Perguntas Frequentes - Linha de Atendimento para a Ética da MODEC

Transcrição

1 Perguntas Frequentes - Linha de Atendimento para a Ética da MODEC O que é a Linha de Atendimento para a Ética da MODEC? A Linha de Atendimento para a Ética da MODEC consiste num serviço de notificação de ética e conformidade disponibilizado pela empresa através de uma operadora independente que permite que os funcionários, clientes, agentes, vendedores ou fornecedores da MODEC notifiquem suas preocupações à empresa em anonimato, de boa fé, quanto a potenciais violações éticas e/ou legais. A Linha de Atendimento para a Ética da MODEC permite que os usuários esclareçam dúvidas, notifiquem preocupações ou façam o acompanhamento de notificações feitas previamente em anonimato. Quem opera a Linha de Atendimento para a Ética da MODEC? A Linha de Atendimento para a Ética da MODEC é controlada pela EthicsPoint, uma operadora independente. A independência da EthicsPoint em relação à MODEC destina-se a proporcionar aos funcionários e agentes um nível de conforto e segurança acrescido quanto à confidencialidade das respectivas notificações. Por que existe a Linha de Atendimento para a Ética da MODEC? A MODEC assumiu o compromisso de defender elevados padrões de ética na sua atividade comercial. Se você acredita, de boa fé, que alguém violou nossas normas, queremos que nos informe para que possamos investigar e, se necessário, corrigir eventuais problemas. Tal como muitas outras empresas globais, a MODEC disponibiliza uma Linha de Atendimento para a Ética como um serviço opcional para os funcionários e agentes notificarem preocupações sobre temas relacionados a nosso Código de Conduta e Políticas Anticorrupção. Embora a maioria das dúvidas e preocupações possam ser fácil e imediatamente resolvidas mediante uma conversa com seu superior hierárquico, a Linha de Atendimento para a Ética da MODEC proporciona um meio adicional para obtenção de ajuda caso você não se sinta à vontade para fazer perguntas ou expressar preocupações através dos canais de notificação normais. A Linha de Atendimento para a Ética da MODEC não visa substituir as conversas entre os funcionários da MODEC e os respectivos superiores hierárquicos, mas disponibilizar um recurso adicional para os funcionários fazerem a notificação de preocupações à direção da MODEC. Quando devo utilizar a Linha de Atendimento para a Ética da MODEC? Página 1 / 5

2 Você deve utilizar a Linha de Atendimento para a Ética da MODEC caso tenha, de boa fé, uma preocupação relacionada à ética ou conformidade cuja notificação prefira fazer à MODEC através da EthicsPoint empresa independente e não ao seu superior hierárquico ou a outra pessoa com quem trabalhe diretamente. A sua decisão de utilizar a Linha de Atendimento para a Ética da MODEC é absolutamente voluntária. Como devo utilizar a Linha de Atendimento para a Ética da MODEC? Você pode acessar a Linha de Atendimento para a Ética da MODEC de duas maneiras: (1) um número de telefone gratuito ou (2) o portal de recepção na Internet. 1. Número Gratuito da Linha de Atendimento para a Ética da MODEC A Linha de Atendimento para a Ética da MODEC está disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana, todos os dias do ano. Quando você telefona para o número gratuito da Linha de Atendimento para a Ética da MODEC, um técnico especializado com treinamento profissional da EthicsPoint irá orientá-lo através de uma série de perguntas para identificação de detalhes relevantes sobre a sua notificação ou dúvida. Se quiser divulgar o seu nome e informações de contato, o técnico especializado também tomará nota dessas informações. Você pode optar por permanecer anônimo e não revelar sua identidade, sem receio de retaliação. A EthicsPoint não envidará quaisquer esforços para localizar o telefonema nem adotará medidas para o identificar. Se você quiser se identificar quando contatar a Linha de Atendimento para a Ética da MODEC, a MODEC apenas compartilhará sua identidade com as pessoas necessárias para avaliar e investigar sua notificação, e envidará todos os esforços razoáveis para manter sua identidade sob sigilo durante a investigação ou acompanhamento. Quando o telefonema terminar, o técnico especializado fará um resumo das informações fornecidas e efetuará as alterações necessárias para garantir o rigor da sua notificação ou dúvida. Você deverá fornecer uma senha à sua escolha e, quando submeter a sua notificação, será emitida uma chave exclusiva que lhe permitirá fazer o acompanhamento da sua notificação com a MODEC. A MODEC criou números gratuitos em todos os países onde tem funcionários. Estão disponíveis operadores multilíngues para que os intervenientes possam fazer as notificações ou esclarecer dúvidas na sua língua materna. 2. Portal de Recepção na Internet da Linha de Atendimento para a Ética da MODEC A segunda opção consiste em utilizar o portal de recepção na Internet. Este portal está disponível em qualquer lugar onde haja acesso à Internet. Tal como o sistema telefônico, o portal de recepção solicita alguns detalhes relevantes sobre a sua dúvida ou preocupação. Também aqui Página 2 / 5

