Perguntas Frequentes. O que é o AES Helpline? Quem opera o AES Helpline? Que tipo de situação devo reportar? Como posso contatar o AES Helpline?

Transcrição

1 O que é o AES O AES Helpline é um recurso confidencial para que os colaboradores da AES, contratados, parceiros de negócios e outros possam fazer perguntas ou relatar preocupações sobre a conduta comercial da AES. Quem opera o AES A fim de assegurar a confidencialidade, o AES Helpline é administrado por uma empresa terceirizada, a EthicsPoint. Como posso contatar o AES O AES Helpline está disponível no mundo inteiro, 24 horas por dia, 7 dias por semana. Colaboradores da AES, contratados, parceiros de negócios e outros, podem utilizar o site ou realizar uma chamada gratuita utilizando o número divulgado no site e nos pôsteres do AES Helpline presentes nas unidades da AES. Por que precisamos do AES Acreditamos que nossos colaboradores são nossos ativos mais importantes. Por meio da criação de canais abertos de comunicação, podemos promover um ambiente de trabalho positivo e maximizar a produtividade. Um sistema de relatos eficaz apoia nossos outros esforços para promover uma cultura de integridade e tomada de decisões éticas. Quando devo utilizar o AES Na AES, nos esforçamos para criar um ambiente de trabalho onde os colaboradores se sintam à vontade para levantar questões ou preocupações aos líderes da Companhia ou através de canais diretos. No entanto, reconhecemos que, em alguns casos, os colaboradores da AES podem não se sentir à vontade para fazer isso. Consequentemente, as diretorias de Compliance e o AES Helpline oferecem alternativas para os colaboradores, contratados, parceiros de negócios e outros solicitarem orientações ou reportarem suspeitas de irregularidade. Que tipo de situação devo reportar? O AES Helpline pode ser utilizado para fazer perguntas ou para relatar qualquer violação de nossos Valores ou preocupação que você tenha. Entretanto, em virtude da legislação local, relatos relacionados a condutas na União Europeia são limitados a suborno, questões de auditoria e contabilidade, bancárias ou financeiras e outros assuntos devem ser dirigidos a um líder ou ao Diretor de Compliance local. Tenho que fornecer provas da suspeita de irregularidade no meu relato? Não, embora você possa anexar informações ao seu relato através do site. Nossa investigação será mais eficiente e eficaz se você tiver documentos, imagens ou outros arquivos que possa fornecer à equipe de investigação. Uma declaração clara com detalhes do que você acha que pode estar errado também é importante. Levamos suas suspeitas a sério, mas só podemos tomar medidas corretivas com informações claras e verificáveis. Como o site do AES Helpline funciona? Quando entrar em você verá três opções: - Relatar uma preocupação; - Fazer uma pergunta; ou - Acompanhar um relato anterior.

2 A primeira opção é usada para denunciar a ocorrência de irregularidades suspeitas, a segunda é usada para enviar uma pergunta ao pessoal de Compliance e a terceira é para acompanhar o relato que você fez anteriormente usando um número de identificação ('código de relato') e senha que você criou. Se selecionar para relatar uma preocupação ou fazer uma pergunta, será solicitado que escolha o país em que está localizado, o país e a localização da empresa AES em que a questão surgiu e o tipo de problema que você está relatando ou sobre o qual está fazendo uma pergunta. Também será solicitado que descreva o incidente ou a questão com o máximo de detalhe possível. Quando completar seu relato, você receberá seu código de relato e será solicitado que crie uma senha pessoal. Guarde essa informação para acompanhar o seu relato. Como o AES Helpline funciona? Quando você liga para o número de telefone do AES Helpline, um operador de telefone da EthicsPoint profissionalmente treinado irá perguntar se você deseja relatar uma preocupação, fazer uma pergunta ou acompanhar um relato anterior. O operador irá orientá-lo através de uma série de perguntas para identificar os detalhes relevantes de sua preocupação ou pergunta. Quando seu relato estiver completo, o operador da EthicsPoint irá resumir as informações que você forneceu e fazer as alterações necessárias para garantir que você esteja satisfeito com a precisão de sua preocupação ou pergunta. Você também receberá um número de identificação ('código de relato') e uma senha. Guarde essa informação para acompanhar o seu relato por telefone ou pelo site do AES Helpline. Eu preciso saber falar inglês para usar o AES Não. O site do AES Helpline ( está disponível em vários idiomas e a AES permite que você insira informações em qualquer idioma. Se preferir ligar para o AES Helpline, você pode solicitar um intérprete para ajudar o operador a registrar o seu relato. Existe diferença entre relatar algo por telefone ou online? Não. Ao registrar um relato por telefone, será solicitado que você forneça a mesma informação que forneceria em um relato feito na Internet. Os relatos registrados por telefone têm as mesmas medidas de segurança e confidencialidade aplicadas a eles. O que acontece depois com meu relato feito no AES A empresa terceirizada que administra o AES Helpline envia todos os relatos do telefone e do site ao Departamento de Ética e Compliance da AES em Arlington, Virgínia. O Departamento de Ética e Compliance da AES responde a todos os pedidos de orientação e investiga todos os relatos de comportamento impróprio com o apoio do pessoal de Compliance local e regional, conforme necessário. Em alguns casos, o Departamento de Ética e Compliance da AES solicita assistência do pessoal local da AES que possui conhecimentos ou informações únicas. Quando o pessoal local da AES presta assistência, todos os esforços são feitos para proteger a confidencialidade do relato da AES Helpline e as informações nele contidas.

