas patrimoniais (Atividades relacionadas com as finanças públicas) - e 258 Gestão administrativa (Atividades relativas à Administração Pública) Agrupamento económico Quadro 23: Fluos orçamentais registados, durante o ano de 2013, para o orçamento da DGAIED/Receitas consignadas com transição de saldos, por agrupamento económico, em Euros ( ) Dotação Inicial 1 Cativação 2 Transferências Orçamentais 3 Dotação Corrigida 4 =1-2+3 Receita total 5 Eecução 6 Percentagem (Receita Total Eecutada) Pessoal ,2% Bens e Serviços ,2% Outras despesas correntes ,0% Aquisições de Bens de Capital ,6% TOTAL ,0% Como se pode constatar, da análise do quadro eposto: Eiste uma grande diferença entre a receita prevista e a realizada por se continuar a prever o ressarcimento do montante previsto em diploma legal, pela cedência dos espaços afetos ao PM65/Lisboa Colégio de Campolide, à Universidade Nova de Lisboa; Verifica-se que 62 % da receita total é para fazer face a encargos com bens e serviços; As Aquisições de Bens de Capital representam também o significativo valor de 29,6%. 33

39 Fonte de financiamento Receita própria (RP) RP do ano com possibilidade de transição Subdivisão: 01 DGAIED - Investimento Atividades: 000 PIDDAC Quadro 24: Fluos orçamentais registados, durante o ano de 2013, para o orçamento DGAIED/Receitas consignadas com transição de saldos, por agrupamento económico, em Euros ( ) Agrupamento económico Dotação Inicial Cativação Transferências Orçamentais Dotação Corrigida Eecução = Percentagem (Total Eecutado) Outras despesas correntes % Aquisições de Bens de Capital % TOTAL % Da análise do quadro supra constata-se o seguinte: Os encargos dizem respeito, eclusivamente, a Aquisições de Bens de Capital; Da dotação corrigida o grau de eecução foi de 28 %. LPM A dotação orçamental corrigida para a LPM, para o ano de 2013, na sub-fonte de financiamento , foi aquela que se indica no quadro seguinte: Quadro 25: Dotação orçamental corrigida da LPM, na sub-fonte de financiamento , em Euros ) Agrupamento económico Dotação Inicial Cativação Transferências Orçamentais Dotação Corrigida Eecução = Percentagem (Total Eecutado) Pessoal ,14% Bens e Serviços Transferências correntes Outras despesas correntes Aquisições de Bens de Capital ,77% ,82% ,45% ,83% TOTAL ,00% 34

40 Como se pode constatar, da análise do quadro acima eposto: O esforço incidiu em Bens e Serviços, com uma eecução de 84,7%; As aquisições de Bens de Capital representam cerca de 10 % da eecução total. A dotação orçamental corrigida para a LPM, para o ano de 2013, na sub-fonte de financiamento , foi aquela que se indica no quadro seguinte: Quadro 26: Dotação orçamental corrigida da LPM, na sub-fonte de financiamento , em Euros( ) Agrupamento económico Dotação Inicial Cativação Transferências Orçamentais Dotação Corrigida Eecução = Percentagem (Total Eecutado) Pessoal ,00% Bens e Serviços ,58% Aquisições de Bens de Capital ,42% TOTAL ,00% Da análise do quadro supra constata-se: O esforço, ao contrário do quadro n.º 40, incidiu nas Aquisições de Bens de Capital, com uma eecução de 73,4%; Os encargos com Bens e Serviços representam 26,6 % da eecução total. 35