3 você pode permanecer anônimo e a EthicsPoint, operadora independente, não envidará qualquer tentativa para localizar o seu endereço da web ou identificá-lo de outro modo. O portal de recepção na Internet também dispõe de uma função que possibilita a realização de sessões de conversação em tempo real, facilitada pela EthicsPoint, com pessoal da MODEC, mantendo o anonimato. Tal como o sistema telefônico, o portal de recepção na Internet está disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana, todos os dias do ano. Posso ter problemas por utilizar a Linha de Atendimento para a Ética da MODEC? Não. A Linha de Atendimento para a Ética da MODEC é disponibilizada para ser utilizada por você e para sua protecção. A MODEC proíbe estritamente qualquer tipo de retaliação contra quem optar por utilizar a Linha de Atendimento para a Ética da MODEC para fazer uma notificação de boa fé relativamente a preocupações de ética e/ou violações da lei. E se minha preocupação for uma emergência? As preocupações relativas a uma ameaça imediata de lesões físicas ou danos para a propriedade da empresa não devem ser notificadas à EthicsPoint. Se necessitar de atendimento em caráter de emergência, contate imediatamente os serviços de emergência locais. O que acontece quando eu faço uma notificação? Quer sejam feitas por via telefônica ou Internet, toda as notificações recebidas são imediatamente analisadas por um técnico especializado com treinamento profissional da EthicsPoint. A notificações são então enviadas para o Comitê de Conformidade Empresarial da MODEC ou para uma entidade nomeada. Os intervenientes adequados da MODEC são informados para que possam começar a investigar e resolver a sua dúvida ou preocupação. Realizar-se-á uma investigação imediata e exaustiva. Serão tomadas medidas de correção apropriadas em resposta às violações à lei, regulamentações, Código de Conduta da MODEC e outras políticas de conformidade pertinentes. Os responsáveis pelo acompanhamento da sua notificação tratarão o assunto com a maior discrição possível mediante as instruções do Comitê de Conformidade Empresarial. Todas as notificações são inseridas numa abrangente base de dados para fins de manutenção de registros e gerenciamento de casos. Se você tiver documentos, gravações, fotografias ou imagens de vídeo, também poderá enviá-los para a EthicsPoint, e estes serão incluídos no arquivo do caso apresentado. Posso iniciar uma notificação parcial e depois regressar para concluí-la posteriormente? Página 3 / 5

4 Não. Visto que o portal de recepção na Internet da EthicsPoint encerrará caso permaneça inativo por vários minutos, você deve escolher um momento e um local onde possa utilizar o sistema para completar a sua notificação com tempo suficiente. O que acontece quando eu seleciono a opção ask a question (fazer uma pergunta) para apresentar uma dúvida? Quando você apresenta uma dúvida, ou seja, faz uma pergunta sobre uma política ou procedimento, o assunto é encaminhado para o recurso mais apropriado da MODEC para a obtenção de uma resposta. A Linha de Atendimento para a Ética da MODEC é segura? Sim. As notificações são inseridas diretamente no servidor seguro da EthicsPoint para prevenir uma possível violação da segurança. Apenas um número muito reduzido de funcionários da MODEC tem acesso a estas notificações. O objetivo da Linha de Atendimento para a Ética da MODEC é facilitar o livre fluxo de informações disponibilizando um modo seguro e protegido para os funcionários expressarem as suas dúvidas e preocupações. Posso manter o anonimato? Você pode manter o anonimato quando realizar uma notificação através da Linha de Atendimento para a Ética da MODEC em qualquer país onde MODEC exerça a sua atividade. Também pode fazer uma notificação em anonimato através da Linha de Atendimento para a Ética da MODEC a partir de qualquer lugar do mundo incluindo em países fora da esfera de operação da MODEC que de outro modo não restrinja ou proíba legalmente a realização de notificações em anonimato. Embora possa ser mais fácil em muitos casos resolver o seu problema identificando-se, você não é obrigado a fazê-lo, e tanto a MODEC como a EthicsPoint respeitarão sua confidencialidade. Se permanecer em anonimato, como receberei informações sobre o status de minha notificação? Caso opte por fazer a notificação em anonimato, você receberá uma chave de notificação e uma senha. Certifique-se de registrá-las e guardá-las em um local seguro. Depois, você poderá utilizar a chave e a senha para contatar novamente a EthicsPoint e verificar o status do caso, disponibilizar mais informações ou responder a perguntas de acompanhamento feitas pelos responsáveis pela investigação. Se permanecer em anonimato, como os investigadores poderão me contatar para fazer o acompanhamento? Quando receber a sua chave de notificação e a senha, você fazer o acompanhamento junto à EthicsPoint por via telefônica ou Internet. Se um investigador quiser contatá-lo quanto ao Página 4 / 5

5 assunto, poderá deixar uma mensagem ou fazer-lhe uma pergunta através do sistema da Linha de Atendimento para a Ética da MODEC. Por exemplo, se você apresentou uma notificação sob anonimato sobre um relatório de despesas inadequado no seu departamento, mas se esqueceu de dizer qual o departamento, o investigador pode deixar-lhe uma mensagem onde lhe solicita mais informações para ajudar na investigação. Página 5 / 5