3 Quanto tempo leva para a minha pergunta ser respondida ou a minha preocupação sanada? Tentamos responder a todos os relatos em tempo hábil. No entanto, o tempo necessário para resolver um assunto varia, uma vez que alguns relatos são mais complexos do que outros e as informações podem ser mais fáceis ou difíceis de encontrar. Porém, você pode ajudar a tornar este processo eficiente e efetivo, fornecendo uma declaração clara de sua preocupação ou pergunta, apresentando cópias de documentos relevantes e identificando testemunhas relevantes. E se eu lembrar de algo relevante após preencher meu relato? Se você esqueceu uma informação importante quando apresentou seu relato, complete-o o mais rápido possível, ligando ou acessando o AES Helpline "Acompanhar um relato anterior". Use seu número de identificação ('código de relato') e senha para acessar seu relato e adicionar as informações ou documentos relevantes. E se houver perguntas para mim sobre meu relato? O AES Helpline permite nos comunicarmos com você para esclarecer qualquer dúvida que possamos ter. Se você optar por fazer o seu relato de forma anônima, iremos publicar qualquer dúvida que surgir através do AES Helpline - o que você precisa fazer é verificar novamente o seu relato de tempos em tempos usando o código e a senha do relato para verificar se fizemos uma pergunta. Se preferir receber um alerta quando publicamos uma atualização ou pergunta para seu relato, poderá fornecer um endereço de através do qual o AES Helpline pode enviar um aviso. Esse e- mail pode ser aquele que você usa todos os dias, ou um criado para esse fim. Se fornecer um número de telefone ou endereço de onde podemos entrar em contato com você, podemos usá-los para fazer perguntas. O que devo fazer se perder meu código de acesso ou senha? Existe um alto nível de confidencialidade para todas as preocupações e questões relatadas à AES Helpline. Portanto, se perder seu número de identificação ('código do relato') ou senha, precisará arquivar um novo relato. Você deve mencionar que o novo relato está relacionado a um relato anterior do qual você perdeu seu código ou senha do relato. Se ainda possuir sua código, mas não sua senha, poderá fornecer sua código no seu novo relato para que possamos vincular seus dois relatos. Todos meus relatos resultam em alguma medida? Respondemos a todas as perguntas e investigamos todas as preocupações relatadas ao AES Helpline. Trabalhamos com as empresas da AES para implementar ações preventivas ou corretivas identificadas ao investigar as preocupações relatadas. Nem todos os relatos resultam em ações preventivas ou corretivas, pois nem todos identificam uma questão verificável ou concreta. O que acontece se a investigação realizada não encontrar provas da suspeita de irregularidade? É possível que a investigação do seu relato não encontre provas suficientes da suspeita de irregularidades, situação em que fecharemos o caso como "não fundamentado". Não orientamos os colaboradores da AES ou terminamos as relações comerciais com base apenas em suspeitas.