41 CAPÍTULO VII AVALIAÇÃO FINAL 7.1. Apreciação Qualitativa e Quantitativa dos Resultados Alcançados O ano de 2013 representa o quarto ano da atividade da Direção-geral de Armamento e Infraestruturas de Defesa, em que se continuou a lançar as bases de suporte para o futuro, que se constituem como uma importante referência para a criação de uma entidade própria, enquanto organização nuclear e crítica em termos de atividade no Ministério da Defesa Nacional. A DGAIED, neste período, procurou continuar o esforço de se constituir, na sua área de responsabilidade, como uma entidade de referência, no que diz respeito ao planeamento, acompanhamento e controlo dos programas e projetos de reequipamento, infraestruturas e de I&D militares, administração dos imóveis da defesa, controlo de bens e tecnologias militares, diplomacia económica e promoção ambiental. Neste âmbito, em termos de resultados obtidos, merecem destaque as seguintes atividades: Negociação do acordo entre a Republica Portuguesa e o Governo da Republica da Turquia sobre cooperação no domínio da indústria da defesa, assinado em Ankar, em 7 de novembro 2013, por S.E. o Ministro da Defesa Nacional; Consolidação da utilização da aplicação informática Enterprise Project Management (EPM) no planeamento e acompanhamento da eecução de projetos de armamento, equipamentos, sistemas e infraestruturas para as Forças Armadas, tendo-se iniciado a sua epansão ao Eército; Utilização da aplicação informática Enterprise Project Management (EPM) em outras atividades, designadamente no desenvolvimento e implementação do Plano de ação eterna da Defesa Nacional para a Direção-geral de Política e Defesa Nacional (DGPDN); Desenvolvimento de várias ações de diplomacia económica de promoção do Sistema Científico e Tecnológico Nacional e da Base Tecnológica e Industrial de Defesa (BTID), em Portugal e no estrangeiro, das quais se destacam a realização: Em Portugal, do seminário European Structural Funds - Possibilities for the Defence Sector, em conjunto Agencia Europeia de Defesa (EDA), e; No estrangeiro, do Dia da Indústria Portuguesa na NATO Support Agency (NSPA), situada no Luemburgo; Realização das conferências Controlo de Eportações de Armas e "O Controlo do Comércio de Produtos Estratégicos", em outubro e novembro de 2013, respetivamente; Gestão e inventariação do património imobiliário da Defesa, destacando-se a implementação da Unidade de Gestão Patrimonial (UGP) do MDN 9 ; Atribuição do Prémio Defesa Nacional e Ambiente 2012 (PDNA2012); Acompanhamento dos trabalhos de implementação de Sistemas de Gestão Ambiental para registo no EMAS - Sistema Comunitário de Ecogestão e Auditoria. 9 Despacho n.º 8930/2013, de 21 de junho, do Ministro da Defesa Nacional, publicado no Diário da República, 2ª série, n.º 130, de 9 de julho. 36

42 7.2. Menção Proposta pelo Dirigente Máimo do Serviço Face ao eposto e conforme se evidenciou na apreciação dos resultados alcançados, considero que, apesar das dificuldades que o país atravessa, esta Direção-Geral conseguiu realizar um conjunto significativo de atividades no âmbito das suas competências e atribuições próprias. Neste período particularmente sensível, devo aqui epressar o meu profundo reconhecimento pelo trabalho, esforço e dedicação de cada um dos meus colaboradores, dirigentes e trabalhadores, que, individual e coletivamente, foram determinantes para os resultados alcançados na prossecução da missão da Direção-geral e, consequentemente, do Ministério da Defesa Nacional. Nestas condições, considerando o teor do presente Relatório Anual de Atividades de 2013, bem como o eposto no artigo 18.º da Lei n.º 66-B/2007, de 28 de dezembro, proponho a menção qualitativa de Desempenho satisfatório para a Direção-geral de Armamento e Infraestruturas de Defesa (DGAIED), realçando que foram atingidos todos os objetivos mais relevantes, o que se traduziu numa taa de realização final de 135%. O DIRETOR-GERAL, Manuel de Matos Gravilha Chambel MGEN 7.3. Conclusões Prospetivas Fruto do esforço desenvolvido, os resultados obtidos, reforçam a convicção desta Direçãogeral em manter a sua pró-atividade, na busca das melhores soluções e medidas, conducentes ao objetivo nacional de dispor de umas Forças Armadas modernas, tendo em vista a salvaguarda dos interesses estratégicos nacionais e dos compromissos internacionais assumidos. Pese embora a atual conjuntura particularmente eigente, considera-se que a DGAIED e os seus ativos, se encontram preparados do ponto de vista da motivação e do conhecimento acumulado, para responder com rigor e transparência aos desafios que se nos vão colocar. Finalmente, no que respeita aos aspetos organizacionais, julga-se fundamental prosseguir o esforço de reforçar o mapa de pessoal da DGAIED com um patamar mínimo de recursos humanos, em quantidade e qualidade, que assegure a realização das atividades, bem como consolidar processos e procedimentos, integrando as lições aprendidas e implementando as recomendações identificadas pelas entidades inspetivas, prosseguindo assim um ciclo de melhoria contínua que levará ao incremento da satisfação dos nossos clientes internos e eternos. 37

43 Página intencionalmente deiada em branco 38

44 Direção-Geral de Armamento e Infraestruturas de Defesa Av. Ilha da Madeira, Lisboa, PORTUGAL TEL FAX dgaied@defesa.pt