4 O que acontece se a investigação realizada verificar a suspeita de irregularidades? Se o inquérito encontrar provas suficientes da suspeita de irregularidades, trabalharemos com as empresas AES para tomar medidas corretivas, incluindo medidas disciplinares, conforme apropriado. Qualquer medida, incluindo a rescisão dos contratos de trabalho, será determinada em consulta com a Administração, Recursos Humanos e o Departamento Jurídico, conforme apropriado, e consistente com leis e acordos trabalhistas. Os líderes e os colaboradores operacionais são investigados e orientados da mesma forma? Todos os relatos são levados a sério e investigados. A AES acredita que a postura estabelecida por nossa liderança é parte essencial da criação de um local de trabalho sólido e ético. Cada investigação e a ação corretiva apoiada por suas descobertas são únicas e agimos com base em informações analisadas e necessidades comerciais. O pessoal de Ética e Compliance continua envolvido na definição de ações corretivas a fim de auxiliar a empresa a adotar medidas corretivas consistentes e adequadas. Quem tem acesso ao meu relato? Todos os relatos apresentados ao AES Helpline podem ser revisados pela equipe de investigação do Departamento de Ética e Compliance da AES em Arlington, a menos que um desses membros da equipe seja citado no relato. Nesse caso, outra pessoa apropriada será identificada para conduzir a investigação. A equipe de investigação em Arlington pode envolver colaboradores de Compliance local e regional para auxiliar na investigação, caso em que essas pessoas também poderão rever o relato. Todos os detalhes do meu relato serão compartilhados com os indivíduos citados no relato? Seu relato não será compartilhado com os indivíduos citados no relato. No entanto, é importante investigar de forma justa uma preocupação e permitir que as pessoas citadas tenham a chance de responder a preocupações e compartilhar suas perspectivas. Tomaremos todas as medidas razoáveis para proteger sua identidade ao discutir as questões levantadas pelo relato com os citados. O meu líder ficará sabendo se eu usar o AES Não. Seu líder não receberá uma cópia do seu relato nem uma notificação de que você enviou um relato. Se for necessário consultar seu líder durante uma investigação, seja para informações relevantes ou para permitir que tenha a oportunidade de responder como pessoa citada, tomaremos todas as medidas razoáveis para proteger sua identidade ao discutir as questões levantadas pelo relato. Se o seu relato for feito anonimamente, nem mesmo o pessoal de Ética e Compliance em Arlington tem informações sobre sua identidade. Tenho que fornecer meu nome quando entrar em contato com o AES Não, você não precisa fornecer seu nome e pode fazer um relato no AES Helpline anonimamente. Na União Europeia, incentivamos a identificação, mas isso não é obrigatório. Se eu continuar anônimo, como recebo informações sobre o status do meu relato e serei contatado para o acompanhamento? Quando fizer um relato no AES Helpline, receberá um número de identificação ('código

5 de relato') e senha. Você pode verificar o status do seu relato por telefone ou através do site e deixar ou receber mensagens para a equipe de investigação. Você também pode optar por criar um endereço de antes de registrar seu relato com o objetivo de se comunicar anonimamente com os investigadores. O AES Helpline grava minha chamada telefônica, número de telefone ou endereço IP? Não. A empresa terceirizada que trabalha para o AES Helpline, EthicsPoint, não grava chamadas, gera ou mantém registros internos de conexão com endereços IP ou números de telefone, portanto nenhuma informação que ligue seu computador ou telefone ao seu relato estará disponível para a AES. O AES Helpline é seguro? Sim, os relatos são inseridos diretamente no servidor seguro da empresa terceirizada para evitar qualquer possível violação de segurança. Somente o Departamento de Ética e Compliance da AES em Arlington e o pessoal local de Ética e Compliance, se necessário, têm acesso a esses relatos. Nenhuma outra pessoa da AES pode acessar o relato. alertas para esse tipo de prática, tomaremos medidas para impedir futuros atos de retaliação e tomar medidas disciplinares justificadas. Posso ter problemas por preencher um relato para o AES Não. Você não será prejudicado por fazer uma pergunta ou fazer um relato de boa-fé de suspeitas de irregularidade. No entanto, se você fizer um relato falso para prejudicar outra pessoa, empresa ou parte interessada, a AES pode optar por tomar as medidas corretivas adequadas contra você. O que acontece se alguém me denunciar no AES Se houver um relato relevante feito no AES Helpline em que você é citado, você será informado dos detalhes relevantes do relato para que tenha uma oportunidade justa para responder às preocupações no relato. Isso não significa que será informado quem apresentou o relato - a menos que esse fato seja essencial para sua resposta justa - nem significa que deve tentar identificar quem registrou o relato. Tal comportamento pode ser visto como uma retaliação. Posso ser retaliado por levantar preocupações ou denunciar um comportamento impróprio para o AES A AES tem uma política de retaliação zero e não tolerará retaliação contra qualquer colaborador por fazer perguntas, fazer um relato de boa-fé de suspeitas de irregularidades ou responder a perguntas em uma investigação. Quando os colaboradores da AES contatam o AES Helpline com perguntas ou preocupações, eles estão fazendo o que é certo. Isso não significa que possamos evitar que ocorram todos os incidentes de retaliação, mas se estivermos